2019.12.19 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - 0111-KDIB3-3.4012.436.2019.2.MAZ

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-3.4012.436.2019.2.MAZ
z 19 grudnia 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r., poz. 900, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 18 października 2019 r. (data wpływu - 23 października 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizacji faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku, gdy Spółka będzie przechowywała te faktury wyłącznie w formie elektronicznej (pytania nr 1 i 2 wniosku) – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 października 2019 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizacji faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku, gdy Spółka będzie przechowywała te faktury wyłącznie w formie elektronicznej (pytania nr 1 i 2 wniosku).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

X … (dalej jako: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką kapitałową z siedzibą w … . Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej jako: „CIT”), o którym mowa w art. 3 ust. 1 Ustawy o CIT [ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1036, z późn. zm.; dalej jako: „Ustawa o CIT”)] i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej jako: „VAT”), o którym mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy o VAT [ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 2174; dalej jako: „Ustawa o VAT”)]. Spółka prowadzi działalność gospodarczą na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej (dalej jako: „Strefa”) na podstawie wydanych na jej rzecz zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej na terenie Strefy.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup dokumentowany jest fakturami otrzymywanymi od dostawców. Nabywane przez Spółkę towary i usługi, których dotyczy niniejszy wniosek o interpretację (dalej jako: „Towary i Usługi”) będą wykorzystywane w całości do wykonywania czynności opodatkowanych. Wydatki na zakup Towarów i Usług będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Jednocześnie, wydatki te nie będą stanowiły kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT. Ponadto, wydatki na zakup Towarów i Usług będą pokrywane z zasobów majątkowych Spółki (będą miały charakter definitywny).

Z uwagi na fakt, iż Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą na terenie Strefy na podstawie wydanych na jej rzecz zezwoleń, część ponoszonych przez Spółkę wydatków na zakup Towarów i Usług może mieć charakter kosztów nowych inwestycji (wydatków kwalifikujących się do objęcia pomocą), o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i § 6 Rozporządzenia SSE [rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2008 r. w sprawie pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom działającym na podstawie zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej na terenach specjalnych stref ekonomicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 121; dalej jako: „Rozporządzenie SSE”)].

Część faktur i innych dokumentów potwierdzających zakup Towarów i Usług Spółka otrzymuje w postaci elektronicznej (m.in. w formie plików w formacie PDF), a część w formie papierowej. Dokumenty otrzymywane w formie papierowej są skanowane i wprowadzane (w formie elektronicznej) do systemu finansowo-księgowego Spółki. Przy wprowadzaniu do systemu finansowo- księgowego Spółki, poszczególnym dokumentom otrzymanym w formie papierowej i elektronicznej nadawany jest unikalny numer referencyjny, a następnie faktury i inne dokumenty uprawniające do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztu uzyskania przychodów ujmowane są przez Spółkę w rejestrach zakupu.

Aktualnie Spółka przechowuje przedmiotowe faktury i inne dokumenty w formie papierowej. Z uwagi jednak na dużą skalę działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się z koniecznością ponoszenia wysokich kosztów administracyjnych. W związku z tym Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów.

Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Obrazów Elektronicznych w podziale na okresy rozliczeniowe, co będzie miało umożliwić szybkie odszukanie i uzyskanie dostępu do dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych.

Obrazy Elektroniczne będą umieszczane na specjalnym serwerze i archiwizowane przez Spółkę przy użyciu wewnętrznego systemu finansowo-księgowego. Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników Spółki (dalej jako: „Upoważnieni Pracownicy”). Upoważnieni Pracownicy będą mogli wyszukiwać Obrazy Elektroniczne przy wykorzystaniu numeru referencyjnego, nazwy dostawcy, daty wystawienia danego dokumentu czy też okresu rozliczeniowego.

Czytelność dokumentów - Obrazy Elektroniczne będą wiernym i czytelnym odzwierciedleniem papierowych wersji otrzymanych przez Spółkę dokumentów. Obrazy Elektroniczne będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na nich zawartych. Odpowiednia jakość zostanie zapewniona poprzez zastosowanie wysokiej jakości urządzeń skanujących. Przed utylizacją papierowych wersji dokumentów przeprowadzana będzie kontrola odczytu ich Obrazu Elektronicznego. W przypadku zastrzeżeń co do czytelności takiego dokumentu wykonywany będzie ponowny skan. Obraz Elektroniczny zawierający skan nie będzie mógł zostać zarchiwizowany bez przeprowadzenia ww. kontroli odczytu.

Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań, mających na celu utworzenie Obrazów Elektronicznych, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym systemie finansowo-księgowym, w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem doku-mentów w formie papierowej, Spółka będzie utylizowała papierowe wersje dokumentów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji faktur i faktur korygujących, dokumentujących zakup Towarów i Usług, które Spółka otrzymała pierwotnie w formie papierowej (tj. archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci Obrazów Elektronicznych), będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur, zawarte w art. 112 i 112a Ustawy o VAT?
Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT, od transakcji zakupu Towarów i Usług udokumentowanych fakturami i fakturami korygującymi, które Spółka otrzymała pierwotnie w formie papierowej, a następnie zarchiwizuje - w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego - wyłącznie w formie elektronicznej w postaci Obrazów Elektronicznych?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji faktur i faktur korygujących, dokumentujących zakup Towarów i Usług, które Spółka otrzymała pierwotnie w formie papierowej (tj. archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci Obrazów Elektronicznych), będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur, zawarte w art. 112 i 112a Ustawy o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2.

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT, od transakcji zakupu Towarów i Usług udokumentowanych fakturami i fakturami korygującymi, które Spółka otrzymała pierwotnie w formie papierowej, a następnie zarchiwizuje - w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego - wyłącznie w formie elektronicznej w postaci Obrazów Elektronicznych.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1.

Na podstawie art. 112 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT).

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT).

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Zgodnie z przedstawionym wyżej opisem zdarzenia przyszłego, że Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów.

W ramach systemu elektronicznej archiwizacji, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej dokumenty źródłowe (w tym przede wszystkim faktury, ale również paragony i inne dokumenty księgowe), dokumentujące zakup towarów i usług, będą skanowane i zapisywane w formie Obrazów Elektronicznych (tj. plików elektronicznych w formacie PDF). Obrazy Elektroniczne będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Obrazów Elektronicznych w podziale na okresy rozliczeniowe, co będzie miało umożliwić szybkie odszukanie i uzyskanie dostępu do dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych.

Integralność treści - rozumiana jako niezmienianie danych, które powinien zawierać dokument - w przypadku wszystkich dokumentów, które będą podlegały archiwizacji elektronicznej w Spółce zostanie zapewniona poprzez zapisywanie Obrazów Elektronicznych w formie plików w formacie PDF, co - w ocenie Spółki - powinno uniemożliwić zmianę danych zawartych w dokumentach. Integralność będzie również zapewniona poprzez uniemożliwienie usunięcia raz zapisanego pliku. Obrazy Elektroniczne będą umieszczane na specjalnym serwerze i archiwizowane przez Spółkę przy użyciu wewnętrznego systemu finansowo-księgowego. Dostęp do faktur będą mieli wyłącznie Upoważnieni Pracownicy. Upoważnieni Pracownicy będą mogli wyszukiwać Obrazy Elektroniczne przy wykorzystaniu numeru referencyjnego, nazwy dostawcy, daty wystawienia danego dokumentu czy też okresu rozliczeniowego.

Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań, mających na celu utworzenie Obrazów Elektronicznych, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym systemie finansowo-księgowym, w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów w formie papierowej, Spółka będzie utylizowała papierowe wersje dokumentów.

Z przytoczonego wyżej fragmentu opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż sposób archiwizacji faktur i faktur korygujących dokumentujących zakup Towarów i Usług, który Spółka planuje wprowadzić w przyszłości, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupowych otrzymywanych przez Spółkę. W konsekwencji, należy uznać, iż spełnione zostaną wymogi w zakresie przechowywania faktur, które zostały przewidziane w art. 112 i 112a Ustawy o VAT.

Reasumując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji faktur i faktur korygujących, dokumentujących zakup Towarów i Usług, które Spółka otrzymała pierwotnie w formie papierowej (tj. archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci Obrazów Elektronicznych), będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur, zawarte w art. 112 i 112a Ustawy o VAT.

Przedstawione wyżej stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych. Przykładowo, analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane w następujących interpretacjach indywidualnych:

w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 grudnia 2018 roku, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.715.2018.l.ASZ;
w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 roku, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.102.2018.3.PK;
w interpretacji Dyrektora Informacji Skarbowej w Warszawie z dnia 31 stycznia 2017 roku, sygn. 1462-IPPP3.4512.15.2017.l.JŻ.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z przywołanych przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług. Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane, zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej, muszą być przechowywane zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

W myśl art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

Zgodnie z zaprezentowanym wyżej opisem zdarzenia przyszłego Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, a nabywane przez niego Towary i Usługi będą wykorzystywane w całości do wykonywania czynności opodatkowanych. Transakcje zakupu Towarów i Usług dokumentowane są fakturami oraz fakturami korygującymi, które Spółka otrzymała pierwotnie w formie papierowej, a następnie zarchiwizowała - w sposób opisany w niniejszym wniosku - wyłącznie w formie elektronicznej w postaci Obrazów Elektronicznych.

Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji faktur i faktur korygujących, dokumentujących zakup Towarów i Usług, które Spółka otrzymała pierwotnie w formie papierowej (tj. archiwizowanie faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci Obrazów Elektronicznych), będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur zawarte w art. 112 i 112a Ustawy o VAT, co zostało już szczegółowo wykazane przez Wnioskodawcę we wcześniejszej części niniejszego pisma (w uzasadnieniu stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1). W związku z tym, biorąc pod uwagę fakt, że nabywane przez Wnioskodawcę Towary i Usługi będą wykorzystywane w całości do wykonywania czynności opodatkowanych, należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od transakcji zakupu Towarów i Usług, udokumentowanych fakturami i fakturami korygującymi, które Spółka zarchiwizuje w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT, od transakcji zakupu Towarów i Usług udokumentowanych fakturami i fakturami korygującymi, które Spółka otrzymała pierwotnie w formie papierowej, a następnie zarchiwizuje - w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego - wyłącznie w formie elektronicznej w postaci Obrazów Elektronicznych.

w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 grudnia 2018 roku, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.715.2018.l.ASZ;
w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 roku, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.102.2018.3.PK;
w interpretacji Dyrektora Informacji Skarbowej w Warszawie z dnia 31 stycznia 2017 roku, sygn. 1462-IPPP3.4512.15.2017.l.JŻ.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, w zakresie objętym pytaniami nr 1 i 2, jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r., poz. 2174, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę doku-mentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży - art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Również użyte w ww. przepisie pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ustawy o VAT:

Podatnicy przechowują:

w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów, potwierdzających zakup towarów i usług, to wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument potwierdzający zakup zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka nabywa towary i usługi wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Dokumenty potwierdzające zakup towarów i usług, otrzymywane w formie papierowej, Wnioskodawca skanuje i w formie elektronicznej, po nadaniu unikalnego numeru referencyjnego, wprowadza do systemu finansowo-księgowego. Spółka zamierza wdrożyć system archiwizacji dokumentów źródłowych w formie elektronicznej, w formacie PDF. Tak przygotowane dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający: ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dostęp do wersji elektronicznych dokumentów, przechowywanych na specjalnym serwerze, będą mieli upoważnieni pracownicy Spółki. Wnioskodawca umożliwi organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów oraz ich pobór i przetwarzanie.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości archiwizacji faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku, gdy Spółka będzie przechowywała te faktury wyłącznie w formie elektronicznej.

Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób tworzenia i przechowywania wersji elektronicznych faktur i faktur korygujących wskazuje, że Wnioskodawca wypełni wymienione w art. 112a ustawy warunki w zakresie przechowywania tych faktur: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwe będzie łatwe odszukiwanie faktur w oparciu o nadawany im unikalny numer referencyjny; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały umożliwiony dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, w tym możliwość ich pobierania i przetwarzania danych w nich zawartych.

Wnioskodawca stwierdził również, że dostęp do faktur będą mieli jedynie upoważnieni pracownicy, a zapisane w formie elektronicznej dokumenty będą przechowywane na specjalnym serwerze. Zatem tak postępując, jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i faktur korygujących, przechowywanych w wersji elektronicznej.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji w formie elektronicznej faktur i faktur korygujących (otrzymanych pierwotnie w formie papierowej), będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur, zawarte w art. 112 i art. 112 a ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podatnikiem VAT czynnym, a nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. W świetle przytoczonych przepisów dokumenty potwierdzające zakupy towarów i usług (faktury i faktury korygujące), przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, z nadanym unikalnym numerem referencyjnym, na specjalnym serwerze - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą dawały Spółce prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego.

W konsekwencji powyższego, w sytuacji gdy faktury i faktury korygujące, otrzymane pierwotnie w formie papierowej, przechowywane będą w formie elektronicznej, a przy tym będą prawidłowo dokumentowały transakcje zakupu towarów i usług, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, na zasadach przewidzianych w ustawie.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Ponadto Organ pragnie wskazać, że w zakresie pytań nr 3-5, dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych, wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

W postępowaniu zmierzającym do wydania interpretacji, rolą organu jest ocenić stanowisko Wnioskodawcy przez pryzmat zadanego pytania w stosunku do przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Każda interpretacja musi być rozpatrywana indywidualnie, gdyż każdy odmienny element stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego ma istotny wpływ na prawidłowość stanowiska.

Mając powyższe na uwadze, odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych, zauważyć należy, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników. W konsekwencji interpretacje te kształtują niewątpliwie sytuację prawną tych podatników, w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (prawomocny wyrok WSA w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin