Rodzaj dokumentu
interpretacja indywidualna
Sygnatura
IPPP2/443-531/10-3/MM
Data
2010.10.07
Autor
Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Temat
Podatek od towarów i usług --> Dokumentacja --> Faktury --> Wystawianie faktury
Słowa kluczowe
faktura
faktura elektroniczna
oryginał faktury
przechowywanie
przechowywanie dokumentów
Istota interpretacji
Przesyłanie papierowych faktur do kontrahenta za pomocą poczty elektronicznej w formie pliku PDF.
Wniosek ORD-IN
525 kB
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz.770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 16.07.2010r. (data wpływu 20.07.2010r.), uzupełnione pismem z dnia 08.08.2010r. (data wpływu 10.08.2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie określenia szczegółowych zasad przy dostarczaniu faktur za pomocą poczty elektronicznej – jest nieprawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 20.07.2010r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie określenia szczegółowych zasad przy dostarczaniu faktur za pomocą poczty elektronicznej. Przedmiotowy wniosek zawierał braki formalne. W związku z czym tut. Organ podatkowy pismem z dnia 30.07.2010r. znak IPPP2/443-531/10-2/MM wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku o powyższe braki. Wniosek został uzupełniony w terminie prawidłowym.
W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:
Wnioskodawca prowadzi sprzedaż produktów normalizacyjnych. Rozliczenie z klientem odbywa się w oparciu o faktury VAT. Faktury są drukowane i przesyłane za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Obecnie Wnioskodawca planuje przesyłanie swoim kontrahentom faktur w formacie PDF za pomocą poczty elektronicznej. Odbiorca faktury jak i wystawca, w myśl wyroku NSA (I FSK 1444/09) z dnia 20 maja 2010r., powinien tak wysłaną fakturę wydrukować i w formie papierowej przechowywać.
W związku z powyższym zadano następujące pytania:
Jakie szczegółowe zasady obowiązują przy dostarczaniu faktury za pomocą poczty elektronicznej... - Czy na wysłanie faktury pocztą elektroniczną należy posiadać zgodę kontrahenta...
- Jeśli tak, to czy może być wyrażona poprzez zaznaczenie przez klienta odpowiedniego pola w interaktywnym formularzu zamówień, udostępnionym klientom na stronie www lub wpisana w rubryce „uwagi” w sklepie internetowym, poprzez który prowadzona jest sprzedaż...
- Czy uzyskana w ten sposób zgoda (forma elektroniczna) może być tylko w tej formie przechowywana...
- Czy można wysłać fakturę bez wcześniejszej zgody i tylko na wyraźne żądanie kontrahenta wystawić mu fakturę w formie papierowej...
- Czy powinno się przechowywać e-mail zawierający fakturę...
- Czy powinno się otrzymać potwierdzenie e-mailowe o odebraniu faktury...
- Czy dowody tych zdarzeń powinny być przechowywane, czy wystarczy wewnętrzny rejestr zawierający tę informację...
- Czy należy poinformować klienta (jednocześnie z wysłaniem faktury e-mailem), że powinien fakturę wydrukować...
- Czy zasady te mogą obowiązywać również w odniesieniu do faktur korygujących...
Zdaniem Wnioskodawcy:
- Klienta należy uprzedzić o nowej formie przekazywania faktur (zgodnie z dobrym obyczajami), ale jego zgoda na formę przekazywania przesyłki nie powinna być wymagana, w szczególności, gdy dotyczy to transakcji przez Internet (e-sklep, wysyłanie produktu poczta e-mail).
- Jeśli wymagana byłaby zgoda, wystarczałoby wypełnić odpowiednie miejsce e elektronicznym formularzu, przez który klient składa zamówienie.
- Zgoda ta powinna być przechowywana w formie elektronicznej we właściwym systemie.
- Jeśli transakcja odbywa się przez Internet (download lub wysyłanie produktu e-mail, tak się dzieje w przypadku sprzedaży norm), wtedy przesyłanie faktury powinno odbywać się także drogą elektroniczną bez specjalnej zgody ze strony klienta (konsekwencja działań).
