2020.02.03 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP4-1.4012.9.2019.2.RMA
z 3 lutego 2020 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 października 2019 r. (data wpływu 4 listopada 2019 r.), uzupełnionym w dniu 17 stycznia 2020 r. (data wpływu 21 stycznia 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie nr 0114-KDIP4-1.4012.9.2019.1.RMA z dnia 8 stycznia 2020 r. (skutecznie doręczone w dniu 14 stycznia 2020 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług dotyczących samochodów osobowych o napędzie elektrycznym - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 listopada 2019 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług dotyczących samochodów osobowych o napędzie elektrycznym.

Wniosek został uzupełniony w dniu 17 stycznia 2020 r. pismem z dnia 17 stycznia 2020 r. (data wpływu 21 stycznia 2020 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca lub Spółka jest spółką akcyjną z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Dominującym zakresem działalności gospodarczej Spółki jest handel energią elektryczną. Ponadto Spółka prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie świadczenia usług najmu krótkoterminowego samochodów osobowych o napędzie elektrycznym (dalej: „Pojazdy”). Pojazdy nie spełniają warunku konstrukcyjnego przeznaczenia do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Usługa najmu krótkoterminowego polega na odpłatnym udostępnieniu Pojazdu osobie fizycznej („Użytkownik”), która m.in. posiada prawo jazdy i dokonała rejestracji za pośrednictwem aplikacji mobilnej na urządzeniu typu smartfon lub tablet. Pojazdy są pozostawione do skorzystania na terenie publicznie dostępnym (np. na miejscach parkingowych przy drogach publicznych), na obszarze dostępności usługi. Użytkownik skanuje kod QR znajdujący się na samochodzie w celu otwarcia danego Pojazdu, zaś umowa zostaje zawarta w momencie jego otwarcia. Okres najmu może trwać maksymalnie dwie doby. Po skorzystaniu z Pojazdu użytkownik jest zobowiązany do pozostawienia go na terenie publicznie dostępnym. Pojazdy są wyposażone w urządzenia GPS, dzięki którym możliwa jest lokalizacja ich położenia oraz trasy, którą pokonały w ramach użytkowania przez konkretnego użytkownika. Z uwagi m.in. na zwolnienie z obowiązku ponoszenia opłat za parkowanie w strefie płatnego parkowania oraz możliwość poruszania się po pasach ruchu przeznaczonych dla autobusów, korzystanie z najmu krótkoterminowego Pojazdów może być wygodną alternatywą dla np. zakupu usług taksówkarskich.

Pojazdy wykorzystywane przez Spółkę do celu świadczenia najmu są własnością Wnioskodawcy lub są użytkowane na podstawie umowy leasingu. Dotychczas bowiem wykluczone było użytkowanie samochodów w schemacie innym niż najem krótkoterminowy, opisany powyżej. W związku z powyższym, Spółka odlicza 100% podatku naliczonego odpowiednio z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług związanych z wskazanymi powyżej Pojazdami.

Aktualnie Spółka rozważa możliwość przeznaczenia wybranej grupy Pojazdów również dla celów służbowych pracowników Spółki. Cele służbowe obejmują np. dojazd na spotkanie z klientem lub przemieszczanie się pomiędzy lokalizacjami, w których Spółka prowadzi działalność. Wybrane Pojazdy będą użytkowane przez pracowników Spółki w godzinach pracy Wnioskodawcy. Pojazdy te nie będą jednak w godzinach pracy Spółki wyłączone z puli Pojazdów dostępnych Użytkownikom dla celów najmu krótkoterminowego. Wnioskodawca zakłada wykorzystanie Pojazdu w sposób mieszany, do celów zarówno przejazdów służbowych pracowników Spółki, jak również do celów najmu. Niemniej, każdy przejazd będzie mógł być przypisany wyłącznie jednej z powyższych kategorii. W praktyce oznacza to, że dany Pojazd będzie zaparkowany w miejscu publicznym, ogólnodostępnym, zaś skorzystać będzie mógł z niego zarówno pracownik Spółki, jak też Użytkownik. W danym okresie mogą więc wystąpić wyłącznie przejazdy na cele służbowe, wyłącznie przejazdy w ramach najmu krótkoterminowego, jak również oba rodzaje przejazdów. Schemat skorzystania z Pojazdu będzie w obu sytuacjach analogiczny, tj. będzie wymagał zalogowania za pośrednictwem Aplikacji lub oprogramowania o analogicznej funkcjonalności, stworzonej do użytku pracowników Spółki.

Zasady wykorzystywania Pojazdów przez użytkowników na podstawie umowy najmu są określone w regulaminach usługi, dostępnych publicznie. Wnioskodawca przygotuje zasady (regulamin) korzystania przez pracowników Spółki z Pojazdów dla celów służbowych. Skorzystanie z samochodu Spółki dla celów służbowych będzie nieodpłatne. Możliwość skorzystania z samochodów dla celów służbowych będzie dotyczyła wyłącznie konkretnych egzemplarzy z puli Pojazdów. Wnioskodawca wyklucza możliwość nieodpłatnego korzystania z Pojazdów przez pracowników Spółki dla celów innych niż służbowe.

