Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi
IPTPB3/4510-86/15-2/PM
z 7 maja 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w X działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 4 marca 2015 r. (data wpływu 6 marca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodów osobowych niestanowiących składników majątkowych podatnika – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 marca 2015 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny/zdarzenie przyszłe.

Spółka X sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Spółka wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, do których odnoszą się przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 54, poz. 535, z późn. zm., dalej ustawa o VAT), w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2014 r., tj. pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, której przedmiotem działalności są w szczególności usługi outsourcingu sił sprzedaży polegające na zatrudnianiu przedstawicieli handlowych, którzy realizują na rzecz klientów Spółki usługi związane z wsparciem sprzedaży produktów tych klientów. W ramach obowiązków służbowych pracownicy w przydzielonych im obszarach wykonują przy wykorzystaniu samochodów służbowych wizyty w punktach sklepowych przydzielonych im do obsługi gdzie zajmują się kontrolą zatowarowania, umieszczeniem materiałów reklamowych, przyjmowaniem zamówień itp.

Samochody wykorzystywane przez przedstawicieli handlowych Spółki nie stanowią Jej środków trwałych lecz pozyskiwane są na podstawie umów najmu lub dzierżawy długoterminowej na okresy kilkuletnie. Spółka pozyskuje także samochody na podstawie umów leasingu, które jednak nie spełniają przesłanek pozwalających uznać te umowy za umowy leasingu, o których mowa w art. 17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i z punktu widzenia konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów traktowane są przez Spółkę na równi z umowami najmu/dzierżawy.

Tylko niektóre samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej wyposażone są w system ich lokalizacji pozwalający na precyzyjne określenie lokalizacji pojazdu w danym czasie, tj. w danym dniu i o danej godzinie, a tym samym trasę jaką wykonał dany pojazd ze wskazaniem miejsca rozpoczęcia trasy i jej zakończenia.

W związku z eksploatacją Samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej Wnioskodawca ponosi wydatki dotyczące:

• opłat z tytułu czynszu najmu/dzierżawy pozyskiwanych na potrzeby prowadzonej działalności samochodów od zewnętrznych dostawców,
  

• opłat serwisowych ponoszonych na rzecz dostawców samochodów z tytułu ich kompleksowej obsługi serwisowej obejmującej okresowe przeglądy oraz niezbędne naprawy i konserwację, wymiany części eksploatacyjnych, w szczególności części zamiennych, żarówek, ogumienia, klocków hamulcowych itp.,
  

• zakupu płynu hamulcowego, płynu do układu chłodzenia silnika oraz oleju silnikowego,
  

• mycia karoserii oraz czyszczenia wnętrza,
  

• zakupu paliwa,
  

• opłat z tytułu przejazdu drogami płatnymi,
  

• opłat parkingowych.
  
  

Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej są parkowane przez przedstawicieli handlowych w uzgodnionych ze Spółką miejscach z reguły w miejscu zamieszkania pracowników Spółki. Powyższe wynika z charakteru pracy tych pracowników, którzy jako przedstawiciele handlowi pracują mobilnie na przydzielonym im obszarze, który cały (np. obszar województwa lub kilku gmin) stanowi ich miejsce pracy w rozumieniu Kodeksu pracy i którzy pracują w zadaniowym systemie pracy sami organizując swój czas pracy. Ponadto z uwagi na charakter ich pracy, który polega na odwiedzaniu przypisanych placówek sklepowych pracownicy ci znajdują się w pracy od momentu rozpoczęcia podróży z miejsca zamieszkania do momentu zakończenia podróży wykonywanej samochodem służbowym. Pracownicy ci nie dojeżdżają do biura, czy siedziby Spółki jako pracodawcy, w związku z czym dojazd do pierwszego punktu sklepowego danego dnia i powrót z ostatniego punktu sklepowego danego dnia jest wliczany do ich czasu pracy i nie stanowi jedynie dojazdu do miejsca rozpoczęcia pracy. Spółka nie posiada ponadto biur regionalnych i z uwagi na znaczne rozproszenie rejonów przypisanych przedstawicielom handlowym nie jest w stanie zapewnić im miejsc do parkowania samochodów służbowych.

