INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 03.07.2013 r. (data wpływu 08.07.2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków Spółki związanych ze zwyczajowym poczęstunkiem w ramach prowadzonej działalności na nabycie usług cateringowych oraz artykułów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, kanapek, owoców, itp.):

• udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, ponoszonych na rzecz pracowników Spółki podczas narad, spotkań roboczych, szkoleń, audytów ISO – jest prawidłowe,

• udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, ponoszonych na rzecz:
  • pracowników Spółki oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki będącej jej pracownikami podczas spotkań biznesowych, przetargów, negocjacji z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi,
  • pracowników Spółki oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki będącej jej pracownikami podczas spotkań z pracownikami spółek powiązanych
  – jest prawidłowe,

• udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, ponoszonych na rzecz:
  • kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki nie będącej jej pracownikami podczas spotkań biznesowych, przetargów, negocjacji z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi
  • kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki nie będącej jej pracownikami podczas spotkań z pracownikami spółek powiązanych,
  • Członków Zarządu Spółki podczas spotkań z członkami zarządów spółek powiązanych,
  • Zarządu Spółki podczas spotkań z Radą Nadzorczą,
  • Zarządu Spółki podczas spotkań z przedstawicielami Związków Zawodowych
  – jest nieprawidłowe,

• jako wydatków na zwyczajowy poczęstunek dla kontrahentów i innych osób odwiedzających Spółkę – jest nieprawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 08.07.2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków Spółki związanych ze zwyczajowym poczęstunkiem w ramach prowadzonej działalności na nabycie usług cateringowych oraz artykułów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, kanapek, owoców, itp.).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca –Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej będzie nabywała usługi cateringowe oraz artykuły spożywcze (kawę, herbatę, napoje bezalkoholowe, paluszki, ciastka, kanapki, owoce, itp.), które będą stanowiły:

1. zwyczajowy poczęstunek dla kontrahentów i innych osób odwiedzających Spółkę, pozostawiony do dyspozycji tych osób w sekretariatach poszczególnych pionów oraz podawany podczas spotkań handlowych,
2. zwyczajowy poczęstunek w trakcie spotkań w siedzibie lub w oddziałach Spółki:
   • pracowników, kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi (spotkania biznesowe, przetargi, negocjacje),
   • pracowników Spółki (narady, spotkania robocze, szkolenia, audyty wewnętrzne ISO) bez udziału osób z zewnątrz, spotkania będą często całodniowe;
   • pracowników, kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki z pracownikami spółek powiązanych,
   • Członków Zarządu Spółki z członkami zarządów spółek powiązanych,
   • Zarządu Spółki z Radą Nadzorczą,
   • Zarządu Spółki z przedstawicielami Związków Zawodowych.
     
     

Poniesione wydatki na zwyczajowy poczęstunek nie będą nosiły znamion wystawności, wytworności, okazałości ani obfitości. Wyżej wymienione wydatki nie będą miały charakteru reprezentacyjnego, lecz będą służyły jedynie zapewnieniu optymalnych warunków pracy w czasie odbywanych spotkań, wpływając na ich sprawny przebieg i efektywność podejmowanych działań.

Poczęstunek zostanie albo pozostawiony do dyspozycji kontrahentom w sekretariatach, albo ustawiany będzie na stołach konferencyjnych w trakcie narad i spotkań.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy opisane wydatki związane ze zwyczajowym poczęstunkiem w ramach prowadzonej działalności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a zatem wydatki te nie są kosztami, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych...

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na zakup kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, kanapek, owoców i innych tym podobnych produktów spożywczych, o nieznacznej wartości, przeznaczonych na poczęstunek dla kontrahentów lub osób odwiedzających Spółkę, nie będą stanowiły kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Taki drobny poczęstunek należy traktować jako element kosztów ogólnych funkcjonowania firmy. Nie jest to przejaw szczególnej okazałości, a jedynie zwykłych dobrych manier. Poniesione wydatki przyczynią się do sprawnego przebiegu spotkań, w czasie których podejmowane będą kluczowe dla Spółki decyzje i rozstrzygnięcia. Będą podnosiły one efektywność podejmowanych w trakcie narad ustaleń, które będą miały późniejszy wpływ na przychody Spółki.

