INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 25 czerwca 2010 r. (data wpływu 06 lipca 2010 r.), uzupełnione pismem z dnia 17 września 2010 r. (data wpływu 23 września 2010 r.) w odpowiedzi na wezwanie z dnia 13 września 2010 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT oraz sposobu przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 06 lipca 2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT oraz sposobu przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Spółka) planuje zmienić system obiegu i archiwizacji dowodów dokumentujących poniesione przez Spółkę koszty, tj. otrzymywanych przez Spółkę faktur VAT. Planowane działania mają na celu usprawnienie obiegu oraz ułatwienie dostępu do dokumentów kosztowych wewnątrz Spółki oraz ograniczenie ryzyka związanego z utratą lub uszkodzeniem oryginałów dokumentów kosztowych. Spółka zamierza zawrzeć umowę ze spółką zewnętrzną (dalej: Kontrahentem), zajmującą się zawodowo archiwizowaniem dokumentów. Na podstawie zawartej umowy z Kontrahentem, procedura archiwizacji oraz obiegu dokumentów będzie wyglądała następująco:

1. Po zawarciu umowy na skanowanie i archiwizację dokumentów kosztowych z Kontrahentem Spółka założy skrytkę pocztową na którą będą wpływały dokumenty kosztowe (tj. faktury VAT),
2. Kontrahent codziennie po godzinie 10:00 będzie odbierał przesłaną korespondencję,
3. Następnie Kontrahent będzie dokonywał ręcznej segregacji dokumentów kosztowych według ustaleń poczynionych ze Spółką, (tj. podział dokumentów z uwzględnieniem lokalizacji biur Spółki na terenie Polski do których to biur dokumenty kosztowe się odnoszą),
4. Kolejno Kontrahent będzie dokonywał skanowania dokumentów kosztowych, które po zeskanowaniu zostaną oklejone identyfikatorem zawierającym datę wpływu rozumianą, jako data odbioru korespondencji przez Kontrahenta ze skrzynki pocztowej oraz nr rejestru,
5. Po dokonaniu skanowania dokumentu kosztowego, będzie on przesyłany w formie pliku elektronicznego (maila z nagłówkiem zawierającym m.in. datę wystawienia faktury, datę jej wpływu oraz nazwę kontrahenta) do systemu autoryzacji Spółki, a następnie do systemu finansowo-księgowego Spółki; kolejno dokument kosztowy będzie weryfikowany pod względem merytorycznym i rachunkowym oraz księgowany na podstawie widoku obrazu faktury - skanu oryginału faktury VAT,
6. Po zaksięgowaniu dokumentu kosztowego Kontrahent dostanie od Spółki informację o numerze dziennika pod jakim dany dokument się znajduje oraz informację na temat dekretacji dokumentu kosztowego. Oryginał dokumentu znajdujący się u Kontrahenta zostanie oznaczony numerem dziennika a przesłana przez Spółkę dekretacja zostanie wydrukowana i dołączona do dokumentu źródłowego oryginału faktury VAT - a następnie trafi do archiwum Kontrahenta.
   
   

Spółka pragnie nadmienić, iż wystawione na jej rzecz oryginały dokumentów kosztowych (faktur VAT), będą odbierane przez Kontrahenta ze skrzynki pocztowej oraz archiwizowane na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa udzielonego przez Spółkę, wskazującego zakres umocowania. Dokumenty kosztowe będą każdorazowo przechowywane w oryginale wyłącznie w archiwum Kontrahenta i nie będą trafiały do służb księgowych Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy odebranie oryginałów dokumentów kosztowych (faktur VAT) ze skrytki pocztowej przez Kontrahenta, działającego na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa, będzie równoznaczne z otrzymaniem tych dokumentów przez Spółkę uprawniającym ją zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku od towarowi usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 poz. 535 ze zm. - dalej: ustawa o VAT) do odliczenia podatku naliczonego oraz czy przechowywanie oryginałów dokumentów kosztowych wyłącznie u Kontrahenta będzie miało wpływ na ograniczenie prawa Spółki do odliczenia podatku VAT...
2. Czy przechowywanie oryginałów dokumentów kosztowych przez Kontrahenta oraz ich wersji elektronicznych (skanów) przez Spółkę będzie czyniło zadość obowiązkowi nałożonemu na Spółkę na podstawie art. 112 ustawy o VAT...
   
   

Ad. 1.

