Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
3063-ILPP1-3.4512.211.2016.1.PR
z 9 lutego 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej przedstawione we wniosku z dnia 13 grudnia 2016 r. (data wpływu 16 grudnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku VAT w sposób elektroniczny, w zakresie przechowywania raportów fiskalnych (dobowych, miesięcznych) w formie elektronicznej w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii, w zakresie przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które po ich digitalizacji będą przechowywane w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 grudnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku VAT w sposób elektroniczny, w zakresie przechowywania raportów fiskalnych (dobowych, miesięcznych) w formie elektronicznej w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii, w zakresie przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które po ich digitalizacji będą przechowywane w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenia przyszłe.

Spółka, zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie leasingu środków trwałych, w szczególności w zakresie środków transportu, a także w zakresie udzielania pożyczek. Wnioskodawca zmienił oraz zamierza zmienić sposób przechowywania wybranych dokumentów oraz ewidencji dotyczących rozliczania podatku od towarów i usług, poprzez zmianę przechowywania dokumentacji i ewidencji z formy papierowej na rzecz formy elektronicznej, przy zachowaniu wszelkich wymogów prawa oraz z zachowaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach dotyczących nabywanych towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

1. ewidencja dla potrzeb podatku od towarów i usług – Dział XI Rozdział 2 ustawy o VAT – zdarzenie przyszłe
2. ewidencja dla potrzeb podatku od towarów i usług – Dział XI Rozdział 2 ustawy o VAT – stan faktyczny
   
   

Spółka zgodnie z obowiązkiem określonym w Dziale XI Rozdział 2 ustawy o VAT prowadzi między innymi ewidencję zawierającą informacje o wystawionych fakturach sprzedaży (rejestry VAT podatku należnego) oraz fakturach zakupu zawierające między innymi informacje o kwotach podatku naliczonego podlegającego odliczeniu (rejestry VAT podatku naliczonego). Prowadzona ewidencja zawiera dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego a także inne dane służące do prawidłowego oraz terminowego sporządzenia deklaracji i informacji podatkowych dla potrzeb podatku VAT.

Do końca października 2016 r. Spółka drukowała oraz przechowywała wymaganą ewidencję wyłącznie w formie papierowej: system finansowo-księgowy używany przez Spółkę umożliwiał oraz umożliwia sporządzenie odpowiedniego rodzaju ewidencji w podziale na typy i rodzaje transakcji (w tym np. zakupy środków trwałych, zakupy pozostałe, sprzedaż krajowa wg odpowiednich stawek VAT) oraz w podziale na rodzaje dokumentów. Wydrukowana ewidencja w formie papierowej była przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w segregatorach. Ponadto, niektóre z ewidencji Spółki były prowadzone w formie dokumentów drukowanych z arkusza kalkulacyjnego.

Prowadzona przez Spółkę ewidencja w formie papierowej zawierała oraz zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT. Wskazać należy, iż przedmiotowe papierowe wydruki rejestrów zawierały każdorazowo kilkaset stron papieru, a ich archiwizacja zajmowała oraz nadal zajmuje bardzo dużą przestrzeń.

W celu ograniczenia kosztów prowadzonej działalności, a także dla ochrony środowiska naturalnego Spółka dokonała z dniem 1 listopada 2016 r. zmiany sposobu ich wydruku oraz archiwizacji a tym samym sporządza oraz przechowuje niezbędne ewidencje wyłącznie w formie elektronicznej. Podkreślić należy, iż rejestry sporządzane w formie elektronicznej zawierają dokładnie te same dane jak rejestry do tej pory drukowane w formie papierowej. Spółka zmieniła wyłącznie sposób wydruku oraz przechowywania wymaganych danych w ten sposób, że wydruk poszczególnych stron zawierających wymagane dane następuje bezpośrednio do plików w trwałym i nieedytowalnym formacie (w szczególności będzie to PDF), które to pliki są zapisane i przechowywane na bezpiecznych zasobach sieciowych. Podobnie jak to ma miejsce w przypadku układu ewidencji w formie papierowej w segregatorze, ewidencje elektroniczne pod postacią plików elektronicznych są odpowiednio skatalogowane oraz opisane (jako nazwy plików oraz katalogów), co umożliwia ich łatwe oraz szybkie odszukanie, natychmiastowy dostęp na potrzeby zarówno wewnętrzne jak i organów podatkowych, a także ich wydrukowanie w formie papierowej. Tak sporządzone rejestry są przechowywane na bezpiecznych zasobach sieciowych podlegających archiwizacji, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wskazać należy, iż Spółka od pewnego czasu składa wymagane deklaracje i informacje dla potrzeb podatku od towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej. Kompleksowe ujęcie zarówno prowadzonej ewidencji oraz deklaracji w formie elektronicznej zapewnia Spółce łatwy, natychmiastowy oraz pełen dostęp do odpowiedniej dokumentacji, a także efektywność gospodarowania zasobami w tym zakresie.

3. ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących – art. 111 ustawy o VAT – zdarzenie przyszłe
   
   

Spółka dokonuje między innymi sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Spółka posiada kasę spełniającą wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.

Jest to kasa z elektronicznym zapisem kopii, tzn. taka, w której kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym są zapisywane bezpośrednio w pamięci kasy rejestrującej w module kopii elektronicznej (w przypadku paragonów oraz raportów dobowych a także pozostałych raportów).

Podobnie, jak to opisano wyżej w przypadku ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług, Spółka zamierza zmienić sposób archiwizacji kopii paragonów raportów z wydruku papierowego na zapis elektroniczny. Dokumenty te, po zmianie, będą zapisane do pliku w trwałym i nieedytowalnym formacie (w szczególności będzie to PDF) oraz będą zapisane (w przypadku paragonów, raportów dobowych, miesięcznych lub pozostałych) na informatycznym nośniku danych, tj. na bezpiecznym dysku sieciowym.

Kopie paragonów oraz raporty w formie elektronicznej pod postacią plików elektronicznych będą odpowiednio skatalogowane oraz opisane (jako nazwy plików oraz katalogów), co umożliwiać będzie ich łatwe oraz szybkie odszukanie, natychmiastowy dostęp na potrzeby zarówno wewnętrzne jak i organów podatkowych, a także ich wydrukowanie w formie papierowej. Tak sporządzone dokumenty przechowywane będą na bezpiecznych zasobach sieciowych podlegających archiwizacji, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

4. Przechowywanie w formie elektronicznej, po digitalizacji, faktur dotyczących nabycia towarów i usług otrzymanych w formie papierowej – zdarzenie przyszłe
   
   

Spółka dokonuje w każdym okresie rozliczeniowym bardzo dużej ilości zakupów towarów i usług w związku z przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej. Otrzymywane przez Spółkę faktury dotyczą przede wszystkim zakupu środków trwałych będących przedmiotami leasingu w zawieranych umowach leasingu operacyjnego oraz leasingu finansowego, a także zakupu towarów i usług stanowiących bieżące koszty działalności gospodarczej, w tym przykładowo usług pośrednictwa. Ponadto Spółka, w celu realizacji bieżącej działalności gospodarczej otrzymuje inne faktury od dostawców usług oraz towarów. Obecnie Spółka otrzymuje faktury zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, które to faktury w formie elektronicznej są przesyłane do Spółki na dedykowany adres mailowy.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest lepsze pod względem operacyjnym gdyż wymaga posiadania przez Spółkę mniejszych zasobów (wyłącznie w formie elektronicznej), gdzie w przypadku faktur w formie papierowej, Spółka zobowiązana jest zapewnić odpowiednie zasoby pod postacią archiwum, zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego. Forma cyfrowa przechowywanych dokumentów pozwala na bezzwłoczny dostęp (w tym możliwość wydruku) do każdej faktury, a w konsekwencji umożliwia ograniczać koszty związane z archiwizacją dokumentów.

W związku z powyższym, Spółka zamierza zmienić sposób przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej na formę elektroniczną. Faktury przesłane do Spółki w formie papierowej będą digitalizowane, tj. będą podlegać wprowadzeniu w postaci danych cyfrowych metodą skanowania oraz następnie będą przechowywane na bezpiecznych zasobach sieciowych jako elektroniczne pliki o trwałym i nieedytowalnym formacie (w szczególności będzie to PDF). Po zakończeniu procesu digitalizacji, posiadane faktury papierowe będą niszczone.