W związku z tym, że w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych brak jest definicji pojęcia „reprezentacja”, uzasadnionym jest odwołanie się do „Uniwersalnego Słownika Języka Polskiego” pod red. prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Zgodnie z definicją słownikową „reprezentacja” to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem lub pozycją społeczną”.

W ocenie Spółki, kawa, herbata, soki, paluszki, itp. zakupione w celu poczęstowania kontrahenta nie stanowią okazałości, ani wystawności, a są jedynie przejawem kultury w sposobie podejmowania gości, skromnym poczęstunkiem, czymś oczywistym, w świetle standardowo obowiązujących norm kontaktów biznesowych.

Wydatki na usługi cateringowe oraz artykuły spożywcze (ciastka, napoje bezalkoholowe, itp.), które będą nabywane i zużywane w trakcie spotkań roboczych pracowników Spółki oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej – z udziałem doradców, przedstawicieli firm zewnętrznych będą mogły stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Spotkania te będą miały na celu ustalenie jednolitego sposobu postępowania przez odpowiednie komórki w poszczególnych Oddziałach, omówienie zgłoszonych wątpliwości, problemów, jak również będą dotyczyły prac zespołów i komisji utworzonych do realizacji określonych celów.

Przedstawiciele firm zewnętrznych będą uczestniczyć w tych spotkaniach służąc głosem doradczym jako eksperci z danej dziedziny (prawa, podatków, techniki), na podstawie umów mających za przedmiot doraźne, bądź stałe świadczenie usług doradztwa na rzecz Spółki. Wydatki na usługi cateringowe oraz artykuły spożywcze podawane w trakcie takich narad utrzymywane będą na zwyczajowo przyjętym poziomie, zaś osoby uczestniczące w tych spotkaniach jako doradcy będą miały jedynie prawo korzystać z poczęstunku przygotowanego dla pozostałych uczestników narady.

Powyższe w sposób analogiczny należy odnieść do poczęstunku w przypadku spotkań wewnątrzzakładowych, w których będą uczestniczyli jedynie pracownicy Spółki.

Również w kwestii wydatków na artykuły spożywcze i usługi cateringowe, które będą wykorzystywane w trakcie narad pracowników Spółki oraz pracowników spółek powiązanych oraz spotkań roboczych członków Zarządu Spółki z członkami Zarządu spółek powiązanych – Spółka stoi na stanowisku, iż będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Wydatki te ponoszone będą dla zwiększenia efektywności pracowników oraz członków Zarządu w trakcie długich, wielogodzinnych spotkań dotyczących zasad wzajemnej współpracy pomiędzy Spółką oraz spółkami powiązanymi przekładających się na jakość realizacji wzajemnych kontraktów oraz przedsięwzięć, a co za tym idzie na przychód Spółki. Wydatki te nie będą miały charakteru reprezentacji, gdyż ich celem nie będzie w tym przypadku budowa relacji z klientem oraz wizerunku firmy poprzez okazałość i wystawność nastawione na wywarcie pozytywnego wrażenia, a jedynie maksymalizacja efektywności podejmowanych w trakcie narad ustaleń mających wpływ na przychody Spółki.

Podobnie, wydatki na artykuły spożywcze i usługi cateringowe wykorzystywane w trakcie całodniowych, roboczych posiedzeń Zarządu z Radą Nadzorczą lub Związkami Zawodowymi również będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ww. ustawy, ponieważ celem ich poniesienia będzie zwiększenie efektywności pracy oraz zapewnienie odpowiednich warunków do podejmowania przez członków zarządu, związków zawodowych lub rady nadzorczej decyzji (istotnych z punktu widzenia istnienia oraz funkcjonowania Spółki, co w przyszłości może wpłynąć na wymierny wzrost jej przychodów). Wydatki te nie mają również charakteru reprezentacji ani charakteru wydatków na rzecz członków rad nadzorczych lub związków zawodowych. Oferowany poczęstunek jest nieodłącznym elementem spotkania i służy jego głównemu celowi, jakim jest dokonanie określonych ustaleń, przekazanie określonych informacji w ramach działalności Spółki. Ma umożliwiać sprawne i kulturalne przeprowadzenie spotkań, nie będzie stanowił zaś celu samego w sobie.

