Działając na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zmianami), w odpowiedzi na Państwa pismo złożone w dniu 06.07.2004 r., Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach informuje:

I. w sprawie wydatków na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na poczęstunek gości na terenie zakładu oraz kart świątecznych wysyłanych kontrahentom.

Stosownie do przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zmianami), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.

Przepisy podatkowe nie określają rodzaju wydatków, które można zaliczyć do kosztów reprezentacji i reklamy. Charakter tych wydatków powinien być na tyle związany z prowadzoną działalnością, by możliwa była ocena oparta na zasadzie logiki i zasad doświadczenia życiowego, że mogą mieć wpływ na uzyskanie przychodu.

Przekazane do spożycia kawa, herbata, napoje, ciastka, soki itp. wykorzystane na poczęstunek gości na terenie zakładu pracy oraz wysyłane kontrahentom kartki świąteczne stanowią wydatki na potrzeby reprezentacji i reklamy stanowiące element utrwalający dobry wizerunek firmy i dbałość o klienta.

Powyższe wydatki należy więc zaliczyć do wydatków poniesionych w ramach limitu reprezentacji i reklamy określonego w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i uznać je za koszty uzyskania przychodów Spółki.

Zakupy w/w artykułów spożywczych i kart świątecznych z przeznaczeniem na ich zużycie, kwalifikują się do takiej kategorii zakupów, gdzie nie ma zastosowania art. 7 ust. 2 i art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) i tym samym zużycie w/w towarów na potrzeby reprezentacji nie rodzi obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług.

II. w sprawie wydatków na zakup roślin i ozdób okolicznościowych.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W myśl art. 86 ust. 1 cyt. ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, o których mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z przytoczonych przepisów wynika, że wydatki wyszczególnione w Waszym piśmie (zakup kwiatów, krzewów na udekorowanie pomieszczeń i zagospodarowanie terenu Waszego zakładu), są kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez Was działalności gospodarczej, nie będąc kosztami reprezentacji i reklamy. Art. 16 ust. 1 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie kwalifikuje powyższych wydatków do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów, ani też nie ogranicza wielkości tych wydatków.

W związku z powyższym, z faktur VAT dokumentujących w/w wydatki, można odliczać zawarty w nich podatek od towarów i usług bez obowiązku sporządzania własnych faktur wewnętrznych i naliczania podatku należnego, w takim zakresie, w jakim w/w towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

W piśmie podatnik nie przedstawił wysokości przewidywanych zakupów.

Należy zaznaczyć, iż kwiaty i krzewy należą do tych kategorii zakupów, co do których ustalenie związku ponoszonych kosztów z osiąganymi przychodami nie jest wyraźne. W takich przypadkach konieczna jest szczególnie wnikliwa ocena przez podatnika tych wydatków pod względem ich racjonalności.

Użyty w piśmie termin „ozdoby okolicznościowe” jest zbyt ogólny, by można jednoznacznie stwierdzić, iż wydatki na towary tak nazwane przez podatnika będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

III. w sprawie wydatków na zakup katalogów.

Pojęcie „reklamy” według „Nowego Słownika Języka Polskiego” Wydawnictwa Naukowego PWN z 2003 r. oznacza „rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do zakupu; także: środki służące do tego celu, np. plakaty, ogłoszenia w prasie, radiu i w telewizji”.

Zatem, wydatki na zakup katalogów winny być uznane za poniesione w celu reklamy, ponieważ prezentowane w katalogach treści są swoistą formą oferty, ekspozycji, prezentacji tych towarów w celu zachęcenia potencjalnego klienta do ich zakupu. Obrazy fotograficzne, zastosowanie, budowa, parametry techniczne poszczególnych urządzeń prezentowane w załączonych do zapytania katalogach, jak również zdjęcia otrzymanych dyplomów i wyróżnień, sformułowania „gwarantujemy: wysoką jakość naszych wyrobów potwierdzoną certyfikatem ISO 9001: 2000, krótkie terminy realizacji, konkurencyjne ceny, profesjonalne doradztwo techniczne”, spełniają powyższe warunki.

Odrębnym zagadnieniem jest prowadzenie reklamy w sposób publiczny, a więc przedstawianie treści zawartych w katalogach w sposób powszechny.

Pojęcie „powszechny” według powyższego Słownika oznacza „dotyczący wielu, wszystkich, obejmujący ogół, przeznaczony dla wielu, dla wszystkich; ogólny, masowy”.

Tak więc, jeżeli reklama prowadzona jest w sposób powszechny (publiczny), nie podlega ona limitowaniu określonemu w art. 16 ust. 1 pkt 28 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

To podatnik podejmuje decyzje o sposobie rozdysponowania towarów (czy zostaną wykorzystane dla potrzeb reklamy nielimitowanej). Kwalifikacja reklamy do prowadzonej w sposób publiczny, czy też nie, podlega każdorazowo zindywidualizowanej ocenie wobec braku ściśle sprecyzowanych w tym względzie kryteriów w przepisach prawa podatkowego.

W omawianym przypadku należy uwzględnić specyfikę towarów przeznaczonych na cele reklamy. Foldery reklamowe, katalogi należą do tej kategorii materiałów reklamowych, którymi podatnicy najczęściej posługują się, by zwrócić uwagę potencjalnego nabywcy. Tego typu materiały (w przeciwieństwie do np. długopisów, zapalniczek, albumów) nie przedstawiają wartości użytkowej dla obdarowanego i z założenia są wręczane, rozdawane w celu zaprezentowania oferowanych towarów jak najszerszej grupie nabywców. Wydatki na ich zakup winny być zatem uznane za poniesione na reklamę nielimitowaną.

Do towarów, o których mowa powyżej, nie ma zastosowania art. 7 ust. 2 cyt. ustawy o podatku od towarów i usług. Podatek VAT wynikający z faktur zakupu w/w katalogów może być wówczas przedmiotem odliczenia bez obowiązku ustalania podatku należnego.