INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zmianami) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) w związku ze złożonym wnioskiem z dnia 29 lutego 2008 r. (data wpływu 10 marca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zasad dokumentowania wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników

stwierdzam, co następuje:

W dniu 10 marca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zasad dokumentowania wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka, działając na podstawie zezwolenia wydanego przez organ nadzoru – Komisję Nadzoru Ubezpieczeń i Funduszy Emerytalnych wykonuje czynności ubezpieczeniowe związane z oferowaniem i udzielaniem ochrony na wypadek ryzyka wystąpienia skutków zdarzeń losowych. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka ponosi szereg wydatków nieudokumentowanych fakturami, związanych z podróżami służbowymi pracowników Spółki (krajowymi i zagranicznymi).

Zdarza się, że celem rozliczenia wydatków poniesionych podczas podróży służbowych pracownicy przedstawiają, jako dokument (pokwitowanie) zapłaty:

• za noclegi w hotelu – rachunki wystawione na nazwisko oddelegowanego pracownika,

• za paliwo do samochodu służbowego oraz usługi parkingowe – pokwitowanie pozbawione nazwy odbiorcy,

• na zakup: usług gastronomicznych, usług taksówkowych, usług pocztowych, usług ksero, drobnych napraw, artykułów spożywczych i innych – paragony z kas fiskalnych i pokwitowania lub tylko pokwitowania albo tylko paragony kasowe.

Spółka podkreśla, że wyżej wymienione wydatki mają związek z przychodem. Dodatkowo Wnioskodawca dokumentuje je dowodem księgowym zastępczym. Istnieje także możliwość potwierdzenia tych transakcji u kontrahenta.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione przez pracowników Spółki w czasie podróży służbowych krajowych i zagranicznych, które są udokumentowanie w następujący sposób:

1. za noclegi w hotelu pracownika, które udokumentowano rachunkami wystawionymi na nazwisko oddelegowanego pracownika,
2. za paliwo do samochodu służbowego oraz usługi parkingowe, których zapłata udokumentowana jest pokwitowaniem pozbawionym nazwy odbiorcy,
3. na zakup usług gastronomicznych, taksówkowych, pocztowych, artykułów spożywczych, usług ksero, drobnych napraw i innych, dla których najczęściej wystawione są paragony z kas fiskalnych i pokwitowania lub samo pokwitowanie lub sam paragon kasowy...

Zdaniem Wnioskodawcy, udokumentowanie wydatków w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego (bez faktur), nie pozwala ich wykluczyć z kosztów uzyskania przychodów. Wydatek taki – jak podaje Spółka – powinien spełniać dodatkowe warunki, tzn.:

1. zdarzenie takie powinno zostać udokumentowane dodatkowym dowodem zastępczym, w którym zostaną uzupełnione brakujące elementy wyszczególnione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
2. podatnik powinien mieć możliwość potwierdzenia transakcji przez kontrahenta,
3. powinien istnieć związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem.

Tak więc wymienione wyżej wydatki mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów pod warunkiem, że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem oraz że wydatek (należycie opisany) poniesiono i był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy. Innymi słowy, aby Spółka miała możliwość odliczenia dla celów ustalenia dochodu wszelkich kosztów, konieczne jest, aby wykazała (a więc udokumentowała) ich bezpośredni (lub pośredni) wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

W opinii Spółki, podatnik ma względną swobodę w przygotowaniu dokumentów uzupełniających nie uzależniając prawa zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów od obiektywnej możliwości otrzymania faktury za dana usługę.

Na potwierdzenie swojego stanowiska Spółka podaje, iż w postanowieniu z dnia 11 lutego 2004 r. Nr US.V-423/15/03 Naczelnik Urzędu Skarbowego w Mielcu wskazuje na przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, w którym wymienia się jakie dowody księgowe są podstawą zapisów w księgach rachunkowych.

Biorąc pod uwagę zapis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dla celów podatkowych, a w szczególności w celu zakwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów – jak stwierdza Wnioskodawca – poza udokumentowaniem wydatku, ma znaczenie jego związek z uzyskanymi przychodami.

Ponadto Spółka podkreśla, że w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 stycznia 2001 r. (sygn. III SA 68/00) wskazano, że „nie można podzielić stanowiska organów, że podatnik, który wprawdzie faktycznie poniósł koszty, lecz nie posiada dowodów potwierdzających ich poniesienie, nie będzie miał prawa zaliczyć tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów”. Sąd zwrócił także uwagę, że przepisy ustawy nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów. Dlatego, że przepisy o rachunkowości mają charakter posiłkowy, wadliwość dowodu księgowego nie może oznaczać a priori, że dany koszt nie wystąpił.

W świetle obowiązującego stanu prawnego Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wskazuje, że:

Zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654 ze zmianami) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zatem, aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

1. poniesiony wydatek musi mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na powstanie przychodu, lub
2. poniesiony wydatek ma na celu zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
3. wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Kosztami uzyskania przychodu są więc wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

W myśl art. 9 ust. 1 ww. ustawy, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań, co do sposobu dokumentowania transakcji w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz wysokości należnego podatku za dany rok podatkowy.

Odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są natomiast przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zmianami).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Zgodnie z art. 14b § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zmianami), minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną).

Przyjęta formuła prawna cytowanego przepisu oznacza ścisłą korelację instytucji interpretacji z definicją legalną pojęcia "przepisy prawa podatkowego" – zawartą w art. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej – które zdefiniowane są jako przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż unormowania ustawy o rachunkowości nie stanowią przepisów prawa podatkowego zdefiniowanych w powyżej cytowanym przepisie, tym samym minister właściwy do spraw finansów publicznych nie ma uprawnienia do interpretowania tych przepisów w trybie wydawania indywidualnych interpretacji prawa podatkowego, określonych w art. 14b § 1 tej ustawy.

Jednocześnie, regulacje Ordynacji podatkowej nakazują dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach – oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem. Dowody te zaś winny potwierdzić faktyczne wykonanie świadczenia oraz celowość i racjonalność poniesionego wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej oraz w kontekście jego związków przyczynowo-skutkowych z osiąganymi lub oczekiwanymi przychodami. Zatem na samym podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Ponadto należy podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy - art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku czy zasadności wypłacania przez Spółkę diet, należności za czas pracy, zwrotu kosztów podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych. Wobec tego kwalifikacja, czy każdorazowy wyjazd pracownika poza miejscowość, w której mieści się siedziba firmy powinien być traktowany jako podróż służbowa nie została poddana ocenie przez tutejszy organ.

W odniesieniu do wskazanego przez Wnioskodawcę postanowienia Naczelnika Urzędu Skarbowego należy stwierdzić, iż zapadło ono w indywidualnej sprawie osoby, która się o nie ubiegała i nie jest wiążąca dla organu wydającego przedmiotową interpretację. Powołany przez Spółkę wyrok jest także rozstrzygnięciem w konkretnej sprawie, osadzonej w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się odnosi, w związku z tym nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie jej wydania.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta, co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.