Na dzień złożenia wniosku w Spółce funkcjonuje ponad 200 pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, do których odnosi się art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT i które są wykorzystywane jedynie w celach służbowych. Do każdego z tych pojazdów prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Do prowadzenia ewidencji, zgodnie z obowiązującymi procedurami, zobowiązani są wszyscy pracownicy korzystający z pojazdów służbowych.

Wnioskodawca złożył w przewidzianym terminie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego informację, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT, według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 marca 2014 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (Dz. U. z 2014 r., poz. 371 ), tj. informację VAT-26, która – w razie takiej potrzeby – będzie aktualizowana.

Niezależnie do aktualnego stanu faktycznego Wnioskodawca rozważa w przyszłości wyrażenie zgody na używanie przez niektórych ściśle oznaczonych pracowników udostępnionych im samochodów służbowych także do celów prywatnych, tj. niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, np. w czasie wolnym od pracy.

W przypadku powzięcia takiej decyzji w odniesieniu do takich samochodów Spółka oczywiście zgodnie z art. 86a ust. 1 pkt l ustawy o VAT stosować będzie ograniczenie do 50% kwoty podatku w odliczeniu podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków dotyczących pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, przeznaczonych do takiego „użytku mieszanego”, tj. wykorzystywanych zarówno do celów związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą, jak i do celów użytku prywatnego.

Na potrzeby podatku od towarów i usług Spółka nie będzie wówczas zobowiązana do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów.

Niemniej ponieważ w przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym, stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p., Spółka nadal będzie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Ewidencja ta zawierać będzie elementy, określone w art. 16 ust. 5 u.p.d.o.p., tj. co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  

• kolejny numer wpisu,
  

• datę i cel wyjazdu,
  

• opis trasy (skąd – dokąd),
  

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  

• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
  

• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
  

• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
  
  

Ewidencja ta nie będzie różnić się zasadniczo od dotychczas stosowanej ewidencji na potrzeby podatku od towarów i usług. Będzie jedynie dodatkowo zawierać wskazanie stawki za jeden kilometr przebiegu oraz kwoty wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. W pozostałym zakresie różnić się będzie od ewidencji prowadzonej na gruncie ustawy o VAT jednym elementem, a mianowicie w opisie trasy (skąd – dokąd) pracownicy Spółki stosować będą jedynie uproszczony sposób opisu wskazujący jedynie nazwy miejscowości, w których lub do/z których wykonano jazdy służbowe bez wskazywania jednak jak to ma miejsce obecnie adresów lub nazw odwiedzonych w ramach danej miejscowości punktów sklepowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy sposób wykorzystywania pojazdów służbowych Wnioskodawcy określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą w myśl art. 86a ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a tym samym czy po spełnieniu pozostałych warunków ustawowych, w przypadku wydatków związanych z samochodami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej nie mają zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ww. ustawy i Wnioskodawca ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z nabyciem, eksploatacją ww. samochodów?
2. Czy sposób prowadzenia przez Wnioskodawcę ewidencji przebiegu pojazdów spełnia wymogi art. 86a ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a tym samym czy po spełnieniu pozostałych warunków ustawowych, w przypadku wydatków związanych z samochodami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej dla których ewidencja ta jest prowadzona, nie mają zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ww. ustawy i Wnioskodawca ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z nabyciem, eksploatacją ww. samochodów?
3. Czy w ewidencji przebiegu pojazdów wykorzystywanych przez Wnioskodawcę wyłącznie do działalności gospodarczej przedstawiciele handlowi będący pracownikami Wnioskodawcy jako opis trasy mogą wpisywać tylko nazwę miejscowości wyjazdu i miejscowości docelowej, czy opis trasy powinien być dokładniejszy i zawierać dodatkowo, np. adresy lub nazwy podmiotów (sklepów/hurtowni) wizytowanych przez tych pracowników aby prowadzona przez nich ewidencja spełniała wymogi określone w art. 86a ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a tym samym po spełnieniu pozostałych warunków ustawowych, w przypadku wydatków związanych z samochodami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których ewidencja ta jest prowadzona, nie mają zastosowania ograniczenia dotyczące kwoty podatku naliczonego, o których mowa w art. 86a ust. 1 ww. ustawy i Wnioskodawca ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z nabyciem, eksploatacją ww. samochodów?
4. Czy w ewidencji przebiegu pojazdów, które Wnioskodawca planuje wykorzystywać nie tylko do działalności gospodarczej, przedstawiciele handlowi będący pracownikami Wnioskodawcy jako opis trasy mogą wpisywać tylko nazwę miejscowości wyjazdu i miejscowości docelowej, czy opis trasy powinien być dokładniejszy i zawierać dodatkowo, np. adresy lub nazwy podmiotów (sklepów/hurtowni) wizytowanych przez tych pracowników, aby prowadzona przez nich ewidencja spełniała wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.), a tym samym po spełnieniu pozostałych warunków ustawowych wydatki z tytułu kosztów używania tych samochodów będą stanowiły koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy na gruncie ww. ustawy?
   
