2019.11.08 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-2.4012.638.2019.1.AZ
z 8 listopada 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 września 2019 r. (data wpływu 10 września 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

przechowywania wystawionych faktur elektronicznych (e-faktur) dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej – jest prawidłowe,
przechowywania paragonów dotyczących faktur elektronicznych dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej – jest prawidłowe

UZASADNIENIE

W dniu 10 września 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie m.in. przechowywania wystawionych faktur elektronicznych (e-faktur) dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej oraz przechowywania paragonów dotyczących faktur elektronicznych dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca (dalej: „Spółka”) w związku z prowadzoną działalnością w zakresie eksploatacji autostrady prowadzi dystrybucję: kart zbliżeniowych wydawanych na okaziciela umożliwiających regulowanie opłat za przejazd autostradą (dalej: „Karty”) oraz urządzeń pokładowych umożliwiających elektroniczny pobór opłat za przejazd autostradą (dalej: „Urządzenia”).

Uzyskanie Kart oraz Urządzeń jest możliwe zarówno w Punktach Obsługi Klientów jak i za pomocą sklepu internetowego prowadzonego przez Spółkę w ramach Internetowego Serwisu Klienta. Sprzedaż Kart następuje wyłącznie z Pakietem Impulsów stanowiących uprawnienie do dokonania określonej liczby przejazdów autostradą. Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku dystrybucji Urządzeń, przy czym samo Urządzenie nie jest przedmiotem sprzedaży, lecz jest jedynie użyczane klientom za kaucją.

Zarówno w Punktach Obsługi Klienta jak i w sklepie internetowym Spółka prowadzi również sprzedaż doładowań (dodatkowych Pakietów Impulsów) do Kart i Urządzeń. Płatności za zakupy dokonywane w sklepie internetowym mogą być realizowane za pomocą systemów płatności internetowej, polegających na pobraniu od klientów środków pieniężnych, które przelewane są następnie na konto bankowe Spółki. Spółka otrzymuje od operatorów płatności internetowych zestawienia transakcji dokonanych przez klientów, które zawierają m.in. unikalny numer transakcji nadawany przez operatora, znajdujący się również w ewidencji sprzedaży i ewidencji księgowej Spółki. Niektórzy klienci dokonują zapłaty poprzez bezpośredni przelew na konto bankowe Spółki. Sprzedaż doładowań (dodatkowych Pakietów Impulsów) oraz dystrybucja Kart i Urządzeń odbywa się na rzecz osób prawnych, jak i fizycznych.

Klienci, zgodnie z regulaminem zakupu Kart i Urządzeń (dalej: „Regulamin”) mają prawo do dokonania zwrotu na rzecz Spółki:

Karty z pełnym, nienaruszonym Pakietem Impulsów w terminie jego ważności;
Urządzenia z pełnymi, nienaruszonymi Pakietami Impulsów dla wszystkich wybranych kategorii pojazdów;
Urządzenia bez żadnych przypisanych do niego Impulsów;
Pełnego, nienaruszonego Pakietu Impulsów w terminie jego ważności;
Urządzenia z naruszonym Pakietem Impulsów poprzez wniosek zawierający oświadczenie o dobrowolnej i nieodpłatnej rezygnacji z posiadanych impulsów zawartych w naruszonym Pakiecie Impulsów.
Urządzenia z niesprawną baterią w celu jego wymiany oraz przeniesienia posiadanych Impulsów na sprawne Urządzenie. W przypadku określonym w niniejszym podpunkcie nie następuje zwrot pobranej kaucji ani równowartości Impulsów, które przenoszone są na sprawne Urządzenie.

W odniesieniu do sprzedaży/dystrybucji przez sklep internetowy Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów, Spółka wystawia faktury elektroniczne (e-faktury). Zgoda na otrzymywanie e-faktur jest dokonywana poprzez akceptację przez klienta Regulaminu. Klient nie ma możliwości realizacji zakupu za pośrednictwem sklepu internetowego bez uprzedniej akceptacji Regulaminu. Zgoda na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej jest równoznaczna z rezygnacją z otrzymywania faktury w formie papierowej.

