INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 02.09.2011 r. (data wpływu 09.09.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

• możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku ze zwrotem pracownikowi kosztu zakupu okularów lub soczewek korekcyjnych – jest prawidłowe,
• sposobu dokumentowania przez Spółkę ww. wydatków – jest prawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 09.09.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku ze zwrotem pracownikowi kosztu zakupu okularów lub soczewek korekcyjnych oraz w zakresie sposobu dokumentowania przez Spółkę ww. wydatków.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca, zwany dalej: Bankiem, zatrudnia pracowników i w związku z ich zatrudnieniem jest zobowiązany do ponoszenia nie tylko kosztów wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych pracowników, ale także innych, przewidzianych przepisami prawa, świadczeń. W związku z przepisami Kodeksu Pracy, w wykonaniu obowiązków Banku jako pracodawcy przewidzianego rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973), Prezes Zarządu wydał wewnętrzne zarządzenie w sprawie zasad zwrotu kosztów zakupu okularów lub soczewek korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym przy obsłudze monitorów ekranowych. Zgodnie z zarządzeniem pracownicy zatrudnieni na stanowiskach pracy wyposażonych w monitor ekranowy oraz używający zgodnie z zaleceniem lekarza, okularów lub soczewek korekcyjnych, o ile wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego - mają prawo do zwrotu kosztów zakupu okularów lub soczewek korekcyjnych na warunkach określonych w tym zarządzeniu.

Zgodnie z zapisami zarządzenia pracownikom przysługuje zwrot poniesionych kosztów na następujących zasadach:

• pracownik użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę wymiaru czasu pracy,
• wyniki aktualnych badań okulistycznych wykazują potrzebę stosowania okularów lub soczewek korekcyjnych podczas pracy przy obsłudze monitora komputerowego,
• zwrot kosztów zakupu okularów następuje na podstawie wniosku pracownika i obejmuje koszt robocizny i szkieł oznaczonych przez lekarza oraz oprawy odpowiadającej standardowi podstawowemu,
• pracownik jest uprawniony do refundacji poniesionych kosztów zakupu okularów lub soczewek korekcyjnych do kwoty nie wyższej niż 150 złotych, nie częściej niż co dwa lata,
• pracownik udokumentuje zakup okularów lub soczewek korekcyjnych rachunkiem lub fakturą imienną (wystawioną na pracownika).
  
  

Bank wymaga od pracowników dołączenia do wniosku o refundację oryginału faktury bądź rachunku potwierdzającego zakup okularów lub soczewek korekcyjnych. Ze względu na fakt, iż na potrzeby ewentualnych reklamacji zakupionych okularów pracownicy są zobowiązani przedstawić w punkcie sprzedaży dowód zakupu, na prośbę pracowników Bank rozważa możliwość przyjmowania wniosków o refundację z załączoną kserokopią faktury bądź rachunku.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy w przedstawionym stanie faktycznym zwrot kosztów zakupu okularów lub soczewek korekcyjnych podlega zwolnieniu przedmiotowemu, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w związku z tym nie będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych...
2. Czy wydatki poniesione w ww. zakresie, na podstawie wniosku z dołączoną kserokopią rachunku lub faktury potwierdzającą zakup okularów, będzie można uznać za prawidłowo udokumentowane i będą stanowić dla Banku koszty uzyskania przychodów...
   
   

Odpowiedź na pytanie oznaczone w przedmiotowym wniosku nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych stanowi przedmiot niniejszej interpretacji. Przedmiotowy wniosek w zakresie pytania oznaczonego nr 1 tj. podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych oraz soczewek korekcyjnych, o którym mowa w przedstawionym stanie faktycznym;

• kwalifikuje się do zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie stanowi przychodu pracownika, a w związku z tym nie będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i wnioskodawca nie jest zobowiązany jako płatnik, na podstawie art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy;
• wydatki o powyższym charakterze poniesione przez Bank jako pracodawcę, zgodnie z obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa pracy (Kodeks pracy i rozporządzenie) stanowią podobnie jak inne świadczenia ze stosunku pracy (np. wynagrodzenia za pracę) koszty uzyskania przychodu Banku jako pracodawcy. Bank będzie miał również możliwość rozpoznania tego kosztu na podstawie wniosku pracownika z załączoną kserokopią faktury lub rachunku, jako dowodem poniesienia wydatku na zakup okularów przez pracownika.
  