   

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 4 (zdarzenie przyszłe) w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, natomiast w pozostałym zakresie zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego, w którym Spółka zakłada możliwość, aby samochód służbowy nie był wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych lecz był używany do celów mieszanych to na gruncie ustawy o VAT nie ma w ogóle obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Jednakże w przypadkach użytkowania przez podatników samochodów osobowych niestanowiących składników ich majątku w zależności od podstawy pozyskania tych samochodów może zachodzić konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów na gruncie ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) – dalej „u.p.d.o.p”.

Stosownie bowiem do treści art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p. nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, przy czym podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Powyższe ograniczenie, zgodnie z treścią art. 16 ust. 3b u.p.d.o.p. nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1 u.p.d.o.p.

W przypadku natomiast umów najmu/dzierżawy, na podstawie których pozyskiwane są samochody osobowe, ponieważ umowy te nie spełniają przesłanek pozwalających uznać te umowy za umowy leasingu, o których mowa w art. 17a pkt 1 u.p.d.o.p., w celu uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu korzystania z takich samochodów konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Wymogi, którym winna odpowiadać ewidencja przebiegu pojazdu, określono w art. 16 ust. 5 u.p.d.o.p. Zgodnie z treścią tego przepisu przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51 u.p.d.o.p., powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  

• kolejny numer wpisu,
  

• datę i cel wyjazdu,
  

• opis trasy (skąd – dokąd),
  

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  

• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
  

• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
  

• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
  
  

W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Brak tej ewidencji lub też jej prowadzenie w sposób niespełniający ww. wymogów powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Wśród ww. wymogów ewidencji przebiegu pojazdów prowadzonej na potrzeby podatku dochodowego od osób prawnych znajduje się co prawda element jak opisany uprzednio w odniesieniu do ewidencji na gruncie ustawy o VAT, tj. „opis trasy (skąd – dokąd)”. Kwestia interpretacji tego elementu i określenia stopnia szczegółowości wymaganego opisu trasy na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych, zdaniem Spółki, przedstawia się jednak inaczej niż na gruncie ustawy o VAT. Przepisy u.p.d.o.p. w przeciwieństwie do ustawy o VAT nie wymagają bowiem stworzenia systemu obiektywnie wykluczającego wykorzystanie pojazdu do celów niesłużbowych, a jedynie wymagają aby dla celów uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów kosztów związanych z eksploatacją pojazdu prowadzona była ewidencja, w której wykazane zostaną jazdy oraz liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za km przebiegu i kwota wynikająca z przemnożenia tej stawki i przejechanej liczby kilometrów. Zapewnienie wykonania powyższych wymogów treści ewidencji prowadzonej na potrzeby u.p.d.o.p. możliwe jest przez samo wpisanie nazw miejscowości, do której wykonano jazdy samochodem służbowym, lub opisem ogólnym jazd w ramach danej miejscowości, np. jako „jazda po mieście Warszawa” bez wskazywania konkretnych adresów, czy nazw odwiedzonych w poszczególnych miastach punktów sklepowych.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, w ewidencji przebiegu pojazdów, które Wnioskodawca planuje wykorzystywać nie tylko do działalności gospodarczej, przedstawiciele handlowi będący pracownikami Wnioskodawcy jako opis trasy będą mogli wpisywać tylko nazwę miejscowości wyjazdu i miejscowości docelowej, a opis trasy nie musi być dokładniejszy i zawierać dodatkowo, np. adresy lub nazwy podmiotów (sklepów/hurtowni) wizytowanych przez tych pracowników aby prowadzona przez nich ewidencja spełniała wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.), a tym samym po spełnieniu pozostałych warunków ustawowych wydatki z tytułu kosztów używania tych samochodów będą stanowiły koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy na gruncie ww. ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
  