Niezależnie od statusu klienta (osoba fizyczna lub osoba prawna) sprzedaż przez sklep internetowy zawsze dokumentowana jest fakturą (e-fakturą), która zgodnie z Regulaminem wystawiana jest w formacie PDF. E-faktury są wysłane przez Spółkę klientowi wyłącznie z dedykowanej skrzynki pocztowej.

O ile klient nie złoży formalnego wniosku o przesyłanie e-faktur na inny adres e-mail, otrzymuje faktury elektroniczne na adres e-mail będący loginem danego klienta do sklepu internetowego. W przypadku zmiany adresu e-mail przeznaczonego do otrzymywania e-faktur klient zobowiązany jest do złożenia Spółce dokumentu: „Oświadczenie o adresie poczty elektronicznej (e-mail) na potrzeby wysyłki faktury elektronicznej (e-faktury)”.

Spółka przechowuje wystawione e-faktury w formie elektronicznej w sposób zapewniający przejrzysty podział dokumentów z uwzględnieniem okresów rozliczeniowych, dzięki czemu możliwe jest ich łatwe odszukanie E-faktury są przechowywane w formacie PDF, po wystawieniu i przesłaniu do klienta dokumentu w tym formacie nie jest dokonywana żadna ingerencja w jego treść, co zapewnia integralność treści e-faktury. Sposób przechowywania e-faktur zapewnia również autentyczność ich pochodzenia, rozumianą w tym przypadku, jako pewność, że dana e-faktura została wystawiona i przesłana do klienta przez Spółkę.

Spółka ewidencjonuje sprzedaż/dystrybucję Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą kas rejestrujących.

Do celów ewidencjonowania sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów Spółka używa kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii paragonów (tj. takich, w których treść paragonów jest zapisywana na informatycznych nośnikach danych).

Spółka archiwizuje kopie paragonów na dwa sposoby:

na karcie pamięci SD w drukarce fiskalnej, dostęp do kopii paragonów możliwy jest za pomocą dowolnego urządzenia posiadającego czytnik kart pamięci SD oraz aplikację do odczytu plików tekstowych ;
w bazie danych, w przypadku której dostęp do kopii paragonów zapewnia aplikacja dedykowana do obsługi bazy danych.

Sposób przechowywania zarówno e-faktur, jak i paragonów, w formie elektronicznej zapewnia łatwy dostęp do tych dokumentów i wszystkich wynikających z nich danych, możliwość ich odczytu, oraz zweryfikowania ich treści w dowolnym momencie, a także przenoszenia ich na inne informatyczne nośniki danych.

E-faktury oraz paragony przechowywane są w postaci elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy.

Biorąc pod uwagę, że sprzedaż/dystrybucja Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów poprzez sklep internetowy zawsze dokumentowana jest e-fakturą, Spółka obecnie w odniesieniu do:

sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów rejestrowanej za pomocą kas rejestrujących dokonuje również wydruku paragonu, który jest następnie załączany do wydrukowanego egzemplarza e-faktury, który następnie podlega archiwizacji przez Spółkę.
sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów nierejestrowanej za pomocą kas rejestrujących, dokonuje wyłącznie wydruku egzemplarza e-faktury, który następnie podlega archiwizacji przez Spółkę.

W przypadku zaistnienia konieczności dokonania korekty sprzedaży dokonywanej poprzez sklep internetowy (wystawienie elektronicznej faktury korygującej):

