POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 14a § 4 w zw. z § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku X z siedzibą w Warszawie, z dnia 31 lipca 2006 r. (data wpływu do Urzędu - 2 sierpnia 2006 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i stosowania prawa podatkowego, tj.

- czy zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu używania samochodu prywatnego pracownika na potrzeby pracodawcy na podstawie potwierdzanej każdorazowo, a nie na koniec miesiąca ewidencji przebiegu pojazdu jest prawidłowe, Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie - biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny oraz stan prawny

postanawia

- uznać stanowisko Strony za prawidłowe.

UZASADNIENIE

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że X dla potrzeb swojej działalności gospodarczej podpisuje ze swoimi pracownikami umowy o używanie do celów służbowych pojazdów będących ich własnością. Za używanie pojazdu prywatnego w podróży służbowej przysługuje pracownikowi prawo do zwrotu ponoszonych kosztów w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówka.

Spółka wprowadziła własne wewnętrzne regulacje, z których wynika, że w celu zwrotu kosztów przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej (delegacji) muszą być spełnione następujące warunki:-podpisana z pracodawcą umowa cywilnoprawna na używanie prywatnego samochodu dla potrzeb działalności pracodawcy;-prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu;-potwierdzona przez pracodawcę po każdej delegacji ewidencja przebiegu pojazdu;-złączenie faktur dokumentacyjnych faktycznie poniesionych wydatków. W przypadku, kiedy pracownik w trakcie jednego miesiąca odbywa kilka podróży służbowych rozliczanych odrębnie, do każdej z nich dołącza potwierdzoną kartę przebiegu pojazdu wraz z fakturami dotyczącymi poniesienia innych wydatków. Wówczas też nie ma obowiązku tworzenia z kilku kart ewidencyjnych danego pojazdu jednego dokumentu poprzez spięcie i ponowne potwierdzanie tym razem już jako całości, na koniec każdego miesiąca. Tak udokumentowane wydatki z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby pracodawcy zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów.

Wątpliwości Strony dotyczą zastosowania w praktyce literalnego brzmienia art. 16 ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym potwierdzenie przez pracodawcę prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu następuje na koniec każdego miesiąca w sytuacji, gdy potwierdzenie przez pracodawcę ewidencji przebiegu pojazdu dokonywane jest po każdej podróży służbowej. Wobec powyższego, Strona wystąpiła o potwierdzenie, czy zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu używania samochodu prywatnego pracownika na potrzeby pracodawcy na podstawie potwierdzanej każdorazowo, a nie na koniec miesiąca ewidencji przebiegu pojazdu jest prawidłowe.

W ocenie Podatnika, przedstawiony powyżej sposób ewidencji wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby pracodawcy jest zgodny z regulacjami podatkowymi. W uzasadnieniu swojego stanowiska, Strona stwierdza, że o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz pkt 51 w/w ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, decyduje to, czy wydatki takie zostały przez podatnika udokumentowane zgodnie z wymaganiami obowiązujących przepisów prawnych oraz to czy ich wysokość mieści się w prawem określonych granicach. W związku z powyższym X stoi na stanowisku, że wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby Podatnika stanowią koszty uzyskania przychodów w wysokości ustalonej zgodnie z treścią 16 ust. 1 pkt 51 w/w ustawy. Zgodnie z powołanym przepisem, nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt. 30, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu - jedynie w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, (Dz. U. z 2002 Nr 27, poz. 271). Natomiast faktyczny przebieg pojazdu, zdaniem Strony, ustala się zgodnie z art. 16 ust. 5 w/w ustawy na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzanej na koniec każdego miesiąca. Zdaniem Strony, jeżeli ewidencja przebiegu pojazdu potwierdzana jest przez pracodawcę po każdej podróży, to w przypadku, gdy pracownik składa kilka kart ewidencyjnych w danym miesiącu, nie ma konieczności łączenia ich poprzez spięcie i potwierdzania jako całości. W takim przypadku, gdy ewidencja przebiegu pojazdu potwierdzana jest każdorazowo po odbytej podróży służbowej, brak jest uzasadnienia dla literalnego stosowania powołanego art. 16 ust. 5. Ponadto Podatnik uważa, że ustawodawca, zgodnie z powyżej przytoczonymi przepisami, w przypadku rozliczenia tzw. kilometrówką w zamiejscowych podróżach o charakterze służbowym wprowadził jedynie ograniczenie, co do wysokości stawek za 1 km faktycznego przebiegu pojazdu, brak jest jednak miesięcznego limitu kilometrów. W związku z powyższym Strona stoi na stanowisku, że system potwierdzania kart ewidencyjnych po każdym wyjeździe nie będzie rodził obowiązku ponownego potwierdzania tych ewidencji na koniec każdego miesiąca.

W ocenie Naczelnika tut. Urzędu przedstawiona przez Spółkę argumentacja jest prawidłowa. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. - Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W przedmiotowej sprawie na zastosowanie 16 ust. 1 pkt 30 tej ustawy, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1.w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

2.w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ponadto, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się, z zastrzeżeniem pkt 30, wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach, wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Stosownie do art. 16 ust. 5 w/w ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa w cytowanych powyżej przepisach (art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51), powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Z treści cytowanych powyżej przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że zaliczenie ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe, jeżeli:-pomiędzy danym wydatkiem a przychodami podatnika z prowadzonej działalności gospodarczej występuje związek przyczynowo - skutkowy tego typu, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na osiągane przychody;-określony wydatek nie został wymieniony w art. 16 ust. 1, jako niestanowiący kosztu uzyskania przychodów;-wydatek został udokumentowany zgodnie z wymogami określonymi w przepisach podatkowych lub odrębnych przepisach, jeżeli przepisy prawa podatkowego nie wymagają szczególnej formy udokumentowania danego wydatku.

Z treści wniosku wynika, że Podatnik, dla celów zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych, nie stosuje miesięcznego ryczałtu pieniężnego, lecz dokonuje zwrotu według tzw. kilometrówki. W świetle zatem powyższych uregulowań prawnych, wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu w celach służbowych, są dla Podatnika kosztem uzyskania przychodów, jednakże tylko do wysokości limitu stanowiącego iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), zgodnie z którym, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1.dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,4894 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,7846 zł,

2.dla motocykla - 0,2161 zł,

3.dla motoroweru - 0,1297 zł.

Jeżeli Podatnik wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wymieniony limit, wówczas nadwyżka ponad ten limit nie stanowi dla Podatnika kosztu uzyskania przychodów. Warunkiem koniecznym do zaliczenia przez pracodawcę w/w wydatków do kosztów podatkowych jest, stosownie do art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez Podatnika na koniec każdego miesiąca. Jednocześnie nie występują przeciwwskazania do potwierdzania ewidencji przez Podatnika za okresy krótsze niż miesiąc.

Mając powyższe na uwadze, postanowiono jak w sentencji. Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.