Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP2-1.4010.437.2018.1.MW
z 31 grudnia 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 października 2018 r. (data wpływu 24 października 2018 r.), uzupełnionym pismem, które wpłynęło do tut. Organu 06 grudnia 2018 r. oraz pismem z dnia 13.12.2018 r. (data wpływu 21.12.2018 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie z dnia 13 grudnia 2018 r. nr 0114-KDIP2-1.437.2018.2.MW (data nadania 13 grudnia 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z:

1. udziałem przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencji o charakterze szkoleniowym organizowanej przez Spółkę – jest prawidłowe,
2. udziałem przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencji organizowanej przez podmiot zewnętrzny tj. wydatków na bilety lotnicze i kolejowe związane z przelotem/przejazdem przedstawicieli kontrahentów do miejsca organizowania konferencji, zakwaterowanie uczestników – jest prawidłowe,
3. zakwaterowaniem przedstawiciela kontrahenta Spółki bezpośrednio po spotkaniu biznesowym – jest nieprawidłowe.
   
   

UZASADNIENIE

W dniu 24 października 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z udziałem przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencjach oraz na zakwaterowanie przedstawiciela kontrahenta Spółki bezpośrednio po spotkaniu biznesowym.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Firma X spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako „Spółka”) prowadzi działalność w zakresie produkcji pasz zwierzęcych. Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, rozliczająca się na podstawie prowadzonych ksiąg handlowych. W celu poprawy konkurencyjności na rynku oferowanych produktów Spółka podejmuje różnego typu działania o charakterze marketingowym, których celem jest zintensyfikowanie sprzedaży wyrobów własnych na rynku krajowym i zagranicznym. Z uwagi na powyższe może wystąpić kilka przypadków opisanych poniżej.

Przypadek A

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka organizuje konferencje o charakterze szkoleniowym. W konferencjach biorą udział zarówno pracownicy Spółki jak i przedstawiciele kontrahentów Spółki, głównie odbiorców produktów oferowanych przez Spółkę. Zazwyczaj takimi przedstawicielami są wybrani pracownicy kontrahenta. Celem organizacji konferencji jest zapoznanie obecnych jak i przyszłych kontrahentów z gamą produktów oferowanych przez Spółkę. Dodatkowo dzięki organizacjom tego typu konferencji Spółka ma możliwość budowania i podtrzymywania relacji z kontrahentami. Koszty organizacji konferencji oraz uczestnictwa w niej przedstawicieli kontrahentów spoczywają na Spółce.

W ramach organizowanej konferencji Spółka ponosi różnego rodzaju koszty, w szczególności są to:

• koszty biletów lotniczych i kolejowych związanych z przelotem/przejazdem przedstawicieli kontrahentów do miejsca organizowania konferencji,
  

• koszty wynajmu sali w której odbywa się konferencja,
  

• koszty zakwaterowania uczestników konferencji,
  

• koszty serwisu kawowego oraz lunchu, który ma miejsce podczas szkolenia,
  

• koszty wynagrodzenia prelegentów prowadzących wykłady podczas konferencji,
  
  
  

Dodatkowo Spółka w ramach konferencji organizuje i ponosi koszty dodatkowych atrakcji dla uczestników konferencji w postaci:

• rejsu statkiem,
  

• wynajmu przewodnika w celu zwiedzenia miasta,
  

• zwiedzania muzeum,
  

• biletów na mecz piłki nożnej,
  

• uroczystej kolacji dla uczestników konferencji,
  

• oprawy muzycznej podczas kolacji dla uczestników konferencji.
  