w odniesieniu do korekt zmniejszających podstawę opodatkowania (w tym w przypadku zwrotów Pakietów Impulsów przed upływem ich terminu ważności inicjowanych przez klienta), Spółka stosuje przepisy art. 29a ust. 13 oraz ust. 14 ustawy o VAT tj. dokonuje zmniejszenia podstawy opodatkowania za ten okres rozliczeniowy, w którym uzyskano potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, dla którego wystawiono fakturę
w odniesieniu do korekt zwiększających podstawę opodatkowania, sposób postępowania Spółki jest uzależniony od przyczyny korekty:
- jeżeli przyczyna powstała po wystawieniu faktury pierwotnej (była niemożliwa do przewidzenia w momencie wystawienia faktury pierwotnej), wówczas korekta jest ujmowana w rejestrze sprzedaży VAT w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona;
- jeżeli przyczyna korekty była możliwa do przewidzenia już w momencie wystawienia faktury pierwotnej (czyli np. nastąpiła oczywista pomyłka), wówczas korekta ujmowana jest w okresie, w którym została rozliczona faktura pierwotna.

W przypadku sprzedaży rejestrowanej za pośrednictwem kas rejestrujących, równolegle z ujęciem korekt w rejestrach sprzedaży spółki, dokonywane są korekty ewidencji fiskalnej poprzez stosowne wpisy w prowadzonej przez Spółkę „Ewidencji zwrotów i pomyłek”.

Serwer pocztowy, z którego Spółka wysyła faktury elektroniczne korygujące nie umożliwia automatycznego potwierdzenia dostarczenia e-maila zawierającego fakturę elektroniczną korygującą. W związku z powyższym, o ile Spółka nie otrzyma informacji zwrotnej o braku możliwości dostarczenia e-maila lub innego technicznego błędu wysyłki, za datę otrzymania faktury elektronicznej korygującej przez klienta Spółka uznaje datę wysyłki faktury elektronicznej. Biorąc pod uwagę, że faktury elektroniczne są wysyłane do klientów wyłącznie raz (z wyjątkiem w przypadków, w których z korespondencji zwrotnej wynika, że faktura nie została dostarczona z przyczyn technicznych), fakt potwierdzenia przez klienta otrzymania faktury elektronicznej korygującej w terminie późniejszym (w sposób opisany poniżej), równocześnie dodatkowo potwierdza fakt otrzymania przez niego faktury elektronicznej w dacie jej wysyłki.

E-mail, za pośrednictwem którego przesyłana jest faktura elektroniczna korygująca, zawiera prośbę kierowaną do klienta o potwierdzenie jego otrzymania oraz link, za pośrednictwem którego można zdalnie dokonać potwierdzenia otrzymania faktury. Skorzystanie z linku powoduje, że klient przenoszony jest na dedykowaną stronę internetową, gdzie może potwierdzić otrzymanie faktury korygującej i jej kwotę. Skorzystanie przez klienta z ww. linku powoduje przesłanie do Spółki informacji zwrotnej zawierającej potwierdzenie otrzymania faktury korygującej.

Po dokonaniu potwierdzenia przez klienta informacja o dacie tej czynności zostaje zamieszczona w rejestrze faktur elektronicznych w systemie finansowo-księgowym Spółki. Jeżeli klient nie skorzysta z linku w odniesieniu do korekt zmniejszających podstawę opodatkowania, przedstawiciele Spółki kontaktują się z nim celem uzyskania stosownego potwierdzenia poprzez e-mail. Kontakt z klientem może nastąpić zarówno za pośrednictwem poczty elektronicznej, jak i w formie telefonicznej. Jeżeli klient nie skorzysta z linku, akceptowane są inne formy potwierdzenia otrzymania faktury korygującej, w tym korespondencja z klientem.

Stan faktyczny w zakresie pytania dotyczącego zdarzenia przyszłego (pytanie nr 6):

Spółka rozważa również rozszerzenie obecnej funkcjonalności dedykowanej platformy internetowej, służącej do zarządzania relacją z klientem, poprzez udostępnianie za jej pośrednictwem faktur elektronicznych oraz elektronicznych faktur korygujących.

W ramach tego rozwiązania każdy klient Spółki posiada dostęp do powyższej platformy internetowej. Klient otrzymuje unikalny login oraz hasło umożliwiające dostęp do indywidualnego konta klienta na powyższej platformie internetowej. Zarówno login, jak i hasło mogą zostać w przypadku jego utraty nadane ponownie oraz przekazane klientowi, dany klient może jednak w danym momencie posiadać tylko jeden unikalny login i tylko jedno indywidualne konto klienta.

