2012.09.28 - Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach

Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach
IBPP3/443-1017/12/ASz
z 28 września 2012 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 28 czerwca 2012r. (data wpływu 29 czerwca 2012r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania:

czy poprzez sporządzenie i udostępnione na portalu internetowym faktur elektronicznych w formacie pliku PDF, pobieranych przez klientów, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca spełni wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy VAT,
czy dopuszczalne jest wielokrotne pobranie z portalu wystawionej faktury elektronicznej przez klientów Wnioskodawcy,
czy wystawianie i przesyłanie duplikatów faktur przesłanych uprzednio w formie elektronicznej, poprzez pobranie z portalu internetowego, może odbywać się w tradycyjnej formie papierowej,
czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób określania daty pobrania przez klienta faktur VAT i faktur korygujących VAT z portalu internetowego, jest właściwy dla określenia daty jej dostarczenia klientowi, w szczególności w odniesieniu do obowiązku określenia terminu otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi jak i daty otrzymania potwierdzenia, o którym mowa w 29 ust. 4a ustawy VAT, przez Spółkę,

-jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 czerwca 2012r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług m.in. w kwestii uznania:

czy poprzez sporządzenie i udostępnione na portalu internetowym faktur elektronicznych w formacie pliku PDF, pobieranych przez klientów, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca spełni wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy VAT,
czy dopuszczalne jest wielokrotne pobranie z portalu wystawionej faktury elektronicznej przez klientów Wnioskodawcy,
czy wystawianie i przesyłanie duplikatów faktur przesłanych uprzednio w formie elektronicznej, poprzez pobranie z portalu internetowego, może odbywać się w tradycyjnej formie papierowej,
czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób określania daty pobrania przez klienta faktur VAT i faktur korygujących VAT z portalu internetowego, jest właściwy dla określenia daty jej dostarczenia klientowi, w szczególności w odniesieniu do obowiązku określenia terminu otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi jak i daty otrzymania potwierdzenia, o którym mowa w 29 ust. 4a Ustawy VAT, przez Spółkę.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest jednym z największych dystrybutorów stali w Polsce, oferującym wyroby hutnicze w sprzedaży krajowej i zagranicznej, notowanym na Giełdzie Papierów Wartościowych w W. Spółka posiada certyfikat … wdrożonego systemu zarządzania jakością według ... w zakresie obrotu wyrobami hutniczymi.

Spółka zamierza wprowadzić system elektronicznego przesyłania faktur VAT tj. faktur sprzedaży, faktur korygujących, faktur zaliczkowych oraz korekt faktur zaliczkowych (dalej: „System e-faktur”), który pozwalałby na ich tworzenie w formie elektronicznej w postaci plików PDF i archiwizowanie ich jako baza danych przechowywana na serwerze w siedzibie Spółki.

Faktura VAT w formie elektronicznej udostępniana byłaby wyłącznie dla Klientów akceptujących tę formę przesyłania faktur, z którymi Spółka zamierza zawrzeć „Umowę o przesyłanie faktur w formie elektronicznej i korzystanie z portalu klientowskiego” (dalej: „Umowa”). W umowie tej, poza akceptacją formy przesyłania faktur, zostaną określone m.in. warunki korzystania z „portalu klientowskiego”, jak również zostaną wskazane osoby upoważnione ze strony Klienta do logowania i pobierania z portalu faktur elektronicznych w formie pliku PDF oraz adresy elektroniczne do wzajemnej komunikacji pomiędzy Spółką, a Klientem. Dostęp do internetowego „portalu klientowskiego” będzie możliwy wyłącznie po uzyskaniu od Spółki loginu użytkownika oraz hasła dostępu.

Udostępnianie faktur odbywać się będzie za pomocą aplikacji internetowej X., zgodnej ze standardami J. EE, pracującej w środowisku serwera aplikacji Apache Tomcat zapewniającego podstawowe mechanizmy bezpieczeństwa określone w specyfikacji J. EE. Dostęp do zasobów X. będzie chroniony poprzez serwer aplikacji, autoryzacja odbywać będzie się metodą FORM, baza użytkowników oraz ich uprawnień będzie przechowywana po stronie systemu X., a hasła użytkowników będą jednostronnie szyfrowane.

System na portalu internetowym rejestrował będzie datę pobrania faktury VAT i faktur korygujących VAT przez Klienta, za którą to datę przyjmowana będzie data dokonania przez system Spółki zapisu dokumentującego moment pobrania przez Klienta faktury z portalu internetowego, co odzwierciedlone zostanie zarówno Wnioskodawcy jak i Klientom, w formie raportu w postaci pliku PDF o pobranych przez Klienta fakturach.

Ponieważ jedną z przewidzianych opcji Systemu e-faktur jest możliwość wielokrotnego pobrania z portalu wystawionej faktury elektronicznej przez Klientów Spółki, Spółka dla celów ustalenia momentu otrzymania faktury VAT lub faktury korygującej przyjmowała będzie pierwsze jej pobranie przez Klienta.

Faktury VAT będą sporządzane w programie „...”, zintegrowanym z programem „...”, zgodnie z obowiązującą w Spółce procedurą, przez upoważnionych pracowników Spółki. Akceptacja merytoryczna faktury w programie „...”, będąca formą mechanizmu kontroli biznesowej, potwierdzająca zgodność dokumentów pomocniczych z wystawioną fakturą oraz jej zaksięgowanie w programie „...” zapewnią zachowanie ich autentyczności i integralności i dopiero wówczas będą udostępniane Klientom na portalu internetowym w formie pliku PDF, tworzonego automatycznie przez system, z nadaniem określonej unikalnej nazwy: „nr faktury-data wystawienia-NIP Klienta” i archiwizacją ich w bazie danych. Z uwagi na wiedzę, co do podmiotu udostępniającego faktury na serwerze przez stronę internetową - jest to ten sam podatnik, który dokonał sprzedaży towarów lub usług na rzecz Klienta - zachowana będzie autentyczność pochodzenia faktury. System przechowywania faktur elektronicznych w formie plików PDF będzie gwarantował nienaruszalność treści faktur (niezmienność, niezależność od ewentualnych zmian teleadresowych, zmian nazw Klientów, sprzedawanych towarów oraz innych elementów na wydrukach).

Po wdrożeniu projektu „System e- faktur” zostanie tak skonfigurowany, że wszystkie faktury przesłane elektronicznie będą archiwizowane w postaci pliku PDF, natomiast faktury przesyłane w wersji papierowej będą archiwizowane na dotychczasowych zasadach.

Faktury VAT w formie pliku PDF przesłane drogą elektroniczną będą archiwizowane zgodnie z przepisami § 6 i 8 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, w podziale na okresy rozliczeniowe z zapewnieniem:

autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
łatwości ich odszukania oraz
dostępu na żądanie organu podatkowego i organu kontroli skarbowej wraz z zapewnieniem bezzwłocznego ich poboru.

Co więcej, możliwe będzie przeszukiwanie zarchiwizowanych faktur elektronicznych według zadanego kryterium (np. numer faktury, data wystawienia) po polach w tabeli archiwizującej, do której załącznikami będą pliki PDF.

W ramach komunikacji z Klientem, będzie on otrzymywał za pośrednictwem portalu internetowego:

-w formie wiadomości e-mail - automatyczne powiadomienia o dostępności wystawionych faktur VAT, na adres wskazany w Umowie,

-raporty w formie pliku PDF:

na początku każdego miesiąca o nieodebranych fakturach z poprzedniego okresu,
pobranych fakturach VAT z określeniem podstawowych danych o pobraniu: nr faktury, data pobrania, imię i nazwisko osoby pobierającej fakturę w imieniu Klienta (identyfikowanego po nadanym loginie/haśle użytkownika).

Klient będzie mógł wycofać zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną, za pośrednictwem strony internetowej, w formie pisemnej lub elektronicznej, co spowoduje powrót do tradycyjnej formy dostarczania faktur sprzedaży VAT, czyli otrzymywania faktur w wersji papierowej, zgodnie z przepisami § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Potwierdzenie uzyskania zgody, bądź jej odwołania, będzie przechowywane w systemie X. z dokładną informacją o dacie jej otrzymania. Po sporządzeniu faktury odpowiedni mechanizm dokonania weryfikacji, czy Klient posiada znacznik e- faktury czy też nie, co będzie stanowiło o wyborze procedury wystawienia odpowiedniej faktury sprzedaży VAT (w wersji elektronicznej lub papierowej) przez upoważnionego pracownika Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy poprzez sporządzenie i udostępnione na portalu internetowym faktur elektronicznych w formacie pliku PDF, pobieranych przez klientów, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca spełni wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy VAT?
Czy dopuszczalne jest wielokrotne pobranie z portalu wystawionej faktury elektronicznej przez klientów Wnioskodawcy?
Czy wystawianie i przesyłanie duplikatów faktur przesłanych uprzednio w formie elektronicznej, poprzez pobranie z portalu internetowego, może odbywać się w tradycyjnej formie papierowej?
Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób określania daty pobrania przez klienta faktur VAT i faktur korygujących VAT z portalu internetowego, jest właściwy dla określenia daty jej dostarczenia klientowi, w szczególności w odniesieniu do obowiązku określenia terminu otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi jak i daty otrzymania potwierdzenia, o którym mowa w 29 ust. 4a ustawy VAT, przez Spółkę?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1