  

Spółka podnosi, iż zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów z dnia 16.03.2011 r. (sygn. akt: DD3/033/30/CRS/11/95) na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Spółka podnosi, iż odrębnymi przepisami, o których mowa w powołanym zwolnieniu, w zakresie regulacji dotyczących okularów korygujących, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973). Przepisy te nie określają jednak formy zapewnienia pracownikowi zaleconych okularów, dlatego też, w ocenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, to pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary.

Może to nastąpić poprzez:

• otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok,
• dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawca) zakupu zaleconych okularów i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą. W tym przypadku zasadne jest ustalenie przez pracodawcę kwoty przeznaczonej na omawiane okulary i poinformowanie o tym zainteresowanych pracowników. Należy mieć jednak na uwadze, że wysokość środków finansowych, jakie pracodawca przeznacza na okulary, powinna być tak skalkulowana, aby umożliwiała zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza.
  
  

W świetle powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, należy stwierdzić, że obie wyżej opisane formy zapewnienia przez pracodawcę okularów korygujących wzrok - jako zgodne z przepisami powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej - uprawniają do zastosowania zwolnienia podatkowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Spółka podnosi, iż zgodnie z opinią Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w niektórych przypadkach lekarz może zalecić stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł (soczewek) kontaktowych, które spełniają ten sam cel. Te przypadki mogą być związane z określonymi wadami wzroku pracownika, przy których nie jest możliwe skorygowanie wzroku przy pomocy okularów.

Zatem, według Spółki, jeżeli lekarz specjalista w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci pracownikowi stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów szkieł (soczewek) kontaktowych, pracodawca ma obowiązek je zapewnić.

Z tych względów, zdaniem Spółki należy uznać, że w tych szczególnych sytuacjach świadczenie w postaci zapewnienia szkieł (soczewek) kontaktowych również korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Spółka podnosi, iż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Według Spółki powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów, zdaniem Wnioskodawcy, podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, do kosztów uzyskania przychodów można również zaliczyć wydatki zarówno bezpośrednio wynikające z zatrudnienia jak i pośrednio związane z zatrudnieniem, ponoszone przez pracodawców na rzecz swoich pracowników. Tzw. koszty pracownicze obejmują przede wszystkim wynagrodzenia i inne wypłaty pieniężne oraz świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika.

Ponadto Spółka podnosi, iż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad, zgodnie z którymi należy dokumentować koszty uzyskania przychodów. Przepisy podatkowe jedynie posiłkują się tutaj regulacjami w innym akcie prawnym. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy mają prowadzić ewidencję rachunkową w sposób umożliwiający prawidłowe określenie dochodu, na podstawie odrębnych przepisów. Tymi odrębnymi przepisami, do których odwołuje się przytoczony artykuł są przepisy ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 20 ust. 2 w/w ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Ustawa o rachunkowości wyróżnia dowody:

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom oraz
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
  
  

Stosownie do art. 21 ust. 1 tej ustawy dowód księgowy winien zawierać co najmniej:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, oraz niekoniecznie (art. 21 ust. 1a) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Spółka podnosi, iż w przedstawionym stanie faktycznym Prezes Zarządu Banku wydał wewnętrzne zarządzenie w sprawie zasad zwrotu kosztów zakupu okularów lub soczewek korygujących wzrok. W zarządzeniu ustalono, iż pracownikom, którzy w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej otrzymali od lekarza zaświadczenie lekarskie o konieczności używania okularów korygujących wzrok do pracy przy obsłudze monitorów ekranowych, przysługuje zwrot kosztu zakupu tych okularów do wysokości 150 zł. Zwrot kosztów zakupu okularów następuje na podstawie wniosku pracownika, do którego pracownik jest zobowiązany dołączyć dowód poniesionego wydatku w postaci faktury bądź rachunku potwierdzającego dokonanie zakupu. W ocenie Banku, pisemny wniosek pracownika o zwrot kosztów zakupu okularów lub soczewek korygujących wzrok pełni funkcję dowodu księgowego, na podstawie którego jest możliwe ujęcie kosztu w księgach rachunkowych banku i nie ma przeciwwskazań, aby załącznikiem do wniosku była kserokopia faktury lub rachunku potwierdzająca poniesienie wydatku przez pracownika.

W związku z powyższym Bank wnosi o potwierdzenie prawidłowości przedstawionego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych tj. odnośnie pytania oznaczonego w przedmiotowym wniosku nr 2 uznaje się w całym zakresie za prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Na podstawie powyższego przepisu możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który - racjonalnie oceniając - mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

W tym miejscu należy wskazać, iż kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 15 ust. 1 updop. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

Zgodnie z art. 207 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.

Zgodnie z art. 2376 § 1 i 3 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.