Pracownik Spółki będzie zaś mógł, jako Użytkownik, dokonać najmu samochodu po godzinach pracy, na zasadach ogólnych, właściwych dla usługi najmu krótkoterminowego za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

Spółka nie będzie prowadziła ewidencji Pojazdów przeznaczonych wyłącznie dla celów najmu krótkoterminowego. Spółka będzie natomiast prowadziła ewidencję przebiegu każdego z Pojazdów przeznaczonych zarówno dla celów wewnętrznych (służbowych) Spółki oraz dla celów świadczenia usług najmu krótkoterminowego, w celu wykluczenia ich wykorzystania dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy (dalej: „Ewidencja”).

Ewidencja będzie składała się z dwóch części, które łącznie będą przedstawiały pełen zakres wykorzystania samochodu. W odniesieniu do wykorzystywania danego Pojazdu na cele służbowe jej pracowników, dana część Ewidencji będzie zawierała elementy wskazane w art. 86a ust. 7 Ustawy o VAT, z uwzględnieniem aspektów technicznych opisanych poniżej. Natomiast część Ewidencji prowadzona w związku ze świadczeniem usług najmu krótkoterminowego, po godzinach pracy Wnioskodawcy, będzie zawierać dane określone w art. 86a ust. 8 Ustawy o VAT, z zastrzeżeniami opisanymi w dalszej części wniosku.

W zakresie udostępnienia samochodów pracownikom, ewidencja ww. Pojazdów będzie zawierała:

Numer rejestracyjny Pojazdu;

Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

Stan licznika Pojazdu na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec danego okresu rozliczeniowego (miesiąca) oraz na zakończenie prowadzenia ewidencji;

Wpis osoby kierującej pojazdem, dotyczący wykorzystania pojazdu (nr kolejny, data i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej Pojazdem);

Liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji.

Powyższe dane będą pozyskiwane w formie elektronicznej z oprogramowania służącego do realizacji usług najmu krótkoterminowego lub z oprogramowania przygotowanego dla celów prowadzenia Ewidencji korzystania z Pojazdów na cele służbowe. Co do zasady, dane te będą pozyskiwane automatycznie, zaś obowiązkiem pracownika Spółki korzystającego z konkretnego Pojazdu będzie wskazanie celu wyjazdu z katalogu zdefiniowanych celów lub podanie zindywidualizowanego celu, jeżeli nie został przewidziany w katalogu. Wnioskodawca zakłada prowadzenie Ewidencji w formie elektronicznej, zaś na koniec danego okresu rozliczeniowego (miesiąca) autentyczność wpisów w Ewidencji zostanie potwierdzona przez osobę upoważnioną przez Wnioskodawcę do weryfikacji wpisów. Potwierdzenie autentyczności wpisów osób kierujących Pojazdem zostanie dokonane w formie elektronicznej lub pisemnej.

W zakresie odpłatnego świadczenia usług najmu krótkoterminowego, ewidencja ww. Pojazdów będzie zawierała:

Numer kolejny wpisu;

Datę i cel udostępnienia Pojazdu - celem będzie w każdym przypadku świadczenie usług najmu krótkoterminowego;

Stan licznika na dzień udostępnienia Pojazdu oraz na dzień zwrotu Pojazdu;

Liczbę przejechanych kilometrów;

Imię i nazwisko osoby (użytkownika), której został udostępniony Pojazd.

Z uwagi na schemat udostępniania samochodu dla celów świadczenia odpłatnych usług najmu krótkoterminowego, tj. rezerwację za pośrednictwem aplikacji mobilnej danego samochodu, dostępnego w przestrzeni publicznej, nie występuje fizyczne udostępnienie lub odebranie przedmiotu najmu przez pracownika Spółki. Z tego powodu, wpis, o którym mowa w art. 86a ust. 7 pkt 4 Ustawy o VAT jest dokonywany automatycznie za pośrednictwem oprogramowania służącego świadczeniu usług najmu. Potwierdzenie autentyczności wpisów, analogicznie do zasad dotyczących pracowników Spółki, zostanie dokonane w formie elektronicznej lub pisemnej.

W uzupełnieniu z dnia 17 stycznia 2020 r. Spółka wskazała:

Zasady regulaminu korzystania przez pracowników Spółki z pojazdów dla celów służbowych

Spółka przygotuje regulamin wewnętrzny dotyczący korzystania przez pracowników z pojazdów dla celów służbowych. Regulamin będzie zawierał między innymi:

zasady i sposób korzystania z pojazdów

Zasady i sposób korzystania z pojazdów będą obejmowały między innymi:

zobowiązanie do przestrzegania przepisów ruchu drogowego;

zobowiązanie do zabezpieczenia samochodu przed dostępem osób nieupoważnionych;

obowiązek każdorazowego zalogowania się za pośrednictwem aplikacji lub oprogramowania o analogicznej funkcjonalności, stworzonej do użytku pracowników Spółki;

wskazanie w aplikacji celu wyjazdu z katalogu zdefiniowanych celów lub podanie zindywidualizowanego celu (służbowego), jeżeli nie został przewidziany w katalogu;

możliwość korzystania z pojazdów w godzinach pracy Wnioskodawcy;

zakaz udostępniania pojazdów osobom trzecim;

bezwzględny zakaz użytkowania samochodów dla celów prywatnych;

zgodę pracownika na szczegółową kontrolę przebiegów trasy przez pracodawcę (comiesięczny raport indywidualnych przejazdów adresowany do przełożonego pracownika).

wskazanie osób uprawnionych do korzystania z pojazdów

Osobami uprawnionymi do korzystania z pojazdów będą wyłącznie pracownicy posiadający tzw. „Upoważnienie pracodawcy do kierowania pojazdem służbowym”, które będzie stanowiło załącznik do regulaminu.