Zdaniem Spółki, poprzez sporządzenie i udostępnione na portalu internetowym faktur elektronicznych w formacie pliku PDF, pobieranych przez Klientów, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka spełni wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy VAT.

Ad. 2

Zdaniem Spółki, system pozwalający na wielokrotne pobranie faktury w formie elektronicznej z portalu internetowego nie jest sprzeczny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przesyłania faktur elektronicznych.

Ad.3.

Wystawianie i przesyłanie duplikatów faktur, które były przesłane uprzednio w formie elektronicznej, poprzez pobranie z portalu internetowego, może odbywać się w tradycyjnej formie papierowej.

Ad.4

Opisany w zdarzeniu przyszłym sposób określania daty pobrania przez klienta faktur VAT i faktur korygujących VAT z portalu internetowego, jest właściwy dla określenia daty jej dostarczenia klientowi, w szczególności w odniesieniu do obowiązku określenia terminu otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, jak i daty otrzymania potwierdzenia, o którym mowa w 29 ust. 4a Ustawy VAT, przez Spółkę.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Ad.1

Ustawa VAT nie wprowadza definicji pojęcia „wystawienie faktury”. Zgodnie z potocznym rozumieniem pojęcia „wystawić” - w odniesieniu do dokumentu - oznacza ono tyle, co „sporządzić, wypisać dokument”. Jeżeli więc faktura została przez Spółkę sporządzona (wypisana), odręcznie lub komputerowo (np. w systemie księgowym), to zdaniem Spółki należy przyjąć, że została wystawiona w rozumieniu przepisów ustawy VAT. Dla kwestii wystawienia faktury nie ma natomiast znaczenia:

sposób późniejszego przesłania faktury kontrahentowi (za pośrednictwem poczty tradycyjnej, pocztą elektroniczną, poprzez udostępnienie na portalu internetowym itp.),
fakt wydrukowania faktury przez sprzedawcę.

Jak wskazuje brzmienie § 19 rozporządzenia fakturowego, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W przypadku natomiast faktur przesłanych w formie elektronicznej, sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. W opinii Spółki, planowany przez nią sposób sporządzania oraz przesyłania faktur odbiorcom, zapewnia spełnienie obowiązków związanych z dokumentowaniem dokonywanych przez nią transakcji.

Spółka pragnie także podkreślić, że zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2011r. § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Zgodnie natomiast z § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Biorąc pod uwagę brzmienie § 2 ust. 2 przedmiotowego rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

W opinii Spółki, zastosowanie zwrotu „w szczególności” wskazuje na możliwość wykorzystania innej formy od wymienionych w dalszej części wskazanego przepisu. Wymienione metody stanowią zatem jedynie przykładowe wyliczenie, a Spółka może zastosować inne metody zapewnienia integralności treści oraz autentyczności pochodzenia przesyłanych przez nią faktur.

Biorąc powyższe pod uwagę, w opinii Spółki, wskazane regulacje dopuszczają możliwość udostępniania Klientom faktur w formacie PDF (rozumianego jako rodzaj przesyłu), metoda ta zapewnia bowiem zachowanie autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści.

Wskazana powyżej interpretacja znajduje uzasadnienie w świetle wyjaśnień opublikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, odnoszących się do najważniejszych zmian w VAT od dnia 1 stycznia 2011r. W temacie zmian w zakresie fakturowania elektronicznego Ministerstwo Finansów wskazuje, iż celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez (...) umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesłane mailem).

Zdaniem Spółki, opisany powyżej sposób wystawiania oraz przesyłania faktur spełniać będzie wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy VAT (niezależnie czy drugi egzemplarz faktury zostanie wydrukowany czy też pozostanie w ewidencji elektronicznej Spółki).

