Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
ILPB3/423-268/12-2/JS
z 11 października 2012 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 11 lipca 2012 r. (data wpływu 17 lipca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na przejazdy taksówkami – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 lipca 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na przejazdy taksówkami.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą związaną z zarządzaniem wierzytelnościami oraz dokonywaniem wyceny portfeli wierzytelności. Większość potencjalnych klientów Spółki posiada siedziby w innych miastach niż siedziba Spółki. W związku z powyższym, pracownicy Spółki, w celu prowadzenia rozmów dla pozyskiwania nowych klientów, będą odbywać podróże służbowe. Podczas podróży służbowych pracownicy będą korzystać z usług taksówkarskich. Co do zasady zapłaty za przejazdy taksówkami pracownicy będą dokonywać z własnych środków, które następnie będą zwracane im przez Spółkę wraz z rozliczeniem kosztów poniesionych przez pracowników w wyniku odbycia delegacji, po wypełnieniu procedury opisanej w dalszej części wniosku.

Pomimo tego, że fakt wykonania usługi taksówkarskiej może być potwierdzony różnymi dokumentami, takimi jak: paragony fiskalne, rachunki wystawiane przez taksówkarzy, czy faktury VAT, w praktyce okazuje się, że paragon jest jedynym dokumentem, który można uzyskać w celu potwierdzenia uiszczenia płatności za odbyty taksówką kurs. Wynika to głównie ze specyfiki świadczenia usług taksówkarskich, dla których charakterystyczna jest szybkość świadczenia zamawianej usługi oraz często występujące ograniczone możliwości czasowo -organizacyjne pozwalające na wystawienie innego dokumentu potwierdzającego uiszczenie zapłaty za zleconą usługę przewozu.

Procedura postępowania przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej:

Zwrot kosztów poniesionych w związku z korzystaniem z usług taksówkarskich dokonywany będzie wraz ze zwrotem innych kosztów poniesionych przez pracownika w związku z odbywaniem podróży służbowej. Podróże służbowe odbywane będą przez pracowników na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, w którym określona będzie między innymi data podróży oraz jej cel. Prawidłowo wystawione polecenie stanowić będzie podstawę zwrotu pracownikowi kosztów, które poniósł podczas podróży. Po odbyciu podróży służbowej pracownik, w terminie do 7 dni od jej zakończenia, będzie miał obowiązek przedłożenia do działu kadr Spółki zbiorczego rozliczenia kosztów, według wzoru wprowadzonego obowiązującym w Spółce schematem postępowania przy realizacji i rozliczaniu wyjazdów służbowych pracowników. Do rozliczenia pracownik obowiązany będzie dołączyć wszelkie dokumenty, takie jak: bilety, faktury VAT, paragony i rachunki potwierdzające fakt poniesienia kosztów wynikających bezpośrednio z odbycia podróży służbowej. Warunkiem zaakceptowania i zwrotu kosztów potwierdzonych paragonem fiskalnym będzie jego prawidłowe opisanie przez pracownika, poprzez wskazanie na jego odwrocie elementów takich jak: sprawa, w związku z którą został poniesiony koszt, przebyta trasa, cel podróży lub dołączenie do paragonu oświadczenia pracownika zawierającego takie same dane.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

W związku z przedstawionym zdarzeniem przyszłym, Spółka zwraca się o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanej powyżej procedury rozliczania kosztów związanych z odbyciem wyjazdu służbowego, prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków za przejazdy taksówkami udokumentowanych paragonami fiskalnymi pochodzącymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka uprawniona jest do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na przejazdy taksówkami udokumentowanych paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych: „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów określonych w art. 16 ust. 1”. Oznacza to, że wydatki poniesione przez Spółkę i Jej pracowników mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli spełniają one następujące warunki:

• poniesione są w celu uzyskania przychodów,
• poniesione są w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie jest to wydatek wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
  
  

Przedmiotowe wydatki spełniają wskazane powyżej wymogi, bowiem ponoszone będą przez pracowników Spółki w czasie odbywania podróży służbowych, a co za tym idzie będą wydatkami ponoszonymi w związku z działalnością prowadzoną przez Spółkę w celu uzyskania przychodów. Ponadto, nie znajdują się one w ustawowym katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki takie mogą więc stanowić koszt uzyskania przychodów.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie precyzują formy, w jakiej powinien być udokumentowany wydatek stanowiący koszt uzyskania dochodu. Art. 9 ust. 1 ww. ustawy nakłada jedynie na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Przepisami odrębnymi określającymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są postanowienia ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności art. 20 i art. 21 przywołanej ustawy.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej takie elementy informacyjne, jak:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
  
  

Paragony fiskalne uzupełnione stosownym opisem lub oświadczeniem pracownika oraz stanowiące jeden z elementów dokumentacji związanej z poleceniem wyjazdu służbowego oraz rozliczeniem kosztów delegacji, spełniają wspomniane powyżej wymogi informacyjne określone w przepisach ustawy o rachunkowości, a co za tym idzie mogą stanowić dokument księgowy w rozumieniu tej ustawy. Ponadto fakt, że paragony fiskalne wchodzą w skład dokumentacji dotyczącej określonej podróży służbowej pozwala wykazać, że istnieje bezpośredni związek pomiędzy poniesieniem wydatku, a poleceniem pracownikowi wykonywania zadań niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej przez Spółkę oraz uzyskania przez Nią przychodów.