W opinii Spółki, moment odebrania oryginałów dokumentów kosztowych przez działającego na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa Kontrahenta, będzie równoznaczny z wpływem tych dokumentów do Spółki. W związku z tym Spółka nabędzie prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów kosztowych - faktur VAT, w rozliczeniu za okres, w którym Kontrahent odbierze korespondencję skierowaną do Spółki lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, co do zasady przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Ze wskazanych powyżej regulacji wynika, iż odliczenie podatku naliczonego na fakturze VAT możliwe jest w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał daną fakturę. Istotne jest, że ustawodawca nie ustanowił przy tym wymogu osobistego odbioru faktury przez podatnika, lecz wyłącznie obowiązek, aby faktura VAT będąca podstawą odliczenia podatku naliczonego została otrzymana przez podatnika. Oznacza to, że prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje niezależnie od tego czy fakturę otrzyma osobiście podatnik (w przypadku osób prawnych członek zarządu lub prokurent), jego pracownik czy jakakolwiek inna osoba upoważniona do działania w imieniu podatnika. Działania Kontrahenta jako pełnomocnika Spółki min. w zakresie odbioru korespondencji - dokumentów kosztowych, należy oceniać w kontekście odpowiednich regulacji ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm. - dalej: Kodeks cywilny), dotyczących pełnomocnictwa. Zgodnie z art. 95 § 1 Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności przez przedstawiciela. Pełnomocnikiem może być każda osoba prawna oraz osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność prawną. Umocowanie do działania w cudzym imieniu na podstawie pełnomocnictwa opiera się na oświadczeniu woli złożonym przez reprezentowanego (w analizowanym schemacie przez Spółkę), a czynność dokonana przez pełnomocnika w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Biorąc pod uwagę, iż w treści udzielonego przez Spółkę pełnomocnictwa zostanie określony zakres uprawnień Kontrahenta oraz biorąc pod uwagę dopuszczalność działania przez pełnomocnika w świetle Kodeksu cywilnego, należy przyjąć, iż możliwy jest odbiór dokumentów kosztowych przez Kontrahenta w imieniu i na rzecz Spółki i konsekwentnie wszelkie czynności dokonane przez Kontrahenta w granicach udzielonego pełnomocnictwa będą bezpośrednio oddziaływać na sferę praw i obowiązków Spółki, jako mocodawcy. O możliwości działania podatnika przez odpowiednio umocowanych pełnomocników przesądza również art. 135 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.) stanowiąc, że zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych w sprawach podatkowych ocenia się według przepisów prawa cywilnego, jeżeli przepisy prawa podatkowego nie stanowią inaczej. Ponadto art. 136 Ordynacji podatkowej przewiduje, że strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.

Należy również zauważyć, iż w obowiązujących przepisach dotyczących podatku VAT, brak jest jakichkolwiek postanowień określających techniczny sposób odbioru faktury oraz potwierdzenia takiego odbioru przez podatnika. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby odbioru faktur dokonywał podmiot zewnętrzny działający w imieniu i na rzecz Spółki, na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa upoważniającego go m.in. do odbioru faktur w imieniu Spółki. Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 25 września 2009 r. (znak: IBPP1/443-25/09/EA).

Zważywszy na przytoczone powyżej argumenty w opinii Spółki należy uznać, iż w przypadku, gdy Spółka, działająca poprzez Kontrahenta, otrzyma dokumenty kosztowe (faktury VAT), wystawione przez kontrahentów w formie papierowej, spełniające wymogi określone Rozporządzeniem z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), wówczas ma ona prawo do odliczenia podatku naliczonego. Datą wpływu dokumentu kosztowego do Spółki będzie data jego odbioru przez Kontrahenta ze skrytki pocztowej, natomiast prawo do odliczenia podatku naliczonego w takim przypadku powstanie co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzymała fakturę albo dokument celny zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1) ustawy o VAT z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Data ta będzie umieszczana na identyfikatorze naklejanym przez Kontrahenta na dokument kosztowy i będzie odzwierciedlona w nagłówku maila przesyłanego do Spółki i widocznego w jej systemie.

