Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP4.4012.441.2017.1.IT
z 13 września 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 16 sierpnia 2017 r. (data wpływu 29 sierpnia 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT zawartego na fakturach przechowywanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 sierpnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT zawartego na fakturach przechowywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

E. PLC (Publiczna Spółka Akcyjna) Oddział w Polsce (dalej: Wnioskodawca, Spółka) będący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest centrum usług wspólnych dla grupy kapitałowej C.

Wnioskodawca, w związku z prowadzoną działalnością, otrzymuje od kontrahentów znaczną ilość faktur zakupowych. Część przedmiotowych faktur jest do Spółki przesyłana w formie papierowej, a część elektronicznie.

Aktualnie Wnioskodawca planuje wdrożenie nowego systemu archiwizowania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Nowy sposób archiwizacji dokumentów będzie obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne obce, w szczególności faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki (dalej: Dokumenty).

Dokumenty otrzymywane w formie papierowej od kontrahentów będą skanowane i archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, na serwerach znajdującym się w kraju lub za granicą (w krajach Unii Europejskiej, jak i poza Unią Europejską). Wnioskodawca pragnie przy tym podkreślić, że wszystkie serwery zostaną odpowiednio zabezpieczone przed wirusami oraz wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych, w tym także zagwarantowana będzie ciągłość cech eksploatacyjnych w czasie wymaganym do przechowywania Dokumentów. Dostęp do serwera będzie także fizycznie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem do znajdujących się na nim danych.

Systematycznie tworzone będą także kopie zapasowe zeskanowanych dokumentów na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach danych tak, aby informacje na nich przetrwały wymagany okres archiwizacji.

Dokumenty w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF lub jpg/tiff - dzięki temu nie będzie możliwa zmiana danych zawartych w Dokumentach. Każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od innych Dokumentów, a Wnioskodawca będzie je przechowywał w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów.

Po zeskanowaniu Dokumentów i zapisaniu w wersji elektronicznej, dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Celem Spółki jest przechowywanie Dokumentów jedynie w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca zaznacza przy tym, iż ta część Dokumentów, która jest przez Spółkę otrzymywana drogą elektroniczną (w formacie PDF, na specjalnie wyodrębnione w tym celu konto mailowe lub dedykowaną platformę internetową), również będzie archiwizowana wyłącznie w formie elektronicznej.

Spółka umożliwi organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp on-line do Dokumentów w obecności pracownika Spółki, w tym poboru Dokumentów i przetwarzania danych w nich zawartych.

Kontrole biznesowe faktur otrzymywanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej będą dokonywane poprzez porównanie treści faktury z danymi zamówień zapisanymi w systemie księgowym Spółki. Spółka nie będzie księgowała Dokumentów ani dokonywała płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura będzie musiała zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, dane na fakturze będą dodatkowo weryfikowane przez Spółkę, a w razie wątpliwości przesyłane do odpowiedzialnych za dane zamówienie pracowników Spółki.

Co do zasady, Spółka będzie stosować procedurę, zgodnie z którą faktury powinny być przypisane do konkretnego zamówienia. Niemniej jednak w określonych okolicznościach pojawiać się będą także faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, które nie będą realizowane na podstawie zamówienia z systemu księgowego. Faktury nie związane z zamówieniem będą sprawdzane i potwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany zakup ze strony Spółki (proces weryfikacji i akceptacji faktur w systemie księgowym Spółki w specjalnym module dla faktur bez zamówień).

W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że przedmiotem poniższego zapytania są wyłącznie faktury dotyczące czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT. Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w stosunku do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy faktury, które będą przechowywane w opisany powyżej sposób będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT)?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury przechowywane w opisany powyżej sposób będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

• nabycia towarów i usług,
  
• dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
  
  

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego od formy, w jakiej podatnik je przechowuje.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei w myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT).

Dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.

Zdaniem Wnioskodawcy, autentyczność pochodzenia i integralność treści będzie zapewniona w analizowanym zdarzeniu przyszłym poprzez wyczerpujące sprawdzenie danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Odnosząc zatem powyższe do przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego Wnioskodawca pragnie wskazać, że wdrażany przez niego nowy system archiwizacji Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia wszystkie wskazane wyżej wymogi. W szczególności:

• Dokumenty w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w formacie PDF lub jpg/tiff, dzięki czemu nie będzie możliwa zmiana danych w nich zawartych,
• każdy Dokument będzie posiadał indywidualną nazwę (numer), która będzie odróżniać go od innych Dokumentów, a Wnioskodawca będzie je przechowywał w podziale na okresy rozliczeniowe,w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz zabezpieczenie przed utratą (serwer, na którym przechowywane będą Dokumenty zostanie odpowiednio zabezpieczony przed wirusami oraz wszelkiego rodzaju zagrożeniami związanymi z utratą danych; dostęp do serwera będzie fizycznie ograniczony w sposób zapewniający zabezpieczenie przed nieupoważnionym wglądem do znajdujących się na nim danych),
• Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto Spółka zapewni organom skarbowym, stosownie do art. 112a ust. 2, 3 i 4 ustawy o VAT dostęp on-line do Dokumentów (w obecności pracownika Spółki) za pomocą środków elektronicznych oraz bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w Dokumentach.
  
  

Faktury zapisane w wersji elektronicznej będą mogły być w każdym momencie udostępnione w formie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie).

Stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę w niniejszym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Przykładem takiego stanowiska Ministra Finansów są następujące interpretacje:

• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 lipca 2016 r. (sygn.: 1061-IPTPP3.4512.279.2016.2.MK),
• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 października 2016 r. (sygn.: 1462-IPPP3.4512.686.2016.l.RD),
• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 20 października 2016 r. (sygn.: 2461-IBPP2.4512.629.2016.2.AB),
• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 listopada 2016 r. (sygn.: 3063-ILPP1-3.4512.83.2016.2.PR),
• interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 stycznia 2017 r. (sygn.: 1462-IPPP3.4S12.15.2017.1.JŻ).
  
  

Reasumując w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób Faktur należy stwierdzić, że skoro System zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność faktur, to potwierdzają one prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

Mając powyższe na względzie Spółka wnosi jak na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
   
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywiste zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywało się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego zdarzenia przyszłego, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.