Ad. 2

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, klient nie będzie ograniczony w liczbie pobrań faktury ze strony internetowej. W opinii Spółki rozwiązanie takie jest dopuszczalne, ponieważ ani przepisy rozporządzenia fakturowego ani rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych nie zawierają w tym zakresie żadnych ograniczeń. Zdaniem Spółki system ten spełniał będzie warunki Rozporządzenia fakturowego, w szczególności autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści. Należy podkreślić, że brak jest w tej sytuacji ryzyka podwójnego zafakturowania tej samej sprzedaży - Klient w opisanej sytuacji pobierze bowiem tę samą fakturę, o określonej, niezmienionej treści i nadanym pierwotnie numerze. Wnioskodawca podkreślił, że możliwość dokonania wielokrotnego pobrania faktury z portalu internetowego, przy zachowaniu wymagań określonych w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji wydanej dnia 24 stycznia 2012r. (sygn. IPTPP2/443-708/11-2/JS).

Ad. 3

Zdaniem Spółki, nie istnieje nakaz wystawiania faktur korygujących, duplikatów, czy not w formie identycznej jak faktura pierwotna. Tym samym, w opisanym powyżej zdarzeniu przyszłym dopuszczalne będzie wystawianie papierowych duplikatów faktur wystawionych uprzednio w formie elektronicznej i udostępnionych na portalu internetowym. Wskazać można liczne interpretacje indywidualne potwierdzające zaprezentowane przez Spółkę stanowisko, m.in.:

Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 listopada 2011r. (sygn. ILPP4/443-519/11-4/EWW), który uznał, że „(...) Powołany wyżej § 3 ust. 1 rozporządzenia, otwiera przed podatnikiem jedynie możliwość, a nie obowiązek przesyłania faktur w formie elektronicznej, jednak to do niego należy ostateczna decyzja, w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) wystawi i prześle fakturą czy fakturą korygującą do danego kontrahenta. Zatem, to strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur, w sytuacji gdy nie zachodzą żadne przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające wystawianie faktur w postaci elektronicznej. Wobec powyższego, w przypadku gdy dany odbiorca wyrazi akceptację do przesyłania faktur w postaci elektronicznej, nie wyklucza to możliwości wystawiania przez Wnioskodawcą danemu odbiorcy faktur w zwykłej formie papierowej”;
Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 6 września 2011r. (sygn. IBPP2/443-972/11/WN), który wskazał, że „(...) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania i przesyłania faktur w dowolnej postaci. Zatem, Wnioskodawca może wystawić duplikat faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej”.

Ad. 4

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy w przypadku, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Ustawodawca nie sprecyzował jednak, w jakiej formie dokonać należy potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W tej sytuacji należy uznać, że potwierdzeniem może być każde zdarzenie, z którego wynikać będzie, że odbiorcy takiej faktury korygującej została ona udostępniona w taki sposób, że mógł zapoznać się z jej treścią (w analizowanym przypadku odczytać ją w swoim systemie informatycznym). Zatem rejestrowane przez system, na portalu internetowym, daty pobrania przez klienta zarówno faktur VAT jak i faktur korygujących VAT, za którą to datę przyjmowana będzie data dokonania przez system wnioskodawcy zapisu dokumentującego moment pobrania przez klienta faktury z portalu internetowego (jako dokument odzwierciedlający moment w którym faktura stała się dostępna dla klienta, a następnie udostępniane jej zarówno wnioskodawcy jak i klientom), w formie raportu o pobranych fakturach, w formacie pliku PDF, można uznać zarówno za datę otrzymania faktury korygującej przez klienta, jak również traktować jako datę otrzymania przez wystawcę potwierdzenia odbioru faktur korygujących VAT, o którym mowa w art. 29 ust 4a ustawy VAT, uprawniającym do obniżenia podstawy opodatkowania.

Prawidłowość powyższego podejścia potwierdzona została m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 25 kwietnia 2012r. (sygn. IPTPP2/443-92/12-3/JN), który uznał, że „(...) w przypadku gdy proponowany przez Wnioskodawcą sposób potwierdzania odbioru korekt, w formie generowania dokumentu potwierdzającego datą pobrania dokumentu przez klienta z systemu, zapewnia możliwość ustalenia w sposób jednoznaczny zarówno daty otrzymania faktury korygującej przez odbiorcą, jak również daty otrzymania przez wystawcą faktury korygującej potwierdzenia otrzymania tej faktury korygującej, to należy go uznać za dopuszczalny”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

Stosownie od art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jednocześnie wskazać należy, iż regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2010r. Nr 249, poz. 1661) – wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

W świetle § 3 ust. 1 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Faktury – na mocy § 4 cyt. rozporządzenia – mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną przechowuje są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zauważyć należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podkreślić należy, że konsekwencją wstąpienia Polski do Unii Europejskiej jest przyjęcie całego wspólnotowego dorobku prawnego. Zatem o ile nie kłóci się to z wyraźnym językowym znaczeniem tekstu prawnego, należy dążyć do dokonywania prowspólnotowej wykładni prawa krajowego.

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

W myśl art. 232 Dyrektywy, faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca planuje wdrożyć „System e-faktur”, który pozwala na tworzenie faktur w formie elektronicznej w postaci plików PDF i ich elektroniczne przesyłanie. Z klientami Spółki zostaną zawarte umowy o przesyłanie faktur w formie elektronicznej i korzystanie z portalu klientowskiego. W umowie tej poza akceptacją formy przesyłania faktur, zostaną określone między innymi warunki korzystania z „portali klienckiego”.

Na powyższym tle Wnioskodawca powziął wątpliwości, czy poprzez sporządzenie i udostępnienie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF spełni wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu przepisu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Podkreślenia wymaga, że przepisy dotyczące sposobu wystawiania, przesyłania (udostępniania) faktur służą zapewnieniu pewności i bezpieczeństwa obrotu.

Mając na względzie powołane przepisy prawa oraz opisane zdarzenie przyszłe wskazać należy, iż poprzez sporządzenie (tworzenie) faktur elektronicznych formie dokumentu posiadającego wyłącznie postać elektroniczną z zachowaniem wszystkich wymogów nałożonych przepisami prawa, w tym zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, Spółka spełni wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w przedmiotowej kwestii, w myśl którego planowany przez Spółkę sposób sporządzania oraz przesyłania faktur odbiorcom spełniać będzie wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, należało uznać za prawidłowe.

Przechodząc do kolejnych zagadnień podniesionych we wniosku a dotyczących możliwości wielokrotnego pobrania przez klientów Spółki z portalu wystawionej faktury elektronicznej, możliwości wystawienia i przesyłania w formie papierowej duplikatów faktur przesyłanych uprzednio w formie elektronicznej oraz określenia daty pobrania przez klienta faktur i faktur korygujących VAT z portalu internetowego dla określenia daty otrzymania korekty przez nabywcę i daty potwierdzenia, o którym mowa w art. 29 ust. 4a ustawy o VAT, w pierwszej kolejności należy wskazać:

Stosownie do § 20 ust. 1 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej (§ 20 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (§ 20 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 cyt. rozporządzenia).

W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 20 ust. 5 cyt. rozporządzenia).

Zgodnie z cytowanym już na wstępie § 3 ust. 1 i ust. 2 oraz § 4 ww. rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym, stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie natomiast z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania duplikatu faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej. Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają bowiem możliwość wystawiania i przesyłania faktur w dowolnej postaci.

Zatem, Wnioskodawca może wystawić duplikat faktury w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do kwestii potwierdzania odbioru korekt należy wskazać, że zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Z kolei ustęp 4 ww. artykułu wskazuje, iż podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Z powyższego wynika, że skoro będący podstawą opodatkowania obrót zmniejsza się w przypadkach wymienionych w art. 29 ust. 4 ustawy, to czynność taka, dokonywana przez sprzedawcę towarów i usług, powoduje konieczność zmniejszenia kwoty podatku naliczonego u nabywcy. W przeciwnym razie dochodziłoby do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu podatku, który w rzeczywistości nie został zapłacony.

Oznacza to, że faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, nabywca zaś musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury.

Ustawodawca nie sprecyzował, w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Potwierdzenie faktu otrzymania przez nabywcę towarów i usług faktury korygującej, może być dokonane w dowolnej formie, np. poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą - w formie listu poleconego - przesyłki zawierającej fakturę korygującą, może to być odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, również w formie elektronicznej lub przesłana zwrotnie kopia podpisanej faktury korygującej. Zatem, żaden przepis nie określa specjalnej formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktury korygującej byłoby wymagane. Istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usług dla celów rozliczenia podatku należnego od sprzedaży posiadał informację, z której jednoznacznie wynika, iż nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż.