Stanowisko Spółki znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21 września 2009 r. (Znak: IPPP3-443-538/09-2/JF), w której organ podatkowy uznał, że: „W niewielu bowiem przypadkach faktury są odbierane przez samych podatników (w przypadku podatników - osób fizycznych), czy też są odbierane przez osoby działające w charakterze organów danego podatnika. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika. I tak przykładowo, fakturą otrzymaną będzie faktura odebrana przez pracownika spółki - podatnika, czy też przez członka rodziny podatnika - osoby fizycznej. Zatem błędnym byłoby założenie, że otrzymanie faktur następuje dopiero wówczas, gdy faktury wpłyną do siedziby firmy (miejsca prowadzenia przez nią działalności), jeśli wcześniej zostały one odebrane przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela”.

Podobnie Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 19 października 2006 r. (sygn. I FSK 83/06) wskazał iż: „Zasadny jest również zarzut błędnego zinterpretowania art. 19 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT poprzez sprowadzenie użytego w tym przepisie pojęcia „podatnik otrzymał fakturę” do sytuacji, w której faktura zostanie przekazana do księgowości w siedzibie podatnika. Sposób rozumienia tego przepisu również musi uwzględniać cel, któremu służy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, a także specyfikę prowadzenia działalności przez danego podatnika. Dlatego pod pojęciem otrzymania faktury przez podatnika” należy rozumieć wszelkie sytuacje gdy pracownik albo osoba występująca w imieniu podatnika otrzymała taką fakturę i nadała jej odpowiedni bieg, przekazując do właściwej komórki prowadzącej rozliczenia podatkowe.”

W opinii Spółki na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur, odbieranych przez Kontrahenta, nie będzie miał wpływu fakt, iż oryginały faktur będą przechowywane przez Kontrahenta w jego archiwum na podstawie szczegółowego pełnomocnictwa udzielonego przez Spółkę. Istotą warunku otrzymania faktury, wynikającego z art. 86 ust. 10 pkt 1) ustawy o VAT jest bowiem zapewnienie, aby prawo do odliczenia powstało wyłącznie po stronie podmiotu, który jest beneficjentem świadczonych usług lub nabywanych towarów. Jak wskazano powyżej, działania Kontrahenta dokonywane na podstawie szczególnego pełnomocnictwa, będą realizowane w imieniu i na rzecz Spółki, a zatem powinny być ona traktowane tak, jak gdyby podejmował je mocodawca, czyli tak jak gdyby oryginały dokumentów kosztowych były przechowywane przez Spółkę. Nie ma zatem znaczenia czy oryginał dokumentu kosztowego jest odbierany i przechowywany przez pełnomocnika działającego w imieniu i na rzecz Spółki, gdyż to zawsze Spółka, a nie Kontrahent, będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego. Przechowywanie faktur VAT przez Kontrahenta nie wpłynie również na naruszenie podstawowej funkcji ich przechowywania jaką jest funkcja kontrolna. Oryginały dokumentów kosztowych będą na bieżąco archiwizowane i przechowywane w archiwum Kontrahenta, będą zatem dostępne w przypadku konieczności weryfikacji prawidłowości dokonywanych przez Spółkę rozliczeń podatkowych (składanych deklaracji). Co więcej, planowany przez Spółkę system archiwizacji i obiegu dokumentów kosztowych zapewnia niejako „podwójną” archiwizację dokumentów kosztowych, dokonywaną w wersji oryginalnej u Kontrahenta oraz w wersji elektronicznej na nośnikach danych Spółki. Wpłynie to niewątpliwie na zwiększenie przejrzystości i możliwości dostępu do wszelkich potrzebnych dokumentów, w tym również w razie ewentualnej kontroli dokonywanej przez uprawnione do tego organy administracyjne. Co więcej żadne z obowiązujących przepisów prawa podatkowego nie zabraniają przechowywania dokumentacji podatkowej, w tym dokumentów kosztowych, w formie dokumentów elektronicznych stąd też, w opinii Spółki, nawet posiadanie przez Spółkę dokumentów kosztowych wyłącznie w formie odpowiednich plików komputerowych nie ograniczałoby możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z przechowywanych w ten sposób faktur VAT. Zdaniem Spółki potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK 1169/06), który dotyczy co prawda faktur nie otrzymywanych, lecz wystawianych przez podatnika, lecz odnosi się do ogólnych zasad przechowywania faktur VAT. NSA w analizowanej sprawie uznał, że „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne”. Dalej sąd stwierdził, iż jeśli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie”.

Podkreślił on również, że do wydania takiego rozstrzygnięcia zobowiązuje Naczelny Sąd Administracyjny także zasada proporcjonalności, wyrażona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowana przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich (np. w sprawie C-446/03 MarksSpencer czy też C 361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza wspomnianą zasadę”.

