INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12.06.2012 r. (data wpływu 18.06.2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 22.08.2012 r. (data nadania 22.08.2012 r., data wpływu 27.08.2012 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie Nr IPPB2/415-558/12-2/MK oraz IPPB5/423-482/12-2/JC z dnia 09.08.2012 r. (data doręczenia 20.08.2012 r.) oraz pismem z dnia 17.09.2012 r. (data nadania 17.09.2012 r., data wpływu 18.09.2012 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie Nr IPPB2/415-558/12-5/MK oraz IPPB5/423-482/12-5/JC z dnia 06.09.2012 r. (data doręczenia 11.09.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z planowaną konferencją (część szkoleniowa):

• w części dotyczącej pracowników (podróż służbowa) – jest prawidłowe,
• w części dotyczącej zaproszonych gości i wydatków stricte reklamowych – jest prawidłowe,
• w części dotyczącej zaproszonych gości i pozostałych wydatków – jest nieprawidłowe
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 18.06.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z planowaną konferencją (część szkoleniowa).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka planuje zorganizowanie konferencji wyjazdowej w wynajętej sali w centrum konferencyjnym w kraju lub za granicą. Związana ona będzie z promocją produktów i reklamą Spółki.

Uczestnikami konferencji będą wybrani przez przedstawicieli regionalnych Wnioskodawcy pracownicy klientów i przyszłych klientów z branży z potencjałem zakupu produktów Spółki. Celem konferencji będzie zapoznanie ich z ofertą Spółki w zakresie sprzedawanych pomp, ich właściwości, zastosowania i działania, z nowymi produktami wprowadzanymi na rynek, co w konsekwencji w przyszłości prowadzić będzie do zwiększenia sprzedaży.

Konferencja składać się będzie z dwóch części: szkoleniowej i gastronomiczno-rozrywkowej.

1. Część szkoleniowa obejmować będzie:
   1. wykład prowadzony przez pracownika Spółki na temat prezentacji produktów Spółki i zastosowania ich w instalacjach, nowych rozwiązań technologicznych,
   2. zwiedzanie wybranych obiektów referencyjnych (oczyszczalni ścieków, biogazowni, zakładów produkcyjnych - browaru, wieżowców/biurowców, hotelu) gdzie zastosowano wcześniej pompy,
   3. zwiedzanie fabryki spółki należącej do grupy za granicą.
2. Część gastronomiczno-rozrywkowa dla pracowników klientów i potencjalnych klientów Wnioskodawcy obejmować będzie:
   1. rejs statkiem,
   2. kurs nurkowania,
   3. zwiedzanie kopalni,
   4. zwiedzanie muzeum techniki,
   5. bilety na mecz piłkarski,
   6. uroczysta kolacja/obiad wraz z oprawą muzyczną.
   
   
   

Całość wydatków związanych z konferencją ponoszona będzie Spółkę. W czasie konferencji nie zostaną przekazane żadne prezenty uczestnikom.

Organizacja konferencji zostanie zlecona hotelowi / centrum konferencyjnemu, który zajmie się między innymi wynajmem sali na szkolenie, zapewnieniem uczestnikom zakwaterowania, dojazdu lub przelotu do miejsca szkolenia, serwisu kawowego, obiadu w czasie szkolenia oraz zorganizowaniem części gastronomiczno-rozrywkowej.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 22.08.2012 r. Wnioskodawca wskazał, iż część szkoleniowa konferencji wyjazdowej związanej z promocją produktów i reklamą Spółki obejmować będzie koszty i świadczenia (wydatki, które są przedmiotem zapytania Wnioskodawcy – pytanie oznaczone numerem 1):

• Wynajem sali na wykład i prezentację filmu o grupie,
• dowozu lub przelotu uczestników (wybranych pracowników klientów i przyszłych klientów z branży z potencjałem zakupu produktów Spółki) do miejsca szkolenia z siedziby Spółki lub ich miejsca zamieszkania,
• dojazd do fabryk grupy za granicą - producentów sprzedawanych przez Spółkę pomp,
• zakwaterowanie uczestników szkolenia w hotelu niedaleko od miejsca szkolenia,
• serwis kawowy i lunch w czasie szkolenia.
  
  

Do kosztów szkolenia Spółka zaliczać będzie też koszty związane z delegacjami pracowników Spółki - inżynierów opiekujących się zaproszonymi uczestnikami konferencji, prowadzącymi wykład związany z zakresem działania, produktami, historią itp. grupy i oprowadzającymi uczestników po fabryce.

Z kolei w uzupełnieniu wniosku z dnia 17.09.2012 r. Wnioskodawca wskazał, iż w związku z delegacjami pracowników Spółki opiekującymi się zaproszonymi uczestnikami konferencji Wnioskodawca ponosi następujące wydatki:

• Przejazd (samochodem służbowym, autokarem, pociągiem) lub przelot do miejsca prowadzenia konferencji,
• Diety dla delegowanych pracowników Spółki,
• Zapewnienie noclegów zgodnie ze standardami Spółki,
• Wynajem samochodu lub zapewnienie transportu środkami komunikacji lokalnej, z lotniska lub hotelu do miejsca konferencji lub fabryki,
• Zapłata za parkowanie pojazdu, zapłata za autostrady, paliwo do samochodu.
  
  

Pracownicy Wnioskodawcy zawsze zostają oddelegowani do tego typu prac w ramach podróży służbowej na podstawie polecenia wyjazdu służbowego.

Uczestnicy konferencji wysyłani są na konferencję w ramach swoich obowiązków służbowych, delegowani przez swoich pracodawców (w ramach oficjalnego zaproszenia Wnioskodawcy wysłanego do ich spółki).

Jeżeli konferencja/szkolenie odbywa się w Polsce - Wnioskodawca opłaca wszystkie koszty, a uczestnicy pokrywają jedynie koszty dojazdu do miejsca konferencji. Jeżeli konferencja/szkolenie odbywa się w fabrykach (w Niemczech, Francji, Holandii): Wnioskodawca opłaca wszystkie koszty, również koszty transportu uczestników (autokar/samolot) do miejsca, gdzie odbywa się konferencja. Uczestnicy przyjeżdżają na lotnisko lub do miejsca zbiórki we własnym zakresie.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy koszt planowanej konferencji w części szkoleniowej (I) będzie kosztem uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych w przypadku właściwego udokumentowania wydatków...
2. Czy wartość świadczeń związanych z uczestnictwem w konferencjach związanych z promocją i reklamą Spółki w części gastronomiczno-rozrywkowej (II) stanowić będzie dla zaproszonych pracowników klientów i potencjalnych klientów przychód z tytułu otrzymanych nieodpłatnych świadczeń i czy podlega opodatkowaniu zgodnie z art. 21 ust. 68a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych...
3. Czy wartość świadczeń związanych z uczestnictwem w konferencjach związanych z promocją i reklamą Spółki w części szkoleniowej (I) stanowić będzie dla zaproszonych pracowników klientów i potencjalnych klientów przychód z tytułu otrzymanych nieodpłatnych świadczeń i czy podlega opodatkowaniu zgodnie z art. 21 ust. 68a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych...
   
   

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytań dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych wniosek zostanie rozpatrzony odrębnym rozstrzygnięciem.

Zdaniem Wnioskodawcy, koszt poniesiony na część szkoleniową konferencji (przelot uczestników, wynajęcie sali wraz ze sprzętem, zakwaterowanie uczestników, przerwy kawowe i lunch, przejazd do miejsc referencyjnych) będzie dla Spółki kosztem uzyskania przychodu jeżeli zostanie właściwie udokumentowany. Głównym celem organizowanej konferencji szkoleniowo-reklamowej dla pracowników klientów i potencjalnych klientów będzie w konsekwencji intensyfikacja i zwiększenie sprzedaży. Zgodnie z art. 15 ust. 1 koszty uzyskania przychodu są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Natomiast wydatki poniesione na część gastronomiczno-rozrywkową konferencji nie będą stanowiły dla Spółki kosztów uzyskania przychodów w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów zalicza się między innymi koszty reklamy.

Z uwagi na fakt, iż przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia reklamy, należy – zgodnie z zasadami wykładni językowej przepisów prawa – odnieść się do definicji słownikowej tego pojęcia. Według Słownika Języka Polskiego PWN reklama to „działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania z określonych usług” oraz „plakat, napis, ogłoszenie, krótki film itp. służące temu celowi”.

Pod pojęciem reklamy należy rozumieć działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Można wobec tego wyróżnić reklamę towaru, usługi, a także reklamę firmy (przedsiębiorstwa).

Jak wskazano powyżej, ocena prawna danego wydatku wymaga również uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 ustawy.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyłączając z kosztów podatkowych koszów reprezentacji, ustawa podatkowa nie definiuje terminu „reprezentacja”, ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja”, nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu. Występujący w obrocie prawnym termin „reprezentacja”, wyrażający się w sposobie jego stosowania i rozumienia przez ustawodawcę, a także przez naukę i praktykę prawa, prowadzi jednak do wniosku, że termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako „przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu”, a nie „wystawność, okazałość, wytworność”. Powyższe odnosi się także do terminu „reprezentacja” użytego w cyt. wyżej art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Norma ww. art. 16 ust. 1 pkt 28 nie zawiera żadnych wyjątków, tak odnoszących się do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielstwa są realizowane, jak i do wystawności lub braku wystawności. Rozróżnienie wydatków zwianych z reprezentacją na przeciętne, typowe i wystawne, okazałe, nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego.

Pomocną może być również etymologia tego słowa – „repraesentatio” (łac.) oznacza „wizerunek”.

Również w orzecznictwie wskazano na takie właśnie rozumienie pojęcia „reprezentacja”, np. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 15.07.2010 r., sygn. akt III SA/Wa 1009/10 podnosi, iż: „(…) W piśmiennictwie do wydatków na reprezentację zalicza się koszty poczęstunku gości podmiotu gospodarczego, uczestników konferencji, przyjęć i posiedzeń, koszty poczęstunków z okazji świąt branżowych, państwowych, wręczania nagród i odznaczeń; koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupy kwiatów do dekoracji pomieszczeń oraz przeznaczonych do wręczania określonym osobom; kosztów uczestnictwa na zewnątrz firmy w przyjęciach, spotkaniach, posiedzeniach, konferencjach, zjazdach i innych imprezach organizowanych okazjonalnie lub na okoliczność świąt, rocznic i celowych przedsięwzięć reprezentacyjnych, również w imprezach towarzyszących, w tym także koszty wyjazdów zagranicznych związanych z reprezentowaniem firmy w tych imprezach (Podatek dochodowy od osób prawnych; pod red. J. Marciniuka; Warszawa 2008, Wydawnictwo C.H. Beck).

Zgodnie z podejściem funkcjonalnym przez reprezentację należy rozumieć działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych związane z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (zob. B. Brzeziński, M. Kalinowski, Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz; Warszawa 1997; powoływany w S. Babiarz, Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz 2009, Wrocław 2009). (…)

Wizerunek ten, postrzegany i określany jako pozytywny, wcale nie musi odzwierciedlać dostatku, okazałości, zamożności itp. W niektórych sytuacjach wizerunkiem pozytywnym będzie taki, który wykaże cechy przedsiębiorcy takie, jak prostota, zapobiegliwość, oszczędność itp. Na taki wizerunek podmiotu również należy "zapracować" i ponieść stosowne do niego wydatki na reprezentację. Być może będą one miały inny charakter, niż wydatki zmierzające do wykazania zamożności, ekskluzywności i okazałości, ale wciąż będą to wydatki na reprezentację. (…)

Przypisywanie reprezentacji cech takich, jak wystawność, okazałość, wytworność, ekskluzywność, wynika w gruncie rzeczy z faktu, iż te właśnie cechy powszechnie postrzegane są jako pozytywnie charakteryzujące wizerunek określonego podmiotu, kojarzące się z wysokim statusem i pozycją społeczną. Jednakże nie oznacza to, że budowanie wizerunku może odbywać się wyłącznie poprzez działania nadzwyczajne, wykraczające poza przyjęte standardy (…)”.

Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

• stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i
• stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.
  
  

Zatem, celem wydatków na reprezentację jest m.in. stworzenie i utrwalenie właściwego wizerunku firmy, poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów czy poczęstunek. Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Należy zatem stwierdzić, że wydatki na wszelkiego tego typu usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że koszt uzyskania przychodów stanowić mogą wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiąganymi przychodami. Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
• potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.
  
  

Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca planuje zorganizowanie konferencji wyjazdowej w wynajętej sali w centrum konferencyjnym w kraju lub za granicą. Związana ona będzie z promocją produktów i reklamą Spółki. Uczestnikami konferencji będą wybrani przez przedstawicieli regionalnych Wnioskodawcy pracownicy klientów i przyszłych klientów z branży z potencjałem zakupu produktów Spółki. Celem konferencji będzie zapoznanie ich z ofertą Spółki w zakresie sprzedawanych pomp, ich właściwości, zastosowania i działania, z nowymi produktami wprowadzanymi na rynek, co w konsekwencji w przyszłości prowadzić będzie do zwiększenia sprzedaży. Konferencja składać się będzie z dwóch części: szkoleniowej i gastronomiczno-rozrywkowej.

Wątpliwość Wnioskodawcy budzi kwestia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów planowanej konferencji w części szkoleniowej.

Jak wskazano powyżej, aby dokonać kwalifikacji prawnej wydatków ponoszonych na organizację przedmiotowej konferencji należy rozważyć, czy istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich poniesieniem a przychodami Wnioskodawcy – czyli czy spełniają kryteria określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 tej ustawy, w tym zwłaszcza czy nie mieszczą się one w zakresie zastosowania przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Konieczne jest zatem zbadanie, czy zorganizowanie tejże konferencji miało kształtować popyt na produkty Spółki poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich nabywania, czy też służyć przede wszystkim budowaniu relacji z klientami i wywołaniu jak najlepszego wrażenia przy jej reprezentowaniu.

Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy promocyjny, reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji jaką będzie spełniać w firmie.

W tym miejscu wskazać należy, iż z uwagi na złożoność gospodarczego funkcjonowania podmiotów na rynku, istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu (zwłaszcza w procesie wydawania interpretacji indywidualnych) granicy poszczególnych przejawów aktywności gospodarczej przedsiębiorców, w tym w zakresie ponoszonych kosztów reprezentacji. Ustalenie sztywnej granicy, po przekroczeniu której wydatek mógłby zostać uznany za reprezentacyjny, możliwe byłoby ewentualnie w sytuacji normatywnej definicji pojęcia „reprezentacja” zawartej w ustawie podatkowej, a i to pod warunkiem, że zawierałaby ona precyzyjne kryteria umożliwiające ich jednoznaczną kwalifikację prawnopodakową.

Jednoznaczne przesądzenie o charakterze tych kosztów wymagałoby przeprowadzenia postępowania dowodowego. Ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizację spotkania w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. Dodatkowo w celu oceny, czy dany rodzaj wydatku może zostać uznany za reprezentację czy też inny rodzaj poniesionych wydatków, wówczas konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.

Tutejszy Organ stosownie do art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) nie jest uprawniony do dokonania takich ustaleń w ramach postępowania w przedmiocie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Z tego względu, niniejsza interpretacja ogranicza się do wykładni przepisu art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i wskazania elementów, które są istotne dla kwalifikacji przedmiotowych kosztów.

Wnioskodawca podnosi, iż konferencja związana będzie z promocją produktów i reklamą Spółki.

Jednakże w opinii tut. Organu, charakter spotkania – konferencji oraz jej oprawa wskazują na fakt, że wydatki przeznaczone na jej organizację (także w części szkoleniowej będącej przedmiotem zapytania) nie powinny być rozpatrywane łącznie, a mogą podlegać podziałowi na poszczególne grupy wydatków, których klasyfikacja dla celów podatkowych może być różna.

W opinii tut. Organu, funkcję promocyjną i reklamową spełniają tylko wydatki poniesione przez Spółkę na wynajem sali na wykład i prezentację filmu o grupie. Tylko te wydatki - związane z organizacją konferencji dla zaproszonych gości – w części szkoleniowej - mają cechy wydatków reklamowych i promocyjnych i tym samym spełniają przesłanki uznania ich za koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki te są także niezbędne do przeprowadzenia części szkoleniowej konferencji.