Uprawnieni pracownicy będą zobowiązani zarejestrować indywidualne konto Użytkownika aplikacji, załączając niezbędne dane, a w szczególności załączyć kopię prawa jazdy. Indywidulane konto przypisane będzie każdorazowo do unikalnego adresu e-mail pracownika, w domenie pracodawcy (imie.nazwisko@....com lub innej oficjalnej, np. po zmianie nazwy spółki). Konta pracowników zostaną oznaczone w bazie danych i przypisane do grupy kont służbowych pracodawcy.

Samo zarejestrowanie konta będzie niewystarczające do rozliczenia przejazdu służbowego, dzięki czemu przełożeni będą mieli podwójną kontrolę nad udostępnianiem pojazdów do celów służbowych pracownikom. Aby uzyskać akceptację przejazdu służbowego jako realizowanego przez pracownika na koszt pracodawcy, niezbędny będzie unikalny kod składający się z szesnastu znaków alfanumerycznych, z których pierwsze sześć nadaje pracodawca, a kolejne dziesięć nadawane jest losowo (np. TEST…). Odpowiednie kody zostaną przekazane jedynie kierownikom departamentów, a informacja o konkretnym kodzie przekazanym do konkretnego departamentu zostanie zapisana w rejestrze Spółki.

Jedynie kody otrzymane w ten sposób, wprowadzone na indywidualnym koncie pracownika będą uprawniały pracowników do realizacji przejazdów służbowych. Każdy kod może zostać zdezaktywowany przez operatora systemu na wniosek kierownika obszaru, do którego taki kod został przypisany w rejestrze pracodawcy. W takiej sytuacji pracownik zostanie pozbawiony możliwości realizacji przejazdów służbowych.

Przy czym nadmienić należy, że oba z powyższych zabezpieczeń są w chwili obecnej z powodzeniem stosowane w celach komercyjnych odsprzedaży usług i stanowią satysfakcjonujące i skuteczne zabezpieczenie dla klientów biznesowych i instytucjonalnych.

określać nadzór nad używaniem samochodów

Wymagane będzie potwierdzanie prawidłowości danych z ewidencji przez danego kierowcę w systemie elektronicznym oraz jej weryfikacja w formie elektronicznej przez osobę upoważnioną przez podatnika, przy założeniu pełnej identyfikacji osób korzystających z danego Pojazdu oraz dokonujących weryfikacji.

Ponieważ Wnioskodawca prowadzi usługę carsharingu, opartą o najem minutowy, już obecnie istnieją wielostopniowe weryfikacje przejazdów. Poniższe wyjaśnienia odnoszą się kolejno do czterech sposobów weryfikacji użycia pojazdów (wymienione sposoby nie wyczerpują listy, ale praktyka wskazuje, że są wystarczające do prawidłowego i szczegółowego nadzoru nad użytkowaniem pojazdów):

Logowanie do aplikacji mobilnej.

Do uruchomienia aplikacji niezbędne jest podanie indywidualnego loginu i hasła. W chwili logowania do aplikacji mobilnej, rejestrowany jest unikalny numer użytkownika wraz z datą i godziną co do sekundy, oraz pozycją wyrażoną koordynatami GPS. Każdy pracownik z loginem w domenie Spółki (np. imie.nazwisko@....com) zostanie rozpoznany indywidualnie, jeszcze przed rozpoczęciem użytkowania pojazdu.

Rejestr przejazdów w CMS (carsharing management system)

W momencie rezerwacji, jeszcze przed otwarciem pojazdu nadawany jest indywidualny numer rezerwacji, do którego przypisywane są kolejne parametry użytkowania pojazdu (wymieniono wszystkie, w kolejności rejestru):

Numer ID użytkownika (indywidualny dla każdego loginu)

Numer ID użytkownika w systemie rozliczeń (ważne dla śledzenia użycia kuponu udostępnionego przez Spółkę)

Numer rejestracyjny samochodu

Status użytkowania pojazdu (np. „ended” dla zakończonych, „cancelled” dla anulowanych)

Status płatności (nie dotyczy jazd służbowych)

Czasy: dodania, anulowania, rozpoczęcia i zakończenia, w formacie rrrr-mm-dd gg:mm:ss

Poziom naładowania samochodu elektrycznego w momencie rozpoczęcia najmu

Stan licznika w momencie rozpoczęcia najmu

Lokalizacja startowa (orientacyjny adres np. „(…)” - sczytywany z mapy, bez numeru budynku)

Strefa startowa (np. (…) - dodatkowe potwierdzenie w przypadku długich ulic)

Poziom naładowania samochodu elektrycznego w momencie zakończenia najmu

Stan licznika w momencie zakończenia najmu

Lokalizacja końcowa (orientacyjny adres np. „(…)” - sczytywany z mapy, bez numeru budynku)

Strefa końcowa

Należne opłaty: za przejazd i za postój (nie dotyczy, ponieważ pracownicy będą poruszali się służbowo bez transakcji płatniczych)

Długość trasy w metrach

Czasy: jazdy i postoju

Status transakcji płatności

Oceny stylu jazdy

Informację o pobraniu pozycji GPS w chwili zakończenia najmu przez aplikację TruckOnline (w przypadku błędu zapisu pracownik nie będzie mógł zakończyć najmu i będzie musiał ponowić próbę zamknięcia pojazdu co dodatkowo zabezpiecza pojazd przed utratą kontaktu np. w garażu podziemnym).

