INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 05.09.2013 r. (data wpływu 11.09.2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej (w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 3, 4 i 7) – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11.09.2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej (w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 3, 4 i 7).

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące zdarzenia przyszłe:

Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem prowadzenia działalności Spółki jest sprzedaż i dystrybucja energii elektrycznej, sprzedaż oleju napędowego, świadczenie usług elektroenergetycznych oraz wykonywanie usług budowlanych.

W chwili obecnej Spółka dokumentuje sprzedaż towarów i świadczenie usług fakturami wystawionymi przez Spółkę wyłącznie w formie papierowej.

Spółka zamierza oprócz wystawiania faktur w formie papierowej rozpocząć wystawianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz ich udostępnianie klientom Spółki, którzy wyrażą zgodę na taki sposób wystawiania i otrzymywania faktur.

Obowiązki związane z fakturowaniem elektronicznym zostaną powierzone przez Spółkę firmie zewnętrznej (w dalszej części zwanej: „Wykonawcą”).

Pomiędzy Spółką a Wykonawcą zostanie zawarta umowa o świadczenie Usług.

Spółka udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa do wystawiania faktur w formie elektronicznej, w imieniu Spółki. Wykonawca będzie zobowiązany do uzyskiwania w imieniu Spółki od klientów Spółki potwierdzeń (zgody), że akceptują oni wystawanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików w PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wykonawca, działając w imieniu Spółki będzie uzyskiwał od klientów Spółki potwierdzenia (zgody), że akceptują oni wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Uzyskanie od klientów Spółki przez Wykonawcę potwierdzenia (zgody), że akceptują oni wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym zostaną przekazane Spółce przez Wykonawcę.

Od części klientów Spółka uzyska samodzielnie potwierdzenia (zgody), że akceptują oni wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Potwierdzenia (zgody) na wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą uzyskiwane przez Wykonawcę w formie elektronicznej przy pomocy strony internetowej lub w formie pisemnej, a przez Spółkę w formie pisemnych umów podpisywanych przez Spółkę z klientami Spółki.

W akceptacji (zgodzie) zawartej z klientem Spółki zdefiniowany będzie między innymi adres strony internetowej, na której dostępne będą faktury elektroniczne.

Akceptacja (zgoda) klienta Spółki na wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnej formie, w tym przez dokonanie płatności za fakturę elektroniczną, co będzie oznaczało także wyrażenie zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w przyszłości.

Akceptacja (zgoda) klienta Spółki na udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnym okresie w tym po udostępnieniu ich klientowi Spółki.

Spółka będzie przesyłać na serwer Wykonawcy pliki elektroniczne z programu M. w formacie XML zawierające dane niezbędne do wystawienia faktur elektronicznych.

Spółka będzie przesyłać Wykonawcy ww. dane za pośrednictwem systemu EDI (oba podmioty będą dysponować systemem EDI).

Pomiędzy Spółką a Wykonawcą zestawiony zostanie bezpieczny szyfrowany kanał transmisji służący do wymiany ww. danych pomiędzy systemami.

Wykonawca będzie dokonywał przekształcenia plików z formatu XML przy zachowaniu ich treści na pliki w formacie PDF. Spółka udzieli pełnomocnictwa pracownikom Wykonawcy do opatrywania w imieniu Spółki plików w formacie PDF bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne.

Pliki w formacie PDF będą opatrywali upoważnieni przez Spółkę pracownicy Wykonawcy bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 262, dalej: ‚ustawa o podpisie elektronicznym”), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, wydanego przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne (dalej: ‚bezpieczny podpis elektroniczny”).

Po opatrzeniu plików w formacie PDF bezpiecznym podpisem elektronicznym Wykonawca dokona udostępnienia klientom Spółki przy pomocy strony internetowej ww. plików w formacie PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, a na prośbę klientów Spółki także dodatkowo plików w formacie XML.

Pliki w formacie XML w każdym przypadku będą mogły stanowić jedynie dodatek do plików w formacie PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, gdyż w żadnym przypadku pliki w formacie XML nie będą udostępniane klientowi Spółki samodzielnie bez plików w formacie PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Klient Spółki poprzez zalogowanie się na stronę internetową (uwierzytelnienie) będzie mógł pobrać faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, a także jeśli zechce dodatkowo pliki w formacie XML.

Pliki XML będą udostępniane między innymi w celu umożliwienia klientom Spółki zczytywania tych plików do programów finasowo-księgowych klientów Spółki.

