Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004r., Nr 54, poz. 535 ze zm.) zwanej dalej ustawą o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają m. in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez dostawę towarów, o której mowa w wyżej wymienionym przepisie, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (art. 7 ust. 1 ustawy o VAT). Natomiast przez świadczenie usług, zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.

W świetle powyższych definicji kary umownej nie można potraktować jako opodatkowanego świadczenia usług lub opodatkowanej dostawy towarów. Sama wypłata kary umownej, podobnie jak jej otrzymanie ma charakter jedynie odszkodowawczy. Odszkodowanie jest wypłacane za szkodę, która została wyrządzona lub za utracone korzyści i nie podlega opodatkowaniu. Zatem wystawianie faktury VAT z tytułu otrzymania kwoty kary umownej jest nieprawidłowe. Dla udokumentowania odszkodowania można natomiast wystawić notę księgową.