Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP3/443-530/14-2/JF
z 28 sierpnia 2014 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 2 czerwca 2014 r. (data wpływu 5 czerwca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie elektronicznej formy przechowywania dokumentów uprawniających do zastosowania stawki 0% dla dostawy wewnątrzwspólnotowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 czerwca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie elektronicznej formy przechowywania dokumentów uprawniających do zastosowania stawki 0% dla dostawy wewnątrzwspólnotowej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje dostaw towarów (z wyłączeniem nowych środków transportu) na rzecz podatników znajdujących się w innych niż Polska państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Dla potrzeb rozliczeń VAT Spółka traktuje takie dostawy jako wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (dalej: „WDT”), o których mowa w art. 13 ustawy o VAT.

Zgodnie z generalną zasadą, wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów podlegają opodatkowaniu według stawki 0%. Możliwość zastosowania stawki 0% dla tego rodzaju dostaw jest uzależniona od spełnienia określonych warunków, w tym w szczególności posiadania dokumentów, o których mowa w art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy o VAT.

W związku z powyższym, w celu zapewnienia możliwości stosowania stawki 0% dla dokonywanych WDT, Spółka dysponuje dokumentami określonymi w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT oraz dokumentami uzupełniającymi, o których mowa w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT (dalej wspólnie jako: „Dokumenty”) uprawniającymi do zastosowania stawki 0% dla WDT. Dotychczas Spółka gromadziła powyższe Dokumenty co do zasady w formie tradycyjnej (papierowej).

Obecnie Spółka rozważa możliwość elektronicznej archiwizacji Dokumentów. Zgodnie z rozważanym modelem archiwizacji, papierowe egzemplarze Dokumentów posiadane przez Spółkę, będą skanowane i zapisywane w formie cyfrowego (elektronicznego) obrazu zeskanowanego Dokumentu (przykładowo w formacie PDF). Skanowanie Dokumentów będzie dokonywała sama Spółka lub podmiot trzeci na zlecenie Spółki. Format pliku, w którym będzie przechowywany zeskanowany Dokument będzie uniemożliwiać ingerencję w jego treść. Tak stworzone skany Dokumentów będą archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej, w podziale na okresy sprawozdawcze i w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.

Elektroniczne archiwizowanie Dokumentów, będzie jedynym sposobem ich przechowywania przez Spółkę. Po zeskanowaniu, Spółka zamierza bowiem niszczyć papierowe wersje Dokumentów. Skanowanie i następcze niszczenie Dokumentów może odbywać się zarówno przed jak i po terminie na złożenie przez Spółkę deklaracji dla podatku od towarów i usług, w której wskazane będą transakcje WDT opodatkowane stawką 0% i potwierdzone za pomocą tych Dokumentów.

Wątpliwości Spółki odnoszą się do wpływu rozważanego modelu archiwizacji Dokumentów na możliwość stosowania stawki 0% dla transakcji WDT dokonywanych przez Wnioskodawcę.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku, gdy Spółka przechowuje Dokumenty uprawniające do zastosowania stawki 0% przy transakcjach WDT, wyłącznie w formie elektronicznej wskazanej w opisie zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, Spółka będzie nadal uprawniona do stosowania stawki 0% w odniesieniu do tych dostaw?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku, gdy Spółka przechowuje Dokumenty uprawniające do zastosowania stawki 0% przy transakcjach WDT, wyłącznie w formie elektronicznej wskazanej w opisie zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, Spółka będzie nadal uprawniona do stosowania stawki 0% w odniesieniu do tych dostaw.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, WDT podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem łącznego spełnienia poniższych warunków:

1. podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;
   
2. podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
   
3. podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.
   
   

Dowodami, że towary będące przedmiotem WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do zagranicznego nabywcy są zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT:

1. dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
   
2. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.
   
   
   

W przypadku, gdy wskazane powyżej dokumenty, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej, zgodnie z art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, dowodami potwierdzającymi takie dostarczenie mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
   
2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
   
3. dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
   
4. Dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
   
   

Analiza przytoczonych powyżej regulacji ustawy o VAT prowadzi do konkluzji, że dla możliwości zastosowania stawki 0% dla dokonywanych WDT kluczowe jest, aby z posiadanych przez podatnika dokumentów jednoznacznie wynikało, że towar będący przedmiotem WDT został faktycznie dostarczony do podatnika posiadającego siedzibę na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej,

Przy czym zgodnie z opisem zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, z Dokumentów posiadanych przez Spółkę jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do kontrahenta z innego Państwa członkowskiego Unii Europejskiej. W konsekwencji, na podstawie tych Dokumentów Spółka ma prawo do zastosowania stawki 0% przy dokonywanych transakcjach WDT.

W odniesieniu do sposobu, w jakim mogą być otrzymywane i przechowywane Dokumenty, o których mowa w art. 42 ustawy o VAT, przytoczone powyżej regulacje ustawy o VAT nie przewidują jakiejkolwiek formy szczególnej. W szczególności przepisy nie uzależniają możliwości stosowania stawki 0% dla dokonanych WDT od posiadania Dokumentów wyłącznie w formie tradycyjnej (papierowej).

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty o których mowa w art. 42 ustawy VAT, mogą być przechowywane przez Spółkę w każdej formie, w tym w szczególności w formie elektronicznej. Taki sposób archiwizacji dokumentacji WDT nie ogranicza zdaniem Spółki możliwości stosowania stawki 0% dla dokonywanych w tym zakresie wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.

Podobny pogląd w tym zakresie został zaprezentowany w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 12 lutego 2009 r. (sygn. akt III SA/Wa 1909/08). W wyroku tym stwierdzono, że: „W ocenie Sądu, z powołanych przepisów nie wynika wymóg, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę „papierową”. Biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zgodzić się zatem należy z twierdzeniem, że dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem (S. Karpiński, E. Lis, Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów - obowiązki dokumentacyjne, Przegląd Podatkowy 2005, nr 1, s. 23)”.

Podejście to jest również szeroko prezentowane w aktualnych interpretacjach indywidualnych, wydawanych z upoważnienia Ministra Finansów przez Dyrektorów Izb Skarbowych.

W tym kontekście Wnioskodawca pragnie wskazać przykładowo na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 14 lutego 2013 r. (Nr ILPP4/443-512/12-4/ISN), w której organ stwierdził: „Przenosząc powyższe na grunt przepisów ustawy o podatku od towarów i usług dotyczących uprawnienia do zastosowania preferencyjnej stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów należy wskazać, że w przedmiotowej sprawie dokumentowanie wykonania wewnątrzwspólnotowej dostawy dowodami wskazanymi w opisie sprawy, otrzymywanymi i archiwizowanymi wyłącznie w formie elektronicznej, uprawniać będzie Spółkę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0%.”

Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 3 grudnia 2013 r. (Nr IPPP3/443-816/13-2/JK), w której uznał, że: „Przepisy przy tym nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona”.

Analogiczne stanowisko Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie przedstawił w interpretacji indywidualnej z 6 lipca 2013 r. (Nr IPPP3/443-484/13-4/JK), w której stwierdził: „Zauważyć należy, że powołane powyżej przepisy nie stanowią o formie dokumentów. Zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma dokumentu, byle uprawdopodobniała ona wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego. W dobie szeroko rozumianej komunikacji technicznej nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przesyłanemu np.: w formie elektronicznej, skanem czy faxem (podobnie przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 23 lipca 2013 r. (Nr IPPP3/443-295/13-6/JK), interpretacji indywidualnej z 11 lipca 2013 r. (Nr IPPP3/443-295/13-3/JK), interpretacji indywidualnej z 29 stycznia 2013 r. (Nr IPPP3/443-1098/12-4/LK), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 14 czerwca 2013 r. (Nr IPTPP2/443-180/13-4/IR) czy Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 stycznia 2014 r. (Nr ILPP4/443-465/13-3/ISN)”.

Mając na uwadze treść przytoczonych wcześniej regulacji ustawy o VAT oraz powołane stanowiska organów podatkowych i sądów, w ocenie Wnioskodawcy nie budzi wątpliwości, że posiadane przez Wnioskodawcę Dokumenty uprawniające do zastosowania stawki 0% do dokonywanych przez Spółkę WDT, uprawniają do stosowania tej stawki również wówczas, gdy są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.

W myśl art. 42 ust. 1 ustawy, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1. podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;
   
2. podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
   
3. podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.
   
   

Przepis art. 42 ust. 3 ustawy stanowi, że dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
  
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
  
  - z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.
  
  

Na mocy art. 42 ust. 11 ustawy, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
   
2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
   
3. dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
   
4. dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
   
   

Zatem w świetle wskazanego art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% wystarczającym jest, aby podatnik posiadał dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3, ewentualnie uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o ile łącznie potwierdzają one fakt wywiezienia i dostarczenia towarów będących podmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Przy czym przepisy regulujące prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatku nie określają formy dokumentów potwierdzających wywiezienie i dostarczenie towarów będących podmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie stanowią zatem, że wymagane jest wyłącznie posiadanie oryginałów dokumentów. Stąd należy przyjąć, że każda forma dokumentu jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została wystarczająco uprawdopodobniona. Dokumenty powinny jednoznacznie dowodzić dostarczenie towarów do ich odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Z przedstawionego we wniosku opisu wynika, że Wnioskodawca dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz podatników na terenie innych niż Polska państw członkowskich. Wnioskodawca dysponuje dokumentami uprawniającymi do zastosowania stawki 0% dla WDT, określonymi w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy. Wnioskodawca rozważa możliwość elektronicznej archiwizacji wymienionych dokumentów. Zgodnie z rozważanym modelem archiwizacji, papierowe egzemplarze Dokumentów posiadane przez Spółkę, będą skanowane i zapisywane w formie cyfrowego (elektronicznego) obrazu zeskanowanego dokumentu (przykładowo w formacie PDF), natomiast papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Format pliku, w którym będzie przechowywany zeskanowany dokument będzie uniemożliwiać ingerencję w jego treść. Tak stworzone skany dokumentów będą archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej, w podziale na okresy sprawozdawcze i w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.

Wątpliwości Spółki dotyczą elektronicznej formy przechowywania dokumentów uprawniających do zastosowania stawki 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów przy zachowaniu prawa do stosowania preferencyjnej stawki.

Biorąc pod uwagę to, że - jak wskazano we wniosku – posiadane dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy uprawniają Wnioskodawcę do zastosowania stawki 0% dla realizowanych dostaw wewnątrzwspólnotowych a przepisy obowiązujące w tym zakresie nie stanowią, że podatnik ma posiadać wyłącznie oryginały dokumentów, należy zatem przyjąć, że elektroniczna forma przechowywania dokumentów określonych w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie wystarczająco uprawdopodobniona. Wobec tego dokumenty przechowywane w formie elektronicznej np. w postaci plików PDF, w sposób niebudzący wątpliwości co do ich autentyczności, mogą stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku okoliczności sprawy oraz powyższe przepisy stwierdzić należy, że dokumenty uprawniające do zastosowania stawki 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów Wnioskodawca może przechowywać w formie elektronicznej (np. w plikach PDF).

Mając powyższe na uwadze, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.