Spółka zamierza zorganizować proces (kontrolę biznesową, o której mowa w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT) obiegu oraz archiwizacji digitalizowanych faktur w następujący sposób:

1. Do Spółki (do Kancelarii lub innej jednostki upoważnionej do odbioru faktur) wpłynie faktura w wersji papierowej, która zostanie oznaczona datą wpływu;
2. Faktura oraz przynależne do niej załączniki będą w całości digitalizowane, powstanie tym samym elektroniczny format faktury;
3. Elektroniczny format faktury będzie miał nadany unikatowy numer ewidencyjny w celu obsługi faktury w systemach ewidencyjnych Spółki, a także w celu ich późniejszego łatwego oraz natychmiastowego odszukania;
4. Elektroniczne formaty faktury będą przechowywane na bezpiecznych zasobach sieciowych, podlegających archiwizacji, do których dostęp będą posiadać wyłącznie uprawnieni pracownicy Spółki;
5. Elektroniczne formaty faktur będą w pełni czytelne, kompletne oraz integralne co do treści, będą zapewniały autentyczność pochodzenia, nie będzie jakiejkolwiek możliwości ich modyfikacji oraz zmiany treści;
6. Faktura po digitalizacji zostanie przypisana do kompetencji właściwej jednostki organizacyjnej Spółki odpowiedzialnej za merytoryczne opisanie i akceptację dokumentu oraz wydatku gdzie zostanie zidentyfikowana, skontrolowana (w tym w szczególności pod kątem autentyczności pochodzenia, zgodności z zamówieniem lub umową), a także opisana oraz dokonana zostanie jej weryfikacja pod względem formalnym oraz merytorycznym;
7. Następnie faktura trafi do służb księgowych, gdzie pracownik po dokonanej uprzednio analizie podatkowej i rachunkowej zaksięguje fakturę w systemie finansowo-księgowym Spółki oraz zakwalifikuje ją do odpowiedniego rejestru VAT.
   
   

Faktury po ich digitalizacji będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób pozwalający na zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności – tak jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwolić na modyfikację danych (integralność), a format elektroniczny będzie miał odpowiednią jakość aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność). Całość archiwizowanych faktur będzie przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, w tym możliwość ich wydruku w formie papierowej.

5. prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących nabycia towarów i usług, otrzymanych w formie papierowej, przechowywanych po ich digitalizacji w formie elektronicznej – zdarzenie przyszłe
   
   

W punkcie d) Spółka wskazała sposób (i) ewidencji faktur otrzymanych w formie papierowej, które to będą digitalizowane a tym samym będą przechowywane w elektronicznym formacie oraz (ii) proces (kontrolę biznesową) obiegu i archiwizacji digitalizowanych faktur. Na tej podstawie, Spółka będzie dokonywała odpowiednich zapisów faktur w ujęciu rachunkowym oraz podatkowym (w tym ujęcie w odpowiednim rejestrze VAT) w systemie finansowo-księgowym Spółki, które to dalej będą podstawą do utworzenia elektronicznej ewidencji podatku naliczonego podlegającego odliczeniu przez Spółkę.

Nabywane przez Spółkę towary i usługi dokumentowane przedstawionymi fakturami dotyczyć będą czynności opodatkowanych czy też wykorzystywane będą do wykonywania takich czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy w świetle przedstawionych zdarzeń przyszłych oraz stanu faktycznego możliwe:

1. Jest prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług w sposób elektroniczny a tym samym wypełnienie treści przepisu art. 109 ust. 3 w powiązaniu z art. 112 ustawy o VAT?
2. Będzie prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług w sposób elektroniczny a tym samym wypełnienie treści przepisu art. 109 ust. 3 w powiązaniu z art. 112 ustawy o VAT?
3. Będzie przechowywanie raportów fiskalnych (dobowych, miesięcznych) w formie elektronicznej w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii a tym samym wypełnienie treści przepisu art. 111 ustawy o VAT?
4. Będzie przechowywanie faktur zakupowych w formie elektronicznej a tym samym wypełnienie treści przepisu art. 2 ust. 31, art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT?
5. Będzie odliczenie oraz zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które po ich digitalizacji będą przechowywane w formie elektronicznej a tym samym wypełnienie treści przepisu art. 86 ust. 1 w powiązaniu z ust. 2 ustawy o VAT?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, na wszystkie wskazane pytania należy odpowiedzieć w sposób twierdzący. Spółka jest zdania, iż:

1. Jest uprawniona do prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług w sposób elektroniczny;
2. Będzie uprawniona do prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług w sposób elektroniczny;
3. Będzie możliwe przechowywanie raportów fiskalnych (dobowych, miesięcznych) w formie elektronicznej w związku z posiadaniem kasy z elektronicznym zapisem kopii;
4. Będzie istniała możliwość przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej oraz
5. Będzie istniała możliwość odliczenia podatku VAT z faktur papierowych digitalizowanych w formie elektronicznej.
   