Podsumowując przytoczone powyżej argumenty, należy uznać, iż planowana przez Spółkę zmiana systemu obiegu i archiwizacji dokumentów kosztowych nie będzie naruszała prawa Spółki do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z odbieranych przez Kontrahenta faktur VAT, a datą wpływu takich faktur do Spółki będzie data ich odbioru przez Kontrahenta ze skrytki pocztowej.

Ad.2.

O obowiązku przechowywania odpowiedniej dokumentacji podatkowej na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług przesądza art. 112 ustawy o VAT. Na podstawie tego przepisu podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zostało wskazane w punkcie 1 powyżej, zarówno przechowywanie oryginałów dokumentów kosztowych przez Kontrahenta Spółki na podstawie szczególnego pełnomocnictwa, jak i przechowywanie przez Spółkę wyłącznie elektronicznych kopii otrzymywanych dokumentów kosztowych nie jest zabronione przez ustawodawcę. Jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w przytoczonym wyroku, sygn. I FSK 1169/08, to do podatnika należy wybór nośników przechowywania informacji.

W związku z powyższym w opinii Spółki planowana zmiana systemu obiegu i archiwizacji dokumentów kosztowych nie będzie naruszała regulacji art. 112 ustawy o VAT, nakładającego na Spółkę obowiązek przechowywania dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Ad. 1

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7: suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1. z tytułu nabycia towarów i usług,
2. potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3. od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje – w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT – w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Zgodnie art. 86 ust. 12 ustawy o VAT, w przypadku otrzymania faktury, o której mowa w ust. 2 pkt 1 lit. a lub lit. c, przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel albo przed wykonaniem usługi, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje z chwilą nabycia prawa do rozporządzania towarem lub z chwilą wykonania usługi.

W myśl art. 86 ust. 12a, przepisu ust. 12 nie stosuje się do przypadków, gdy:

1. faktura dokumentuje czynności, od których obowiązek podatkowy powstał zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1, 2, 4, 7, 9-11;
2. nabycie prawa do dysponowania towarem jak właściciel lub wykonanie usługi nastąpiło przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej, w której podatnik dokonał obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktury.
   
   

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego. (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Zatem, podatnik VAT dysponując towarem i fakturą nabywa prawo do rozporządzania i dysponowania towarem jak właściciel. Jednakże, jeżeli nie zrealizuje go w ww. terminie to prawo do odliczenia przysługuje mu w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle powyższego, podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Jednocześnie prawo do odliczenia uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktury. Otrzymanie - zgodnie z definicją słownikową - zakłada wejście przez podatnika w posiadanie faktury.

Dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest więc istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje „fizyczne” posiadanie tego dokumentu („otrzymanie”) przez podatnika.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają wyłączenia możliwości udzielenia odrębnego pełnomocnictwa do odbierania faktur VAT przez osobę trzecią. W związku z tym do oceny dopuszczalności takich czynności należy stosować przepisy dotyczące pełnomocnictwa. Kwestia udzielenia pełnomocnictw uregulowana jest w Kodeksie cywilnym (Dz. U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 ze zm.).

Stosownie do art. 95 § 1 Kodeksu cywilnego z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych albo wynikających z właściwości czynności prawnej, można dokonać czynności prawnej przez przedstawiciela. Zgodnie z § 2 przywołanego przepisu czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego.

Jednakże w myśl art. 108 Kodeksu cywilnego pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony.

Zgodnie z treścią wskazanego przepisu pełnomocnik może być drugą stroną czynności prawnej w sytuacji, gdy możliwość taka wynika z treści pełnomocnictwa albo jeżeli ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy.

W związku z powyższym, kluczową kwestią jest określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście) jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika. I tak przykładowo, fakturą otrzymaną będzie faktura odebrana przez pracownika spółki – podatnika, czy też przez członka rodziny podatnika – osoby fizycznej. Zatem błędnym byłoby założenie, że otrzymanie faktur następuje dopiero wówczas, gdy faktury wpłyną do siedziby firmy (miejsca prowadzenia przez nią działalności), jeśli wcześniej zostały one odebrane przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela.

W przedstawionym we wniosku opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wskazał, iż planuje dokonanie zmian obiegu i archiwizacji otrzymywanych przez Spółkę faktur VAT. Planowane działania mają na celu usprawnienie obiegu oraz ułatwienie dostępu do dokumentów kosztowych wewnątrz Spółki oraz ograniczenie ryzyka związanego z utratą lub uszkodzeniem oryginałów faktur VAT. Spółka zamierza zawrzeć umowę ze spółką zewnętrzną, zajmującą się profesjonalnie archiwizowaniem dokumentów. Po podpisaniu z kontrahentem stosownej umowy, Spółka założy skrytkę pocztową, na którą będą wpływały faktury VAT. Kontrahent codziennie będzie odbierał przesłaną korespondencję, po czym dokonywał będzie ręcznej segregacji dokumentów kosztownych według ustaleń poczynionych ze Spółką. Następnie Kontrahent będzie dokonywał skanowania dokumentów, które po zeskanowaniu zostaną oklejone identyfikatorem zawierającym datę wpływu rozumianą, jako data odbioru korespondencji ze skrzynki pocztowej przez Kontrahenta oraz nr rejestru. Po dokonaniu skanowania dokumentu kosztowego, będzie on przesyłany w formie pliku elektronicznego (maila z nagłówkiem zawierającym m.in. datę wystawienia faktury, datę jej wpływu oraz nazwę kontrahenta) do systemu autoryzacji Spółki, a następnie do systemu finansowo-księgowego Spółki. Kolejno dokument kosztowy będzie weryfikowany pod względem merytorycznym i rachunkowym oraz księgowany na podstawie widoku obrazu faktury – skanu oryginału faktury VAT. Po zaksięgowaniu dokumentu kosztowego Kontrahent dostanie od Spółki informacje o numerze dziennika, pod jakim dany dokument się znajduje oraz informację na temat dekretacji dokumentu kosztowego. Oryginał dokumentu znajdujący się u Kontrahenta zostanie oznaczony numerem dziennika, a przesłana przez Spółkę dekretacja zostanie wydrukowana i dołączona do dokumentu źródłowego- oryginału faktury VAT- a następnie trafi do archiwum Kontrahenta.

Spółka, podkreśliła, iż wystawione na jej rzecz oryginały faktur VAT, będą odbierane przez Kontrahenta ze skrzynki pocztowej oraz archiwizowane, na postawie odpowiedniego pełnomocnictwa udzielonego przez Spółkę, wskazującego zakres umocowania. Dokumenty kosztowe będą każdorazowo przechowywane w oryginalne wyłącznie w archiwum Kontrahenta i nie będą trafiały do służb księgowych Spółki.

W świetle powyższego stwierdzić należy, że skoro faktury VAT odbierane będą przez podmiot zewnętrzny, któremu Spółka udzieli pełnomocnictwa do ich odbierania, momentem otrzymania przez Spółkę faktur VAT będzie ich odbiór przez pełnomocnika. Zatem Spółka nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT, zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT.

A zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania pierwszego należało uznać za prawidłowe.

Ad.2

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na mocy art. 106 ust 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (…).

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r.. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Stosownie do przepisu § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl przepisu § 23 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ww. dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Z okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca zamierza powierzyć przechowywanie oryginałów dokumentów kosztowych na podstawie szczególnego pełnomocnictwa Kontrahentowi Spółki, a dodatkowo Wnioskodawca będzie przechowywał skany otrzymywanych dokumentów. Wnioskodawca, podkreśla, iż oryginały faktur VAT będą na bieżąco archiwizowane i przechowywane w archiwum Kontrahenta jak również będą dostępne w przypadku konieczności weryfikacji prawidłowości dokonywanych przez Spółkę rozliczeń podatkowych.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie tut. organu, przechowywanie oryginałów dokumentów kosztowych na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Spółkę Kontrahentowi, w siedzibie Kontrahenta, a dodatkowo przechowywanie przez Spółkę wyłącznie elektronicznych kopii otrzymywanych dokumentów kosztowych nie narusza regulacji zawartej w art. 112 ustawy o VAT.

Dodatkowo stwierdzić należy, iż miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej powinno być zgodne z pozycją B.10 zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-2.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnośnie powołanego przez Wnioskodawcę wyroku, syg. akt I FSK 1169/08, stwierdzić należy, iż zapadł on w odmiennym stanie faktycznym, bowiem sąd rozpatrywał możliwość przechowywania kopii wystawianych faktur dokumentujących świadczenie usług wywozu odpadów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jedynie w systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, czyli jedynie w formie elektronicznej.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.