  
  

Przypadek B

Zdarzają się także sytuacje w której organizatorem konferencji jest inny podmiot zewnętrzny. Konferencja organizowana przez podmiot trzeci w swojej tematyce odnosi się także do prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej. Zdarza się także, że pracownicy Spółki biorą aktywny udział w prowadzonej konferencji — przygotowują wykłady związane z tematyką oferowanych przez Spółkę produktów. W konferencji podobnie jak w pierwszym przypadku uczestniczą przedstawiciele kontrahentów Spółki, zwykle ich pracownicy. W opisanej sytuacji Spółka ponosi następujące koszty:

• koszty biletów lotniczych i kolejowych związanych z przelotem/przejazdem przedstawicieli kontrahentów do miejsca organizowania konferencji,
  

• koszty zakwaterowania uczestników konferencji,
  
  
  

Przypadek C

Kolejny przypadek dotyczy sytuacji w której pracownik (przedstawiciel handlowy) Spółki uczestniczy w spotkaniu biznesowym z przedstawicielem kontrahenta w celu omówienia warunków współpracy, zawarcia umowy lub też podsumowania dotychczasowej współpracy. Zdarza się, że spotkania odbywają się w miejscowości oddalonej znacznie zarówno od miejsca zamieszkania pracownika Spółki jak i przedstawiciela kontrahenta Spółki. W takiej sytuacji Spółka ponosi koszty związane z noclegiem własnego pracownika jak również pracownika kontrahenta.

Przedmiotem zapytania są wątpliwości Spółki odnośnie poprawności zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z uczestnictwem przedstawicieli kontrahentów w opisanych konferencjach oraz z zapewnieniem noclegu przedstawicielom kontrahenta bezpośrednio po odbytym spotkaniu biznesowym.

Wnioskodawca pismem z dnia 13.12.2018 r. uzupełnił opis stanu faktycznego o następujące informacje:

Czasami spółka partycypuje w kosztach organizacji konferencji, czasami pracownicy Spółki są zapraszani jako prelegenci odnośnie produktów Spółki, dając wykłady albo szkolenia promujące produkty Wnioskodawcy, dodatki paszowe i premiksy, które Wnioskodawca posiada w swojej ofercie. Konferencje organizowane przez podmiot zewnętrzny dotyczą zdrowia i żywienia zwierząt. Produkty oferowane klientom przez firmę X wpływają na poprawę zdrowia, użytkowości i poprawę parametrów produkcyjnych zwierząt. W związku z czym w interesie obu podmiotów jest nowoczesne i efektywne żywienie zwierząt, co przynosi obopólne korzyści. Na każdych konferencjach przedstawiane są najnowsze informacje odnośnie produktów Wnioskodawcy, uzupełniana wiedza o nich jak również przedstawiane są nowe ulepszone produkty. Przykładem mogą być enzymy, jako jeden z oferowanych przez firmę X produktów. Jeżeli klienci zrozumieją potrzebę stosowania enzymów w żywieniu zwierząt przynosi Wnioskodawcy to dodatkową sprzedaż. Celem każdej konferencji jest przede wszystkim przekazanie wiedzy na temat oferty produktowej, promowanie marki, produktów Wnioskodawcy wśród uczestników konferencji. Podczas każdej konferencji przekazywana jest wiedza, materiały marketingowe, foldery informacyjne dotyczące oferowanych produktów przez X.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy wydatki ponoszone przez Spółkę opisane w Przypadku A, stanowią dla Spółki podatkowy koszt uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ?
2. Czy wydatki ponoszone przez Spółkę opisane w Przypadku B, stanowią dla Spółki podatkowy koszt uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ?
3. Czy wydatki ponoszone przez Spółkę opisane w Przypadku C, stanowią dla Spółki podatkowy koszt uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1036, ze zm. dalej jako „Ustawa") kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Za koszty uzyskania przychodów można uznać takie wydatki, które spełniają łącznie warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 1, tj.:

1. zostały poniesione przez podatnika,
2. ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
3. nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 Ustawy
   
   

Pierwsza z wymienionych przesłanek odnosi się do możliwości przypisania faktu poniesienia kosztu do osoby podatnika. Kosztem uzyskania przychodu mogą być wyłącznie koszty obciążające samego podatnika wartość ciężarów, jakie ponosi podatnik w toku prowadzenia działalności (funkcjonowania). Poniesienie kosztu jest co do zasady związane z faktycznym i definitywnym przesunięciem określonej wartości z majątku podatnika do majątku innego podmiotu.

Przesłankę celowości kosztu opisaną w punkcie drugim powyżej uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł obiektywnie oceniając oczekiwać takiego efektu.