   

Uzasadnienie

Poniżej Spółka, przedstawia własne uzasadnienie stanowiska przedstawionego we wniosku o wydanie interpretacji zagadnień, dotyczących jej działalności, w związku z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

Ad. a) oraz b) – ewidencje dla potrzeb VAT – stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe

W ocenie Spółki, żaden przepis ustawy o VAT nie nakazuje prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku VAT w formie papierowej, tym samym w pełni prawidłowe jest i będzie drukowanie oraz przechowywanie ewidencji dla podatku należnego oraz dla podatku naliczonego w formie elektronicznej. Jak już wskazano wcześniej, format elektroniczny ewidencji zawiera dokładnie te same dane, które obecnie znajdują się na wydruku papierowym i które są w pełni zgodne z treścią ustawy o VAT.

Na poparcie własnego stanowiska, Spółka przytacza następujące interpretacje indywidualne wydane przez Ministra Finansów, które potwierdzają możliwość elektronicznego przechowywania ewidencji dla potrzeb VAT:

1. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 16 listopada 2011 r. sygn. akt IBPP2/443 -937/11/WN stwierdził, iż: „przepisy ustawy o VAT nie stanowią o sposobie utrwalania informacji podlegających zamieszczeniu w ewidencji. Dopuszczalne zatem jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, jeżeli ewidencja ta zawierać będzie elementy wskazane w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku VAT”;
2. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 23 lutego 2012 r. sygn. akt IBPP2/443 -1267/11/IK stwierdził, że: „Ustawodawca nie określił szczegółowych wymogów co do formy prowadzenia ewidencji, zatem każdy z podatników sam powinien wybrać taki sposób jej prowadzenia, który ułatwi terminowe i prawidłowe sporządzenie deklaracji na podstawie zgromadzonych w ewidencjach danych”;
3. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 czerwca 2013 r. sygn. akt IPPP2/443 -384/13-2/BH stwierdził, że: „ustawa o podatku VAT nie przewiduje ustalenia powszechnie obowiązującej formy ewidencji”.
   
   

Ad. c) – elektroniczne wydruki raportów z kasy fiskalnej – zdarzenie przyszłe

Zdaniem Spółki, w związku z faktem, iż posiada ona wyłącznie kasę z elektronicznym zapisem kopii, może ona zapisywać i przechowywać dobowe, miesięczne oraz pozostałe raporty fiskalne generowane przez kasę wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w module fiskalnym w pamięci kasy rejestrującej (raporty dobowe) bądź w formie elektronicznej na innym informatycznym nośniku danych (raporty dobowe, miesięczne i pozostałe), tj. na bezpiecznym dysku sieciowym. W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku posiadania kasy z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie raportów fiskalnych generowanych przez te kasy na nośniku papierowym, co wynika wprost z analizy przepisów obowiązujących na gruncie ustawy o VAT.

Na potwierdzenie prawidłowości takiego stanowiska Spółka wskazuje na interpretację indywidualną wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 29 stycznia 2015 r. sygn. akt ILPP2/443-1230/14-2/EN, w której to Minister w tożsamym przypadku uznał stanowisko podatnika za prawidłowe bez uzasadnienia. W treści wniosku podatnika czytamy (co zostało w pełni poparte przez Ministra w wydanej interpretacji), iż: „Podsumowując, w świetle przedstawionych powyżej argumentów, Spółka stoi na stanowisku, że może zapisywać i przechowywać raporty generowane przez kasy z elektronicznym zapisem kopii (w tym w szczególności raporty dobowe i raporty miesięczne) w formie elektronicznej w module fiskalnym w pamięci kasy rejestrującej (raporty dobowe) lub na innym informatycznym nośniku danych (raporty dobowe, miesięczne i pozostałe) zgodnie z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym, bez konieczności archiwizowania papierowych wydruków tych raportów”.

