Na podstawie art. 14a § 4 w związku z art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005r., Nr 8, poz. 60 ze zm.) w związku z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2006 r., Nr 217, poz. 1590) Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w związku z wnioskiem z dnia 20.06.2007 r. (data wpływu do tutejszego organu 28.06.2007 r.), w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług

postanawia

uznać stanowisko Podatnika za prawidłowe.

UZASADNIENIE

W związku z wejściem w życie Rozporządzenia, które umożliwiło podmiotom gospodarczym przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej, Spółka rozpoczęła wdrażanie systemów komputerowych pozwalających na uproszczenie współpracy z partnerami poprzez przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

Pytanie Podatnika dotyczy kwestii, czy:

1. otrzymywanie faktur VAT (papierowych) od wystawcy za pomocą e-maila lub za pośrednictwem strony internetowej do samodzielnego wydrukowania spełnia wymóg “wystawienia” faktury VAT i czy taka faktura może być podstawą do odliczenia podatku VAT, jeżeli nie skorzystano z kwalifikowanego podpisu elektronicznego ani EDI?
2. dopuszczalne jest zawarcie umowy np. poprzez dokonanie takiego zapisu w regulaminie świadczenia usług, że nabywca sam sobie wydrukuje fakturę VAT, jeżeli nie jest to umowa o samofakturowanie?
3. w przypadku zaginięcia, zniszczenia dokumentu wskazującego na zgodę na elektroniczne fakturowanie, można wykazywać uprzednie wyrażenie zgody za pomocą dokumentu, w którym nabywca potwierdza, że wyraził taką zgodę?
4. jest istotne dla ważności faktur elektronicznych, kto przechowuje zgodę na elektroniczne fakturowanie?

Zdaniem Podatnika:

Ad. 1. Otrzymanie faktury VAT (papierowej) do samodzielnego wydrukowania nie spełnia wymogu wystawienia faktury. Faktura papierowa, czyli taka przy sporządzeniu której nie skorzystano z kwalifikowanego podpisu elektronicznego ani z EDI, winna być wystawiona przez wystawcę w formie papierowej i w takiej formie powinna być otrzymana przez nabywcę. Faktura przesłana za pomocą e-maila lub wygenerowana za pośrednictwem strony internetowej do samodzielnego wydrukowania, nie jest fakturą w postaci papierowej a zatem nie może być podstawą odliczenia podatku VAT.

Ad. 2. Nie jest możliwe zawarcie umowy np. poprzez zawarcie takiego zapisu w regulaminie świadczenia usług, że nabywca sam sobie wydrukuje fakturę VAT, jeżeli nie jest to umowa o samofakturowanie. W zakresie wystawiania elektronicznych faktur dopuszczalne jest przerzucenie na nabywcę obowiązku wystawiania faktur pod określonymi w przepisach prawa warunkami i tylko za pomocą umowy o samofakturowanie. Innych umów w zakresie wystawiania faktur prawo nie przewiduje i zawarcie takiego zapisu w regulaminie świadczenia usług, na podstawie którego nabywca sam będzie sobie drukował fakturę VAT może być traktowane jako obejście prawa (art. 58 k. c.) a zatem takie zapisy umowne byłyby nieważne.

Ad. 3. W przypadku zaginięcia, zniszczenia dokumentu (papierowego dokumentu) zawierającego zgodę na elektroniczne fakturowanie jest możliwe potwierdzenie uprzednio wyrażonej zgody na elektroniczne fakturowanie. Przepisy o elektronicznym fakturowaniu nie przewidują możliwości wystawiania duplikatu oświadczenia o wyrażeniu zgody na elektroniczne fakturowanie. Nie ma też obowiązku sporządzania zgody na elektroniczne fakturowanie w oryginale i kopii. Stąd też w przypadku zaginięcia lub zniszczenia dokumentu (papierowego dokumentu) zawierającego zgodę na elektroniczne fakturowanie dopuszczalne jest późniejsze potwierdzenie przez podmiot, który wyraził zgodę, iż taka zgoda została faktycznie wyrażona. Przeciwny pogląd prowadziłby do konieczności zachowania zgody, jako dokumentu niezniszczalnego i nie do zgubienia.

Ad. 4. Nie jest istotne dla ważności faktur elektronicznych, kto przechowuje zgodę na elektroniczne fakturowanie. Rozporządzenie o elektronicznym fakturowaniu, ani żadne inne przepisy nie nakładają w tym zakresie bowiem żadnych ograniczeń. Zatem zgodę na elektroniczne fakturowanie może przechowywać zarówno sprzedawca, nabywca, jak i osoba trzecia, w szczególności właściwie umocowana osoba, której sprzedawca lub nabywca na podstawie stosownej umowy powierzył prowadzenie ksiąg rachunkowych. Fakt przechowywania zgody na elektroniczne fakturowanie przez jakikolwiek podmiot, nie ma zatem wpływu na ważność faktur elektronicznych.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego tutejszy organ podatkowy stwierdza:

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „ FAKTURA VAT”.

