P O S T A N O W I E N I E

Na podstawie art. 14 a § 1 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 z późniejszymi zmianami) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 06.03.2006 roku (data wpływu do tutejszego urzędu), żądającego udzielenia pisemnej interpretacji przepisów art. 106 ust. 8 pkt. 1 i art. 106 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami) w związku z § 21-23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798) oraz § 1, § 3 ust 1, § 6 ust. 5, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U Nr 133, poz. 1119).
Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy podane we wniosku jest nieprawidłowe.

Stanowisko Wnioskodawcy co do oceny stanu faktycznego:

Stosownie do § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798), faktury i faktury korygujące są wystawiane, co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Chociaż § 9 przedmiotowego rozporządzenia nie nakłada obowiązku zamieszczania na fakturach VAT wyrazu "ORGINAŁ", "KOPIA".

Przepis § 21 ust. 2 w/w rozporządzenia, zawiera dodatkowy wymóg, co do treści wystawianych faktur. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Ponadto, zgodnie z § 23 ust. 1 w/w rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa powyżej, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie ­ § 23 ust. 2 ww. rozporządzenia.

Jak wynika z powołanych powyżej unormowań, prawo polskie nie zawiera wyraźnych ograniczeń w odniesieniu do przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej.

Natomiast regulacje VI Dyrektywy Rady z dnia 17 maja 1977 roku w sprawie harmonizacji przepisów Państw Członkowskich dotyczących podatków obrotowych ­ wspólny system podatku od wartości dodanej (77/388/EEC), nakładają na państwa członkowskie obowiązek akceptacji faktur elektronicznych na równi z fakturami w formie papierowej, jeżeli spełniają one warunki, co do autentyczności pochodzenia i rzetelności zawartych w nich informacji a także zagwarantowania możliwości ich odczytania w trakcie całego okresu przechowywania. Informacje zawarte w fakturach nie mogą być zmieniane, muszą być czytelne przez cały okres przechowywania.

Zgodnie z art. 22 (3) (e) VI Dyrektywy Rady przesyłanie i przechowywanie faktur drogą elektroniczną oznacza przesyłanie lub udostępnienie odbiorcy oraz przechowywanie przy użyciu urządzeń elektronicznych służących do przetwarzania i przechowywania danych oraz przy zastosowaniu systemu przewodowego, transmisji radiowej, technologii optycznych lub innych środków elektromagnetycznych.

Stosowany przez Spółkę system finansowo-księgowy SAP/R3 gwarantuje zachowanie wymogów odnoszących się, co do treści, zasad przechowywania oraz udostępniania kopii faktur VAT w formie elektronicznej organom podatkowym, a w szczególności gwarantuje niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych oraz czytelność przez cały okres ich przechowywania. Zatem wystawianie i przechowywanie kopii faktur VAT dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług w formie elektronicznej jest zgodne z VI Dyrektywą i nie jest zabronione przez polskie prawo podatkowe.

Ponadto, z treści § 23 ww. rozporządzenia nie wynika, iż kopie faktur VAT nie mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Norma prawna tego przepisu będzie przez Spółkę przestrzegana, ponieważ nośnik z elektronicznie wystawionymi kopiami faktur VAT będzie przechowywany wraz z całą dokumentacją dotyczącą danego okresu rozliczeniowego.

Jeżeli zatem żaden przepis prawa podatkowego nie nakazuje sporządzania kopii faktur VAT w formie papierowej, to zdaniem Spółki dopuszczalna jest również forma elektroniczna.

Powyższe potwierdza także delegacja zawarta w art. 106 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, uprawniająca Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Zdaniem Spółki, skoro kopie faktur wystawiane są wyłącznie na użytek podmiotu wystawiającego i nie są przesyłane kontrahentowi, gdyż otrzymuje on oryginały faktur VAT w formie papierowej, to mogą one być przechowywane elektronicznie bez ich wydruku.