Z kolei art. 23715 § 1 i 2 Kodeksu pracy, wskazuje, iż Minister Pracy i Polityki Socjalnej w porozumieniu z Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określi, w drodze rozporządzenia, ogólnie obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące prac wykonywanych w różnych gałęziach pracy. Ministrowie właściwi dla określonych gałęzi pracy lub rodzajów prac w porozumieniu z Ministrem Pracy i Polityki Socjalnej oraz Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określą, w drodze rozporządzenia, przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące tych gałęzi lub prac.

W myśl § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 01 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Z kolei stosownie do przepisu § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek ten, ma zastosowanie łącznie z przepisem § 2 ust. 4 rozporządzenia, a zatem dotyczy pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracodawca określa formę zapewnienia okularów korygujących wzrok. Kwestią zasadniczą, w tym przypadku jest, aby pracownik został zaopatrzony w okulary korekcyjne lub szkła kontaktowe, które spełniają ten sam cel co okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza. Zapewnienie pracownikowi okularów korekcyjnych/szkieł kontaktowych poprzez zakupienie ich przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) i następnie dokonanie zwrotu poniesionych wydatków na podstawie przedstawionej pracodawcy faktury stanowi – podobnie jak poniesienie tegoż wydatku przez pracodawcę, na podstawie faktury wystawionej na niego - spełnienie obowiązku jaki spoczywa na pracodawcy na podstawie art. 8 ust. 2 ww. rozporządzenia.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca w związku z zatrudnieniem pracowników jest zobowiązany do ponoszenia także innych, przewidzianych przepisami prawa, świadczeń, w tym m. in. świadczeń wynikających z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy czy z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Takim dodatkowym świadczeniem jest m. in. obowiązek zapewnienia pracownikom użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy, (co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy) okularów korygujących wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeśli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W związku z powyższym Prezes Zarządu wydał wewnętrzne zarządzenie w sprawie zasad zwrotu kosztów zakupu okularów lub soczewek korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym przy obsłudze monitorów ekranowych. Zgodnie z ww. zarządzeniem pracownicy spełniający ww. kryteria są uprawnieni do refundacji poniesionych kosztów zakupu okularów lub soczewek korekcyjnych do kwoty nie wyższej niż 150 złotych, nie częściej niż co dwa lata, na podstawie udokumentowanego oryginałem rachunku lub faktury imiennej (wystawionej na pracownika) zakupu okularów lub soczewek korekcyjnych. Ze względu na fakt, iż na potrzeby ewentualnych reklamacji zakupionych okularów pracownicy są zobowiązani przedstawić w punkcie sprzedaży dowód zakupu, na prośbę pracowników Spółka rozważa możliwość przyjmowania wniosków o refundację z załączoną kserokopią faktury bądź rachunku.

Według Spółki zwrot kosztów zakupu okularów korekcyjnych oraz soczewek korekcyjnych, o którym mowa w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym stanowią podobnie jak inne świadczenia ze stosunku pracy (np. wynagrodzenia za pracę) koszty uzyskania przychodu Spółki jako pracodawcy. Zdaniem Spółki będzie ona miała również możliwość rozpoznania tego kosztu na podstawie wniosku pracownika z załączoną kserokopią faktury lub rachunku, jako dowodem poniesienia wydatku na zakup okularów przez pracownika.

W odniesieniu do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwrotu przez Spółkę wydatków poniesionych przez pracowników na zakup okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych, należy wskazać, iż Spółka jako pracodawca finansujący pracownikowi zakup okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych może, wydatek ten zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jako świadczenie obowiązkowe na rzecz pracownika, wynikające z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

W tym zakresie stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

Natomiast w odniesieniu do sposobu dokumentowania przez Spółkę ww. kosztów należy w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na to, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, gdyż nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), który stanowi: w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

W przedmiotowym wniosku Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości dokumentowania kosztów związanych ze zwrotem pracownikowi wydatków poniesionych przez niego na zakupu okularów korekcyjnych oraz szkieł kontaktowych, które Spółka zamierza księgować w oparciu o wniosek złożony przez pracownika z załączoną kserokopią rachunku/Faktury VAT potwierdzającej ich zakup. Wnioskodawca żąda więc od organu wydającego interpretację de facto potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów, do czego, jak wyżej wspomniano, organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany ani uprawniony.

