Działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), art. 9 ust. 1, art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. - o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie, po rozpatrzeniu wniosku z dnia 7.09.2006 r. w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z zakresu podatku dochodowego od osób prawnych, stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe.

Pismem z dnia 7.09.2006 r. Z. spółka z o.o. zwrócił się z wnioskiem do tut. organu podatkowego o udzielenie pisemnej interpretacji z zakresu stosowania przepisów prawa podatkowego w sprawie - czy można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki wynikające ze zbiorczego miesięcznego zestawienia delegacji odbytych przez konkretnego pracownika, przedstawionego przez niego pod koniec miesiąca. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Z. spółka z o.o. wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. Niektórzy pracownicy w ciągu jednego miesiąca odbywają po kilka podróży służbowych. W związku z tym każdy z tych pracowników w ciągu jednego miesiąca ponosi kilkakrotnie koszty podróży służbowych. Zdaniem wnioskodawcy, wydatki wynikające ze zbiorczego miesięcznego zestawienia delegacji przedstawionych oddzielnie przez każdego z pracowników pod koniec miesiąca zgodnie z zapisem art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Uwzględniając powyższy wniosek oraz biorąc pod uwagę, iż w przedmiotowej sprawie nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa ani postępowanie przed sądem administracyjnym, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie, po zapoznaniu się ze stanem faktycznym przedstawionym przez wnioskodawcę, informuje, iż stanowisko tut. organu podatkowego w przedmiocie zapytania jest następujące:

Ustawową definicję kosztów uzyskania przychodu w przypadku podatników będących osobami prawnymi zawiera art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zgodnie z powyższą definicją kosztami uzyskania przychodu są wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, należy ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. W takim ujęciu kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. Biorąc powyższe pod uwagę wydatki z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki stanowić będą koszt uzyskania przychodu.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych. W tym wypadku przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowiący, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, który zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku. Odrębnymi przepisami, o których mowa wyżej jest ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 1994 r. Nr 121, poz. 591 ze zm.). Przepisy art. 20 i art. 21 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Nieudokumentowanie poniesionych wydatków zgodnie z ww. przepisami stanowi naruszenie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co skutkuje tym, że wydatki takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.

Biorąc powyższe pod uwagę, w sytuacji gdy zbiorcze miesięczne zestawienie delegacji odbytych przez konkretnego pracownika spełniać będzie warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to tym samym wydatki w ten sposób udokumentowane stanowić będą podstawę uznania za koszt uzyskania przychodu.