Ad. d) – elektroniczna forma faktury otrzymanej w formie papierowej – zdarzenie przyszłe

Spółka jest w pełni przekonana, iż prawidłowymi będą czynności zaprezentowane w opisie zdarzenia przyszłego prowadzące do tego, iż Spółka będzie miała możliwość unicestwić otrzymane faktury w formie papierowej po ich digitalizacji do formy elektronicznej i późniejszym przechowywaniu właśnie w formie elektronicznej. Już z przytoczenia treści art. 2 pkt 31 ustawy o VAT można stwierdzić, iż mówiąc o fakturze „rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Sposób przechowywania faktur określony został szczegółowo w art. 112 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, „podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3”.

Ponadto, jak wskazuje art. 112a ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani do przechowywania otrzymanych faktur, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy są również zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powyższych przepisów ustawy o VAT wynika, iż ustawodawca nie określił formy przechowywania posiadanych faktur, wskazując jedynie na warunki ich przechowywania. Konsekwencją tego jest możliwość ich przechowywania zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej. Ponadto, ustawa o VAT nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania faktury w formacie w jakim sam ją otrzymał.

Wskazany w opisie zdarzenia przyszłego przebieg procesu digitalizacji oraz przechowania faktur wpisuje się w pełni, zdaniem Spółki, w warunki przechowywania faktur określone przepisami ustawy o VAT, tj.:

• faktury będą przechowywane do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• będzie istniała możliwość łatwego wyszukania dokumentów wg określonych parametrów;
• będzie zapewniona integralność dokumentów – poprzez format przechowywania niepozwalający na zmianę danych zawartych w fakturach;
• faktury będą czytelne – format cyfrowy dokumentów będzie miał odpowiednią jakość;
• faktury będą przechowywane w sposób zapewniający pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił fakturę – dzięki kontrolom biznesowym wskazanym w opisie zdarzenia przyszłego;
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, w tym możliwość ich wydruku w formie papierowej.
  
  

W związku z powyższym, w pełni zgodne z przepisami ustawy o VAT będzie podejście Spółki, która to faktury w formacie papierowym będzie digitalizować do formy elektronicznej oraz następnie unicestwi ich papierową formę.

Minister Finansów na przestrzeni ostatniego czasu wielokrotnie potwierdzał takie podejście za prawidłowe, czego przykładem są następujące interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu:

1. w dniu 16 lutego 2016 r. sygn. akt ILPP4/4512-1-390/15-5/WJ, w której stwierdzono, iż: „przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów elektronicznych oraz dokumentów zdigitalizowanych (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not korygujących), których pierwotna forma zostanie zniszczona, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów jest zgodny/będzie zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług”;
2. w dniu 28 kwietnia 2016 r. sygn. akt ILPP4/4512-1-63/16-4/PR, w której stwierdzono, iż: „przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT polegająca na prowadzeniu archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i niszczeniu dokumentów w wersji papierowej po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, będzie spełniać warunki przewidziane w przepisach ustawy (...)”;
3. w dniu 4 listopada 2016 r. sygn. akt 3063-ILPP1-3.4512.71.2016.1.JN, w której stwierdzono, że: „należy stwierdzić, że sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej (których papierowa forma zostanie zniszczona) jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług”.
   
   

Ad. e) – prawo do odliczenia podatku VAT z elektronicznej formy faktury otrzymanej w formie papierowej – zdarzenie przyszłe

W ocenie Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach przechowywanych w formie elektronicznej, które to do Spółki trafiły w formie papierowej i które to ostatecznie zostaną przez Spółkę zniszczone. Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT „Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika (...)” co w kontekście wyżej już przytoczonego artykułu 2 pkt 31 w powiązaniu z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT pozwala stwierdzić, iż prawo do odliczenia podatku VAT wynikać będzie z każdej formy faktury, dotyczącej towarów lub usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych przez Spółkę. W tym miejscu Spółka pragnie podkreślić, iż znane są jej przepisy art. 88 ustawy o VAT, które wskazują na przypadki, kiedy to podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego. We wskazanym przepisie ustawy o VAT, nie ma zawartych ewentualnych negatywnych przesłanek związanych ze zmianą formy w jakiej Spółka przechowywać będzie otrzymane od kontrahentów faktury. Łącznie stwierdzić więc należy, iż faktury otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, które to zostaną digitalizowane, będą uprawniać Spółkę do obniżenia podatku należnego o kwotę wynikającego z nich podatku naliczonego, przy uwzględnieniu faktu, iż forma (postać) papierowa takich faktur zostanie zniszczona.

Jako potwierdzenie prawidłowości takiego podejścia wskazać można na następujące interpretacje wydane przez:

1. Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w dniu 22 kwietnia 2013 r. sygn. akt IPTPP2/443 -106/13-4/PR gdzie czytamy, że: „Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą”;
2. Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 27 lutego 2015 r. sygn. akt IBPP3/443 -1389/14/EJ gdzie stwierdzono, że: „W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że (...) będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach”;
3. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 15 lutego 2016 r. sygn. akt ILPP4/4512-1 -16/16-2/KM w której stwierdzono, że: „Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie), zawartego na fakturach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane jedynie w formie elektronicznej (...)”;
4. Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w dniu 19 sierpnia 2016 r. sygn. akt ITPP3/4512 -343/16/MD o następującej konkluzji: „Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego (i zachować to prawo) wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy”.
   
   

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Przedmiotem wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego jest potwierdzenie możliwości:

1. Prowadzenia w sposób elektroniczny ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług (stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe);
2. Przechowywania w formie elektronicznej raportów fiskalnych w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii (zdarzenie przyszłe);
3. Przechowywania w formie elektronicznej, po digitalizacji, faktur dotyczących nabycia towarów i usług otrzymanych w formie papierowej (zdarzenie przyszłe);
4. Prawa do odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących nabycia towarów i usług, otrzymanych w formie papierowej, przechowywanych po ich digitalizacji w formie elektronicznej (zdarzenie przyszłe).
   
   

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy – przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Na mocy art. 8 ust. 1 ustawy – przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy – przez pojęcie sprzedaży należy rozumieć zarówno odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (…).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ponadto, na mocy art. 99 ust. 1 ustawy – podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 2-10, art. 130c i art. 133.

Kwestię ewidencji reguluje art. 109 ust. 3 ustawy, zgodnie z którym – w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2016 r. – podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ustawodawca przepisem art. 109 ust. 3 ustawy, nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, obejmującej m.in. dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania oraz wysokości podatku należnego. Wprawdzie ustawodawca nie określił formy w jakiej ewidencja powinna być prowadzona, ale istotne jest aby zawierała wszystkie wymienione w powyższym przepisie elementy.

Ewidencja jest odzwierciedleniem stanu rzeczywistego, powinna zatem obejmować wszystkie dokonane przez podatnika czynności podlegające opodatkowaniu jak i dane dotyczące podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. Dane, które podatnik wpisuje do deklaracji podatkowej składanej w urzędzie skarbowym stanowią odzwierciedlenie danych wynikających z prowadzonej przez niego ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupów VAT.

W świetle art. 109 ust. 3 ustawy, podatnik jest zobowiązany prowadzić ewidencję dotyczącą podatku od towarów i usług w taki sposób, aby ewidencja ta zawierała wszystkie dane niezbędne do poprawnego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Stosownie do treści przepisu art. 109 ust. 3 ustawy nadanej ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r., poz. 846), która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2017 r. – podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Konstrukcja przepisu art. 109 ust. 3 ustawy w wersji obowiązującej od dnia 1 stycznia 2017 r. nie zawiera wyszczególnienia przypadków określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 oraz art. 138, w których podatnik prowadzący ewidencję dla potrzeb VAT powinien uwzględnić dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Jednakże w każdym ze wskazanych wyżej przepisów zawarto regulacje odnośnie sposobu prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku VAT, w tym odniesienie do regulacji art. 109 ust. 3 ustawy lub innego rodzaju ewidencji. Tak więc pominięcie w treści przepisu art. 109 ust. 3 ustawy przypadków wymienionych w przepisach art. 120 ust. 15, art. 125, art. 130d, art. 134 i art. 138 nie oznacza, że podatnicy, do których te regulacje mają zastosowanie są zwolnieni z obowiązku prowadzenia ewidencji w celu rozliczenia podatku VAT. Zarówno w obowiązującej do dnia 31 grudnia 2016 r., jak i w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2017 r. treści przepisu art. 109 ust. 3 ustawy sformułowano obowiązek prowadzenia przez podatników ewidencji służącej prawidłowemu rozliczeniu podatku należnego i naliczonego, skutkiem czego będzie dokonanie tego rozliczenia w postaci deklaracji dla podatku VAT.