- Tylko informację, że faktura została wysłana np. przez oznaczenie daty wysłania w systemie sprzedaży.
- Nie, jeśli klient nie otrzyma faktury, wtedy upomina się o nią.
- Wystarczy wewnętrzny rejestr tych zdarzeń.
- Z uwagi na dobrą współpracę można o tym powiadomić klienta, ale nie powinno to być obowiązkowe.
- Zasady te powinny także obowiązywać w stosunku do faktur korygujących.
Stanowisko Wnioskodawcy w tej sprawie jest zgodne z wyrokiem NSA, który zakłada, że forma przesyłania faktury nie ma istotnego znaczenia oraz że faktura nieopatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym winna być wydrukowana i przechowywana w formie papierowej przez wystawcę oraz przez odbiorcę. Wątpliwości Wnioskodawcy budzą wymienione wyżej szczegóły przeprowadzenia tej operacji. Warto dodać, że przesyłanie faktury pocztą e-mail skraca termin jej dostarczenia, obniża koszty, jest zgodne z polityką informatyzacji P.. Przekazywanie faktur pocztą tradycyjną jest szczególnie niewygodne (a także anachroniczne) w odniesieniu do produktów, które przesyła się lub pobierane są poprzez Internet (poczta e-mali. e-sklep).
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT” podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT zawarto delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”. Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz "KOPIA". Z ww. przepisów wynika, iż podatnicy winni wystawiać faktury, dokumentujące czynności opodatkowane, o ile takie wykonują. W aspekcie rozpatrywanej sprawy istotne jest rozstrzygnięcie co należy rozumieć pod pojęciem „wystawić”. Zgodnie z Słownikiem Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1994r.) przez słowo wystawić należy rozumieć: wypisać, wypełnić, wydać, np. wystawić czek, rachunek dokument. A zatem pojęcie "wystawiać" oznacza sporządzenie dokumentu, w tym przypadku faktury, na użytek kontrahenta - odbiorcy towaru lub usługi, oraz wręczenie (doręczenie) przedmiotowej faktury kontrahentowi. Sporządzenie takiej faktury polega na ujęciu w dokumencie o tej nazwie, niezbędnych danych. Co prawda, zarówno ustawa o VAT jak i ww. rozporządzenie, nie określa wprost formy w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowej czy elektronicznej). Jednakże takie określenie znajduje się w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.), zwaną dalej „Dyrektywą”. Zgodnie z art. 218 Dyrektywy do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale. W myśl art. 232 Dyrektywy faktury wystawione zgodnie z ww. przepisem mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Stosownie do art. 233 ust. 1 Dyrektywy państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod: - za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych;
- za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie. Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż faktura może być wystawiona i przesłana jedynie w formie papierowej - czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi – oraz w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu ww. metod, gdyż przepisy krajowe nie przewidują innego sposobu wystawiania oraz przesyłania faktur. Wyjątkiem od zasady wystawiania faktur w formie papierowej są faktury wystawiane w formie elektronicznej, co zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej „rozporządzeniem o fakturach elektronicznych”. Ze względu na fakt, że zapytanie Wnioskodawcy nie dotyczy tego rodzaju faktur w niniejszej interpretacji nie została dokonana szczegółowa interpretacja przepisów zawartych w ww. rozporządzeniu lecz tutejszy Organ chciałby zwrócić uwagę na niektóre regulacje zawarte w ww. rozporządzeniu. I tak zgodnie z § 4 faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: - bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi sprzedaż produktów normalizacyjnych. Rozliczenie z klientem odbywa się w oparciu o faktury VAT. Faktury są drukowane i przesyłane za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Obecnie Wnioskodawca planuje przesyłanie swoim kontrahentom faktur w formacie PDF za pomocą poczty elektronicznej. Odbiorca faktury jak i wystawca, w myśl wyroku NSA (I FSK 1444/09) z dnia 20 maja 2010r., powinien tak wysłaną