Szczegółowy przebieg trasy w systemie telemetrycznym TruckOnline

System telemetryczny z pozycji GPS urządzenia zainstalowanego w samochodzie pobiera szczegółowe informacje dotyczące trasy przejazdu: punkt startowy, końcowy i szczegółowy przebieg trasy na mapie - np. gwarantuje wykrycie potencjalnie nieuprawnionych tras pomiędzy punktem początkowym, a końcowym. Ponadto system rejestruje prędkość pojazdu przez cały czas trwania użytkowania pojazdu. Każdy przejazd jest rejestrowany indywidualnie i zapisany z indywidualnym numerem rezerwacji (nadanym przez system CMS). Dzięki temu naturalnie łączy pracownika, który użytkował pojazd ze szczegółowym przebiegiem trasy.

System do zarządzania informacją o użytkownikach User.com

System zapisuje wszystkie indywidualne aktywności dokonane przez pracownika od momentu otwarcia do momentu zamknięcia aplikacji - w tym przejazdy służbowe (np. fakt dodania do konta kodu do rozliczeń służbowych udostępnionego przez pracodawcę, lub potencjalnie nieudane próby najmów po dezaktywacji kodu na zlecenie przełożonego).

Jednocześnie system dubluje część zapisów z punktów 1-3, np. dokładne daty i godziny, pozycje GPS i czasy trwania przejazdów. System rozróżnia też jazdy wykonane z kodem udostępnionym przez pracodawcę lub najmy naruszające regulamin (np. próbę podpięcia prywatnej karty płatniczej).

Opisana architektura gwarantuje sprawny i rzetelny nadzór nad użytkowaniem pojazdów:

pozwala zidentyfikować każdą pojedynczą jazdę służbową i odróżnić ją od jazdy komercyjnej, przypisując do osoby (punkty: 1, 2 i 4)

pozwala zweryfikować dokładną trasę przejazdu wraz z jej szczegółowym przebiegiem (punkty 1, 2, 3 i 4)

pozwala generować szczegółowe raporty jazd, udostępniane przełożonym w celu weryfikacji zasadności odbycia podróży służbowej (punkty 2 i 4)

zabezpiecza integralność i trwałość danych powielając zapisy w systemach wzajemnie się weryfikujących (punkty 2, 3 i 4).

Należy nadmienić, że dostawcą rozwiązań opisanych w punktach 1, 2 i 3 jest firma, która posiada ponad dwudziestoletnie doświadczenie z branży zarządzania flotami pojazdów (np. ciężarówki, samochody flotowe, pojazdy budowy, carsharing, a nawet łodzie).

Z kolei dostawcą rozwiązania opisanego w punkcie 4. jest firma, która świadczy usługi do zarządzania danymi klientów w środowisku e-commerce na pięciu kontynentach i obsługuje dane ponad miliarda użytkowników na zlecenie różnych podmiotów.

Kombinacja obu dostawców zapewnia wiarygodność, ciągłość i integralność danych na wypadek szczegółowych kontroli zarówno w najbliższej jak i dalekiej przyszłości.

zasady odpowiedzialności prawnej i materialnej.

Nadzór nad przestrzeganiem wprowadzonego regulaminu w zakresie korzystania z pojazdów dla celów służbowych

Na koniec danego okresu rozliczeniowego (miesiąca) autentyczność wpisów w Ewidencji zostanie potwierdzona przez osobę upoważnioną przez Wnioskodawcę do weryfikacji wpisów. Potwierdzenie autentyczności wpisów osób kierujących Pojazdem zostanie dokonane w formie elektronicznej lub pisemnej.

Ewidencja przebiegu pojazdu dotycząca danego pracownika, będzie przesyłana do jego przełożonego/osoby upoważnionej przez Wnioskodawcę celem potwierdzenia celu służbowego np. dojazdu na spotkanie z klientem lub przemieszczania się pomiędzy lokalizacjami, w których Spółka prowadzi działalność.

Dodatkowo, Wnioskodawca zakłada konieczność okresowej weryfikacji spójność danych pozyskiwanych z aplikacji, w celu wykluczenia błędów w Ewidencji.

Zabezpieczenia gwarantujące przestrzeganie zasad regulaminu

Spółka pragnie poinformować, że zostaną wprowadzone dodatkowe zabezpieczenia gwarantujące przestrzeganie regulaminu.

W szczególności, możliwość korzystania z samochodów w celach służbowych będzie dostępna wyłącznie dla osób, które zalogują się w aplikacji podając adres e-mail służbowy oraz dodatkowo zabezpieczona weryfikacją szesnastoznakowym kodem alfanumerycznym przekazanym pracownikowi przez przełożonego, po wcześniejszej pozytywnej weryfikacji lekarskiej.

Spółka ma zamiar przeprowadzać regularne kontrole wyrywkowe zgodnie z zasadą:

2% przejazdów, ale nie mniej niż dwa przejazdy na departament,

kontrole wyrywkowe będą przeprowadzane w okresach miesięcznych, z częstotliwością nie rzadziej niż raz na kwartał,

szczegółowa kontrola, poza standardowym przebiegiem użytkowania pojazdu, będzie zawierać szczegółowy przegląd trasy (pozycje GPS, przebieg na mapie, prędkość).

Ponadto przełożony komórki organizacyjnej otrzyma miesięczny wykaz indywidualnych przejazdów pracowników wraz z danymi punktów początku i końca przejazdu, szczegółową datą i czasem. Na indywidualny wniosek zostanie mu udostępniony szczegółowy przegląd trasy (pozycje GPS, przebieg na mapie, prędkość).