Na wskazanej platformie, na indywidualnym koncie klienta, znajdować się będą informacje m.in. na temat rozliczeń klienta ze Spółką, a także zamieszczane będą faktury VAT, dostępne dla klienta w formie elektronicznej (zabezpieczony obraz faktury, który nie podlega edytowaniu przez klienta). Z poziomu swojego indywidualnego konta, klient będzie więc posiadał dostęp do dotyczących go dokumentów, wystawionych i udostępnionych mu przez Spółkę, w tym faktur elektronicznych i faktur elektronicznych korygujących.

Spółka będzie posiadać informację o momencie, w którym faktury elektroniczne i faktury elektroniczne korygujące będą zamieszczane na platformie internetowej (na indywidualnym koncie klienta). Od momentu zamieszczenia faktury elektronicznej i faktury elektronicznej korygującej klienci będą mogli zapoznać się z ich treścią lub je pobrać.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytania:

Czy prawidłowe będzie rozwiązanie polegające na przechowywaniu wystawionych faktur elektronicznych (e-faktur) dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej? (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)
Czy prawidłowe będzie rozwiązanie polegające na przechowywaniu paragonów dotyczących faktur elektronicznych dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej? (pytanie oznaczone we wniosku nr 4)

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1 (oznaczone we wniosku nr 3) W ocenie Spółki prawidłowe będzie rozwiązanie polegające na przechowywaniu wystawionych faktur elektronicznych (e-faktur) dotyczących sprzedaży/dystrybucji poprzez sklep internetowy Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z kolei z art. 112a ust 1. ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Regulacje ustawy o VAT nie wskazują zatem konkretnego sposobu przechowywania dokumentów oraz ewidencji dotyczących związanych z rozliczaniem podatku, w tym faktur.

Podatnicy mają jedynie obowiązek zapewnienia takiego sposobu przechowywania faktur, który spełnia następujące wymogi.

umożliwia podział na okresy rozliczeniowe oraz łatwość odszukania,
zapewnia autentyczność pochodzenia,
zapewnia integralność treści,
zapewnia czytelność od momentu wystawienia do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pojęcia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur zostały przy tym określone w art. 106m ustawy o VAT. Według tego przepisu, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści faktury została natomiast zdefiniowana jako brak zmian w danych, które zawiera faktura.

Art. 106m ust. 4 ustawy o VAT wskazuje również, że elementy te (integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność faktury) można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W ocenie Spółki, przyjęty przez nią sposób przechowywania wystawionych faktur elektronicznych (e-faktur) dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej, w przypadku sprzedaży poprzez sklep internetowy, spełnia powyższe warunki. Sprzedaż/dystrybucja Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów zgodnie z Regulaminem dotyczącym ich zakupu zawsze dokumentowana jest fakturą (e-fakturą), która wystawiana jest w formacie PDF. E-faktury są wysłane przez Spółkę klientowi wyłącznie z dedykowanej skrzynki pocztowej i przesyłane na adres e-mail będący loginem danego klienta do sklepu internetowego (o ile klient nie złoży formalnego wniosku o przesyłanie e-faktur na inny adresu e-mail). W przypadku zmiany adresu e-mail przeznaczonego do otrzymywania e-faktur klient zobowiązany jest do złożenia Spółce dokumentu: „Oświadczenie o adresie poczty elektronicznej (e-mail) na potrzeby wysyłki faktury elektronicznej (e-faktury)”.

Spółka przechowuje wystawione e-faktury w formie elektronicznej w sposób zapewniający przejrzysty podział dokumentów z uwzględnieniem okresów rozliczeniowych, dzięki czemu możliwe jest ich łatwe odszukanie. Sposób przechowywania e-faktur zapewnia łatwy dostęp do tych dokumentów i wszystkich wynikających z nich danych, możliwość ich odczytu, oraz zweryfikowania ich treści w dowolnym momencie, a także przenoszenia ich na inne informatyczne nośniki danych. E-faktury przechowywane są w postaci elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy.