Wobec powyższego, zdaniem Spółki wydatków takich nie należy uznawać za koszty reprezentacji, a tym samym będzie można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Podobne stanowisko w tej kwestii zajął:

• Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, ITPB3/423-506/08/MH, 23.10.2008 r.,
• Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, ILPB3/423-96/09-5/MC; 27.05.2009 r.,
• Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, IPPB5/423-123/09-2/AM; 21.04.2009 r.,
• Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, ITPB3/423-725a/09/PS, 11.02.2010 r.
  
  

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków Spółki związanych ze zwyczajowym poczęstunkiem w ramach prowadzonej działalności na nabycie usług cateringowych oraz artykułów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, kanapek, owoców, itp.):

• udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, ponoszonych na rzecz pracowników Spółki podczas narad, spotkań roboczych, szkoleń, audytów ISO – uznaje się za prawidłowe,

• udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, ponoszonych na rzecz:
  • pracowników Spółki oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki będącej jej pracownikami podczas spotkań biznesowych, przetargów, negocjacji z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi,
  • pracowników Spółki oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki będącej jej pracownikami podczas spotkań z pracownikami spółek powiązanych
  – uznaje się za prawidłowe,

• udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, ponoszonych na rzecz:
  • kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki nie będącej jej pracownikami podczas spotkań biznesowych, przetargów, negocjacji z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi
  • kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki nie będącej jej pracownikami podczas spotkań z pracownikami spółek powiązanych,
  • Członków Zarządu Spółki podczas spotkań z członkami zarządów spółek powiązanych,
  • Zarządu Spółki podczas spotkań z Radą Nadzorczą,
  • Zarządu Spółki podczas spotkań z przedstawicielami Związków Zawodowych –
  uznaje się za nieprawidłowe,

• jako wydatków na zwyczajowy poczęstunek dla kontrahentów i innych osób odwiedzających Spółkę – uznaje się za nieprawidłowe.
  
  

Należy wskazać, że zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z powyższych przepisów wynika, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą – po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie – są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

• został właściwie udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie - zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli są one racjonalnie uzasadnione, a każdy wydatek powinien być oceniany przede wszystkim z tego punktu widzenia. Wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione koszty pozwalają na normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a w sensie podatkowym zabezpieczają źródło przychodów.

Należy przy tym podkreślić, że ocena racjonalności poniesienia konkretnych wydatków jako kosztów uzyskania przychodu musi być dokonana w kontekście specyfiki (zakresu) prowadzonej działalności gospodarczej z uwzględnieniem istniejących czynników ekonomicznych, prawnych i innych mogących mieć wpływ na przedmiot działalności gospodarczej podatnika, przy uwzględnieniu płynności zmieniających się czynników wpływających na sytuację ekonomiczną przedsiębiorcy.

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wydatki w kontekście specyfiki (zakresu) prowadzonej działalności gospodarczej, jeżeli są one racjonalnie uzasadnione, mają związek z prowadzoną działalnością i przekładają się na uzyskanie bądź zabezpieczenie źródła przychodu przedsiębiorcy.

W konsekwencji nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Skoro bowiem ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem osiągnięcia przychodów, to ten cel musi być widoczny.

Prawo zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów dany podmiot ma w przypadku, gdy wydatki te pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiąganymi przychodami.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Jak wynika z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej będzie nabywała usługi cateringowe oraz artykuły spożywcze (kawę, herbatę, napoje bezalkoholowe, paluszki, ciastka, kanapki, owoce, itp.), które będą stanowiły:

1. zwyczajowy poczęstunek dla kontrahentów i innych osób odwiedzających Spółkę, pozostawiony do dyspozycji tych osób w sekretariatach poszczególnych pionów oraz podawany podczas spotkań handlowych,
2. zwyczajowy poczęstunek w trakcie spotkań w siedzibie lub w oddziałach Spółki:
   • pracowników, kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi (spotkania biznesowe, przetargi, negocjacje),
   • pracowników Spółki (narady, spotkania robocze, szkolenia, audyty wewnętrzne ISO) bez udziału osób z zewnątrz, spotkania będą często całodniowe;
   • pracowników, kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki z pracownikami spółek powiązanych,
   • Członków Zarządu Spółki z członkami zarządów spółek powiązanych,
   • Zarządu Spółki z Radą Nadzorczą,
   • Zarządu Spółki z przedstawicielami Związków Zawodowych.
     