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Spółki, system informatyczny używany do generowania danych o przejazdach samochodami, w połączeniu z regulaminem użytkowania tych samochodów dla celów służbowych oraz dodatkowymi zabezpieczeniami gwarantującymi przestrzeganie zasad regulaminu, spełni przesłanki konieczne do zachowania prawa do odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług związanych z Pojazdami opisanymi we wniosku.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca ma prawo do odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług związanych z danym Pojazdem, w przypadku wykorzystywania Pojazdu zarówno przez pracowników Spółki dla celów wyłącznie służbowych, jak również przez Użytkowników w ramach usługi najmu krótkoterminowego, pod warunkiem prowadzenia Ewidencji w formie opisanej we wniosku?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ma on prawo do odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług związanych z danym Pojazdem, w przypadku wykorzystywania Pojazdu zarówno przez pracowników Spółki dla celów wyłącznie służbowych, jak również przez Użytkowników w ramach usługi najmu krótkoterminowego, pod warunkiem prowadzenia Ewidencji w formie opisanej we wniosku.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 86a ust. 1 Ustawy o VAT, co do zasady w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, podatnik ma prawo odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego z faktury dokumentującej nabycie danego towaru lub usługi. Reguła ta nie znajduje zastosowania w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub gdy są one konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (warunek ten nie jest spełniony w niniejszej sprawie). Oznacza to, że Wnioskodawca może odliczyć całość naliczonego VAT, związanego ze wskazanym Pojazdem, jeżeli jest on wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Treść art. 86a ust. 4 Ustawy o VAT wskazuje, że pojazd samochodowy jest uznany za wykorzystywany wyłącznie dla celów działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

Sposób wykorzystywania pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą; lub
Konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne (warunek ten nie ma zastosowania w scenariuszu przedstawionym przez Wnioskodawcę).

Jednocześnie, treść i zakres ewidencji przebiegu pojazdu jest określony w art. 86a ust. 6-8 Ustawy o VAT.

Powyższe prowadzi do konkluzji, że możliwość pełnego odliczenia VAT przez Wnioskodawcę uzależnione jest od wykorzystania Pojazdu, zaś sposób jego wykorzystania powinien być konsekwencją przyjętych w danym przedsiębiorstwie zasad wykorzystywania pojazdu. Spełnienie tych warunków podlega weryfikacji na podstawie danych zawartych w ewidencji przebiegu pojazdu.

Nie powinno ulegać wątpliwości, że w scenariuszu opisanym przez Wnioskodawcę Pojazdy przeznaczone będą wyłącznie do działalności gospodarczej. Zarówno bowiem wykorzystywanie samochodu na cele służbowe przez pracowników Wnioskodawcy w godzinach pracy Spółki, jak również przeznaczenie Pojazdów do świadczenia usług najmu krótkoterminowego, będzie związane wyłącznie z działalnością gospodarczą Spółki. Należy podkreślić, że formalnie wykluczone będzie nieodpłatne korzystanie z Pojazdu w godzinach pracy przez pracowników Spółki z Pojazdu dla celów innych, niż cele służbowe. Kwestia ta będzie wyraźnie ustalona w pisemnych zasadach używania Pojazdu (regulaminach).

Dodatkowo, faktyczne wykorzystanie Pojazdu będzie podlegało weryfikacji, w ramach danych zawartych w Ewidencji prowadzonej przez Wnioskodawcę. Ewidencja będzie prowadzona w dwóch częściach, dla każdej z działalności w ramach których będzie wykorzystywany Pojazd. Treść poszczególnych części Ewidencji nie będzie tożsama, z uwagi na określone wymogi stawiane treści ewidencji przebiegu pojazdu przez przepisy prawa, w zależności od tego czy korzystającym z samochodu jest pracownik lub osoba niebędąca pracownikiem. Niemniej, wpisy poszczególnych ewidencji będą komplementarne i będą łącznie przedstawiały spójny obraz wykorzystywania danego Pojazdu.

Wnioskodawca podkreśla, że Ustawa o VAT jednoznacznie przewiduje dwa rodzaje ewidencji faktycznego wykorzystania pojazdu samochodowego w art. 86a ust. 7 oraz ust. 8 tejże ustawy. Odrębnie są określone zasady prowadzenia ewidencji korzystania z samochodu dla celów wewnętrznych podatnika, gdy kierowcą jest pracownik podatnika, odrębnie zaś przewidziane są zasady użytkowania samochodu podatnika przez osoby trzecie, a jednocześnie nie zachodzą przesłanki wyłączenia z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na podstawie art. 86a ust. 5 pkt 1 Ustawy o VAT.

W sytuacji, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie dla celów służbowych przez pracowników Spółki, ewidencja przebiegu pojazdu powinna spełniać wymogi określone w art. 86a ust. 7 Ustawy o VAT. Podkreślić należy, że Ustawa o VAT nie precyzuje przesłanek w zakresie formy ewidencji przebiegu pojazdu. Istotne jest jedynie, aby ewidencja zawierała określone dane identyfikujące samochód, kierowcę oraz dane dotyczące przejazdu. Nie ma więc przeciwwskazań dla prowadzenia wskazanej ewidencji w formie elektronicznej, pozyskując dane niezbędne do prowadzenia ewidencji np. z danych dostępnych w aplikacji służącej świadczeniu usług najmu krótkoterminowego. Nie ma także przeciwwskazań dla potwierdzania prawidłowości wpisanych danych przez danego kierowcę w systemie elektronicznym oraz jej weryfikacji w formie elektronicznej przez osobę upoważnioną przez podatnika, przy założeniu pełnej identyfikacji osób korzystających z danego Pojazdu oraz dokonujących weryfikacji.