E-faktury są przechowywane w formacie PDF, a po wystawieniu i przesłaniu do klienta dokumentu w tym formacie nie jest dokonywana żadna ingerencja w jego treść, co zapewnia integralność treści e- faktury. Sposób przechowywania e-faktur zapewnia również autentyczność ich pochodzenia, rozumianą w tym przypadku, jako pewność, że dana e-faktura została wystawiona i przesłana do klienta przez Spółkę.

Zatem w stosunku do przedmiotowych e-faktur, dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów, spełnione są w ocenie Spółki wynikające z powyższych warunki przechowywania ich wyłącznie w formie elektronicznej.

Powyższe stanowisko o możliwości przechowywania faktur wystawionych formie elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej potwierdza również szereg interpretacji indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, przykładowo:

w interpretacji indywidualnej z dnia 14 maja 2019 r. sygn. 0115-KDIT1-3.4012.159.2019.3.AT Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził: „W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci. W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym, procedura archiwizacji faktur (faktur korygujących i duplikatów faktur) dokumentujących zakupy otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego. Pozwala to na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji. Spółka wskazuje, że kontrola biznesowa ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Wskazano również, że faktury otrzymywane przez Spółkę w wersji papierowej są skanowane przez pracowników działu rejestracji oraz zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF. Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej również mają postać nieedytowalnych plików PDF. (...) Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (faktur korygujących i duplikatów faktur) dokumentujących zakupy przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.”
w interpretacji indywidualnej z dnia 11 marca 2019 r., sygn. 0111-KDIB3- 3.4012.6.2019.1.MAZ, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził: „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.(...) W opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wskazał, że w ramach wdrażanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, skanowane będą faktury papierowe dokumentujące ponoszone wydatki, co pozwoli na wyeliminowanie możliwości modyfikowania danych na fakturze. Tym samym będzie istniała pewność co do tożsamości dostawców towarów, usługodawców i wystawców faktur. Wdrażany system pozwoli na archiwizowanie zeskanowanych faktur w niezmienionej formie, zapewni wyraźny, czytelny odczyt danych, eliminując ryzyko degradacji (zacierania) treści, co mogłoby dotyczyć faktur przechowywanych w formie papierowej. (...) Wnioskodawca stwierdził również, że wdroży kontrolę biznesową, pozwalającą na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów, co wypełni zapisy art. 106m ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralności treści (w fakturze nie będą zmienione dane, które powinna zawierać faktura) i czytelności faktur (nie nastąpi zacieranie ich treści), które zostaną zeskanowane i będą przechowywane w wersji elektronicznej. Reasumując, należy stwierdzić, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca ma możliwość przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur, dokumentujących ponoszone wydatki, wyłącznie w formie elektronicznej zeskanowanej faktury.”
w interpretacji indywidualnej z dnia 11 czerwca 2019 r., sygn. 0112-KDIL1 - 3.4012.85.2019.3.AK, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził: „Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Wnioskodawca podkreślił, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Wnioskodawca otrzymał daną fakturę. Wnioskodawca bowiem weryfikuje każdorazowo faktury zakupowe pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, nie jest zatem możliwe ujęcie w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych, pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Wnioskodawcy w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury. Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Wnioskodawca wskazuje, że ani proces zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną ani też samo przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Faktury elektroniczne oraz skany faktur zakupowych będą bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści (tj. PDF lub TIFF). (...) Wnioskodawca wskazał, że w stosunku do dokumentów elektronicznych zapisywanych w systemie elektronicznym zapewniona jest autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Stosowane są kontrole biznesowe, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, m in. poprzez dokumenty uzupełniające, takie jak zamówienia, umowy, dokumenty transportowe. Autentyczność pochodzenia i integralność treści zapewnia również format pliku utrudniający jego modyfikację, który dodatkowo zapewnia czytelność tych faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz umożliwia bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organom podatkowym. Dokumenty umieszczane w elektronicznym archiwum są szyfrowane, a dostęp do aplikacji możliwy jest tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, w związku z tym, że przechowywanie otrzymywanych od dostawców i wysyłanych do odbiorców faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.”