Katalog wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 Ustawy ma charakter zamknięty. Ujęte w nim wyłączenia mają różny charakter i pełnią różne funkcje. W szczególności, część spośród nich prowadzi do bezwzględnego wyłączenia określonych rodzajów kosztów z kategorii kosztów podatkowych, część służy limitowaniu wysokości rozpoznawanych przez podatników rodzajów kosztów uzyskania przychodów (uniemożliwia zaliczenie do kosztów podatkowych wartości przewyższających ustalony przez ustawodawcę poziom wydatków), część przesunięciu momentu rozpoznawania określonych kosztów, wykluczeniu ich związku albo powiązaniu ich z konkretnym przychodem lub momentem podatkowym.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego Spółka w ramach poprawy konkurencyjności swoich produktów organizuje akcje promocyjne w postaci konferencji, szkoleń podczas których przedstawiana jest oferta Spółki. Na Konferencje Spółka zaprasza przedstawicieli swoich kontrahentów, finansując wydatki tych przedstawicieli związane z uczestnictwem w konferencji oraz pozostałą oprawą. Konferencje na których poruszana jest tematyka związana z działalnością Spółki organizują także inne podmioty, w tym wypadku Spółka również pokrywa wydatki związane z udziałem w konferencji przedstawicieli kontrahentów. Wreszcie zdarzają się także sytuacje, w których Spółka pokrywa nocleg przedstawiciela kontrahenta bezpośrednio po zakończonym spotkaniu biznesowym.

Dokonując analizy wyżej przytoczonych przepisów na tle przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, iż wydatki Spółki związane organizacją i uczestnictwem przedstawicieli kontrahentów w opisywanych Konferencjach spełniają dyspozycję przepisu art. 15 ust. 1 Ustawy. Bezsprzecznie zostały one poniesione przez podatnika, Spółka bowiem w swojej dokumentacji księgowej posiada dowody poniesienia opisywanych wydatków w postaci dokumentów faktur, oraz potwierdzeń dokonanych przelewów bankowych. Poniesione przez Spółkę wydatki mają także logiczny i bezsprzeczny związek z uzyskiwanymi przez nią przychodami. Związane są bowiem z działalnością mającą na celu lepsze zapoznanie obecnych i przyszłych klientów z ofertą, jej asortymentem spółki oraz właściwościami wytwarzanych przez spółkę produktów. Uczestnictwo przedstawicieli kontrahentów w opisywanych konferencjach ma na celu zatem zarówno zdobycie nowych klientów jak też utrzymanie dotychczasowych relacji biznesowych z obecnymi kontrahentami. Analogiczna argumentacja dotyczy także kosztów noclegu dla przedstawiciela kontrahenta po zakończonym spotkaniu biznesowym. Spotkanie ma bowiem na celu zawarcie lub utrzymanie wzajemnych relacji biznesowych, co z kolei przekłada się poprawę sprzedaży i pozyskanie nowych przychodów przez Spółkę. Zatem z uwagi na powyższe także warunek odnośnie poniesienia kosztu w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodu został w opisanym przypadku spełniony.

W katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodu znajdującym się w Ustawie można odnaleźć przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 zgodnie z którym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodu kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przepisy ustaw prawa podatkowego nie definiują pojęcia reprezentacji. W obecnym orzecznictwie jak i doktrynie prawa podatkowego reprezentacja definiowana jest jako działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W opisanej sytuacji wydatki stricte związane z organizacją konferencji oraz uczestnictwem w niej przedstawicieli kontrahentów, takie jak zakup biletów lotniczych, kolejowych, wynajem sali, serwis kawowy oraz lunch podczas konferencji, zakwaterowanie uczestników konferencji, wynagrodzenie prelegentów prowadzących konferencję nie będą wpisywały się w definicję wydatków reprezentacyjnych. Wydatki powyższe mają bowiem charakter kosztów działalności marketingowej skierowanych na poprawę zysków Spółki lub też zachowanie dotychczasowego wolumenu sprzedaży.