Powyższe potwierdzają liczne interpretacje indywidualne prawa podatkowego wskazujące, że kluczową kwestią jest rzetelność informacji zawieranych w ewidencji przebiegu pojazdu, zaś kwestią neutralną dla oceny skutków podatkowych jest forma prowadzenia ewidencji - np. interpretacja indywidualna prawa podatkowego z dnia 13 kwietnia 2015 r. sygn. IPTPP4/4512-10/15-4/JM. Praktyka organów podatkowych nie kwestionuje również prawidłowości dokonywania wpisów przez danego użytkownika pojazdu samochodowego poprzez wybór dostępnych, zdefiniowanych w programie celów przejazdu służbowego, o ile cele te rzetelnie odzwierciedlają rzeczywiste wykorzystanie pojazdu. Potwierdza to np. interpretacja indywidualna prawa podatkowego z dnia 14 kwietnia 2014 r. sygn. IPTPP4/4512-10/15-4/JM.

Również Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej, opublikowanej w związku z nowelizacją przepisów Ustawy o VAT od 1 kwietnia 2014 r. „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi” jednoznacznie wskazuje dopuszczalność stosowania ewidencji w formie elektronicznej: „Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów - jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem - może być dokonywane w formie elektronicznej” (s. 10 broszury). Wnioskodawca podkreśla, że zakładany przez niego schemat prowadzenia i potwierdzania wpisów w Ewidencji, w sposób elektroniczny, z wykorzystaniem opisanego oprogramowania, wpisuje się w schemat uznany jako prawidłowy przez Ministerstwo Finansów oraz praktykę organów podatkowych.

Analogicznie, w przypadku prowadzenia ewidencji wykorzystywania danego pojazdu przez Użytkownika, dla celów świadczenia usług najmu krótkoterminowego, powinna ona spełniać wymogi wskazane w art. 86a ust. 8 Ustawy o VAT. Ustawodawca przyjął założenie, że w takiej sytuacji wpis danych jest dokonywany przez osobę udostępniającą pojazd kierowcy. Ustawa o VAT w tym zakresie nie uwzględnia możliwości realizacji usług najmu na rzecz osoby trzeciej, która samodzielnie wybierze Pojazd i skorzysta z usługi najmu bez bezpośredniej asysty pracownika podatnika. W scenariuszu przedstawionym przez Wnioskodawcę, rolę pracownika udostępniającego Spółki wypełnia aplikacja, za pomocą której Użytkownik wybiera i użytkuje konkretny Pojazd. Aplikacja automatycznie generuje informacje zawierające wszystkie dane konieczne dla prowadzenia ewidencji wykorzystania Pojazdu przez Użytkownika. Jednocześnie, cel wykorzystania Pojazdu przez Użytkownika w tym zakresie może być tylko jeden - jest nim skorzystanie z odpłatnej usługi najmu krótkotrwałego. Nie jest natomiast istotne, czy Użytkownik wykorzystuje najmowany odpłatnie samochód do celów osobistych lub celów prowadzonej ewentualnie działalności gospodarczej. Udostępnienie Użytkownikowi Pojazdu na zasadach właściwych dla wszystkich osób korzystających z aplikacji umożliwiającej zawarcie umowy najmu krótkotrwałego wyklucza w istocie możliwość skorzystania z Pojazdu dla celów innych niż działalność gospodarcza Wnioskodawcy. Spełnia więc zasadniczy cel prowadzenia ewidencji.

Schemat prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obejmuje konieczność weryfikacji wpisów w ewidencji, przez określone osoby. W ocenie Spółki w przedstawionej sytuacji pozyskiwanie automatycznie danych z oprogramowania służącego świadczeniu usług najmu krótkotrwałego spełnia przesłanki wskazane w art. 86a ust. 8 pkt 1 Ustawy o VAT. Niemniej Wnioskodawca zakłada konieczność okresowej weryfikacji spójność danych pozyskiwanych z aplikacji, w celu wykluczenia błędów w ewidencji.

W ocenie Wnioskodawcy zarówno warunki wykorzystywania Pojazdów w scenariuszu opisanym we wniosku, jak również Ewidencja w formach zakładanych przez Spółkę, wypełniają przesłanki pełnego odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w związku z art. 86a ust. 4 pkt 1 Ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106), zwanej dalej „ustawą”, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W myśl art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Na podstawie art. 2 pkt 34 ustawy przez pojazdy samochodowe należy rozumieć pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Stosownie do treści art. 86a ust. 2 ustawy, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

W myśl art. 86a ust. 3 ustawy, przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
1. wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
2. konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Na podstawie art. 86a ust. 5 ustawy, warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

przeznaczonych wyłącznie do:
1. odprzedaży,
2. sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
3. oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;
w odniesieniu do których:
1. kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
2. podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (art. 86a ust. 6 ustawy).