Ponadto, co do samej formy potwierdzenia przez nabywcę odbioru elektronicznej faktury korygującej, zarówno przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, jak i przepisy rozporządzeń wykonawczych, w szczególności rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej czy też przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom (…), nie regulują kwestii w jaki formalnie sposób nabywca ma potwierdzać fakt otrzymania faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę. W tej sytuacji należy uznać, że owym potwierdzeniem może być każde zdarzenie faktyczne, z którego okoliczności wynikać będzie, że odbiorcy takiej faktury korygującej została ona udostępniona w taki sposób, że mógł on w normalnym toku czynności zapoznać się z jej treścią (odczytać ją w swoim systemie informatycznym).

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż w przypadku gdy proponowany przez Wnioskodawcę sposób potwierdzania odbioru korekt, polegający na tym, że system na portalu internetowym rejestrował będzie datę pobrania faktury VAT i faktur korygujących VAT przez klienta, za którą to datę przyjmowana będzie data dokonania przez system Spółki zapisu dokumentującego moment pobrania przez klienta faktury z portalu internetowego, co odzwierciedlone zostanie zarówno Wnioskodawcy jak i klientom, w formie raportu w postaci pliku PDF o pobranych przez klienta fakturach, zapewnia możliwość ustalenia w sposób jednoznaczny zarówno daty otrzymania faktury korygującej przez odbiorcę, jak również daty otrzymania przez wystawcę faktury korygującej potwierdzenia otrzymania tej faktury korygującej, to należy go uznać za dopuszczalny.

Należy pamiętać, że niezależnie od formy otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, dotyczyć ono powinno konkretnej albo konkretnych faktur korygujących.

W konsekwencji, stanowisko Wnioskodawcy w ww. kwestiach należało uznać za prawidłowe.

Podkreślić należy, iż faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie określonej transakcji sprzedaży towarów lub usług. Jak wynika z cytowanego na wstępie art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są zatem zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą dokonanie danej sprzedaży poprzez podanie w szczególności: jej daty, kwoty należności, danych dotyczących podatnika i nabywcy, ceny jednostkowej bez podatku, podstawy opodatkowania, stawki i kwoty podatku (art. 106 ust. 1 ustawy o VAT).

Zwrócić należy uwagę na fakt, iż dla dokumentowania ww. czynności ustawodawca przewidział możliwość wystawienia jednej faktury, co wyraża się w zwrocie „fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży”.

Wskazać należy, że celem faktury VAT jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku.

Mając na uwadze powyższe oraz powołane unormowania stwierdzić należy, że obowiązujące przepisy prawa regulujące kwestie dotyczące faktur nie przewidują możliwości wystawiania kilku oryginałów faktur gdyż z natury rzeczy oryginał może być tylko jeden nie ma przy tym znaczenia, czy dokumentowanie transakcji następuje w formie elektronicznej czy papierowej.

Przepisy umożliwiają wystawianie i udostępnianie faktur zarówno w tradycyjnej wersji papierowej, jak i w wersji elektronicznej, przy spełnieniu niezbędnych warunków, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej. Jednakże nie zezwalają one na przesyłanie kilku oryginałów faktury do klienta, co nie oznacza jednak, że nie zezwalają na wielokrotne pobranie przez klienta z portalu tej samej faktury.

W sytuacji zatem gdy system, który Wnioskodawca planuje wdrożyć, będzie pozwalał klientom na wielokrotne pobranie z portalu wystawionej przez Niego faktury elektronicznej, spełni warunki ww. rozporządzenia, a w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści oraz zabezpieczy przed ryzykiem podwójnego zafakturowania tej samej sprzedaży (ponownym wprowadzenie do obrotu prawnego faktury dokumentującej czynność) to rozwiązanie takie jest dopuszczalne.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w ww. zakresie należało uznać za prawidłowe.

W pozostałym zakresie, tj:

czy przedstawiony we wniosku sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej, poprzez udostępnienie ich na portalu internetowym, po zalogowaniu się przy użyciu loginu i hasła dostępu, można uznać za spełniający wymagania rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, w szczególności jako gwarantujący autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury,
czy faktury VAT lub faktury korygujące VAT w formie pliku PDF pobrane z portalu internetowego, przy użyciu loginu i hasła dostępu, w sposób opisany powyżej, stanowią dokumenty uprawniające do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego lub w przypadku faktur korygujących - do wykazania kwoty podatku naliczonego w zmienionej wysokości.

(oznaczone we wniosku jako pytanie nr 2 i 5) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 14 marca 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin