Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że pracownicy Spółki zatrudnieni na stanowiskach maszynistów kolejowych, otrzymują diety za czas podróży służbowych i zwrot kosztów tych podróży. W umowach o pracę, miejscem pracy jest Włosienica albo Wrocław, a siedzibą Spółki jest Warszawa.

Zdaniem Spółki za podróże służbowe należy uznać także zwykłe wykonywanie obowiązków służbowych przez tych maszynistów.

Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie podziela powyższe stanowisko Spółki i wyjaśnia:

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14 z 2000r. poz. 176 ze zm.) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z tego wynika, iż podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Odnosząc to do przedmiotowego stanu faktycznego należy stwierdzić, iż pracownicy Spółki (maszyniści) wykonują zadania służbowe m.in. poza stałym miejscem pracy, a także poza siedzibą Spółki. W związku z tym należy uznać, iż co do zasady w ramach swoich obowiązków służbowych wykonują oni podróże służbowe w rozumieniu Kodeksu pracy. Nie zmienia tego fakt, że istotą ich pracy są podróże służbowe.

W związku z powyższym, diety i inne należności za czas podróży służbowych maszynistów korzystają ze zwolnienia z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. “a” ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – do wysokości wskazanej w odrębnych przepisach. W przypadku podróży służbowych na terenie kraju limitem sa wielkości zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 z 2002r. poz. 1990 ze zm.).