Z tego powodu odpowiedź na pierwszą część pytania Spółki oznaczonego w przedmiotowym wniosku nr 2 może mieć jedynie charakter bardzo ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

W pierwszej kolejności należy jeszcze raz podkreślić, że ustawa o podatku dochodowym nie reguluje wprost sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Nie oznacza to jednak, że podatnik ma w tym zakresie pełną dowolność. Jak wynika z ugruntowanej linii orzeczniczej obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Skoro więc podatnik musi legitymować się dowodami potwierdzającymi istnienie związku przyczynowo-skutkowego, o którym mowa w ww. art. 15 ust. 1, to przede wszystkim musi posiadać dokumenty świadczące o poniesieniu wydatku.

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września o rachunkowości. Przepisy art. 20, 21 i 22 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

I tak, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
   
   

W myśl art. 20 ust. 4 tej ustawy w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ww. ustawy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
   
   

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeśli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości).

Jak stanowi art. 22 ust. 1 ww. ustawy dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 oraz wolne od błędów rachunkowych.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Jak już bowiem wspomniano, podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów.

Ustawodawca nie narzuca więc żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Należy brać także pod uwagę fakt, iż samo posiadanie dowodów (np. rachunków, Faktur VAT) bez udowodnienia przeznaczenia wydatku, nie stanowi wystarczającej przesłanki, określonej w ww. art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, uzasadniającej zaliczenie kwot tam określonych do kosztów uzyskania przychodu. Dokonanie kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodu powinno opierać się na dowodach popartych mającym miejsce stanem faktycznym – z których jednoznacznie wynikałoby, iż wydatki takie były poniesione w związku z wykonanymi usługami, oraz, że miały związek z osiągniętym przychodem.

O tym czy określony wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów decyduje rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Dowody odzwierciedlać muszą faktyczne zdarzenia gospodarcze. Oznacza to, że muszą istnieć możliwości sprawdzenia, powiązania dokumentów księgowych, z określonymi czynnościami faktycznymi, które mają dokumentować. Podatnik powinien wykazać, że określone czynności faktycznie zaistniały i wiążą się z nimi poniesione, ściśle określone wydatki.

W tym miejscu organ wydający interpretację zauważa, że w orzecznictwie sądowym wykształciły się dwa alternatywne podejścia w odniesieniu do interpretacji art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z pierwszym z nich art. 9 ww. ustawy nakłada na podatnika obowiązek stosowania zasad rachunkowych również w zakresie prawidłowego dokumentowania wydatków stanowiących koszty podatkowe i tylko koszty, których poniesienie zostało udokumentowane w sposób wskazany w tych przepisach mogą zostać zaliczone przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z drugim stanowiskiem, stosując przepisy Ordynacji podatkowej, w szczególności art. 180, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy i jednocześnie nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności mogą to być: księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych oraz inne materiały i informacje. W konsekwencji dowodem przeprowadzenia określonej transakcji gospodarczej, w tym także poniesienia wydatku, może być wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem, a może przyczynić się do wyjaśnienia stanu faktycznego i nie jest przy tym konieczne, aby dowód ten spełniał wymogi przewidziane w przepisach ustawy o rachunkowości.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. A zatem, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, wniosek pracownika o zwrot kosztów nabycia okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych z załączoną kserokopią rachunku/Faktury VAT potwierdzającą przedmiotowe wydatki, stanowi dowód księgowy, będący podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, to taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny/zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż wydatki ponoszone przez Spółkę w związku ze zwrotem pracownikom kosztów nabycia okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych stanowią koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy. Udokumentowanie przez Spółkę przedmiotowych kosztów na podstawie wniosku pracownika o zwrot kosztów nabycia okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych z załączoną kserokopią rachunku/Faktury VAT potwierdzającą przedmiotowe wydatki, o ile będzie spełniało wymagania zawarte w przepisach o rachunkowości, a więc będzie stanowiło dowód księgowy będący podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, będzie jednocześnie wystarczającą podstawą udokumentowania faktu ich poniesienia dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania oznaczonego w przedmiotowym wniosku nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie nadmienia się, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów – na mocy art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4 – 9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

Należy jednocześnie wyjaśnić, że zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, przedmiotem interpretacji indywidualnej są przepisy prawa podatkowego. Wobec tego, tutejszy Organ nie dokonał oceny prawnej stanowiska Wnioskodawcy w części dotyczącej uznania wniosku pracownika o zwrot kosztów nabycia okularów lub szkieł korekcyjnych z załączoną kserokopią rachunku/Faktury VAT potwierdzającej ich nabycie, za dowód księgowy, stanowiący podstawę ujmowania wydatku w księgach rachunkowych. Kwestia ta jest bowiem regulowana przepisami o rachunkowości.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul.1-ego Maja 10, 09-402 Płock.