     

Poniesione wydatki na zwyczajowy poczęstunek nie będą nosiły znamion wystawności, wytworności, okazałości ani obfitości. Wyżej wymienione wydatki nie będą miały charakteru reprezentacyjnego, lecz będą służyły jedynie zapewnieniu optymalnych warunków pracy w czasie odbywanych spotkań, wpływając na ich sprawny przebieg i efektywność podejmowanych działań.

Poczęstunek zostanie albo pozostawiony do dyspozycji kontrahentom w sekretariatach, albo ustawiany będzie na stołach konferencyjnych w trakcie narad i spotkań.

Nawiązując do opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego należy wskazać, że kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników i inne wydatki ponoszone na rzecz pracownika w ramach łączącego stosunku pracy. W konsekwencji, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki zarówno bezpośrednio wynikające z zatrudnienia, jak i pośrednio związane z zatrudnieniem, ponoszone przez pracodawców na rzecz swoich pracowników.

O kwalifikacji wydatków na rzecz pracowników powinny decydować przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (przykładowo art. 16 ust. 1 pkt 45 tej ustawy).

Uwzględniając powyższe należy zatem stwierdzić, że wydatki, które Spółka będzie ponosić na nabycie usług cateringowych oraz artykułów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, kanapek, owoców, itp.) na poczęstunek dla pracowników podczas narad, spotkań roboczych, szkoleń, audytów ISO, a także na poczęstunek dla pracowników oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki będącej jej pracownikami podczas spotkań biznesowych, przetargów, negocjacji z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi i podczas spotkań z pracownikami spółek powiązanych

– jako wydatki niewymienione w negatywnym katalogu kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) – będą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w Spółce, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Zaznaczyć jednakże należy, że nie każdy wydatek (świadczenie) na rzecz pracownika, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy.

Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy ponadto wskazać, że wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów, obciąża Podatnika.

Natomiast na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła do innych przepisów prawa.

Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja” nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu.

Próbę zdefiniowania tego pojęcia podjął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 25 stycznia 2012 r. sygn. akt II FSK 1445/10. Sąd stwierdził, że wykładnia terminu „reprezentacja” użyta przez ustawodawcę w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wymaga odwołania się do rozumienia powyższego pojęcia w języku prawnym i prawniczym, zgodnie z który oznacza „przedstawicielstwo, występowanie w czyimś imieniu, w czyimś interesie”, a nie „wystawność, okazałość, wytworność”.

Ponadto w ocenie NSA, norma art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera żadnych wyjątków, tak odnoszących się do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielskie są realizowane, jak i do wystawności lub braku wystawności w zakresie nabywania usług gastronomicznych, zakupu żywności lub napojów. Należy zatem stwierdzić, że wydatki na wszelkie tego typu usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – niezależnie także od tego, czy usługi te i zakupione artykuły były wykorzystywane w kontaktach z kontrahentami w siedzibie przedsiębiorstwa (zakładu), czy też poza nią. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę.

W tym kontekście takie cechy jak okazałość, ekskluzywność czy wystawność nie są warunkami koniecznymi reprezentacji. Wizerunek postrzegany i określany jako pozytywny wcale nie musi odzwierciedlać dostatku, okazałości, zamożności, bo zwyczajowe postępowanie w relacjach biznesowych może przejawiać się w skromności przedsiębiorcy, zapobiegliwości, oszczędności i dla wypracowania określonego wizerunku ponoszone są wydatki na reprezentację.

Pojęcie reprezentacji dotyczy zatem kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Jak wskazał Wnioskodawca, w rozpatrywanej sprawie ponoszone wydatki to przejaw dobrych manier i kultury w sposobie podejmowania gości.