Należy jednakże zauważyć, że przepis art. 109 ust. 3 ustawy obowiązujący od dnia 1 stycznia 2017 r. obliguje podatników do uwzględnia w prowadzonej ewidencji także innych danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Z art. 112 ustawy, wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi między innymi ewidencję zawierającą informacje o wystawionych fakturach sprzedaży (rejestry VAT podatku należnego) oraz fakturach zakupu zawierające między innymi informacje o kwotach podatku naliczonego podlegającego odliczeniu (rejestry VAT podatku naliczonego). Prowadzona ewidencja zawiera dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego a także inne dane służące do prawidłowego oraz terminowego sporządzenia deklaracji i informacji podatkowych dla potrzeb podatku VAT. Do końca października 2016 r. Spółka drukowała oraz przechowywała wymaganą ewidencję wyłącznie w formie papierowej: system finansowo-księgowy używany przez Spółkę umożliwiał oraz umożliwia sporządzenie odpowiedniego rodzaju ewidencji w podziale na typy i rodzaje transakcji (w tym np. zakupy środków trwałych, zakupy pozostałe, sprzedaż krajowa wg odpowiednich stawek VAT) oraz w podziale na rodzaje dokumentów. Wydrukowana ewidencja w formie papierowej była przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w segregatorach. Ponadto, niektóre z ewidencji Spółki były prowadzone w formie dokumentów drukowanych z arkusza kalkulacyjnego. Prowadzona przez Spółkę ewidencja w formie papierowej zawierała oraz zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT. Wskazać należy, iż przedmiotowe papierowe wydruki rejestrów zawierały każdorazowo kilkaset stron papieru a ich archiwizacja zajmowała oraz nadal zajmuje bardzo dużą przestrzeń. Spółka dokonała z dniem 1 listopada 2016 r. zmiany sposobu ich wydruku oraz archiwizacji a tym samym sporządza oraz przechowuje niezbędne ewidencje wyłącznie w formie elektronicznej. Rejestry sporządzane w formie elektronicznej zawierają dokładnie te same dane jak rejestry do tej pory drukowane w formie papierowej. Spółka zmieniła wyłącznie sposób wydruku oraz przechowywania wymaganych danych w ten sposób, że wydruk poszczególnych stron zawierających wymagane dane następuje bezpośrednio do plików w trwałym i nieedytowalnym formacie (w szczególności będzie to PDF), które to pliki są zapisane i przechowywane na bezpiecznych zasobach sieciowych. Podobnie jak to ma miejsce w przypadku układu ewidencji w formie papierowej w segregatorze, ewidencje elektroniczne pod postacią plików elektronicznych są odpowiednio skatalogowane oraz opisane (jako nazwy plików oraz katalogów), co umożliwia ich łatwe oraz szybkie odszukanie, natychmiastowy dostęp na potrzeby zarówno wewnętrzne jak i organów podatkowych a także ich wydrukowanie w formie papierowej. Tak sporządzone rejestry są przechowywane na bezpiecznych zasobach sieciowych podlegających archiwizacji, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepis art. 109 ust. 3 ustawy wskazuje elementy, które powinna zawierać ewidencja. Należy w tym miejscu zauważyć, że ustawa o podatku VAT nie przewiduje ustalenia powszechnie obowiązującej formy ewidencji. Podatnicy mogą zatem prowadzić ją w dowolnej formie, pod warunkiem że będzie zawierała wszelkie wymagane w przepisach ustawy elementy. Przepisy ustawy o VAT nie stanowią także o sposobie utrwalania informacji podlegających zamieszczeniu w ewidencji. Dopuszczalne zatem jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej, jeżeli ewidencja ta zawierać będzie elementy wskazane w art. 109 ust. 3 ustawy.

Podsumowując, Spółka jest/będzie uprawniona do prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług w sposób elektroniczny spełniając obowiązek prowadzenia ewidencji zgodnie z przepisem art. 109 ust. 3 w powiązaniu z art. 112 ustawy.

Odnosząc się do wątpliwości Spółki związanych z możliwością przechowywania w formie elektronicznej raportów fiskalnych (dobowych i miesięcznych) w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii tut. Organ wskazuje, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy, w myśl którego – podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a ustawy – podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

1. dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy;
6. przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.);
8. dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii.
   