W przypadku pobierania przez klienta Spółki faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym ze strony internetowej, żaden inny klient Spółki nie będzie miał możliwości zalogowania się i pobrania faktur innego klienta Spółki, ze względu na przypisany każdemu klientowi Spółki unikalny login i hasło.

Doręczenie faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym klientowi Spółki będzie następować z chwilą umieszczenia (udostępnienia) faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym na stronie internetowej, co będzie dawać klientowi Spółki możliwość pobrania faktury w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, a także jeżeli zechce dodatkowo pliku w formacie XML.

Każde pobranie przez Klienta faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie automatycznie odnotowywane w bazie danych systemu, a raporty w tej kwestii przekazywane Spółce przez Wykonawcę.

System wystawiania faktur w formie elektronicznej w formie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie gwarantować pełną identyfikowalność faktury elektronicznej z transakcją dostawy towarów lub wykonania usługi. Dostawa towaru lub wykonanie usługi będzie uruchamiać proces generowania faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą archiwizowane przez Wykonawcę na jego serwerach, a kopie archiwizowanych faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą przekazywane Spółce.

Faktury w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą przechowywane (archiwizowane) w podziale na okresy rozliczeniowe od momentu ich wystawienia przez okres przynamniej 10 lat nie mniej niż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób przechowywania (archiwizowania) faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie umożliwiał ich wyszukanie, a także bezzwłoczny dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie w formie elektronicznej.

Zarówno Spółka, jak i odbiorcy faktur w formie elektronicznej mogą przechowywać je elektronicznie lub papierowo.

Uzyskane od klientów Spółki potwierdzenia (zgody) na wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będą przechowywane (archiwizowane) przez Spółkę przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikającego z ostatniej faktury wystawionej w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym dla klienta Spółki, który udzielił ww. potwierdzenia (zgody).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

1. Czy wystawcą faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie Spółka... (pyt. oznaczone we wniosku nr 3)
2. W razie przyjęcia, że wystawcą faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie Wykonawca, czy jego dane powinny znaleźć się na fakturze elektronicznej... (pyt. oznaczone we wniosku nr 4)
3. Czy akceptacja (zgoda), o której mowa w § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur klienta Spółki na wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnej formie, w tym przez dokonanie płatności za fakturę elektroniczną, co będzie oznaczało także wyrażenie zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w przyszłości... (pyt. oznaczone we wniosku nr 7)
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy

1. Wystawcą faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie Spółka, a nie pracownicy Wykonawcy ani Wykonawca.
2. W razie przyjęcia że wystawcą faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie Wykonawca, jego dane nie powinny znaleźć się na fakturze elektronicznej.
3. Akceptacja (zgoda), o której mowa w § 3 rozporządzenia ME w sprawie e-faktur klienta Spółki na wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnej formie, w tym przez dokonanie płatności za fakturę elektroniczną, co będzie oznaczało także wyrażenie zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w przyszłości.
   
   

Uzasadnienie do pytania 1

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm., dalej: „KC”), z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo).

Stosownie do art. 98 KC, pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Nie ulega wątpliwości, iż dopuszczalne jest wystawianie faktur przez osobę trzecią w imieniu i na rzecz innego podmiotu, na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.

Dodatkowo Spółka pragnie podkreślić, iż zgodnie KC (art. 98-109), pełnomocnictwo to typ przedstawicielstwa, które polega na umocowaniu dowolnej osoby do dokonania czynności prawnej. Pełnomocnikiem może być każda osoba prawna oraz osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność prawną. Umocowanie do działania w cudzym imieniu na podstawie pełnomocnictwa opiera się na oświadczeniu woli złożonym przez reprezentowanego (w analizowanym schemacie przez Spółkę), a czynność dokonana przez pełnomocnika w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Biorąc pod uwagę, iż w treści pełnomocnictwa zostanie określony zakres uprawnień Wykonawcy oraz biorąc pod uwagę dopuszczalność działania przez pełnomocnika (osobę trzecią) w świetle kodeksu cywilnego należy przyjąć, iż dopuszczalne jest wystawianie faktur przez Wykonawcę w imieniu Spółki.

Przepis § 4 pkt 1 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur stanowi, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Zgodnie z przepisem art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym, bezpiecznym podpisem elektronicznym jest podpis elektroniczny, który:

1. jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
2. jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego.
3. jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest nierozpoznawalna.
   
   

Zgodnie natomiast z przepisem art. 3 pkt 3 ustawy o podpisie elektronicznym, osobą składającą podpis elektroniczny jest osoba fizyczna posiadająca urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego, która działa w imieniu własnym albo w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.

Powyższe stanowisko potwierdza postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego nr 1472/RPP1/443-452/06/SAPI z dnia 6 września 2006 r., wydane przez Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, w którym uznano, iż faktura elektroniczna, sygnowana bezpiecznym podpisem elektronicznym, należącym do osoby fizycznej działającej w imieniu Spółki (nawet, jeżeli ta osoba jest pracownikiem innej firmy) i posiadającej upoważnienie Spółki do zabezpieczania faktur podpisem elektronicznym, spełnia wymogi określone w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych.

Ustawa o VAT, nie definiuje pojęcia wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy realizujący opodatkowane dostawy powinni wystawiać faktury w celu dokumentowania tych czynności. Ustawa o VAT nie nakłada na podmioty wystawiające faktury żadnych innych wymogów. Pozostałe wymogi określone są w przepisach wykonawczych do ustawy o VAT.

Rozporządzenie MF z dnia 28 marca 2011 r. określa zasady wystawiania faktur. Zasady dotyczące wystawiania faktur w formie elektronicznej określone są natomiast w rozporządzeniu MF w sprawie e-faktur.

Polskie przepisy o VAT (w tym przepisy wykonawcze do ustawy o VAT), nie precyzują kwestii wystawiania faktur w imieniu dostawcy przez podmiot trzeci (fakturowanie przez podmiot trzeci). Przepisy te nie wykluczają jednak takiej możliwości. A zatem nie można stwierdzić, że wystawianie faktur w imieniu dostawcy przez podmiot trzeci jest niedozwolone. Należy również podkreślić, że polskie przepisy o VAT należy interpretować zgodnie ze stosownymi przepisami wspólnotowymi.

Krajowe przepisy o VAT nie odnoszą się do zagadnienia fakturowania przez podmiot trzeci, odpowiednie uregulowania w tym zakresie wprowadza jednak Dyrektywa Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. UE L 347 ze zm.). Zgodnie z art. 220 Dyrektywy, każdy podatnik powinien upewnić się, że faktura została wystawiona przez niego, nabywcę towarów lub usług, bądź w jego imieniu i na jego rzecz przez podmiot trzeci. Należy podkreślić, że przepis ten odnosi się zarówno do faktur wystawionych w formie papierowej, jak i do faktur elektronicznych.

Powyższy przepis Dyrektywy nakłada obowiązek wprowadzenia przepisów dotyczących fakturowania przez podmiot trzeci w prawie krajowym wszystkich państw członkowskich (przepisy te są bezwarunkowe i nie są przewidziane żadne zwolnienia ani preferencyjne zasady ograniczające zakres stosowania fakturowania przez podmioty trzecie).

W myśl powyższego fizyczne wystawienie faktur przez Wykonawcę na podstawie udzielonego przez Spółkę pełnomocnictwa będzie równoznaczne z ich wystawieniem przez Spółkę.

W ocenie Spółki w sytuacji przedstawionej w niniejszym wniosku (w opisie zdarzenia przyszłego) wystawcą faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie Spółka, a nie Wykonawca, gdyż Wykonawca jak i upoważniony przez Spółkę pracownik Wykonawcy będą działać jedynie w imieniu Spółki.

Uzasadnienie w zakresie pytania 2

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...)

W myśl art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej między innymi w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie MF z dnia 28 marca 2011 r.

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r. faktura powinna zawierać:

1. datę jej wystawienia;
2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku, od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem.
    
    

Z ww. przepisu ani z innych przepisów rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r. nie wynika, że faktury powinny zawierać jakiekolwiek dane dotyczące wystawcy, a w związku z tym na fakturach w tym faktura wystawionych w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym nie ma obowiązku umieszczania danych dotyczących wystawcy.

W ocenie Spółki w sytuacji przedstawionej w niniejszym wniosku (w opisie zdarzenia przyszłego) w razie przyjęcia, że wystawcą faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie Wykonawca, jego dane nie będą musiały być umieszczne na tych fakturach.