W myśl art. 86a ust. 7 ustawy, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
1. kolejny numer wpisu,
2. datę i cel wyjazdu,
3. opis trasy (skąd - dokąd),
4. liczbę przejechanych kilometrów,
5. imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Stosownie do art. 86a ust. 8 ustawy, w przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4:

jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;
obejmuje:
1. kolejny numer wpisu,
2. datę i cel udostępnienia pojazdu,
3. stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
4. liczbę przejechanych kilometrów,
5. stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
6. imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką akcyjną z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Dominującym zakresem działalności gospodarczej Spółki jest handel energią elektryczną. Ponadto Spółka prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie świadczenia usług najmu krótkoterminowego samochodów osobowych o napędzie elektrycznym. Pojazdy nie spełniają warunku konstrukcyjnego przeznaczenia do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Usługa najmu krótkoterminowego polega na odpłatnym udostępnieniu Pojazdu osobie fizycznej, która m.in. posiada prawo jazdy i dokonała rejestracji za pośrednictwem aplikacji mobilnej na urządzeniu typu smartfon lub tablet. Pojazdy są pozostawione do skorzystania na terenie publicznie dostępnym (np. na miejscach parkingowych przy drogach publicznych), na obszarze dostępności usługi. Użytkownik skanuje kod QR znajdujący się na samochodzie w celu otwarcia danego Pojazdu, zaś umowa zostaje zawarta w momencie jego otwarcia. Okres najmu może trwać maksymalnie dwie doby. Po skorzystaniu z Pojazdu użytkownik jest zobowiązany do pozostawienia go na terenie publicznie dostępnym. Pojazdy są wyposażone w urządzenia GPS, dzięki którym możliwa jest lokalizacja ich położenia oraz trasy, którą pokonały w ramach użytkowania przez konkretnego użytkownika.

Pojazdy wykorzystywane przez Spółkę do celu świadczenia najmu są własnością Wnioskodawcy lub są użytkowane na podstawie umowy leasingu. Dotychczas wykluczone było użytkowanie samochodów w schemacie innym niż najem krótkoterminowy, w związku z powyższym Spółka odlicza 100% podatku naliczonego odpowiednio z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług związanych z wskazanymi powyżej Pojazdami.

Aktualnie Spółka rozważa możliwość przeznaczenia wybranej grupy Pojazdów również dla celów służbowych pracowników Spółki. Cele służbowe obejmują np. dojazd na spotkanie z klientem lub przemieszczanie się pomiędzy lokalizacjami, w których Spółka prowadzi działalność. Wybrane Pojazdy będą użytkowane przez pracowników Spółki w godzinach pracy Wnioskodawcy. Pojazdy te nie będą jednak w godzinach pracy Spółki wyłączone z puli Pojazdów dostępnych Użytkownikom dla celów najmu krótkoterminowego. Wnioskodawca zakłada wykorzystanie Pojazdu w sposób mieszany, do celów zarówno przejazdów służbowych pracowników Spółki, jak również do celów najmu. Niemniej każdy przejazd będzie mógł być przypisany wyłącznie jednej z powyższych kategorii. W praktyce oznacza to, że dany Pojazd będzie zaparkowany w miejscu publicznym, ogólnodostępnym, zaś skorzystać będzie mógł z niego zarówno pracownik Spółki, jak też Użytkownik. W danym okresie mogą więc wystąpić wyłącznie przejazdy na cele służbowe, wyłącznie przejazdy w ramach najmu krótkoterminowego, jak również oba rodzaje przejazdów. Schemat skorzystania z Pojazdu będzie w obu sytuacjach analogiczny, tj. będzie wymagał zalogowania za pośrednictwem Aplikacji lub oprogramowania o analogicznej funkcjonalności, stworzonej do użytku pracowników Spółki.

Pracownik Spółki będzie zaś mógł, jako Użytkownik, dokonać najmu samochodu po godzinach pracy na zasadach ogólnych, właściwych dla usługi najmu krótkoterminowego, za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

Spółka będzie prowadziła ewidencję przebiegu każdego z Pojazdów przeznaczonych zarówno dla celów wewnętrznych (służbowych) Spółki oraz dla celów świadczenia usług najmu krótkoterminowego, w celu wykluczenia ich wykorzystania dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Ewidencja będzie składała się z dwóch części, które łącznie będą przedstawiały pełen zakres wykorzystania samochodu. W odniesieniu do wykorzystywania danego Pojazdu na cele służbowe jej pracowników, dana część Ewidencja będzie zawierała elementy wskazane
w art. 86a ust. 7 Ustawy o VAT. Natomiast część Ewidencji prowadzona w związku ze świadczeniem usług najmu krótkoterminowego, po godzinach pracy Wnioskodawcy, będzie zawierać dane określone w art. 86a ust. 8 Ustawy o VAT.

W zakresie udostępnienia samochodów pracownikom, ewidencja ww. Pojazdów będzie zawierała:

Numer rejestracyjny Pojazdu;

Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

Stan licznika Pojazdu na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec danego okresu rozliczeniowego (miesiąca) oraz na zakończenia prowadzenia ewidencji;

Wpis osoby kierującej pojazdem, dotyczący wykorzystania pojazdu (nr kolejny, data i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej Pojazdem);

Liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji.

W zakresie odpłatnego świadczenia usług najmu krótkoterminowego, ewidencja ww. Pojazdów będzie zawierała:

Numer kolejny wpisu;

Datę i cel udostępnienia Pojazdu - celem będzie w każdym przypadku świadczenie usług najmu krótkoterminowego;

Stan licznika na dzień udostępnienia Pojazdu oraz na dzień zwrotu Pojazdu;

Liczbę przejechanych kilometrów;

Imię i nazwisko osoby (użytkownika), której został udostępniony Pojazd.

