INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 stycznia 2011r. (data wpływu 7 lutego 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną w postaci pliku PDF - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 7 lutego 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną w postaci pliku PDF.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Spółka”) jest dystrybutorem bankomatów i systemów kasowych. Dostarcza także technologię oraz usługi informatyczne dla odbiorców, m.in. z sektora finansowego, sieci handlowych, centrów rozliczeniowych, itd.

W celu udokumentowania świadczonych usług i zrealizowanych dostaw towarów Spółka wystawia faktury VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jednocześnie, Spółka dokonuje zakupów towarów i usług związanych z prowadzoną działalnością, otrzymując faktury VAT od swoich dostawców.

Dotychczas, Spółka wystawiała faktury w formie papierowej, jak również w tej formie otrzymywała faktury od swoich dostawców.

Obecnie, Spółka planuje wprowadzić przesyłanie faktur w formie elektronicznej (e-mailem). Spółka zamierza wystawiać i przesyłać faktury elektronicznie dokumentujące transakcje sprzedażowe i na tej podstawie rozliczać podatek VAT należny z tytułu tych transakcji.

Natomiast, w przypadku transakcji zakupowych Spółka zamierza otrzymywać faktury elektroniczne (e-mailem) i na tej podstawie odliczać podatek VAT naliczony wynikający z tych faktur.

Spółka zamierza wdrożyć procedury mające na celu zachowanie autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści. Poniżej przedstawiamy założenia tych procedur.

1. Autentyczność pochodzenia faktur
   Autentyczność pochodzenia faktur będzie zapewniona przez Spółkę za pomocą następujących procedur:
   1. spełnienie wymogu formalnego kwalifikacji dostawcy/odbiorcy - każdy nowy dostawca i odbiorca musi przesłać do Spółki kopie dokumentów założycielskich, tj. potwierdzenie NIP, REGON oraz wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego. Na ich podstawie nowy kontrahent będzie dodawany do bazy kontrahentów Spółki przez uprawnionego pracownika;
   2. zawarcie umowy o świadczenie usług, dostawę/zakup towarów - podpisana umowa z dostawcą/odbiorcą będzie zawierała m.in. wymaganą przepisami rozporządzenia o fakturach elektronicznych (§ 3) akceptację Stron na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. W umowie wyraźnie będą określone:
      • przy zakupie towarów i usług przez Spółkę - adres e-mailowy dostawcy (dane wystawcy faktury) oraz adres e-mailowy Spółki, służące wymianie faktur elektronicznych;
      • przy sprzedaży towarów/usług - adres e-mailowy odbiorcy (adresata faktur sprzedaży wystawianych przez Spółkę) oraz adres e-mailowy, z którego wysyłane będą faktury sprzedażowe Spółki;
   3. zarządzanie ryzykiem operacyjnym Spółki w obrocie fakturami - dostęp do systemu finansowo-księgowego (SAP),z którego będą wystawiane faktury sprzedażowe oraz w którym będą księgowane faktury zakupowe, będzie możliwy tylko i wyłącznie dla osób uprawnionych i będzie on dodatkowo zabezpieczony indywidualnymi hasłami. Konsekwentnie, tylko upoważnieni pracownicy Spółki, w zakresie swoich uprawnień, będą wystawiać i gromadzić dokumenty wpływające oraz wychodzące w formie elektronicznej do Spółki.

2. Integralność treści faktury
   Integralność treści faktury będzie przez Spółkę zapewniona poprzez zastosowanie przy przesyłaniu faktur plików w formacie PDF. Zarówno faktury przychodzące od dostawców (zakupowe), jak i wychodzące od Spółki (sprzedażowe), będą przesyłane w postaci plików w formacie PDF.
   
   

Dodatkowo, raz w roku Spółka będzie przeprowadzała potwierdzenie sald ze wszystkimi dostawcami i odbiorcami, aby dodatkowo potwierdzić poprawność, autentyczność i integralność otrzymanych i wystawianych faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy przedstawiony w stanie faktycznym sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej będzie spełniał warunki określone w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych, w szczególności, czy w świetle § 2, § 4 tegoż rozporządzenia możliwe będzie przesłanie faktury w postaci pliku w formacie PDF przy zachowaniu dodatkowych procedur opisanych w stanie faktycznym...

