Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka zajmuje się m.in. oddelegowaniem pracowników do pracy za granicą, przede wszystkim w Wielkiej Brytanii. Wysyłając swoich pracowników do pracy Spółka ponosi koszty przelotów lotniczych. Ze względu na niskie ceny przelotów Spółka korzysta z usług irlandzkich linii lotniczych Ryanair. Rezerwacja i potwierdzenie przelotu następuje za pośrednictwem internetu. Płatność za usługę dokonywana jest kartą płatniczą również przez internet. Dokumentem uprawniającym do przelotu jest wydruk elektroniczny potwierdzenia lotu z numerem referencyjnym rezerwacji. Jest to jednocześnie jedyny dowód dokonania transakcji. Linie Ryanair nie wystawiają innych dokumentów, w związku z tym Spółka nie ma możliwości udokumentowania wydatku rachunkiem lub fakturą.

Podatnik wnosi zapytanie, czy w opisanym wyżej przypadku wydruk potwierdzenia lotu jest dokumentem, na podstawie którego Spółka może zaliczyć wydatki dotyczące przelotów oddelegowanych pracowników do kosztów uzyskania przychodów?

Według Podatnika elektroniczny wydruk potwierdzenia lotu może być podstawą do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych i do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.

Po przeanalizowaniu stanu faktycznego sprawy, stanowiska przedstawionego przez Podatnika oraz obowiązujących w omawianym zakresie przepisów prawa podatkowego stwierdzić należy, że stanowisko Podatnika jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Istotnym zagadnieniem jest prawidłowe dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów, zarówno dla celów podatkowych jak i rachunkowych.

W oparciu o przepis art. 9 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczania wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Tymi odrębnymi przepisami jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), która w art. 20 określa, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Dowody, o których mowa w ustawie o rachunkowości, muszą spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 tejże ustawy, tj. zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzania i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (deklaracja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ponadto, zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zatem, w świetle przytoczonych wyżej przepisów, elektroniczny wydruk potwierdzenia lotu jako dokument zawierający: określenie rodzaju dowodu i jego numer (indywidualny numer rezerwacji), określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji i datę wygenerowania potwierdzenia, podpis osoby, która dokonała rezerwacji lotu, można uznać za spełniający wymogi przepisu art. 21 ustawy o rachunkowości. Tym samym może on stanowić podstawę do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych i do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów.