P O S T A N O W I E N I E

W odpowiedzi na zapytanie sformułowane we wniosku z dnia 10 lipca 2006 r. (data wpływu do tutejszego Urzędu 13 lipca 2006 r.) dotyczące stosowania przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) w zakresie zapytań nr 1, 5 i 8, działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie

postanawia

uznać stanowisko Podatnika za prawidłowe.

U Z A S A D N I E N I E

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że w związku z wejściem w życie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r., Nr 133, poz. 1119) – dalej: „rozporządzenie o fakturach elektronicznych” – Spółka rozpoczęła wdrażanie systemów komputerowych, pozwalających na uproszczenie współpracy z partnerami poprzez przesyłanie faktur drogą elektroniczną

Spółka zwróciła się o rozstrzygnięcie m.in. następujących zagadnień:

1. Czy w świetle obecnie obowiązujących przepisów § 4 w/w rozporządzenia dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych poprzez Internet, zabezpieczonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, potrzebne są jakiekolwiek dodatkowe mechanizmy, np. kwalifikowany znacznik czasu?
2. Czy na fakturze elektronicznej musi być umieszczone słowo oryginał-kopia?
3. Czy przedstawiciel innej firmy może, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa, dokonać podpisu faktury w imieniu firmy udzielającej tego pełnomocnictwa?

Spółka stoi na stanowisku, że:

1. do zabezpieczenia faktur elektronicznych wystarczy bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
2. słowa oryginał – kopia nie są potrzebne na dokumentach faktury elektronicznej.
3. faktury elektroniczne mogą być zabezpieczone podpisem osoby z innej firmy na podstawie pisemnego pełnomocnictwa udzielonego tej osobie przez firmę wystawiającą faktury.

Ad 1.

Zgodnie z przepisem § 4 pkt 1 rozporządzenia o fakturach elektronicznych faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. W przepisie tym wymienione są przesłanki, których wypełnienie niezbędne jest dla prawidłowości wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Zgodnie z nim dodatkowe elementy na fakturze elektronicznej, jak np. kwalifikowany znacznik czasu, nie są wymagane dla ważności faktury.

Ad 5.

Rozporządzenie o fakturach elektronicznych określa: sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (§ 1 pkt 1 i 2). Natomiast kwestię elementów, które powinna zawierać faktura VAT (również faktura elektroniczna), regulują: ustawa o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r., Nr 95, poz. 798) – dalej: „rozporządzenie o fakturach”. Porównując zakres przedmiotowy obu rozporządzeń należy uznać, że do przedmiotu regulacji rozporządzenia o fakturach elektronicznych nie należy zagadnienie jakie dane faktury powinny zawierać; wobec powyższego o danych, jakie powinny zawierać szczególne faktury (faktury elektroniczne) decydują normy właściwe z uwagi na zastosowaną wykładnię systemową. Fakt, iż ustawodawca wymaga, aby egzemplarz faktury elektronicznej przesłany przez wystawcę, miał treść identyczną co egzemplarz otrzymany przez kontrahenta (§ 4 rozporządzenia o fakturach elektronicznych), pozwala stwierdzić, iż faktura elektroniczna nie musi być oznaczona jako „ORYGINAŁ/KOPIA”. Zgodnie natomiast z przepisem § 6 ust. 5 w/w rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Wprowadzenie do faktury przesłanej w formie elektronicznej zmian w postaci zastąpienia wyrazu „ORYGINAŁ” wyrazem „KOPIA” spowoduje brak możliwości zagwarantowania integralności danych w fakturach posiadanych przez nabywcę towaru i jego sprzedawcę.

Ad 8.

Przepis § 4 pkt 1 rozporządzenia o fakturach elektronicznych stanowi, że faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zgodnie z przepisem art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym bezpiecznym podpisem elektronicznym jest podpis elektroniczny, który:

1. jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
2. jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego
3. jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest nierozpoznawalna.

Zgodnie natomiast z przepisem art. 3 pkt 3 w/w ustawy osobą składającą podpis elektroniczny jest osoba fizyczna posiadająca urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego, która działa w imieniu własnym albo w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.

Przepisy rozporządzenia o fakturach elektronicznych nie zawierają żadnego wymogu, zgodnie z którym bezpieczny podpis elektroniczny, gwarantujący pochodzenie i integralność treści faktury korygującej, musiałby należeć do pracownika jednej ze stron transakcji, którą dokumentowałaby przedmiotowa faktura. W związku z powyższym należy uznać, iż faktura elektroniczna, sygnowana bezpiecznym podpisem elektronicznym, należącym do osoby fizycznej działającej w imieniu Spółki (nawet jeżeli ta osoba jest pracownikiem innej firmy) i posiadającej upoważnienie Spółki do zabezpieczania faktur podpisem elektronicznym, spełnia wymogi określone w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych.

Mając na uwadze wskazane wyżej okoliczności, Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie orzekł jak powyżej.

Niniejsza interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dokonana została dla konkretnego stanu faktycznego zawartego we wniosku oraz w oparciu o przepisy prawa obowiązujące w dniu jej udzielenia. Zmiana poszczególnych elementów stanu faktycznego może mieć wpływ na zmianę zakresu praw i obowiązków podatnika. Zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, płatnika lub inkasenta, jest natomiast wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy.

Interpretacje co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawach przedstawionych w pozostałych punktach wniosku zostały udzielone odrębnymi postanowieniami.

Zgodnie z art. 14a § 4 i art. 236 ustawy Ordynacja podatkowa, Stronie służy prawo wniesienia zażalenia na niniejsze postanowienie do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, za pośrednictwem Naczelnika tutejszego Urzędu. Zażalenie należy wnieść w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego postanowienia. Zażalenie powinno być opatrzone znakami opłaty skarbowej (podanie 5 zł, każdy załącznik 0,5 zł).