Zdaniem Wnioskodawcy przedstawiony w stanie faktycznym sposób przesyłania faktur elektronicznych będzie spełniał warunki przewidziane w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. Innymi słowy, w świetle tegoż rozporządzenia będzie możliwe przesyłanie faktur drogą elektroniczną w postaci pliku w formacie PDF.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 Ustawy o VAT podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą, w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Zasady wystawiania faktur zostały szczegółowo uregulowane m.in. w § 5, § 19, § 21 Rozporządzenia fakturowego.

Dodatkowo, w Rozporządzeniu o fakturach elektronicznych zostały przewidziane warunki, jakie muszą spełniać faktury przesiane w formie elektronicznej, aby wywoływały skutki podatkowe i prawne.

I tak, w świetle 4 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Ponadto, zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenie o fakturach elektronicznych autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca lej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenie faktury i integralność jej danych.
   
   

Zdaniem Spółki, zawarcie w powyższym przepisie sformułowania „w szczególności” oznacza, że elementy wymienione w § 2 ust. 2 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych stanowią przykłady sposobów zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, ale nie stanowią zamkniętej listy sposobów, które Spółka może wykorzystać w celu przesyłania faktur elektronicznie.

W opinii Spółki, jeśli Spółka wprowadzi procedury, niewymienione w § 2 ust. 2 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych, które będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, to zgodnie z § 4 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych faktury elektroniczne przesłane z zastosowaniem tych procedur będą wywoływały skutki podatkowe i prawne.

Analogiczne wnioski można wyciągnąć na podstawie analizy przepisów Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. (Dz. U. UE L Nr 347/1 ze zm., dalej jako: „Dyrektywa 112”).

Spółka pragnie zauważyć, iż Dyrektywa 112 została zmieniona w zakresie dotyczącym m.in. sposobów przesyłania faktur elektronicznych Dyrektywą Rady 2010/45/WE z dnia 13 lipca 2010 r. Przed znowelizowaniem art. 232 i art. 233 Dyrektywy 112, przepisy wspólnotowe wymieniały jedynie dwa możliwe sposoby wymiany faktur elektronicznych, tj. faktury z zastosowaniem podpisu elektronicznego oraz faktury przesłane poprzez zastosowanie EDI. Natomiast, celem nowelizacji Dyrektywy 112 była zmiana dotychczasowych wymogów dotyczących metod przesyłania faktur elektronicznych, aby zlikwidować nadmierne obciążenia i przeszkody, które utrudniały podatnikom powszechne stosowanie fakturowania elektronicznego.

Likwidacja tych nadmiernych obciążeń nastąpiła m.in. poprzez umożliwienie podatnikom stosowania innych metod przesyłania faktur elektronicznych niż wspomniane wcześniej faktury z zastosowaniem podpisu elektronicznego lub EDI, co zostało stwierdzone w preambule Dyrektywy Rady 2010/45/WE (zmieniającej) w pkt 10 oraz 11:

„Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego należy zapewnić ich autentyczność, integralność i czytelność. Kontrole biznesowe można wykorzystywać do ustalenia wiarygodnych ścieżek audytu między fakturami a transakcjami, zapewniając tym samym, że każda faktura (czy te w formie papierowej, czy też elektronicznej) spełnia te wymogi.”

„Autentyczność i integralność faktur elektronicznych można również zapewnić za pomocą wykorzystania niektórych istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Ponieważ jednak istnieją również inne technologie, nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego”

Państwa członkowskie zostały zobowiązane do przyjęcia i publikacji nie później niż do dnia 31 grudnia 2012 r. przepisów ustawowych i wykonawczych niezbędnych do wykonania ww. nowelizacji Dyrektywy 112. Obecnie obowiązujące Rozporządzenie o fakturach elektronicznych stanowi implementację tych zmian do przepisów krajowych. Tak więc, celem wydania obecnego Rozporządzenia o fakturach elektronicznych było m.in. umożliwienie podatnikom stosowania innych procedur i technologii do przesyłania faktur elektronicznych niż faktury z zastosowaniem podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych.

Zdaniem Spółki, przesłanie faktury w postaci pliku w formacie PDF oraz przestrzeganie dodatkowych procedur opisanych w stanie faktycznym stanowi inny sposób przesyłania faktur elektronicznych, który spełnia przesłanki zawarte w § 4 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych.