Natomiast koszty związane z zapewnieniem dodatkowych atrakcji dla uczestników konferencji takie jak rejs statkiem, wynajem przewodnika w celu zwiedzenia miasta, zwiedzanie muzeum, bilety na mecz piłki nożnej, uroczystej kolacji dla uczestników konferencji, oprawy muzycznej podczas kolacji dla uczestników konferencji noszą znamiona wydatków o charakterze reprezentacyjnym. W związku z powyższym nie mogą stanowić dla Spółki kosztów uzyskania przychodu w ujęciu podatkowym.

W piśmie z dnia 13 grudnia 2018 r. Wnioskodawca uzupełnił także własne stanowisko w sprawie.

Reasumując w odniesieniu do zadanych pytań zdaniem Spółki odpowiedzi są następujące:

1. Przypadek A.
   
   

Wydatki takie jak koszty biletów lotniczych i kolejowych związanych z przelotem/przejazdem przedstawicieli kontrahentów do miejsca organizowania konferencji, koszty wynajmu sali w której odbywa się konferencja, koszty zakwaterowania uczestników konferencji, koszty serwisu kawowego oraz lunchu, który ma miejsce podczas szkolenia, koszty wynagrodzenia prelegentów prowadzących wykłady podczas konferencji stanowić będą dla Spółki podatkowe koszty uzyskania przychodu jako wydatki powiązane z uzyskiwanym przychodem.

Wydatki takie jak rejs statkiem, wynajem przewodnika w celu zwiedzenia miasta, zwiedzanie muzeum, bilety na mecz piłki nożnej, uroczystej kolacji dla uczestników konferencji, oprawy muzycznej podczas kolacji dla uczestników konferencji jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym będą wyłączone z ujęcia w kosztach podatkowych Spółki na mocy art. 16 ust. 2 pkt 28 Ustawy.

2. Przypadek B.
   
   

Wydatki takie jak koszty biletów lotniczych i kolejowych związanych z przelotem/przejazdem przedstawicieli kontrahentów do miejsca organizowania konferencji, koszty zakwaterowania uczestników konferencji, będą dla Spółki stanowiły podatkowe koszty uzyskania przychodu jako wydatki powiązane z uzyskiwanym przychodem.

3. Przypadek C.
   
   

Wydatki takie jak zakwaterowanie przedstawiciela kontrahenta bezpośrednio po spotkaniu biznesowym będą dla Spółki stanowiły podatkowe koszty uzyskania przychodu jako wydatki powiązane z uzyskiwanym przychodem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z:

1. udziałem przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencji o charakterze szkoleniowym organizowanej przez Spółkę – jest prawidłowe,
2. udziałem przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencji organizowanej przez podmiot zewnętrzny tj. wydatków na bilety lotnicze i kolejowe związane z przelotem/przejazdem przedstawicieli kontrahentów do miejsca organizowania konferencji, zakwaterowanie uczestników – jest prawidłowe,
3. zakwaterowaniem przedstawiciela kontrahenta Spółki bezpośrednio po spotkaniu biznesowym – jest nieprawidłowe.
   
   

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1036 z póź. zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  

• został właściwie udokumentowany,
  

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  
  

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Należy zauważyć, że updop nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Stanowisko zaprezentowane przez Sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 updop (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 16 ust. 1 updop, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki na usługi rozrywkowe.

Odnosząc się z kolei do kwestii podatkowych związanych z wydatkami poniesionymi na reklamę (marketing), wskazać należy, że zgodnie z ugruntowanym poglądem przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