W ocenie Spółki, stanowiska zawarte w powołanych powyżej interpretacjach indywidualnych mogą w pełni zostać odniesione do przechowywania przez Spółkę wystawionych faktur elektronicznych (e-faktur) dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów, a zatem spełnione są warunki umożliwiające przechowywanie tych faktur jedynie w formie elektronicznej.

Ad. 2. (oznaczone we wniosku nr 4) W ocenie Spółki prawidłowe będzie rozwiązanie polegające na przechowywaniu paragonów dotyczących faktur elektronicznych dotyczących sprzedaży Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy VAT stanowi, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Natomiast zgodnie z art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Analiza powyższych przepisów wskazuje na dwie odrębne metody przechowywania paragonów (w przypadku sprzedaży rejestrowanej przy użyciu kasy rejestrującej), w zależności od formy wystawionej faktury.

W przypadku faktury wystawionej w formie papierowej na podatnika został nałożony obowiązek dołączenia do tak wystawionego egzemplarza faktury (pozostającego u niego) również paragonu dokumentującego tę sprzedaż (którego nie otrzymuje nabywca), natomiast w przypadku faktury wystawionej w formie elektronicznej na podatnika został nałożony obowiązek pozostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Ustawodawca w powyższej regulacji nałożył więc na podatnika wystawiającego fakturę w formie elektronicznej obowiązek pozostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę, nie wskazując jednak przesłanek formy, sposobu pozostawienia takiego paragonu. Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki zasadne jest odwołanie się do definicji językowej pojęcia „dokumentacji” użytego w treści art. 106h ust. 3 ustawy o VAT.

Zgodnie przy tym z internetowym Słownikiem Języka Polskiego PWN, dokumentacja to: „1. zbiór dokumentów mających wartość dowodową, informacyjna lub opisową, 2. «gromadzenie lub tworzenie takich dokumentów»„.

Powyższa definicja językowa nie ogranicza pojęcia dokumentacji wyłącznie do dokumentów w postaci papierowej. Z uwagi przy tym na powszechność obecnie posługiwania się w obrocie gospodarczym i prawnym dokumentami w postaci wyłączenie elektronicznej (cyfrowej), należy uznać iż pojęcie dokumentacji w pełni obejmuje również wszelkie dokumenty przechowywane w tej formie.

Również w piśmiennictwie dotyczącym regulacji prawa cywilnego podnosi się, że dokumentem jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, a pojęcie to powinno być rozumiane szeroko, przykładowo:

„Nośnikiem informacji jest każdy przedmiot, który umożliwia utrwalenie i odtworzenie informacji (kartka papieru, dysk komputerowy, urządzenie umożliwiające nagranie i odtworzenie głosu itd.” (K. Osajda, Kodeks cywilny. Komentarz, wyd. 17, wyd. C.H, Beck);
„Treść dokumentu może zatem przyjmować dowolną postać (np. znaków graficznych, dźwięku, obrazu), a także być utrwalona na dowolnym nośniku (np. na papierze, w postaci pliku doc, pdf, wav, mp3, itp.)” (E. Gniewek, Kodeks cywilny. Komentarz, wyd. 8, wyd. C.H Beck).

W świetle powyższego, przechowywanie paragonów dotyczących faktur wystawionych w formie elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej w ocenie Spółki wypełnia warunek pozostawienia w dokumentacji paragonu dotyczącego sprzedaży udokumentowanej fakturą elektroniczną wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę, o którym mowa w art., 106h ust. 3 ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko potwierdza również szereg interpretacji indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, przykładowo:

w interpretacji indywidualnej z dnia 21 czerwca 2018 r., sygn. 0111-KDIB3- 2.4012.255.2018.2.ASZ, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził: „Odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych, należy stwierdzić, że nie ma przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej. Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Spółkę paragonów fiskalnych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych, będzie prawidłowe.”
w interpretacji indywidualnej z dnia 23 lutego 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.13.2018.1 Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, zgodnie z którym: „Mając na uwadze szczegółowy opis zdarzenia przyszłego, przytoczone powyżej argumenty, w tym w szczególności:
szerokie rozumienie pojęcia „dokumentacji” dokonane zgodnie z wykładnią językową; brak wskazania przez ustawodawcę jednoznacznej formy przechowywania paragonów, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej; łatwość odczytu treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej; możliwość wydruku zawartości paragonów bezpośrednio z kasy z elektronicznym zapisu kopii jak przy użyciu specjalnego oprogramowania jak i za pomocą kasy fiskalnej;
brak możliwości jakiejkolwiek ingerencji w treść danych zawartych na karcie MicroSD (na których będzie zapisywana zawartość paragonów);
możliwość przedłożenia (np. w razie ewentualnej kontroli podatkowej) czytelnych wydruków zawierających treść paragonów (co w związku z szybkim blaknięciem paragonów w wersji papierowej nie byłoby możliwe);
fakt, że archiwizowanie treści paragonów wyłącznie w wersji elektronicznej jest znacznie mniej kosztowne;
1 - fakt, że dokumenty elektroniczne jest dużo łatwiej odszukać, sporządzić z nich raporty czy zestawienia;
fakt, że stanowisko Spółek zostało potwierdzone w licznych interpretacjach indywidualnych; fakt, że ustawa o VAT w wielu przepisach posługuje się sformułowaniem „pozostawienia w dokumentacji” i organy w wydawanych interpretacjach me wymagają, aby taka dokumentacja była prowadzona w formie papierowej; (...) stanowisko przedstawione we wniosku jest prawidłowe.”

W ocenie Spółki zatem, z uwagi na brak wskazania przez ustawodawcę formy papierowej przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej, prawidłowe będzie rozwiązanie polegające na przechowywaniu paragonów dotyczących faktur elektronicznych dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106h ust. 1 ustawy – w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Zgodnie z art. 106h ust. 2 ustawy – przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Stosownie do treści art. 106h ust. 3 ustawy – w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 (art. 106h ust. 4 ustawy).

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (art. 109 ust. 3 ustawy).

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

We wniosku wskazano, że Spółka w odniesieniu do sprzedaży/dystrybucji przez sklep internetowy Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów, wystawia faktury elektroniczne (e-faktury). Zgoda na otrzymywanie e-faktur jest dokonywana przez akceptację przez klienta Regulaminu. Klient nie ma możliwości realizacji zakupu za pośrednictwem sklepu internetowego bez uprzedniej akceptacji Regulaminu. Zgoda na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej jest równoznaczna z rezygnacją z otrzymywania faktury w formie papierowej.

Spółka ewidencjonuje sprzedaż/dystrybucję Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą kas rejestrujących. Do celów ewidencjonowania sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów Spółka używa kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii paragonów (tj. takich, w których treść paragonów jest zapisywana na informatycznych nośnikach danych).

Spółka archiwizuje kopie paragonów na dwa sposoby:

na karcie pamięci SD w drukarce fiskalnej, dostęp do kopii paragonów możliwy jest za pomocą dowolnego urządzenia posiadającego czytnik kart pamięci SD oraz aplikację do odczytu plików tekstowych ;
w bazie danych, w przypadku której dostęp do kopii paragonów zapewnia aplikacja dedykowana do obsługi bazy danych.

Na paragonach umieszczany jest numer faktury, której dotyczy dany paragon. Aplikacja producenta kasy rejestrującej umożliwia wyszukiwanie paragonów w oparciu o numer faktury, której dotyczy paragon. Sposób przechowywania zarówno e-faktur, jak i paragonów, w formie elektronicznej zapewnia łatwy dostęp do tych dokumentów i wszystkich wynikających z nich danych, możliwość ich odczytu, oraz zweryfikowania ich treści w dowolnym momencie, a także przenoszenia ich na inne informatyczne nośniki danych. E-faktury oraz paragony przechowywane są w postaci elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy.