Ponoszone wydatki na usługi gastronomiczne i artykuły spożywcze udostępniane w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach podmiotom zewnętrznym wpływają korzystnie na tworzenie pozytywnego, pożądanego wizerunku firmy. Przygotowanie poczęstunku dla gości służy tworzeniu obrazu przedsiębiorcy jako podmiotu gościnnego, dbającego o klientów i szanującego przyjęte zwyczaje, co przyczynia się do pozytywnego odbioru przedsiębiorcy w relacjach zewnętrznych i tworzy korzystną atmosferę do rozwijania i podejmowania współpracy.

W oparciu o opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz przywołane powyżej przepisy prawa należy zatem stwierdzić, że wydatki Spółki ponoszone na zakup usług cateringowych i artykułów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, kanapek, owoców, itp.), które są udostępniane w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach:

• w trakcie spotkań kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki nie będącej jej pracownikami z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi podczas spotkań biznesowych, przetargów, negocjacji,
• w trakcie spotkań kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki nie będącej jej pracownikami podczas spotkań z pracownikami spółek powiązanych,
• w trakcie spotkań Członków Zarządu Spółki podczas spotkań z członkami zarządów spółek powiązanych,
• w trakcie spotkań Zarządu Spółki podczas spotkań z Radą Nadzorczą,
• w trakcie spotkań Zarządu Spółki podczas spotkań z przedstawicielami Związków Zawodowych oraz ponoszone na rzecz kontrahentów i innych osób odwiedzających Spółkę jako wydatków na zwyczajowy poczęstunek

• mają walor reprezentacyjny stworzenia wobec tych podmiotów zewnętrznych określonego wizerunku podatnika poprzez zapewnienie dobrego obrazu jego firmy i działalności, który z uwagi na cel kreowania takiego obrazu podatnika w relacjach zewnętrznych, przesądza o ich reprezentacyjnym charakterze.
  
  

Przedmiotowe wydatki spełniają zatem przesłankę „kosztów reprezentacji”, bowiem w sposób pośredni wobec podmiotów zewnętrznych promują oraz kreują pozytywny wizerunek Wnioskodawcy, tym samym mieszczą się w katalogu wydatków nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Co istotne w rozpatrywanej sprawie, dla tworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma tu żadnego znaczenia. Z uwagi na cel reprezentacyjny, jaki wypływa w związku z tego typu wydatkami nie jest zatem ważne, czy kwoty na opisane we wniosku usługi cateringowe i artykuły spożywcze są wysokie, czy niskie a także czy stanowią one skromny, zwyczajowo przyjęty w kulturze biznesu poczęstunek, czy wystawne przyjęcie i czy zwyczajowy poczęstunek w trakcie organizowanych spotkań dla podmiotów zewnętrznych odbywa się w siedzibie Spółki, czy też w jej oddziałach.

Podsumowując, z uwagi na opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz przywołane przepisy prawa w rozpatrywanej sprawie stanowisko Wnioskodawcy co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów opisanych wydatków związanych ze zwyczajowym poczęstunkiem w ramach prowadzonej działalności, z uwagi na art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy uznać za nieprawidłowe.

Co zostało ustalone powyżej, koszty usług cateringowych i artykułów spożywczych udostępnianych podczas organizowanych spotkań w siedzibie Spółki lub w jej oddziałach na rzecz kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki nie będącej pracownikami Spółki, doradców (ekspertów) zewnętrznych, pracowników spółek powiązanych, Członków Zarządu Spółki, członków zarządów spółek powiązanych, Zarządu Spółki, Rady Nadzorczej, przedstawicieli Związków – jako podmiotów trzecich w relacjach zewnętrznych to przejaw dobrych manier i kultury w podejmowaniu gości dla zwiększenia efektywności organizowanych spotkań i zapewnienia odpowiednich warunków do podejmowania decyzji istotnych z punktu widzenia istnienia oraz funkcjonowania Spółki, który ma w efekcie umożliwiać sprawne i kulturalne przeprowadzanie spotkań, a w relacjach z kontrahentami i innymi osobami odwiedzającymi Spółkę tworzyć określony wizerunek podatnika poprzez zapewnienie dobrego obrazu jego firmy i działalności, zatem opisane wydatki ze względu na cel ich ponoszenia mieszczą się w katalogu wydatków nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, bo mają charakter „kosztów reprezentacji”.

Zatem w ww. zakresie Spółka nie ma podstaw, by wydatki na nabycie usług cateringowych oraz artykułów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, kanapek, owoców, itp.) zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na podstawie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Odnośnie wydatków ponoszonych na nabycie usług cateringowych oraz artykułów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, kanapek, owoców, itp.) udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, pracownikom Spółki podczas narad, spotkań roboczych, szkoleń, audytów ISO a także ponoszonych na rzecz pracowników Spółki oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki będącej jej pracownikami podczas spotkań biznesowych, przetargów, negocjacji z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi i podczas spotkań z pracownikami spółek powiązanych należy mieć na względzie, że jako „koszty pracownicze” mogą one być zakwalifikowane do podatkowych kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Biorąc powyższe pod uwagę stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków Spółki związanych ze zwyczajowym poczęstunkiem w ramach prowadzonej działalności na nabycie usług cateringowych oraz artykułów spożywczych (kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, paluszków, ciastek, kanapek, owoców, itp.):

• udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, ponoszonych na rzecz pracowników Spółki podczas narad, spotkań roboczych, szkoleń, audytów ISO – uznaje się za prawidłowe,

• udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, ponoszonych na rzecz:
  • pracowników Spółki oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki będącej jej pracownikami podczas spotkań biznesowych, przetargów, negocjacji z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi,
  • pracowników Spółki oraz kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki będącej jej pracownikami podczas spotkań z pracownikami spółek powiązanych
  – uznaje się za prawidłowe,

• udostępnianych w siedzibie Spółki a także w jej oddziałach, ponoszonych na rzecz:
  • kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki nie będącej jej pracownikami podczas spotkań biznesowych, przetargów, negocjacji z doradcami (ekspertami) zewnętrznymi
  • kadry kierowniczej i dyrektorskiej Spółki nie będącej jej pracownikami podczas spotkań z pracownikami spółek powiązanych,
  • Członków Zarządu Spółki podczas spotkań z członkami zarządów spółek powiązanych,
  • Zarządu Spółki podczas spotkań z Radą Nadzorczą,
  • Zarządu Spółki podczas spotkań z przedstawicielami Związków Zawodowych – uznaje się za nieprawidłowe,

• jako wydatków na zwyczajowy poczęstunek dla kontrahentów i innych osób odwiedzających Spółkę – uznaje się za nieprawidłowe.
  
  

Końcowo należy wskazać, że przywołane przez Wnioskodawcę interpretacje przepisów prawa podatkowego:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 23.10.2008 r. nr ITPB3/423-506/08/MH, dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na usługi cateringowe i podstawowe artykuły spożywcze,

• Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27.05.2009 r. nr ILPB3/423-96/09-5/MC dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów,

• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21.04.2009 r. nr IPPB5/423-123/09-2/AM dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze (w tym katering) na potrzeby sekretariatów wykorzystywane jako poczęstunek dla kontrahentów, uczestników spotkań roboczych oraz narad między przedstawicielami poszczególnych jednostek,

• Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 11.02.2010 r. nr ITPB3/423-725a/09/PS dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych między innymi w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu

- wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie mogą być źródłem praw i obowiązków w innych sprawach.

Na mocy art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 roku - Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) źródłami powszechnie obowiązującego prawa w Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.

Z uwagi na powyższe, przywołane interpretacje nie są wiążące dla tut. Organu podatkowego. Każdą sprawę Organ podatkowy jest zobowiązany traktować indywidualnie.

Jednocześnie na uwagę zasługuje okoliczność, że weryfikacja zaliczenia poszczególnych wydatków Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).

Dokonując interpretacji indywidualnej Organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji). Organ nie rozstrzyga o zindywidualizowanych obowiązkach podatkowych strony, gdyż może to nastąpić w ramach przeprowadzonego postępowania podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.