   

Kasa rejestrująca służąca do prowadzenia ewidencji, o której mowa w ust. 1, musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane lub też zapewniać bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej powinna posiadać numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych (art. 111 ust. 6a ustawy).

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia – przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Natomiast stosownie do § 2 pkt 12 rozporządzenia – paragon fiskalny to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku – § 2 pkt 19 rozporządzenia.

W myśl § 2 pkt 4 rozporządzenia – przez kasę z elektronicznym zapisem kopii rozumie się kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych.

Program archiwizujący – zgodnie z § 2 pkt 17 rozporządzenia – stanowi zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, prezentację i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Z kolei program pracy kasy to program zainstalowany w module fiskalnym, odpowiedzialny za realizację funkcji kasy, zapewniający prawidłowy, jednokrotny i niezmienialny zapis wysokości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych, a także zapis kopii wydruków na informatycznych nośnikach danych w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – § 2 pkt 18 rozporządzenia.

Podatnicy prowadząc ewidencję dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej – § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia – podatnicy przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330).

Zgodnie też z § 14 ust. 8 rozporządzenia – podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:

1. prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2. stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
3. stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.
   
   

Z opisu sprawy wynika, że Spółka dokonuje między innymi sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Spółka posiada kasę spełniającą wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Jest to kasa z elektronicznym zapisem kopii, tzn. taka, w której kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym są zapisywane bezpośrednio w pamięci kasy rejestrującej w module kopii elektronicznej (w przypadku paragonów oraz raportów dobowych a także pozostałych raportów). Spółka zamierza zmienić sposób archiwizacji kopii paragonów raportów z wydruku papierowego na zapis elektroniczny. Dokumenty te, po zmianie, będą zapisane do pliku w trwałym i nieedytowalnym formacie (w szczególności będzie to PDF) oraz będą zapisane (w przypadku paragonów, raportów dobowych, miesięcznych lub pozostałych) na informatycznym nośniku danych, tj. na bezpiecznym dysku sieciowym. Kopie paragonów oraz raporty w formie elektronicznej pod postacią plików elektronicznych będą odpowiednio skatalogowane oraz opisane (jako nazwy plików oraz katalogów), co umożliwiać będzie ich łatwe oraz szybkie odszukanie, natychmiastowy dostęp na potrzeby zarówno wewnętrzne jak i organów podatkowych, a także ich wydrukowanie w formie papierowej. Tak sporządzone dokumenty przechowywane będą na bezpiecznych zasobach sieciowych podlegających archiwizacji, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do powyższego stwierdzić należy, że skoro Spółka posiada wyłącznie kasę z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. taką, w której kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym kasy (np. fiskalny raport dobowy, miesięczny) będą zapisywane na informatycznych nośnikach danych, a sposób archiwizowania przez Spółkę raportów w formie elektronicznej będzie spełniał cechy integralności i czytelności danych, to Wnioskodawca będzie miał możliwość przechowywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych.

Podsumowując, Spółka będzie mogła przechowywać raporty fiskalne (dobowe, miesięczne) w formie elektronicznej w przypadku stosowania kasy z elektronicznym zapisem kopii spełniając obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynikający z przepisu art. 111 ustawy.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymywanych w formie papierowej należy wskazać co następuje.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zamierza zmienić sposób przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej na formę elektroniczną. Faktury przesłane do Spółki w formie papierowej będą digitalizowane i przechowywane w formie elektronicznej w sposób pozwalający na zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności – tak jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwolić na modyfikację danych (integralność), a format elektroniczny będzie miał odpowiednią jakość aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność). Całość archiwizowanych faktur będzie przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, w tym możliwość ich wydruku w formie papierowej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Podsumowując, przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania faktur zakupowych będzie zgodny z przepisami art. 2 ust. 31, art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej dokumentujących zakup towarów i usług przechowywanych w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Nabywane przez Spółkę towary i usługi dokumentowane fakturami, które będą przechowywane w formie elektronicznej dotyczyć będą czynności opodatkowanych czy też wykorzystywane będą do wykonywania takich czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 86 ustawy.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Podsumowując, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które po ich digitalizacji będą przechowywane w formie elektronicznej a tym samym spełnione zostaną warunki z art. 86 ust. 1 w powiązaniu z ust. 2 ustawy.

Interpretacja dotyczy:

• zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia;
• zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
  
  

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Administracji Skarbowej w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.