Co więcej, na paragonach fiskalnych zazwyczaj określona jest data świadczenia usługi taksówkarskiej, co wraz z dokumentacją dotyczącą delegacji pozwala na stwierdzenie, że wydatki zostały poniesione w czasie odbywania podróży służbowej. Prowadzi to do wniosku, że wydatki na przejazdy taksówkami odbywane podczas podróży służbowych i udokumentowane paragonami fiskalnymi z kas rejestrujących zainstalowanych w taksówkach mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Przedstawione przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe.

Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w uzasadnieniu do interpretacji przepisów prawa podatkowego z dnia 22 czerwca 2005 r. (ZD/406-78/CIT/05) stwierdził, że: „Ustawodawca nie narzuca (...) żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie, regulacje ustawy Ordynacja podatkowa nakazują dla ustalenia stanu faktycznego oprzeć się na wszystkich dowodach - oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem” oraz ,,(...) paragon dodatkowo opisany przez Spółkę winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem Podmiotu”.

W innym postanowieniu (1471/DPD2/423-41/06/AB) Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego wskazuje, że: „w sytuacji, gdy Podatnik oprócz paragonu na daną usługę posiada inne dowody (...) wskazujące związek przyczynowo - skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiąganiem przychodów, to wówczas można dany wydatek zaliczyć w koszty uzyskania przychodów”.

Podobne stanowisko odnaleźć można w interpretacji Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa - Ursynów (US38/DP/423/325/BJ/2004), w której stwierdza się, że: „dowód poniesienia wydatku, udokumentowany jedynie wydrukiem biletu z bankomatu lub paragonem fiskalnym może być uznany za koszt uzyskania przychodu w Spółce, jeżeli inne dowody i ustalenia dokonane w całokształcie materiału dowodowego (...) pozwolą na wykazanie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy oznaczonym wydatkiem a uzyskanym w Spółce przychodem”.

Ponadto, również w orzecznictwie odnaleźć można poglądy, zgodnie z którymi poniesienie wydatków oraz wskazanie, że stanowią one koszty uzyskania przychodów, może być udowodnione przez podatnika za pomocą wszelkich prawnie dopuszczalnych dowodów. Wynika to z faktu, że żaden przepis szczególny ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie precyzuje, w jakiej formie powinny być ujęte dowody potwierdzające poniesienie wydatków. Powszechne jest więc stanowisko, zgodnie z którym, w takiej sytuacji konieczne staje się stosowanie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. Art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej mówi, że: „jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem”. Zgodnie zaś z art. 191 Ordynacji podatkowej: „Organ podatkowy ocenia na podstawie całego zebranego materiału dowodowego czy dana okoliczność została udowodniona”.

Taką opinię wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w orzeczeniu z dnia 13 marca 2001 r. (sygn. III SA 68/00): „Nie można podzielić stanowiska organów, że podatnik, który wprawdzie poniósł faktycznie koszty, lecz nie posiada dowodów potwierdzających ich poniesienie, nie będzie miał prawa zaliczyć tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy w zakresie kosztów uzyskania przychodów nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów”. W dalszych rozważaniach Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że co prawda ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, jednak nie oznacza to, że ustawodawca miał na celu pozbawić podatnika prawa odliczenia wydatków stanowiących koszt uzyskania przychodu w przypadku, gdy podatnik nie dysponuje dla ich udowodnienia dokumentami księgowymi w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Naczelny Sąd Administracyjny zauważył, że: „Gdyby ustawodawca istotnie miał zamiar ograniczyć poniesione wydatki wyłącznie do tych, które są prawidłowo dokumentowane, dałby temu wyraz w treści ustawy jak to uczynił np. w art. 27a ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Podobny pogląd wynika z orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 kwietnia 2000 r. (sygn. III SA 887/99): „Jeżeli chodzi o pozostałe wydatki, to Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie uważa, że jeżeli przepisy materialnego prawa podatkowego nie zawierają wymogów co do zasad i sposobu dokumentowania wydatków, to wydatki te mogą być udowodnione przy pomocy wszelkiego rodzaju dowodów”.

W orzecznictwie sądów administracyjnych wskazano także, że dla podejmowania decyzji o zaliczeniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów podstawowe znaczenie ma charakter tych wydatków, a nie sposób ich udokumentowania. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w orzeczeniu z dnia 18 marca 2004 r. (III SA 1996/02) orzekł, że: „(...) przepisów o rachunkowości nie należy stosować wprost do rozstrzygnięcia spraw podatkowych, a zakres obowiązku podatkowego może być określony tylko ustawami podatkowymi. Prowadzi to do wniosku, iż poniesienie kosztu może być, praktycznie rzecz biorąc, udowodnione każdym dowodem”.

