Podatnik prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie doradztwa gospodarczego. Działalność prowadzona jest w miejscu zamieszkania w jednym z 3 pokoi. W ramach działalności gospodarczej podatnik wykonuje różnego rodzaju opinie i przygotowuje analizy. Konieczne jest zatem spotykanie się z klientem celem przekazania informacji i dokumentów niezbędnych do wykonania usługi. Podatnik dojeżdża do klienta korzystając z takich środków komunikacji jak komunikacja podmiejska, prywatny przewoźnik. Dowodem poniesienia wydatku jest bilet sprzedawany przez kierowcę autobusu lub paragon fiskalny.

Zajmując własne stanowisko w sprawie wnioskodawca stwierdził, iż wydatki na dojazdy z siedziby działalności do kontrahenta (udokumentowane biletem sprzedawanym przez kierowcę autobusu lub paragonem fiskalnym) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, jako wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Zdaniem podatnika przysługuje mu również prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach, natomiast podstawą ujęcia tego wydatku w księdze przychodów i rozchodów jest dowód wewnętrzny.Wnioskodawca twierdzi również, iż podatek VAT wykazany na biletach jednorazowych lub paragonach fiskalnych nie może podlegać odliczeniu od podatku należnego, zatem może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 43 lit a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Poznaniu stwierdza, iż zajęte stanowisko jest nieprawidłowe, w części dotyczącej uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków na dojazd do kontrahenta, udokumentowanych paragonem. W pozostałych kwestiach organ podatkowy uznaje zajęte stanowisko za prawidłowe, o ile stan faktyczny przedstawiony we wniosku zgodny jest ze stanem rzeczywistym.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000r. Nr 14 poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Należy zatem przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które jednocześnie nie zostały wymieniony w katalogu negatywnym, tj. w ustawowym wykazie kosztów nie uznawanych za koszty podatkowe. Jednakże do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu niezbędne jest jego prawidłowe udokumentowanie. Na mocy art. 24a ust.1 w/w ustawy podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, obowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, winni dokonywać w niej zapisów zgodnie z odrębnymi przepisami. W takim przypadku sposób dokumentowania wydatków podlegających wpisowi do księgi przychodów i rozchodów reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Na podstawie unormowań zawartych w § 12 ust.3 pkt 1 i 2 w/w rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: 1) faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej “fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub 2 )inne dowody, wymienione w § 13 i 14 (dowody wewnętrzne), stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji, której dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Z treści §13 pkt 5 rozporządzenia wynika, że za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w §12 ust.3 pkt 2. Natomiast przepis §14 ust.1 tego rozporządzenia stanowi, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające : przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te jednakże mogą dotyczyć wyłącznie ściśle określonych wydatków wymienionych w sposób wyczerpujący w §14 ust.2 pkt 1 do 9 rozporządzenia. Powyższe przepisy nie dopuszczają dokumentowania paragonem fiskalnym wydatków na dojazd do kontrahenta. Tym samym poniesione z tego tytułu wydatki nie będą mogły być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku natomiast udokumentowania wydatku z powyższego tytułu biletem sprzedanym przez kierowcę autobusu, tutejszy organ podatkowy zwraca uwagę na przepis § 20 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2005r., Nr 95, poz.798). Zgodnie z tym przepisem za fakturę uznaje się również bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane: nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer i datę wystawienia biletu, odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku. Z treści powyższego przepisu, w związku z § 12 ust.3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że paragon fiskalny, zawierający powyższe dane, dokumentujący poniesienie wydatku na dojazd od kontrahenta, będzie podstawą zapisu w księdze. Jeżeli zatem posiadane przez podatnika bilety za przejazd środkami komunikacji samochodowej posiadają w/w cechy pozwalające uznać je za fakturę, wydatki nimi udokumentowane stanowić będą koszt uzyskania przychodów.Problematykę zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą reguluje art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Odrębnymi przepisami, o których mowa w powołanym przepisie w przypadku zagranicznych podróży służbowych jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami), a w odniesieniu do podróży służbowej poza granicami kraju - rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zmianami).

Należ zauważyć, iż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji terminu: „podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących”, nie zawierają też odesłania odnośnie rozumienia użytego terminu do innych przepisów prawnych. Definicja podróży służbowej została natomiast zawarta w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami) zgodnie z którą podróż służbową określono jako wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Określenie to, odnoszące się do podróży służbowej pracowników, ma również zastosowanie do przedsiębiorców. Za podróż służbową odbywaną przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą należy uznać zatem wykonywanie bezpośrednio przez tę osobę podróży (poza stałe miejsce prowadzenia działalności) w związku z zadaniami (usługami) stanowiącymi przedmiot działalności gospodarczej. W świetle powyższego, podatnik ma możliwości zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom.Jednakże do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu niezbędne jest jego prawidłowe udokumentowanie. Sposób dokumentowania wydatków podlegających wpisowi do księgi przychodów i rozchodów reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Zgodnie z przepisem § 14 ust. 1 wyżej powołanego rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Zgodnie z § 14 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć między innymi kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w myśl § 14 ust. 3 rozporządzenia powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Odnosząc się do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów podatku VAT naliczonego wykazanego na biletach jednorazowych stanowiących dowód poniesienia wydatku z tytułu przejazdów środkami komunikacji, tutejszy organ podatkowy wskazuje, iż zastosowanie ma przepis art. 23 ust. 1 pkt 43 lit a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony, między innymi w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług- jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej. Natomiast podatek VAT naliczony wykazany na paragonach fiskalnych nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów, gdyż wydatek udokumentowany paragonem nie wypełnia wymogów art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tutejszy organ informuje, iż interpretacja odnosi się wyłącznie do przedstawionego przez wnioskodawcę i przytoczonego w treści postanowienia stanu faktycznego. Niniejsza interpretacja jest aktualna według stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia i do czasu zmiany stanu prawnego lub stanu faktycznego przedstawionego przez pytającego.