W szczególności, zdaniem Spółki, format PDF w odróżnieniu np. od plików w formacie MS Word ma postać nieedytowalną.

Zgodnie z § 2 pkt 1 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych poprzez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, przez integralność treści rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W opinii Spółki, zebranie rzetelnych i wiarygodnych informacji na temat kontrahenta poprzez zebranie dokumentów urzędowych oraz przypisanie w zawartej umowie o świadczenie usług/ dostawę towarów adresu dodanego kontrahenta, który będzie stanowił jedyny ważny adres używany do przesyłania faktur elektronicznych będzie stanowić zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury. Żaden inny adres e-mailowy, niż ten zdefiniowany w umowie zawartej pomiędzy Stronami, nie będzie wykorzystywany do przesyłania faktur elektronicznych. Tak więc, jedynie dokumenty przesłane na ten konkretny adres będą stanowiły dokumenty wywołujące skutki prawne i podatkowe.

Natomiast, zastosowanie pliku w formacie PDF, który w opinii Spółki ma charakter nieedytowalny, stanowi zapewnienie integralności danych na przesłanej fakturze elektronicznej.

Ponadto, raz w roku Spółka będzie dokonywać sprawdzenia sald z kontrahentami dzięki czemu nawet w sytuacji, gdyby doszło do wystąpienia błędu/niezgodności w zakresie przesłanych faktur, taka nieprawidłowość będzie zidentyfikowana i naprawiona.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, procedury opisane wstanie faktycznym będą spełniały warunki określone w § 2 oraz § 4 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Od dnia 1 stycznia 2011r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), o czym stanowi § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści definiuje § 2 ust. 1 cyt. rozporządzenia. I tak przez :

1. autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
   
   

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści oraz został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy), co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących w związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa, w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, o fakturach należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z okoliczności przedstawionych przez Wnioskodawcę wynika, iż planuje wprowadzić przesyłanie faktur w formie elektronicznej (e-mailem). W tym celu zamierza wdrożyć procedury mające na celu zachowanie autentyczności pochodzenia faktur oraz integralność ich treści.

Autentyczność pochodzenia faktur będzie zapewniona poprzez: spełnienie wymogu formalnego kwalifikacji dostawcy/odbiorcy (na podstawie kopii dokumentów założycielskich) i zapisanie go w bazie kontrahentów Spółki; zawarcie umowy o świadczenie usług bądź dostawę/zakup towarów (która będzie zawierała m.in. akceptację Stron na przesyłanie faktur drogą elektroniczną, o której mowa w § 3 rozporządzenia); zarządzanie ryzykiem operacyjnym Spółki w obrocie fakturami - dostęp do systemu finansowo-księgowego (SAP), z którego będą wystawiane faktury sprzedażowe oraz w którym będą księgowane faktury zakupowe, będzie możliwy tylko i wyłącznie dla osób uprawnionych i będzie on dodatkowo zabezpieczony indywidualnymi hasłami.

Natomiast integralność treści faktury będzie zapewniona poprzez zastosowanie przy przesyłaniu faktur plików w formacie PDF. Zarówno faktury przychodzące od dostawców (zakupowe), jak i wychodzące od Spółki (sprzedażowe), będą przesyłane w postaci plików w formacie PDF. Jak Strona wskazała we własnym stanowisku, w jej opinii plik PDF ma charakter nieedytowalny, co stanowi zapewnienie integralności danych na przesłanej fakturze elektronicznej.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż procedury zaproponowane przez Spółkę w kwestii dotyczącej przesyłania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną w formacie PDF, spełniają wymogi zawarte w przepisach i są zgodne z zasadami obrotu fakturami wystawionymi w formie elektronicznej, gdyż zapewniać będą autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury, a przesyłanie faktur w formie elektronicznej (plik PDF) zostanie zaakceptowane przez kontrahentów.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur elektronicznie, w postaci pliku PDF. Biorąc pod uwagę przedstawione zdarzenie przyszłe, stwierdzić zatem należy, iż przesyłanie (oraz otrzymywanie) przez Spółkę faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tych faktur, w sytuacji gdy Spółka posiada akceptację odbiorcy takiego sposobu przesyłania faktur, jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010r. i równoważne w skutkach podatkowych z przesłaniem (otrzymaniem) faktury w formie papierowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.