Podkreślenia jednakże wymaga, iż powyższych warunków nie będą realizowały pozostałe wydatki ponoszone na zaproszonych gości: zapewnienie dowozu lub przelotu uczestnikom do miejsca szkolenia z siedziby Spółki lub ich miejsca zamieszkania, dojazd do fabryk grupy za granicą – producentów sprzedawanych przez Spółkę pomp, zakwaterowanie uczestników szkolenia w hotelu niedaleko od miejsca szkolenia, serwis kawowy i lunch w czasie szkolenia, gdyż mają cechy wydatków na reprezentację. Tego rodzaju wydatki będą podlegały wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy ze względu na ich reprezentacyjny charakter.

Wydatków tych nie można uznać za element niezbędny dla realizacji celów reklamowych, szkoleniowych organizowanej konferencji. Ich poniesienie nie służy promowaniu produktów oferowanych przez Spółkę i ma niewątpliwie wpływ na sposób postrzegania Wnioskodawcy przez klientów. Wydatki te służą zatem budowaniu określonego wrażenia w odbiorze Spółki, mają więc charakter kosztów reprezentacji.

Wskazać także należy, iż uczestnikami konferencji będą wybrani pracownicy klientów i przyszłych klientów z branży z potencjałem zakupu produktów Spółki – jak wskazuje sam Wnioskodawca. Nie będzie to więc de facto spotkanie reklamowe, promocyjne skierowane do szerokiego grona osób, ale do grona wyselekcjonowanego. Oczywistym jest zatem, iż zasadniczym zamierzeniem zorganizowania spotkania będzie chęć kształtowania lepszego postrzegania Wnioskodawcy na zewnątrz, uwypuklenia jego profesjonalizmu, tworzenia pozytywnych relacji z gośćmi oraz budowania zaufania.

Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na jeszcze jeden element istotnym dla kwalifikacji przedmiotowych kosztów, tj. na całą oprawę towarzyszącą tej konferencji. Wnioskodawca wskazuje, iż konferencja będzie składać się z dwóch części: szkoleniowej i gastronomiczno-rozrywkowej. Warto przy tym podkreślić, iż część gastronomiczno-rozrywkowa obejmować będzie następujące wydatki:

1. rejs statkiem,
2. kurs nurkowania,
3. zwiedzanie kopalni,
4. zwiedzanie muzeum techniki,
5. bilety na mecz piłkarski,
6. uroczysta kolacja/obiad wraz z oprawą muzyczną.
   
   

Co także istotne w przedmiotowej, sprawie sama Spółka wskazuje, iż powyższe wydatki dotyczące części gastronomiczno-rozrywkowej stanowią dla Spółki koszty reprezentacji.

Wobec powyższego nie można wywodzić, iż Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z przelotem lub dowozem uczestników, dojazdy do fabryk, zakwaterowanie w hotelach, usługi gastronomiczne w sytuacji, gdy dominującym charakterem spotkania będzie część gastronomiczno-rozrywkowa. Pokrycie gościom pobytu w hotelu, przejazdów i przelotów po to aby „zwiedzili” wybrane obiekty referencyjne lub fabrykę oraz zapewnienie im rejsu statkiem, kursu nurkowania, zwiedzania kopalni czy muzeum techniki, biletów na mecz piłkarski czy też wyprawienie uroczystej kolacji nie może zostać utożsamiane z reklamowym bądź promocyjnym charakterem całego spotkania – tj. konferencji.

Wręcz przeciwnie powyższe wydatki wskazują, iż w organizacji przedmiotowej konferencji przeważa reprezentacyjny a nie reklamowy i promocyjny charakter. Trudno też w opinii Organu w „zwiedzaniu” obiektów lub fabryki doszukiwać się szkoleniowego charakteru.

Należy przy tym wskazać, iż zgodnie z definicją słownikową „szkolić”, oznacza „uczyć, dokształcać kogo w określonej dziedzinie (zwykle w trybie skróconym, na kursach, poprzez cykl wykładów z jakiegoś przedmiotu” (Mały Słownik Języka Polskiego pod redakcją Elżbiety Sobol, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1999).