W innym orzeczeniu Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (27 kwietnia 2004 r., III SA 3041/02) stwierdził, że: „wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwe, czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być one udowodnione innym środkami dowodowymi zasługującymi na wiarę, chyba, że przepis prawa podatkowego przewiduje określony sposób dokumentowania wydatków”.

Z przedstawionego powyżej orzecznictwa sądów administracyjnych wynika więc, że fakt poniesienia wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów może być potwierdzony każdym dowodem zgodnym z prawem, a więc również paragonem fiskalnym, tym bardziej paragonem fiskalnym, który stanowi element zbiorczego rozliczenia kosztów poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej.

Na dopuszczalność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na przejazdy taksówkami w oparciu o paragon fiskalny pochodzący z kasy rejestrującej zainstalowanej w taksówce, wskazują interpretacje wydawane przez organy podatkowe w sprawach indywidualnych, tj.:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2010 r. sygn. IPPB3/423-222/10-2/GJ,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 13 stycznia 2009 r. sygn. IPPB3/423-1509/08-2/GJ,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 20 września 2009 r. sygn. ITPB3/423-121/09/MT,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 21 stycznia 2008 r. sygn. IBPB3/423-224/07/AP/KAN-1582/10/07.
  
  

W związku z powyższym, wydatki na przejazdy taksówkami udokumentowane paragonami fiskalnymi, stanowiącymi element dokumentacji dotyczącej rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownika, stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Najważniejszym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztu uzyskania przychodów jest zatem konieczność poniesienia go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Nadmienić należy, iż to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku danego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Należy zatem wskazać, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, iż pracownicy Spółki, w celu prowadzenia rozmów dla pozyskiwania nowych klientów będą odbywać podróże służbowe. Podczas podróży służbowych pracownicy będą korzystać z usług taksówkarskich. Co do zasady zapłaty za przejazdy taksówkami pracownicy będą dokonywać z własnych środków, które następnie będą zwracane im przez Spółkę wraz z rozliczeniem kosztów poniesionych przez pracowników w wyniku odbycia delegacji, po wypełnieniu procedury opisanej w dalszej części wniosku.

Zwrot kosztów poniesionych w związku z korzystaniem z usług taksówkarskich dokonywany będzie wraz ze zwrotem innych kosztów poniesionych przez pracownika w związku z odbywaniem podróży służbowej.

Do rozliczenia pracownik obowiązany będzie dołączyć wszelkie dokumentu, takie jak: bilety, faktury VAT, paragony i rachunki potwierdzające fakt poniesienia kosztów wynikających bezpośrednio z odbycia podróży służbowej. Warunkiem zaakceptowania i zwrotu kosztów potwierdzonych paragonem fiskalnym będzie jego prawidłowe opisanie przez pracownika poprzez wskazanie na jego odwrocie elementów takich jak: sprawa, w związku z którą został poniesiony koszt, przebyta trasa, cel podróży lub dołączenie do paragonu oświadczenia pracownika zawierającego takie same dane.

W uzasadnieniu swojego stanowiska Wnioskodawca wskazuje m.in., iż przedmiotowe wydatki ponoszone będą przez pracowników Spółki w czasie odbywania podróży służbowych, a co za tym idzie będą wydatkami ponoszonymi w związku z działalnością prowadzoną przez Spółkę w celu uzyskania przychodów. Ponadto, nie znajdują się one w ustawowym katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki takie mogą więc stanowić koszt uzyskania przychodów.

Przyjmując za Wnioskodawcą, iż przedmiotowe wydatki służą działalności gospodarczej Spółki i istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich ponoszeniem a osiąganymi przychodami, a ponadto przedmiotowe wydatki nie podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co do zasady mogą one zatem stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez podatnika.

Elementem rozstrzygającym o możliwości zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych będzie zatem ich prawidłowe udokumentowanie.

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
   
   

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
   
   

Z kolei art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
   
   

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ww. ustawy).

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrócić należy przy tym uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Dodać należy, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749), który stanowi, iż w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

W przedmiotowym wniosku, Spółka wnosi również o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków służbowych udokumentowanych w sposób określony w przedstawionym opisie sprawy. Pytanie Spółki dotyczy zatem również potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów, do czego, jak wyżej wskazano, organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany ani uprawniony.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, przedmiotowe dowody (paragony fiskalne wystawiane przez taksówkarzy) potwierdzające opisane przez Spółkę wydatki, stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Reasumując, należy stwierdzić, iż Spółka w przedstawionym opisie sprawy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ponoszone wydatki za przejazdy taksówkami podczas podróży służbowych pracowników Spółki, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.