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  

• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
  

• został właściwie udokumentowany,
  

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności pojazdy samochodowe. Samochody wykorzystywane przez przedstawicieli handlowych Spółki nie stanowią Jej środków trwałych lecz pozyskiwane są na podstawie umów najmu lub dzierżawy długoterminowej na okresy kilkuletnie. Spółka pozyskuje także samochody na podstawie umów leasingu, które jednak nie spełniają przesłanek pozwalających uznać te umowy za umowy leasingu, o których mowa w art. 17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i z punktu widzenia konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów traktowane są przez Spółkę na równi z umowami najmu/dzierżawy. Niezależnie do aktualnego stanu faktycznego Wnioskodawca rozważa w przyszłości wyrażenie zgody na używanie przez niektórych ściśle oznaczonych pracowników udostępnionych im samochodów służbowych także do celów prywatnych, tj. niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, np. w czasie wolnym od pracy. Niemniej ponieważ w przypadku wykorzystywania w prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym, stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 51 u.p.d.o.p., Spółka nadal będzie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W tym miejscu należy wskazać, że wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią – co do zasady – koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niebędących własnością podatnika.

Ograniczenie wynika wprost z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z treścią art. 16 ust. 5 ww. ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z powyższego przepisu wynika więc, że warunkiem zaliczenia wydatków z tytułu kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak tej ewidencji lub też jej prowadzenie w sposób niespełniający ww. wymogów powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, pomimo że wydatki te spełniają przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Powyższe ograniczenie ma więc zastosowanie w przypadkach użytkowania przez podatników samochodów osobowych niestanowiących składników ich majątku i dotyczy wszystkich wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego.

Biorąc pod uwagę treść przepisu art. 16 ust. 5 ww. ustawy, należy stwierdzić, że wydatki związane z używaniem samochodów osobowych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ww. ustawy odnoszą się wyłącznie do wydatków dotyczących eksploatacji tych samochodów związanych z ilością przejechanych kilometrów i pojemnością silnika. To w odniesieniu do tych danych następuje określenie „stawki za jeden kilometr przebiegu”. Skoro suma wydatków limitowanych nie może przekroczyć kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach, to tego rodzaju statystyczna kalkulacja nie może być w jakikolwiek sposób utożsamiana z opłatami, które jej nie podlegają.

Mając na uwadze powyższe należy uznać, że koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania najmowanego lub dzierżawionego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej, jak również dla celów prywatnych zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu.

Jak słusznie zauważył Wnioskodawca przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie wymagają stworzenia systemu obiektywnie wykluczającego wykorzystanie pojazdu do celów niesłużbowych, a jedynie wymagają aby do celów uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów kosztów związanych z eksploatacją pojazdu prowadzona była ewidencja, w której wykazane zostaną jazdy oraz liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za kilometr przebiegu i kwota wynikająca z przemnożenia tej stawki i przejechanej liczby kilometrów.

Podsumowując, w ewidencji przebiegu pojazdów, przedstawiciele handlowi będący pracownikami Wnioskodawcy będą mogli wpisywać tylko nazwę miejscowości wyjazdu i miejscowości docelowej, bez wskazywania w opisie trasy adresów czy nazw podmiotów (sklepów/hurtowni), przy założeniu, że prowadzona przez nich ewidencja będzie spełniała wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a tym samym wydatki z tytułu kosztów używania tych samochodów będą stanowiły koszty uzyskania przychodów na podstawie ww. ustawy.

Końcowo informuje się, że dokumenty dołączone przez Wnioskodawcę do wniosku nie podlegają analizie i weryfikacji w ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Ponadto nadmienia się, że wydając interpretację w trybie art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów nie przeprowadza postępowania dowodowego, w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do oceny załączonych do wniosku dokumentów, jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego przedstawionym przez wnioskodawcę i jego stanowiskiem.

W myśl powyższego, procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Jeżeli opis stanu faktycznego przedstawionego we wniosku nie będzie zgodny ze stanem rzeczywistym wydana interpretacja nie będzie chronić Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w X.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.