Spółka dokonuje rozliczeń wydatków służbowych z pracownikami na podstawie przedstawionych dowodów księgowych. Każdemu pracownikowi, który poniósł, zaakceptowane uprzednio przez przełożonego, wydatki w celu służbowym, przysługuje zwrot należności miedzy innymi za przejazd taksówką. Pracownik rozlicza taki wydatek, przedstawiając fakturę VAT, rachunek bądź w sytuacji wyjątkowej paragon, który jest w sposób szczegółowy opisany.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym, Spółka zwraca się z prośbą o wskazanie czy wydatki z tytułu przejazdu taksówką w celach służbowych, potwierdzone paragonem, mogą - na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r o podatku dochodowym od osób prawnych /Dz. U z 2000r Nr 54, poz. 654 ze zmianami/ zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

W opinii Spółki powyższe wydatki udokumentowane paragonem, powinny zostać uznane za koszt uzyskania przychodów.

Aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodu muszą być spełnione dwa warunki: celem jego poniesienia powinno być osiągniecie przychodu oraz wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków zawartym w art.16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Łączne spełnienie tych dwóch warunków, zdaniem podatnika, wystarczy, aby wydatek, jakim jest przejazd taksówką w celach służbowych, poświadczony paragonem, uznać za koszt uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie zauważa co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 w/w ustawy. Z powyższego wynika, że musi istnieć związek przyczynowy-skutkowy między poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem a podatnik ma obowiązek wykazania faktu poniesienia kosztu i jego związku z uzyskanym przychodem. Jednakże, aby dany wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, musi on spełniać kryterium formalne, a więc zostać prawidłowo udokumentowany.

W celu prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania, w myśl art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku za dany rok podatkowy. Przepis ten w powiązaniu z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm/, w myśl którego jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady rachunkowości rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową, oznacza, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów i uzyskania przychodów. Określenie podstaw opodatkowania następuje na podstawie ksiąg rachunkowych prowadzonych zgodnie z przepisami. Podstawą wpisu do ksiąg rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości, jest dowód księgowy, który poza innymi koniecznymi warunkami musi wskazywać przedmiot operacji gospodarczej, wiarygodne określenie stron uczestniczących w tej operacji, określenie jej wartości i innych danych pozwalających na zidentyfikowanie tego zdarzenia gospodarczego (art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości)

Zgodnie ze stanem faktycznym, zawartym w omawianym wniosku podatnik dokonuje rozliczeń wydatków służbowych miedzy innymi, na podstawie paragonów, traktując te wydatki jako koszt uzyskania przychodów.

W opinii Naczelnika tutejszego Urzędu, paragony nie mogą stanowić podstawy do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, gdyż dowody tego rodzaju mogą budzić wątpliwości co do faktycznego poniesienia kosztu, w szczególności, jeżeli nie wymieniają z nazwy podmiotów transakcji, czy też w sposób bardzo ogólny określają przedmiot transakcji. Poświadczenie transakcji dowodem, który nie spełnia wymogów art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, pozbawia podatnika możliwości dowiedzenia, że transakcje takie faktycznie miały miejsce, a tym samym możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.