fakturę wydrukować i w formie papierowej przechowywać. Biorąc pod uwagę opisane powyżej zdarzenie przyszłe oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa podatkowego tut. Organ podatkowy stwierdza, iż stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe. Kluczową rolę w rozwiązaniu wskazanego we wniosku problemu odgrywa norma prawna wyrażona w przepisie art. 106 ust. 1 ustawy o VAT oraz § 19 rozporządzenia. Z treści tych przepisów wynika, iż podatnicy VAT czynni są obowiązani wystawiać faktury dokumentujące dokonanie sprzedaży towarów lub usług. Faktury te są wystawiane w dwóch egzemplarzach, przy czym sprzedawca zachowuje kopie faktury, a nabywca otrzymuje oryginał. Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi sprzedaż produktów normalizacyjnych. Sprzedaż ta odbywa się za pomocą faktur VAT, przy czym z wniosku nie wynika, ażeby Wnioskodawca wystawiał swoim klientom faktury opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym uregulowanym w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. Zamierza jedynie przesyłać faktury swoim kontrahentom za pomocą e-maila (poczty elektronicznej), które wystawił w formie papierowej. Do tak przedstawionego zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wystosował dziewięć pytań, które w swej treści odnoszą się do regulacji przedstawionych w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. Zatem tut. Organ podatkowy jest zdania, iż Wnioskodawca nie jest uprawniony stosować w stosunku do wystawianych przez siebie faktur zasad obowiązujących na tle przepisów rozporządzenia o fakturach elektronicznych, bowiem faktury te nie spełniają wymogów przewidzianych w tym rozporządzeniu, m.in. nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Przepis § 19 ust. 1 jasno stanowi, że jeżeli faktura została wystawiona w formie papierowej (niebedąca fakturą elektroniczną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) to musi ona być przesłana do kontrahenta w takiej samej formie. Ustawodawca w żadnym przepisie wyżej cytowanego rozporządzenia, jak też w żadnym innym akcie prawnym nie dopuścił możliwości przesyłania faktur papierowych pocztą e-mail w formie pliku PDF. Reasumując faktura, która została wystawiona przez Wnioskodawcę w formie papierowej, a która została wysłana do kontrahenta pocztą e-mail w formie pliku PDF nie stanowi faktury, o której mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, tym samym tak wystawione faktury nie są uznane na gruncie ustawy o VAT za dokumenty wprowadzone do obrotu prawnego. Skoro zaś nie zostały wprowadzone, nie mogą korzystać z ochrony prawnej. Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do tak przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za nieprawidłowe. Końcowo tut. Organ podatkowy nadmienia, iż przepisy powołanego powyżej rozporządzenia nie regulują kwestii wystawiania faktur w formie papierowej i przesyłania ich kontrahentom za pomocą poczty elektronicznej w formie pliku PDF. Zatem Wnioskodawca może, po wypełnieniu wymogów przewidzianych w przepisach ustawy o VAT oraz rozporządzenia (tj. wystawieniu faktury w formie papierowej i przesłania jej do nabywcy w takiej samej formie), stosować rozwiązanie opisane we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej (przesyłanie faktur kontrahentom za pomocą poczty elektronicznej w formie pliku PDF) z zastosowaniem zasad przedstawionych w zadanych pytaniach. Ponadto, odnosząc się do przedstawionego we wniosku wyroku NSA (I FSK 1444/09) z dnia 20 maja 2010r. należy wyjaśnić, iż jest ono rozstrzygnięciem w konkretnej sprawie o indywidualnym charakterze i tylko do niej się zawęża, jednakże jakkolwiek orzeczenia sądowe wiążą organ podatkowy tylko w tej sprawie w której zapadły, to przytoczony przez Spółkę wyrok został potraktowany jako element prawnej argumentacji Strony. Wyjaśnić jednak należy, że wyrok ten dotyczy odmiennej sytuacji niż przedstawiona we wniosku, a mianowicie sytuacji, w której sprzedawca sporządza i przekazuje w formie elektronicznej faktury (inne niż zabezpieczone podpisem elektronicznym).
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację, w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.
|