P O S T A N O W I E N I E

Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu, działając na podstawie przepisów:

- art. 14a § 1, § 3, § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60),

- 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.),

- § 12 ust 1, § 24 ust. 1 i 2 oraz § 26 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 97, poz. 971),

po rozpatrzeniu wniosku, dotyczącego udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, postanawia uznać pogląd Podatnika, wyrażony w złożonym wniosku, za prawidłowy.

U Z A S A D N I E N I E

Z przedstawionego w złożonym wniosku stanu faktycznego wynika, iż Podatnik w ramach prowadzonej działalności handlowej zobowiązany jest do wystawiania faktur VAT dokumentujących sprzedaż krajową. Ze względu na znaczną liczbę wystawianych faktur (powyżej 2 tys. miesięcznie), korzystnym dla Wnioskującej rozwiązaniem byłoby wystawianie ich kopii w formie elektronicznej. Oryginał faktury byłby wystawiany i przekazywany nabywcy w formie papierowej, natomiast kopia byłaby wystawiana jedynie w formie elektronicznej i w takiej postaci przechowywana.

Podatnik podkreśla, iż stosowanie przez Niego zintegrowanego systemu zarządzania SAP gwarantuje, iż zapis elektroniczny, stanowiący kopię faktury dokumentującej sprzedaż towaru nie może być zmieniony w inny sposób niż poprzez fakturę VAT korektę. Ponadto, stosowane przez Podatnika oprogramowanie pozwala na przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej wraz z całą dokumentacją dotyczącą danego okresu rozliczeniowego oraz stwarza możliwość ich natychmiastowego wydruku.

W związku z tak przedstawionym stanem faktycznym, Podatnik zwrócił się z zapytaniem, czy dopuszczalne jest, w świetle obowiązujących przepisów o podatku od towarów i usług, wystawianie i przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskującej działanie takie, w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego, nie jest zabronione. Wydruk kopii faktury VAT bez podpisu wystawcy nie różni się niczym od kopii faktury przedstawiającej te same dane w formie elektronicznej. Stosownie bowiem do art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, podpis wystawcy nie jest obligatoryjnym elementem faktury VAT.

Ponadto, zdaniem Podatnika, z § 26 w/w rozporządzenia nie wynika, iż kopie faktur nie mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Norma prawna tego przepisu będzie przez Podatnika przestrzegana, ponieważ nośnik z elektronicznie wystawionymi kopiami faktur będzie przechowywany wraz z całą dokumentacją dotyczącą danego okresu rozliczeniowego.

Jeżeli zatem żaden przepis prawa podatkowego nie nakazuje sporządzania kopii faktur w formie papierowej, to zdaniem Podatnika dopuszczalna jest również forma elektroniczna. Przypuszczenie to potwierdza także, w Jego opinii, delegacja zawarta w art. 106 ust. 10 ustawy o VAT, uprawniająca Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Zdaniem Podatnika, skoro kopie faktur wystawiane są wyłącznie na użytek podmiotu wystawiającego i nie będą przesyłane kontrahentowi, gdyż otrzyma on fakturę w formie papierowej, to mogą one być wystawiane i przechowywane w drodze elektronicznej.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, stwierdza się co następuje;

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie natomiast z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 97, poz. 971), faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;

3) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

4) nazwę towaru lub usługi;

5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

6) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

7) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

8) stawki podatku;

9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

11) wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Stosownie zaś do § 24 ust. 1 w/w rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepis § 24 ust. 2 przywoływanego rozporządzenia, zawiera dodatkowy wymóg co do treści wystawianych faktur. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA.

Ponadto, zgodnie z § 26 ust. 1 w/w rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepis § 26 ust. 2 przywoływanego rozporządzenia nakłada na podatników wymóg, zgodnie z którym dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Jednocześnie, zgodnie z art. 22 ust 3 pkt e VI Dyrektywy Rady z dnia 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji przepisów Państw Członkowskich dotyczących podatków obrotowych - wspólny system podatków od wartości dodanej: ujednolicona podstawa wymiaru podatku (77/388/EEC), do celów niniejszej Dyrektywy, Państwa Członkowskie będą akceptować jako faktury dokumenty lub informacje w formie papierowej lub elektronicznej, o ile spełniają one warunki określone w niniejszym ustępie.

Jak wynika z powołanych powyżej unormowań, prawo polskie nie zawiera wyraźnych ograniczeń w odniesieniu do wystawiania i przechowywania faktur w drodze elektronicznej. Ponadto regulacje VI Dyrektywy Rady nakładają na państwa członkowskie obowiązek akceptacji faktur elektronicznych na równi z fakturami w formie papierowej, jeżeli spełniają one wskazane w tym przepisie warunki co do autentyczności pochodzenia i rzetelności zawartych w nich informacji.

Jeżeli zatem, stosowany przez Podatnika system zarządzania gwarantuje zachowanie wymogów odnoszących się do treści, zasad przechowywania oraz udostępniania kopii faktur w formie elektronicznej organom podatkowym, a w szczególności gwarantuje niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych i umożliwia natychmiastowe ich udostępnianie, to uznać należy, iż wystawianie i przechowywanie przez Niego kopii faktur dokumentujących sprzedaż krajową w drodze elektronicznej, nie jest zabronione przez polskie prawo podatkowe.

Wobec powyższego stanowisko Podatnika, wyrażone w złożonym wniosku, należało uznać za prawidłowe i postanowiono jak w sentencji.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Podatnika i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.