Ad. 1. W przedmiotowej sprawie, faktury wystawiane po dokonaniu sprzedaży przez dostawcę w jego systemie informatycznym, byłyby przesyłane drogą elektroniczną do nabywcy, należy więc stwierdzić, że faktury takie powinny spełniać wymogi określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Stosownie do § 4 tegoż rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu; lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Mając zatem na uwadze przywołane przepisy prawa podatkowego oraz stan faktyczny przedstawiony przez Podatnika, zdaniem tut. organu podatkowego, w sytuacji gdy strony chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, powinno to nastąpić przy zachowaniu warunków wynikających z ww. rozporządzenia z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (...), albowiem tylko wówczas dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. W przeciwnym wypadku, faktury wydrukowane przez nabywcę na własnej drukarce nie rodzą żadnych skutków prawnych, bowiem są one wyłącznie przekazaniem do wiadomości odbiorcy treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w ww. art. 106 ust. 1 ustawy. Taka faktura nie może być podstawą do odliczenia podatku VAT.

Ad. 2. Zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia z 25.05.2005 r, nabywcy towarów i usług od podatnika, o którym mowa w § 8 ust. 1, mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako „FAKTURA VAT”, w tym również faktury, o których mowa w § 14, w przypadku łącznego spełnienia następujących warunków:

1. nabywca towarów lub usług:
   1. jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym,
   2. ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą warunkom wymienionym w ust. 2, upoważniającą do wystawian
   1. j
2. dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi oraz nabywcy,
3. datę zawarcia umowy,
4. okres obowiązywania umowy.

W myśl ust. 2 ww. paragrafu, umowa o której mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, powinna zawierać w szczególności:

1. postanowienia, iż podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:
   1. upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,
   2. nie będzie wystawiał faktur na rzecz nabywcy w okresie obowi
   1. u
2. określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż jeden rok.

Ponadto, stosownie do ust 3 ww. paragrafu, faktura wystawiana na zasadach określonych w ust. 1 i 2 powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

W opisanym stanie faktycznym, nie zostają spełnione warunki wynikające z § 10 przywoływanego rozporządzenia. Zatem należy stwierdzić, że nie mamy w tym przypadku do czynienia z umową o samofakturowanie, tj. gdy nabywca towarów i usług zobowiązuje się wystawiać faktury w imieniu i na rachunek dostawcy (usługodawcy).

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne zawarcie umowy, by nabywca sam sobie drukował fakturę VAT, jeżeli nie jest to umowa o samofakturowanie. Nie będzie jednak naruszeniem przepisów o wystawianiu faktur zawarcie umowy cywilnoprawnej, na mocy której inny podmiot będzie zobowiązany do sporządzania i ewentualnie doręczania faktur w imieniu i na rzecz zlecającego na podstawie przekazywanych przez niego informacji, przy czym odpowiedzialność wobec osób trzecich spoczywa na zleceniodawcy.

Ad. 3. Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dania 14.07.2005 r. akceptacja wystawiania faktur w formie elektronicznej może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 ww. rozporządzenia stosuje się odpowiednio. W myśl artykułu 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Mając na uwadze powyższe przepisy stwierdzić należy, iż w przypadku zaginięcia, zniszczenia dokumentu wskazującego na zgodę na elektroniczne fakturowanie, można wykazać uprzednie wyrażenie zgody za pomocą dokumentu, w którym nabywca potwierdza, że wyraził taką zgodę. Stosownie do art. 191 ustawy ordynacja podatkowa, o tym czy dana okoliczność została udowodniona ocenia organ podatkowy na podstawie całego zebranego materiału dowodowego. Zgodnie z zasadą, że ciężar dowodu spoczywa na tym, kto z określonego faktu wyprowadza skutki prawne, w razie wątpliwości to na Podatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia, iż akceptacja na elektroniczne fakturowanie została wyrażona w formie pisemnej przed dniem, w którym rozpoczęto wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej oraz faktu zniszczenia lub zagubienia tego dokumentu.

Ad. 4. Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. nie wskazują, podmiotu zobowiązanego do przechowywania dokumentu zawierającego akceptację na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Tak więc dla ważności faktur elektronicznych, nie jest istotne kto przechowuje zgodę na elektroniczne fakturowanie.

Mając na uwadze powyższe Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego postanowił jak w sentencji.

Niniejsza interpretacja została dokonana dla konkretnego stanu faktycznego zawartego we wniosku oraz w oparciu o stan prawny obowiązujący w dniu wydania niniejszego postanowienia.

Zgodnie z art. 14a § 4 oraz art. 236 § 2 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa na niniejsze postanowienie służy Stronie zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie za pośrednictwem Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w terminie 7 dni od daty doręczenia niniejszego postanowienia.