Dokonując zatem oceny zakresu pojęciowego „reprezentacji” i „reklamy” (marketingu) wywieść z powyższego należy, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika że Spółka w celu poprawy konkurencyjności na rynku oferowanych produktów podejmuje różnego typu działania o charakterze marketingowym, których celem jest zintensyfikowanie sprzedaży wyrobów własnych na rynku krajowym i zagranicznym, zapoznanie obecnych jak i przyszłych kontrahentów z gamą produktów oferowanych przez Spółkę. W związku z tym organizuje konferencje o charakterze szkoleniowym i spotkania biznesowe, w których biorą udział zarówno pracownicy Spółki jak i przedstawiciele kontrahentów, głównie odbiorców produktów oferowanych przez Spółkę. Wnioskodawca zaznacza, że wydatki na konferencje o charakterze szkoleniowym organizowane przez Spółkę, związane z uczestnictwem przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencji oraz pozostałą oprawą (dodatkowe atrakcje) w całości ponoszone są przez Spółkę. Także wydatki związane z zapewnieniem noclegu przedstawicielom kontrahenta po odbytym spotkaniu biznesowym oraz wydatki związane z udziałem przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencjach organizowanych przez podmioty zewnętrzne (czasami Spółka partycypuje w kosztach organizacji tych konferencji), na których poruszana jest tematyka związana z działalnością Spółki pokrywane są przez Spółkę. Wnioskodawca podkreśla, (…) że pracownicy Spółki są zapraszani jako prelegenci w prowadzonej konferencji podmiotu zewnętrznego — dając wykłady albo szkolenia związane z tematyką oferowanych przez Spółkę produktów. Konferencje te dotyczą zdrowia i żywienia zwierząt. Produkty oferowane klientom przez firmę X wpływają na poprawę zdrowia, użytkowości i poprawę parametrów produkcyjnych zwierząt. W związku z czym w interesie obu podmiotów jest nowoczesne i efektywne żywienie zwierząt, co przynosi obopólne korzyści. Na każdych konferencjach przedstawiane są najnowsze informacje odnośnie produktów Wnioskodawcy, uzupełniana jest wiedza o nich jak również przedstawiane są nowe ulepszone produkty. Przykładem mogą być enzymy, jako jeden z oferowanych przez firmę X produktów. Jeżeli klienci zrozumieją potrzebę stosowania enzymów w żywieniu zwierząt przynosi to Wnioskodawcy dodatkową sprzedaż. Celem każdej konferencji jest przede wszystkim przekazanie wiedzy na temat oferty produktowej, promowanie marki, produktów Wnioskodawcy wśród uczestników konferencji. Podczas każdej konferencji przekazywana jest wiedza, materiały marketingowe, foldery informacyjne dotyczące oferowanych produktów przez X.”

W związku z powyższym Spółka powzięła wątpliwości co do poprawności zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych wydatków związanych z uczestnictwem przedstawicieli kontrahentów w konferencjach oraz zapewnieniem noclegu przedstawicielom kontrahenta bezpośrednio po odbytym spotkaniu biznesowym.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu sprawy należy stwierdzić, że wydatki dotyczące udziału przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencjach o charakterze szkoleniowym organizowanych przez Wnioskodawcę (tj. koszty biletów lotniczych i kolejowych związanych z przelotem/przejazdem przedstawicieli kontrahentów do miejsca organizowania konferencji, koszty wynajmu sali w której odbywa się konferencja, koszty zakwaterowania uczestników konferencji, koszty serwisu kawowego oraz lunchu, który ma miejsce podczas szkolenia, koszty wynagrodzenia prelegentów prowadzących wykłady podczas konferencji) jak i w konferencjach organizowanych przez podmiot zewnętrzny (tj. koszty biletów lotniczych i kolejowych związanych z przelotem/przejazdem przedstawicieli kontrahentów do miejsca organizowania konferencji, koszty zakwaterowania uczestników konferencji), nie noszą znamion reprezentacji. W konsekwencji należy więc stwierdzi, że wydatki te spełniają przesłanki wynikające art. 15 ust. 1 updop, czyli są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i tym samym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Przedmiotowe konferencje miały bowiem na celu zapoznanie obecnych i przyszłych kontrahentów z ofertą Wnioskodawcy, jej asortymentem oraz właściwościami wytwarzanych przez Spółkę produktów.

W tym zakresie stanowisko Spółki należy więc uznać za prawidłowe.

