INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej, w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 29 września 2009 r. (data wpływu 5 października 2009 r.) uzupełnionym pismem z dnia 9 listopada 2009 r. (data wpływu 12 listopada 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia przez Jednostkę do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 października 2009 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia przez Jednostkę do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami - na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów (kawa, słodycze, napoje) w toku prowadzonych spotkań handlowych, zarówno w siedzibie spółki, jak i poza nią, (np. w restauracji).

Z uwagi na stwierdzone we wniosku braki formalne, wezwano Wnioskodawcę pismem z dnia 2 listopada 2009 r. ITPB3/423-583/09-02/MK do ich uzupełnienia. Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 9 listopada 2009 r. (data wpływu 12 listopada 2009 r.).

W przedmiotowym wniosku przedstawiony został następujący stan faktyczny.

Spółka organizuje spotkania z kontrahentami. Spotkania te odbywają się zarówno w siedzibie spółki jaki i na zewnątrz: w restauracjach, pubach. W pierwszym przypadku spółka zapewnia drobny poczęstunek, w drugim ponosi koszty posiłku. Spotkania te mają ściśle charakter biznesowy, omawiana jest, np. oferta handlowa spółki czy negocjowane są warunki umów.

W żadnym z przypadków spotkania te nie maja charakteru reprezentacyjnego, ponieważ koszty ponoszone na spotkania w siedzibie spółki to wydatki związane z zakupem drobnego poczęstunku, a spotkania w restauracji nie mają charakteru wytwornego czy okazałego obiadu/kolacji. Organizując tego rodzaju spotkania mamy na celu omówienie wyłącznie spraw biznesowych, a nie okazanie przepychu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy wydatki poniesione na organizowanie spotkań z kontrahentami, zarówno w siedzibie spółki, jak i poza nią (np. w restauracji) będą podlegać ograniczeniu wynikającemu z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych...

Wydatki te związane są albo z zakupem drobnego poczęstunku (kawa, herbata, słodycze, napoje) albo z opłaceniem obiadu/kolacji w restauracji. W związku z czym nie cechuje tych wydatków ani okazałość ani wykwintność, która mogłaby stanowić o ich reprezentacyjnym charakterze. Jednocześnie koszty te pozostają w ścisłym związku z prowadzoną przez Jednostkę działalnością.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Zdaniem Wnioskodawcy, decydujące znaczenie w kwalifikacji tego typu kosztów do kosztów uzyskania przychodów ma więc to, czy koszty te mają charakter reprezentacyjny. Naszym zdaniem wydatki na drobny poczęstunek czy zwykły obiad/kolację w restauracji nie mają takiego charakteru. Celem spotkania jest przede wszystkim omówienie spraw biznesowych, a nie uwypuklenie zasobności czy profesjonalizmu Spółki, dlatego też koszty te powinny być uznane jako koszty uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) – dalej: ustawa – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przywołana regulacja wskazuje, iż definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

• konieczność faktycznego, co do zasady, poniesienia wydatku,
• poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie – zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami – pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy. Z powyższego przepisu wynika, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Natomiast stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Na gruncie języka polskiego słowo „reprezentacja” to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).

Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się „występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów” (Brzeziński B., Kalinowski M., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159).

W odniesieniu do działalności gospodarczej, reprezentacja jest rozumiana jako działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi i które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy poprzez, np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków. Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.

Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

• stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
• stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy zauważyć, że podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie jest rozstrzygnięcie czy wydatki na organizowanie spotkań z kontrahentami (na zakup usług gastronomicznych, zakup żywności i napojów (kawa, słodycze, napoje) w toku prowadzonych spotkań handlowych, zarówno w siedzibie spółki, jak i poza nią, np. w restauracji) ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też nie mają tego charakteru a służą wyłącznie na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów oraz nabywania oferowanych usług.

W kwestii dotyczącej wydatków Spółki z tytułu zakupionych w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym posiłków dla kontrahentów mamy do czynienia z pierwszym z tych wyznaczników, gdyż trudno wykazać inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków. W kontekście zdefiniowanego bowiem powyżej pojęcia „reprezentacja” oraz z analizy przytoczonego art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Spółkę wydatki na organizowanie spotkań z kontrahentami - na zakup usług gastronomicznych poza siedzibą firmy, np. w restauracji, bezsprzecznie wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz. W tym kontekście, powoływanie się przez Spółkę na okoliczność, że tego typu działania mają charakter ściśle charakter biznesowy, omawiana jest, np. oferta handlowa spółki czy negocjowane są warunki umów, nie mają charakteru wytwornego czy okazałego obiadu/kolacji, nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom, działaniom cech reprezentacji.

Wskazane przez Spółkę we wniosku wydatki dotyczące zakupu usług gastronomicznych poza siedzibą firmy, np. w restauracji związane z wizytami przedstawicieli kontrahentów Spółki służą tworzeniu oraz utrwaleniu jej pozytywnego wizerunku na zewnątrz. Pracownicy kontrahentów w trakcie spotkań, negocjacji handlowych reprezentują bowiem kontrahenta Wnioskodawcy, a poczęstowanie, zapewnienie obiadu (lunchu) lub kolacji czy innych posiłków wpływa na lepsze postrzeganie przez nich Spółki i utrwalanie Jej pozytywnego obrazu. Są to więc typowe wydatki reprezentacyjne, które wyłączone zostały na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto zauważyć należy, że spotkania biznesowe mogą być organizowane w każdym innym miejscu, zwłaszcza w siedzibach podmiotów gospodarczych, tym samym poniesienie tego typu wydatków nie stanowi elementu niezbędnego do realizacji, przeprowadzenia głównego celu na jaki wskazała Spółka, tj. przedstawienia oferty handlowej Spółki czy negocjowania warunków umów.

Natomiast wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie produktów spożywczych w postaci kawy, herbaty, drobnych słodyczy, itp. pozostawionych do dyspozycji kontrahentów odwiedzających siedzibę Spółki, podawanych podczas spotkań handlowych, nie noszą jednoznacznych znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak z uwagi na zwyczajowy, nie związany z okazałością, charakter oferowanego poczęstunku, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka może zatem zaliczyć te wydatki – jako ogólne kosztów funkcjonowania do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Reasumując, należy stwierdzić, że w zakresie:

• zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup usług gastronomicznych poza siedzibą firmy związanych z poczęstunkiem kontrahenta – stanowisko Spółki jest nieprawidłowe,
• zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobny poczęstunek kontrahenta w siedzibie firmy – stanowisko Spółki jest prawidłowe.

Na marginesie sprawy tut. organ zauważa, że ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizowanie spotkań z kontrahentami dla kontrahentów, w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

Na tle więc wymienionych w piśmie bardzo ogólnie i przykładowo rodzajów wydatków, bez badania ich charakteru w świetle weryfikacji zgromadzonych przez Spółkę konkretnych dowodów – nie można przesądzić, że wydatki te są racjonalnie uzasadnione. Samo ogólne przedstawienie wydatków nie wystarcza, aby można je było uznać za koszty uzyskania przychodów bez analizy ich związków z przychodem. Należy przy tym podnieść, że tego rodzaju kwestie nie są przedmiotem postępowania w trybie art. 14a ustawy Ordynacja podatkowa, gdyż to postępowanie opiera się na przyjęciu stanu faktycznego bądź opisu zdarzenia przyszłego opisanego przez podatnika – a nie na weryfikacji, czy taki stan faktyczny ma miejsce w rzeczywistości (zaistniał w rzeczywistości), tj. czy w tym konkretnym przypadku Wnioskodawca poprzez posiadane konkretne dowody udowodnił, że szczegółowe pozycje i kwoty kosztów są kosztem uzyskania przychodów, gdyż jest to właściwość postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.