Raz jeszcze należy podkreślić, iż reklamowy i promocyjny charakter spełniają tylko wydatki na wynajem sali na wykład i prezentację filmu o grupie. Tylko te wydatki można uznać jako niezbędne do przeprowadzenia przedmiotowej konferencji – w części szkoleniowe i spełniające przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Natomiast wszystkie pozostałe wydatki ponoszone na rzecz zaproszonych gości, nie można uznać jako niezbędnych dla realizacji celów reklamowych i szkoleniowych organizowanej konferencji. Wydatki te służą budowaniu relacji z konkretnymi gośćmi (wybrani pracownicy klientów i przyszłych klientów) i wywołaniu jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu Spółki, a w konsekwencji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Reasumując, Wnioskodawca w związku z organizacją przedmiotowej konferencji – w części szkoleniowej, ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy, wydatki ponoszone na rzecz zaproszonych gości a dotyczące stricte reklamowego charakteru, tj. w przedmiotowej sprawie wydatki na wynajem sali na wykład i prezentację filmu o grupie. Wydatki te należy uznać jako niezbędne do przeprowadzenia części szkoleniowej konferencji. Natomiast pozostałe wydatki ponoszone na rzecz zaproszonych gości (dowóz lub przelot uczestników do miejsca szkolenia z siedziby Spółki lub ich miejsca zamieszkania, dojazd do fabryk grupy za granicą - producentów sprzedawanych przez Spółkę pomp, zakwaterowanie uczestników szkolenia w hotelu niedaleko od miejsca szkolenia, serwis kawowy i lunch w czasie szkolenia) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ponadto zauważyć należy, iż Spółka ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z delegacjami jej pracowników.

Kosztami podatkowymi są bowiem między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia podróży służbowej, należy odnieść się do definicji zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Stosownie do § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W myśl § 4 ww. artykułu postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.

Zgodnie z § 5 cytowanego artykułu w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Podróży służbowej dotyczy również:

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) – art. 775 § 2 Kodeksu pracy.
  
  

Zgodnie natomiast z § 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podróży krajowych dieta nie przysługuje jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Analogiczne regulacje przewiduje rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych zgodnie z którym pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje (§ 5 ust. 3 tego rozporządzenia).

Zasadniczo wszelkie podróże służbowe związane są z osiąganiem przychodów przez pracodawcę (przedsiębiorcę). Podejmowane są one bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskiwania przychodu przez firmę. W związku z powyższym, co do zasady wydatki ponoszone na podróż służbową stanowią koszt uzyskania przychodu. Spełniają one bowiem generalną przesłankę zaliczalności wydatków do kosztów, tj. poniesienie ich w celu uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno tych kosztów, które zostały wyraźnie wymienione w przepisach obu ww. rozporządzeń dotyczących podróży służbowych jako „należności za podróże służbowe", jak tych nienazwanych, uzasadnionych kosztów, które zostały poniesione w związku z podróżą służbową. Pamiętać oczywiście należy, że pewne koszty – które spełniają ogólne warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu (poniesienie w celu uzyskania przychodu) – nie mogą stanowić kosztów podatkowych z racji tego, że zostały w całości lub w części wyłączone przez ustawodawcę spod pojęcia kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to także niektórych kosztów z tytułu podróży służbowych, w szczególności należy mieć na uwadze art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ww. ustawy.

W świetle art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Stosownie natomiast do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Podsumowując, jeśli pracownik odbywa podróż służbową (o ile w istocie odbywane przez pracowników Spółki wyjazdy będą mogły być uznane za podróże służbowe w rozumieniu przepisów prawa pracy - nie będących przedmiotem niniejszej interpretacji), która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, to Wnioskodawca postąpi prawidłowo zaliczając do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki związane z delegacjami tych pracowników, którzy na podstawie poleceń wyjazdu służbowego brali udział w konferencji, pamiętając przy tym o wskazanych powyżej wyłączeniach.

Należy w tym miejscu podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” zdefiniowane w art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Stanowisko Spółki jest zatem w powyższym zakresie prawidłowe.

W tym miejscu należy podkreślić, iż to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów.

Końcowo podnieść należy, że w procesie wydawania interpretacji indywidualnych właściwy organ nie dokonuje żadnych własnych ustaleń w ramach postępowania dowodowego, ale przedstawia wyłącznie ocenę stanowiska Wnioskodawcy na tle przedstawionego przez Niego zdarzenia przyszłego. Innymi słowy, podane przez Wnioskodawcę fakty nie podlegają weryfikacji ani konfrontacji z dokumentami źródłowymi, ponieważ w oparciu o wydaną w indywidualnej sprawie interpretację, Wnioskodawca uzyskuje jedynie informację o poglądzie organu w konkretnej, przedstawionej we wniosku sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.