Natomiast wydatki poniesione przez Spółkę na dodatkową oprawę konferencji organizowanych przez Wnioskodawcę (obejmującą atrakcje dla uczestników, tj. rejs statkiem, wynajem przewodnika w celu zwiedzenia miasta, zwiedzanie muzeum, bilety na mecz piłki nożnej, uroczysta kolacja wraz z oprawą muzyczną dla uczestników konferencji) zdaniem tut. Organu, jak słusznie zauważył też Wnioskodawca nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, gdyż ww. wydatki noszą znamiona reprezentacji o czym stanowi art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Rozpatrując zasadność ich poniesienia należy wziąć pod uwagę charakter dodatkowej oprawy konferencji. Dla prawidłowej kwalifikacji kosztów najważniejszym jest bowiem wyraźne ustalenie głównego celu organizowanego spotkania i wskazanie potencjalnych korzyści oczekiwanych w związku z nim. Zauważyć należy, że jak wskazano w opisie sprawy dodatkowa oprawa konferencji obejmowała bogatą część rozrywkową (tj. rejs statkiem, wynajem przewodnika w celu zwiedzenia miasta, zwiedzanie muzeum, bilety na mecz piłki nożnej, uroczysta kolacja wraz z oprawą muzyczną dla uczestników konferencji).

Nie ulega zatem wątpliwości, że ww. część została zdominowana przez przygotowaną część konsumpcyjną, rozrywkową. Tym samym przybrała charakter wydarzenia o cechach reprezentacyjnych. Należy tutaj podkreślić także, że osiągnięcie przez uczestników przygotowywanej konferencji (przedstawicieli kontrahentów współpracujących ze Spółką) wiedzy i przekonań pożądanych przez Spółkę nie jest uzależnione od zaoferowania przez nią tak bogatej części rozrywkowej (konsumpcyjnej).

Przenosząc zatem powołane uregulowania prawne oraz powyższe wyjaśnienia na grunt rozpatrywanej sprawy należy stwierdzić, że wydatki związane z organizacją przedmiotowych konferencji w części obejmującej dodatkowe atrakcje, tj. rejs statkiem, wynajem przewodnika w celu zwiedzenia miasta, zwiedzanie muzeum, bilety na mecz piłki nożnej, uroczysta kolacja wraz z oprawą muzyczną dla uczestników konferencji, noszą znamiona reprezentacji, gdyż mają na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach kontrahentów, uwypuklenie jego zasobności i profesjonalizmu, czyli stworzenie oczekiwanego wizerunku Wnioskodawcy dla potencjalnego zawarcia umowy lub stworzenie korzystnych warunków jej zawarcia.

Tym samym Spółka zasadnie wyłączyła z kosztów uzyskania przychodów wydatki na dodatkową oprawę konferencji w związku z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. W tej części stanowisko Wnioskodawcy także jest prawidłowe.

Natomiast odnosząc się do wydatków na zakwaterowanie przedstawicieli kontrahentów uczestniczących w opisanych spotkaniach biznesowych należy uznać, że ich ponoszenie jest podyktowane chęcią ugoszczenia kontrahenta i zbudowania pozytywnych relacji. Nie są to bowiem wydatki konieczne do przeprowadzenia rozmów biznesowych, a Spółka sama wskazuje na celowość podtrzymania dobrych stosunków handlowych z obecnymi kontrahentami.

Tym samym wydatki poniesione z tego tytułu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Jak wcześniej wskazano, powołując się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego oceniając czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy w tej części należy uznać za nieprawidłowe.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z:

1. udziałem przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencji o charakterze szkoleniowym organizowanej przez Spółkę – jest prawidłowe,
2. udziałem przedstawicieli kontrahentów Spółki w konferencji organizowanej przez podmiot zewnętrzny tj. wydatków na bilety lotnicze i kolejowe związane z przelotem/przejazdem przedstawicieli kontrahentów do miejsca organizowania konferencji, zakwaterowanie uczestników – jest prawidłowe,
3. zakwaterowaniem przedstawiciela kontrahenta Spółki bezpośrednio po spotkaniu biznesowym – jest nieprawidłowe.
   
   

Nadmienić także należy, że zasadność zaliczenia wskazanych przez Wnioskodawcę w przedmiotowym wniosku wydatków (w szczególności związek pomiędzy ich poniesieniem a osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu), do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.