Działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, po rozpatrzeniu wniosku W. z dnia 10.03. 2006 r. (...) w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych, postanawia uznać, że w przedstawionym stanie faktycznym stanowisko zawarte we wniosku jest prawidłowe.

Z przedstawionego przez podatnika stanu faktycznego opisanego we wniosku wynika, że W. realizuje różne zadania finansowane ze środków zewnętrznych na podstawie zawartych umów (projekty, granty celowe). Otrzymane w ramach powyższych umów środki przeznaczone są na wykonanie z góry określonych zadań na podstawie zaakceptowanego budżetu, stanowiącego integralną część takiej umowy. W celu wykonania zadania zawartego w umowie istnieje niekiedy konieczność zaangażowania osób z zewnątrz, niebędących pracownikami uczelni. Pokrywane im są wówczas koszty dojazdu, dojazdu z noclegiem zgodnie z kwotą zawartą w budżecie i zaakceptowaną przez donatora. Zwrot kosztów dojazdu (noclegu) poniesionej przez zleceniobiorcę następuje na podstawie zawartej z taką osobą umowy cywilnoprawnej. Zgodnie z postanowieniami wymienionej umowy w przypadku korzystania przez zleceniobiorcę z samochodu prywatnego zwrot następuje wg stawki za 1 km określonej w obowiązujących przepisach, a w przypadku przejazdu innymi środkami lokomocji na podstawie przekazanej faktury wystawionej przez przewoźnika na uczelnię lub zleceniobiorcę za przejazd (np. z PKP, PLL LOT) i faktury za nocleg. Szczególnym przypadkiem jest zwrot kosztów dojazdu z miejsca zamieszkania do miejsca odbywania szkolenia i z powrotem do wysokości kosztów biletów MPK, PKS, PKP (ale nie więcej niż przeznaczono na ten cel w budżecie projektu/grantu). W przypadku organizacji (współorganizacji) przez uczelnię odpłatnych konferencji (kursów) uczestnikom zapewnione jest zakwaterowanie i wyżywienie w ramach dokonanych odpłatności za udział w konferencji. Kluczowi prelegenci konferencji (kursu) często wyrażają zgodę na przyjazd i wygłoszenie referatu bez pobierania honorarium pod warunkiem zabezpieczenia przez uczelnię przejazdu (noclegu) oraz pokrycie jego kosztów. Zapytanie podatnika odnosi się do kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów niżej wymienionych wydatków:

• zwrot osobom niebędącym pracownikami W. kosztów noclegu i przejazdu (dojazdu) z miejsca zamieszkania do uczelni lub miejsca realizacji projektu, sfinansowanych ze środków otrzymanej dotacji w ramach realizowanych projektów lub grantów zewnętrznych,
• zwrot osobom niebędącym pracownikami W. (uczestnikom konferencji) kosztów noclegu finansowanych z wpłat uczestników za udział w konferencji/kursie organizowanym przez uczelnię,
• zwrot osobom niebędącym pracownikami W. kosztów przejazdu (noclegu) pokrywanych ze środków własnych uczelni dla zaproszonych przez uczelnię kluczowych prelegentów konferencji (kursu), często niebędących również obywatelami RP.

Zdaniem podatnika w przypadku zwrotu kosztów przejazdu lub noclegu dla osób niebędących pracownikami W. ze środków pochodzących z dotacji/grantu (środki z budżetu państwa, z Unii Europejskiej) poniesienie ww. wydatku jest konieczne, aby zostało wykonane z góry określone zadanie na podstawie zaakceptowanego budżetu, stanowiącego integralną część umowy z donatorem i wymieniony wydatek nie stanowi kosztu podatkowego, gdyż dotacje, z których pokryty jest zwrot ww. kosztów są przychodem zwolnionym z podatku dochodowego od osób prawnych. W przypadku kosztów noclegu pokrywanego z wpłat uczestników konferencji/kursu W. jako organizator konferencji/kursu opłaca z ww. środków otrzymaną fakturę za nocleg od podmiotu świadczącego usługi hotelarskie. Ponieważ jest to wydatek poniesiony przez uczelnię w celu osiągnięcia przychodu, można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku zwrotu osobom niebędącym pracownikami W. kosztów przejazdu (noclegu) pokrywanych ze środków własnych uczelni dla prelegentów konferencji (kursu), często mających miejsce rezydencji podatkowej w innych krajach, wydatek taki jest kosztem uzyskania przychodu, gdyż został poniesiony w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu merytorycznego konferencji, a tym samym zachęcenia potencjalnych uczestników do udziału w konferencji. Dodać należy, iż organizowanie konferencji, seminariów itp. stanowi działalność naukową, która jest elementem działalności statutowej uczelni.

Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, udzielając interpretacji przepisów prawa podatkowego w sprawie przedstawionej we wniosku przez W., stwierdza, co następuje:

Kwestię kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów regulują przepisy art. 15 i art. 16 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.). Zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z art. 15 ust. 1 tej ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W art. 16 ust. 1 ww. ustawy ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo ich poniesienia w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Użycie określenia w "celu" oznacza, że dla pozytywnej kwalifikacji wydatku jako kosztu uzyskania przychodu niezbędne jest istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym lub przynajmniej możliwym do osiągnięcia przychodem.

Dla oceny celowości poniesienia przez uczelnię kosztów niezbędna jest analiza zakresu prowadzonej przez nią działalności. W świetle art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 27.07.2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 ze zm.) zadaniem uczelni jest między innymi kształcenie studentów, prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, kształcenie i promowanie kadr naukowych, upowszechnianie i pomnażanie osiągnięć nauki, kształcenie w celu zdobywania i uzupełniania wiedzy. Stosownie do postanowień przepisu art. 16 ust. 1 pkt 58 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki i koszty sfinansowane bezpośrednio z otrzymanej dotacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Skoro otrzymana przez uczelnię dotacja/grant pochodząca z budżetu państwa i Unii Europejskiej jest przychodem zwolnionym z podatku dochodowego od osób prawnych, to zwrot osobom niebędącym pracownikami W. kosztów noclegu i przejazdu (dojazdu) z miejsca zamieszkania do uczelni lub miejsca realizacji projektu, sfinansowany z tego źródła nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. W przypadku noclegu uczestników konferencji/kursu podmiotem zobowiązującym się do zabezpieczenia zakwaterowania jest uczelnia, która płaci za fakturę podmiotowi świadczącemu usługi hotelarskie. Uczestnicy konferencji/kursu sami albo zakład pracy delegujący pracownika pokrywają koszt konferencji i z otrzymanych środków Uczelnia finansuje zakwaterowanie. Jeżeli opłaty w całości wpływają na przychód podatkowy, poniesienie kosztów noclegu uczestników konferencji/kursu stanowi koszt uzyskania przychodów. Odnośnie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących kosztów przejazdu, noclegu zaproszonych prelegentów konferencji/kursu tut. organ podatkowy wyjaśnia, że zasady rozliczeń powinna regulować zawarta umowa (umowa o dzieło, umowa zlecenie), która precyzuje sposób rozliczeń pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą. Jeżeli w zawartej umowie uczelnia zobowiązała się do zwrotu kosztów prelegentom konferencji/kursu niebędącym jej pracownikami, a wydatki te nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zawierającym katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów oraz zostały prawidłowo udokumentowane zgodnie z odrębnymi przepisami, poniesione wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.