Prawodawca przewidział w rozporządzeniu MF z dnia 28 marca 2011 r. dwa przypadki, w których faktura powinna zawierać dodatkowe dane, tj.:

1. w przypadku, o którym mowa w § 23 - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla danych podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres (§ 5 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r.);
2. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku (§ 5 ust. 2 pkt 8 rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r.).
   
   

Uzasadnienie w zakresie pytania 3

Zgodnie z § 3 rozporządzenia ME w sprawie e-faktur, przesyłanie w tym udostępnianie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Przepis § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur, nie wskazuje na konieczność uzyskania akceptacji klienta bezpośrednio przez podmiot dostarczający towary lub świadczący usługi na rzecz nabywcy towarów i usług decydującego się na akceptację (zgodę) fakturowania w formie elektronicznej.

Zdaniem Spółki, dopuszczalne jest uzyskiwanie przez Wykonawcę w imieniu Spółki w formie elektronicznej lub pisemnej lub przez samą Spółkę w formie pisemnej potwierdzeń (zgody), że klienci Spółki akceptują wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Przepisy rozporządzenia MF w sprawie e-faktur nie określają sposobów akceptacji odbiorcy faktury na przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej, a w związku z tym dopuszczalny jest każdy sposób uzyskania takiej akceptacji, w tym poprzez dokonanie płatności za wystawioną i udostępnioną fakturę w formie elektronicznej w formacie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W ocenie Spółki w sytuacji przedstawionej w niniejszym wniosku (w opisie zdarzenia przyszłego) akceptacja (zgoda) klienta Spółki na wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnej formie, w tym przez dokonanie płatności za fakturę elektroniczną, co będzie oznaczało także wyrażenie zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym także w przyszłości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2013 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1528), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, które to zastąpiło obowiązujące do dnia 31 grudnia 2012 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Obowiązujące obecnie rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych wydane zostało na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy, określa sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych w tej formie.

W myśl § 2 obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
   
   

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

§ 4 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia wskazuje, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem prowadzenia działalności Spółki jest sprzedaż i dystrybucja energii elektrycznej, sprzedaż oleju napędowego, świadczenie usług elektroenergetycznych oraz wykonywanie usług budowlanych. W chwili obecnej Spółka dokumentuje sprzedaż towarów i świadczenie usług fakturami wystawionymi przez Spółkę wyłącznie w formie papierowej.

Spółka zamierza oprócz wystawiania faktur w formie papierowej rozpocząć wystawianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz ich udostępnianie klientom Spółki, którzy wyrażą zgodę na taki sposób wystawiania i otrzymywania faktur. Obowiązki związane z fakturowaniem elektronicznym zostaną powierzone przez Spółkę firmie zewnętrznej (w dalszej części zwanej: „Wykonawcą”). Pomiędzy Spółką a Wykonawcą zostanie zawarta umowa o świadczenie Usług. Spółka udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa do wystawiania faktur w formie elektronicznej, w imieniu Spółki. Wykonawca będzie zobowiązany do uzyskiwania w imieniu Spółki od klientów Spółki potwierdzeń (zgody), że akceptują oni wystawanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików w PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wykonawca, działając w imieniu Spółki będzie uzyskiwał od klientów Spółki potwierdzenia (zgody), że akceptują oni wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym. Uzyskanie od klientów Spółki przez Wykonawcę potwierdzenia (zgody), że akceptują oni wystawianie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym zostaną przekazane Spółce przez Wykonawcę. Akceptacja (zgoda) klienta Spółki na udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnym okresie w tym po udostępnieniu ich klientowi Spółki. Spółka będzie przesyłać na serwer Wykonawcy pliki elektroniczne z programu M. w formacie XML zawierające dane niezbędne do wystawienia faktur elektronicznych.

Spółka będzie przesyłać Wykonawcy ww. dane za pośrednictwem systemu EDI (oba podmioty będą dysponować systemem EDI). Pomiędzy Spółką a Wykonawcą zestawiony zostanie bezpieczny szyfrowany kanał transmisji służący do wymiany ww. danych pomiędzy systemami. Pliki w formacie PDF będą opatrywali upoważnieni przez Spółkę pracownicy Wykonawcy bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 262, dalej: „ustawa o podpisie elektronicznym”), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, wydanego przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne (dalej: „bezpieczny podpis elektroniczny”). Po opatrzeniu plików w formacie PDF bezpiecznym podpisem elektronicznym Wykonawca dokona udostępnienia klientom Spółki przy pomocy strony internetowej ww. plików w formacie PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, a na prośbę klientów Spółki także dodatkowo plików w formacie XML.

W związku z tak przedstawionym stanem faktycznym Wnioskodawca powziął wątpliwości czy wystawcą faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie Spółka czy Wykonawca, oraz czy to jego dane powinny znaleźć się na fakturze elektronicznej.

Zgodnie z art. 135 Ordynacji podatkowej zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych w sprawach podatkowych ocenia się według przepisów prawa cywilnego, jeżeli przepisy prawa podatkowego nie stanowią inaczej.

Stosownie do art. 95 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela.

Jednocześnie zgodnie z § 2 ww. artykułu czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

W myśl art. 96 Kodeksu cywilnego umocowanie do działania w cudzym imieniu może opierać się na ustawie (przedstawicielstwo ustawowe) albo na oświadczeniu reprezentowanego (pełnomocnictwo).

Art. 98 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeksu cywilnego pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Zatem ani przepisy ustaw podatkowych ani przepisy Kodeksu cywilnego nie przewidują zakazu udzielania pełnomocnictwa przez jeden podmiot do wystawiania faktur w jego imieniu innemu podmiotowi. Z powyższego wynika że na podstawie pełnomocnictwa, pełnomocnik ma prawo do reprezentowania Strony (mocodawcy), w stosunkach prawnych z innymi podmiotami prawa,w zakresie określonym w pełnomocnictwie.

Ogólne regulacje dotyczące danych, jakie powinny zawierać faktury zostały określone – na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy – treścią rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem.

I tak zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia – faktura powinna zawierać:

1. datę jej wystawienia;
2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem.
    
    

Tym samym, o ile udzielone przez Wnioskodawcę pełnomocnictwo do wystawiania faktur elektronicznych, odpowiada wymogom wynikającym z przepisów Kodeksu cywilnego, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należy uznać za prawidłowe, ponieważ to Wnioskodawca, jako podmiot, o którym mowa w art. 15 zobowiązany jest do wystawienia faktur na podstawie art. 106 ust. 1 ustawy, a „Wykonawca” jest pomiotem, który działa w imieniu Wnioskodawcy w zakresie udzielonego pełnomocnictwa.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

W związku z uznaniem stanowiska za prawidłowe w odpowiedzi na pytanie 1 (oznaczone we wniosku nr 3) pytanie 2 (oznaczone we wniosku nr 4) stało się bezprzedmiotowe.

Odnosząc się do pytania 3 (oznaczone we wniosku nr 7) dotyczącego akceptacji (zgody), o której mowa w § 3 rozporządzenia MF w sprawie e-faktur stwierdzić należy, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej, zatem właściwe jest wyraźne uregulowanie przedmiotowej kwestii w drodze ustaleń między stronami.

W opisanej sprawie Wnioskodawca działając przez pełnomocnika („Wykonawcę”) będzie zobowiązany do uzyskiwania od klientów Spółki potwierdzeń (zgody), że akceptują oni wystawanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików w PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym. W akceptacji (zgodzie) zawartej z klientem Spółki zdefiniowany będzie między innymi adres strony internetowej, na której dostępne będą faktury elektroniczne. Akceptacja (zgoda) klienta Spółki na wystawianie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnej formie, w tym przez dokonanie płatności za fakturę elektroniczną, co będzie oznaczało także wyrażenie zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym w przyszłości. Akceptacja (zgoda) klienta Spółki na udostępnianie faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym będzie mogła być dokonana w dowolnym okresie w tym po udostępnieniu ich klientowi Spółki.

Wobec powyższego, w ocenie tut. Organu, uzyskanie akceptacji (zgody) klienta Spółki może nastąpić w dowolnej formie w tym także poprzez dokonanie płatności za fakturę elektroniczną przez klienta Spółki, jeżeli kwestie te zostały w ten sposób uregulowane między Stronami w łączącej je umowie. Zatem stwierdzić należy, iż forma akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej przez klientów Spółki będzie spełniać wymogi rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo nadmienia się, iż przedmiotowa interpretacja dotyczy odpowiedzi na pytania oznaczone we wniosku, jako nr 3, 4 i 7 w pozostałym zakresie tj. odnośnie pytań oznaczonych we wniosku, jako nr 1, 2, 5, 6, 8, 9 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. 2012, poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.