Stanowisko Spółki jest zgodne z interpretacją przepisów prawa podatkowego wydaną w tym zakresie na podstawie art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej przez Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu, sygnatura ZP/443-8/05 z dnia 01.04.2005 roku, w której organ pierwszej instancji stwierdził co następuje:

"... Jednocześnie, zgodnie z art. 22 ust 3 pkt e VI Dyrektywy Rady z dnia 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji przepisów Państw Członkowskich dotyczących podatków obrotowych wspólny system podatków od wartości dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku (77/388/EEC), do celów niniejszej Dyrektywy, Państwa Członkowskie będą akceptować jako faktury dokumenty lub informacje w formie papierowej lub elektronicznej, o ile spełniają one warunki określone w niniejszym ustępie.

Jak wynika z powołanych powyżej unormowań, prawo polskie nie zawiera wyraźnych ograniczeń w odniesieniu do wystawiania i przechowywania faktur w drodze elektronicznej.

Ponadto regulacje VI Dyrektywy Rady nakładają na państwa członkowskie obowiązek akceptacji faktur elektronicznych na równi z fakturami w formie papierowej, jeżeli spełniają one wskazane w tym przepisie warunki, co do autentyczności pochodzenia i rzetelności zawartych w nich informacji.

Jeżeli zatem, stosowany przez Podatnika system zarządzania gwarantuje zachowanie wymogów odnoszących się do treści, zasad przechowywania oraz udostępniania kopii faktur w formie elektronicznej organom podatkowym a w szczególności gwarantuje niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych i umożliwia natychmiastowe ich udostępnienie, to uznać należy, iż wystawianie i przechowywanie przez Niego kopii faktur dokumentujących sprzedaż krajową w drodze elektronicznej, nie jest zabronione przez polskie prawo podatkowe.

Interpretacja powyższa znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów.

Ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym i prawnym:

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami) Podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Przepisy § 21 - 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798), regulują pewne techniczne aspekty związane z wystawianiem i przechowywaniem faktur. Zgodnie z § 21 w/w rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA.

Zgodnie z § 23 ust. 1 w/w rozporządzenia podatnicy mają obowiązek przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych a zatem w okresie 5 lat, licząc, od końca roku, w którym dokumenty te zostały wystawione. W myśl § 23 ust. 2 w/w rozporządzenia dokumenty o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe szukanie. A zatem nie wystarczy przechowywanie w formie elektronicznej faktury przekazanej kontrahentowi w formie papierowej. W/w przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty - kopie faktur sprzedaży VAT wystawiane w formie papierowej w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży VAT i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami) zakłada co prawda możliwość wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną, niemniej jednak zasady i warunki pozwalające na stosowanie takich rozwiązań zostały uregulowane w rozporządzeniu wydanym przez Ministra Finansów, który z przewidzianej delegacji skorzystał jednak dopiero poprzez wydanie rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U Nr 133, poz. 1119). Przepis § 1 w/w rozporządzenia określa:1. sposoby i warunki wystawiania faktur w formie elektronicznej,2. zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesłanych drogą elektroniczną. Stosownie do § 3 ust. 1 w/w rozporządzenia faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

W § 6 ust. 5 w/w rozporządzenia określono jedynie, że faktury przesyłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania. Podstawowym warunkiem, który spełnić musi podatnik VAT zamierzający wystawiać faktury w formie elektronicznej, jest uzyskanie akceptacji tej formy dokumentowania przez odbiorcę faktur. Akceptacja ta może nastąpić w formie pisemnej bądź elektronicznej. Brak akceptacji odbiorcy faktury uniemożliwia korzystanie przez podatnika VAT z tej formy dokumentowania transakcji. Podatnik VAT, który zamierza dokumentować wykonywane czynności za pomocą elektronicznych faktur, musi uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów, wobec których zamierza tę formę dokumentacji stosować. Zgodnie z rozporządzeniem faktura może być wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Możliwość wystawiania i wysyłania faktur w formie elektronicznej uwarunkowana jest również gwarancją bezpieczeństwa.

Po spełnieniu warunków wynikających z w/w rozporządzenia, Spółka może zrezygnować z drukowania i posiadania kopii faktur w formie papierowej.