Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie po rozpatrzeniu wniosku wniesionego w dniu 26.01.2007 r. do Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie (uzupełnionego w dniu 12.03.2007 r.) w sprawie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowej, działając na podstawie art. 14a § 1, 2, 3, 4 ustawy z dnia 29.08.1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) w związku art. 22 ust. 1, 4, 5, 5a, 5b, 5c, 5d, 6, art. 23 ust. 1 pkt 55, ustawy z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.); § 14 ust. 1, ust. 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152 poz. 1475 z późn. zm.) postanawia uznać stanowisko przedstawione we wniosku za nieprawidłowe.

Pismem z dnia 23.01.2007 r. (uzupełnionym pismem z dnia 07.03.2007 r.) Pan G. w związku z planowanym rozpoczęciem nowego rodzaju działalności zwrócił się do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z prośbą o udzielenie informacji dotyczacej momentu zaliczenia kosztów podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów.

Jak Podatnik wyjaśnia Jego firma zamierza świadczyć usługi w Danii. W związku z tym pracownicy wyjeżdżający na polecenie służbowe np. do Kopenhagi po powrocie do kraju rozliczą delegacje. W delegacjach rozliczane będą zarówno diety krajowe, jak i zagraniczne oraz ryczałty za noclegi. Równocześnie w 2008 r. planuje rozliczać się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową.

Zdaniem Pana G. do kosztów uzyskania przychodu zalicza się koszty podróży służbowej w momencie rozliczenia delegacji – niezależnie od tego czy została ona zapłacona pracownikowi, czy nie ponieważ w wyłączeniach z kosztów podatkowych w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15.02.1992 r. nie został określony szczególny termin zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowej.

Podatnik oświadczył, iż w przedmiotowej sprawie nie toczy się postępowanie podatkowe, kontrola podatkowa ani postępowanie przed sądem administracyjnym.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie stosownie do postanowień art. 14a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa stwierdza, że:

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że działalność będzie prowadzona w 2008 r., natomiast niniejszej interpretacji udzielono w oparciu o przepisy prawa podatkowego w brzmieniu obowiązującym w 2007 r., a zatem będzie ona wiążąca, jeżeli przedstawiony stan faktyczny się ziści i nie ulegnie zmianie stan prawny.

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Z ustawowej definicji kosztów uzyskania przychodów wynika, że chodzi o koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów określonych wydatków pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Jeżeli cel podróży pracowników jest związany z działalnością gospodarczą, to diety wypłacone z tytułu odbytej delegacji są kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Omawiane należności na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych podlegają zaliczeniu do przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z zapisem art. 23 ust. 1 pkt 55 w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4 – 9 oraz w art. 18, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

W myśl art. 22 ust. 4 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Na podstawie art. 22 ust. 6 w/w ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że zasady określone w ust. 5 – 5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego, a więc również w sytuacji Podatnika, który jak określił będzie prowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową.

Zatem zgodnie z przepisami :

• art. 22 ust. 5 u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.
• art. 22 ust. 5a koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:
  1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
  2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

- są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

• art. 22 ust. 5b koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie.
• art. 22 ust. 5c koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
• art. 22 ust. 5d za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Istotne jest także właściwe dokumentowanie wydatków tak, aby dowody ich poniesienia mogły stanowić podstawę zapisów w prowadzonych dla potrzeb podatkowych w urządzeniach księgowych.

Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne)...

Z treści § 14 ust. 2 pkt 5 cytowanego powyżej rozporządzenia wynika, że dowody, o których mowa w ust. 1 mogą dotyczyć kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

Przepis § 14 ust. 3 stanowi, że dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

W świetle powołanych przepisów prawidłowo udokumentowane diety pracowników z tytułu odbytych podróży służbowych związanych z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą będą podlegały zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich wypłaty.

W związku z powyższym, stanowisko Pana G. zawarte w zapytaniu należy uznać za nieprawidłowe.