Biorąc pod uwagę, że sprzedaż/dystrybucja Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów przez sklep internetowy zawsze dokumentowana jest e-fakturą, Spółka obecnie w odniesieniu do:

sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów rejestrowanej za pomocą kas rejestrujących dokonuje również wydruku paragonu, który jest następnie załączany do wydrukowanego egzemplarza e-faktury, który następnie podlega archiwizacji przez Spółkę.
sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów nierejestrowanej za pomocą kas rejestrujących, dokonuje wyłącznie wydruku egzemplarza e-faktury, który następnie podlega archiwizacji przez Spółkę.

W pierwszej kolejności wątpliwości Wnioskodawcy budzi kwestia przechowywania wystawionych faktur elektronicznych (e-faktur) dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia/otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak podał Wnioskodawca, Spółka przechowuje wystawione e-faktury w formie elektronicznej w sposób zapewniający przejrzysty podział dokumentów z uwzględnieniem okresów rozliczeniowych, dzięki czemu możliwe jest ich łatwe odszukanie. E-faktury są przechowywane w formacie PDF, po wystawieniu i przesłaniu do klienta dokumentu w tym formacie nie jest dokonywana żadna ingerencja w jego treść, co zapewnia integralność treści e-faktury. Sposób przechowywania e-faktur zapewnia również autentyczność ich pochodzenia, rozumianą w tym przypadku, jako pewność, że dana e-faktura została wystawiona i przesłana do klienta przez Spółkę.

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania wystawionych faktur elektronicznych spełnia wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca może archiwizować wystawione faktury elektroniczny (e-faktury) dotyczące sprzedaży Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej.

Przechodząc do kwestii przechowywaniu paragonów dotyczących faktur elektronicznych dotyczących sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej wskazać należy, że od dnia 1 maja 2019 r. obowiązuje ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. z 2019 r. poz. 675), dalej „ustawa zmieniająca”, wprowadzająca zmiany w zakresie przepisów dotyczących kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650 i 1629).

Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy – podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia, przez dokument fiskalny rozumie się wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy – w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.

Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 14 rozporządzenia).

Natomiast przez pamięć operacyjną – zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia – rozumie się pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.

Program archiwizujący – zgodnie z § 2 pkt 25 rozporządzenia – to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję:

wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12 (§ 6 ust. 1 pkt 1);
przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351), i zapewniają do nich dostęp (§ 6 ust. 1 pkt 7).

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r., poz. 351) dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Zgodnie też z § 29 rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii – również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Przepis § 22 ust. 4 stosuje się.

W przedmiotowej sprawie Spółka ewidencjonuje sprzedaż/dystrybucję Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej za pomocą kas rejestrujących. Do celów ewidencjonowania sprzedaży/dystrybucji Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów Spółka używa kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii paragonów (tj. takich, w których treść paragonów jest zapisywana na informatycznych nośnikach danych). Spółka archiwizuje kopie paragonów na dwa sposoby:

na karcie pamięci SD w drukarce fiskalnej, dostęp do kopii paragonów możliwy jest za pomocą dowolnego urządzenia posiadającego czytnik kart pamięci SD oraz aplikację do odczytu plików tekstowych ;
w bazie danych, w przypadku której dostęp do kopii paragonów zapewnia aplikacja dedykowana do obsługi bazy danych.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej lub papierowej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przechowywaniu wystawionych faktur elektronicznych (e-faktur) oraz paragonów dotyczących tych faktur dokumentujących sprzedaż Kart, Urządzeń oraz Pakietów Impulsów jedynie w formie elektronicznej, jest prawidłowe.

Podsumowując, stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Tutejszy Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (pytań) Zainteresowanego. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – w niniejszej interpretacji rozpatrzone.

Niniejsze interpretacja dotyczy jedynie pytań oznaczonych we wniosku nr 3 i 4, w pozostałym zakresie zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin