Zgodnie z art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 8 stycznia 1993r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym ( Dz.U. Nr 11, poz. 50 ze zm. ) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega świadczenie usług oraz przekazanie lub zużycie towarów na potrzeby reprezentacji i reklamy. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( j.t. Dz.U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm. ) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 % przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Natomiast art. 25 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, z wyjątkiem przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego. Przy czym w myśl art. 25 ust. 2 pkt 3) ustawy o VAT przepis ust. 1 pkt 3) nie dotyczy części wydatków, które nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z powodu przekroczenia norm w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym.

Zatem Spółce przysługuje prawo obniżenia podatku należnego o naliczony w fakturach dotyczących zakupu wydatków poniesionych na nabycie towarów i usług przeznaczonych na reprezentację i reklamę prowadzoną publicznie ( bez ograniczenia limitem – wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów ) oraz prowadzoną niepublicznie, jeżeli wydatki te nie przekraczają 0,25 % przychodu – zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu, a jeśli przekraczają 0,25 % przychodu – nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, a podatek VAT podlega odliczeniu po uwzględnieniu art. 25 ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT . Zatem podatek naliczony w towarach i usługach nabytych z przeznaczeniem na cele reprezentacji i reklamy obniża podatek należny, niezależnie od tego, czy przekroczono wyżej określony limit ( normę w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym ), jeżeli zakupy te służą sprzedaży opodatkowanej ( por. art. 19 ust. 1 ustawy o VAT ).

Z art. 16 ust. 1 pkt 46b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że kosztem uzyskania przychodów jest podatek należny w przypadku między innymi przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami. W opinii tut. organu podatkowego podatek należy VAT z tytułu przekazania towarów i świadczenia usług na cele reprezentacji i reklamy jest kosztem uzyskania przychodów.

Odrębny sposób postępowania w sytuacji ponoszenia kosztów reprezentacji i reklamy wynika z treści art. 7 ust. 3 ustawy o VAT. Przepis ten zwalnia od podatku od towarów i usług czynności, o których mowa w art. 2 ust. 3 pkt 1, w przypadku gdy podatnik nie pomniejszył podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy zakupie lub imporcie towarów przekazanych lub zużytych w ramach tych czynności. Zatem, jeśli podatnik nie odliczy podatku naliczonego z tytułu zakupu towarów przekazanych lub zużytych na potrzeby reprezentacji i reklamy, wówczas wyżej wymienione czynności przekazania zwolnione są z opodatkowania podatkiem VAT. Podatek naliczony VAT od zakupów służących czynnościom zwolnionym od VAT stanowi koszt uzyskania przychodów ( art. 16 ust. 1 pkt 46a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT ).

Ponadto zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy o VAT w przypadku czynności wymienionych w art. 2 ust. 3 pkt 1 wystawiane są faktury wewnętrzne; za dany miesiąc podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą wszystkie czynności dokonane w tym miesiącu.