Spółka przygotuje regulamin wewnętrzny dotyczący korzystania przez pracowników z pojazdów dla celów służbowych. Regulamin będzie zawierał między innymi:

zasady i sposób korzystania z pojazdów, tj. obowiązek każdorazowego zalogowania się za pośrednictwem aplikacji lub oprogramowania, stworzonej do użytku pracowników Spółki; wskazanie w aplikacji celu wyjazdu z katalogu zdefiniowanych celów lub podanie zindywidualizowanego celu (służbowego); możliwość korzystania z pojazdów w godzinach pracy Wnioskodawcy; zakaz udostępniania pojazdów osobom trzecim; bezwzględny zakaz użytkowania samochodów dla celów prywatnych; zgodę pracownika na szczegółową kontrolę przebiegów trasy przez pracodawcę,

wskazanie osób uprawnionych do korzystania z pojazdów, tj. osobami uprawnionymi do korzystania z pojazdów będą wyłącznie pracownicy posiadający stosowne upoważnienie; uprawnieni pracownicy będą zobowiązani zarejestrować indywidualne konto Użytkownika aplikacji, przypisane każdorazowo do unikalnego adresu e-mail pracownika w domenie pracodawcy (imie.nazwisko@....com); aby uzyskać akceptację przejazdu służbowego jako realizowanego przez pracownika na koszt pracodawcy, niezbędny będzie również unikalny kod,

określać nadzór nad używaniem samochodów, tj. wymagane będzie potwierdzanie prawidłowości danych z ewidencji przez danego kierowcę w systemie elektronicznym oraz jej weryfikacja przez osobę upoważnioną przez podatnika; wielostopniowa weryfikacja przejazdów opiera się m.in. na: logowaniu do aplikacji mobilnej (indywidualny login i hasło), rejestrze przejazdów w CMS (carsharing management system), szczegółowym przebiegu trasy w systemie telemetrycznym TruckOnline (gwarantuje to wykrycie potencjalnie nieuprawnionych tras pomiędzy punktem początkowym a końcowym); systemie do zarządzania informacją o użytkownikach User.com (system zapisuje wszystkie indywidualne aktywności dokonane przez pracownika, w tym przejazdy służbowe (np. fakt dodania do konta kodu do rozliczeń służbowych, potencjalnie nieudane próby najmów po dezaktywacji kodu na zlecenie przełożonego, system rozróżnia naruszające regulamin - próbę podpięcia prywatnej karty płatniczej),

zasady odpowiedzialności prawnej i materialnej.

Nadzór nad przestrzeganiem wprowadzonego regulaminu w zakresie korzystania z pojazdów dla celów służbowych to m.in. potwierdzanie przez osobę upoważnioną autentyczności wpisów w Ewidencji na koniec danego okresu rozliczeniowego (miesiąca), przesyłanie Ewidencja przebiegu pojazdu dotyczącej danego pracownika do jego przełożonego/osoby upoważnionej celem potwierdzenia celu służbowego.

Ponadto zostaną wprowadzone dodatkowe zabezpieczenia gwarantujące przestrzeganie regulaminu, tj. w szczególności możliwość korzystania z samochodów w celach służbowych będzie dostępna wyłącznie dla osób, które zalogują się w aplikacji podając adres e-mail służbowy oraz dodatkowo zabezpieczona weryfikacją kodem alfanumerycznym; Spółka ma zamiar przeprowadzać regularne kontrole wyrywkowe zgodnie z zasadą: 2% przejazdów, ale nie mniej niż dwa przejazdy na departament, kontrole wyrywkowe będą przeprowadzane w okresach miesięcznych, z częstotliwością nie rzadziej niż raz na kwartał, szczegółowa kontrola, poza standardowym przebiegiem użytkowania pojazdu, będzie zawierać szczegółowy przegląd trasy (pozycje GPS, przebieg na mapie, prędkość).

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą faktu, czy ma prawo do odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług związanych z danym Pojazdem, w przypadku wykorzystywania Pojazdu zarówno przez pracowników Spółki dla celów wyłącznie służbowych, jak również przez Użytkowników w ramach usługi najmu krótkoterminowego, pod warunkiem prowadzenia Ewidencji w formie opisanej we wniosku.

Z powołanych przepisów wynika, że podatnicy wykorzystujący pojazdy samochodowe, o których mowa w art. 2 pkt 34 ustawy wyłącznie do celów działalności gospodarczej są obowiązani m.in. prowadzić dla tych pojazdów ewidencję przebiegu pojazdu, wykluczającą ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Ww. ewidencja winna zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 i 8 ustawy.

Prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu musi potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu. Ewidencja ta musi być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu w ten sposób.

W przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia podatku VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.

Jak wskazał Wnioskodawca, w zakresie udostępnienia samochodów pracownikom, ewidencja ww. Pojazdów będzie zawierała: numer rejestracyjny Pojazdu; dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji; stan licznika Pojazdu na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec danego okresu rozliczeniowego (miesiąca) oraz na zakończenia prowadzenia ewidencji; wpis osoby kierującej pojazdem, dotyczący wykorzystania pojazdu (nr kolejny, data i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej Pojazdem); liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji.

Powyższe dane będą pozyskiwane w formie elektronicznej z oprogramowania służącego do realizacji usług najmu krótkoterminowego lub korzystania z Pojazdów na cele służbowe. Dane te będą pozyskiwane automatycznie, zaś obowiązkiem pracownika Spółki będzie wskazanie celu wyjazdu z katalogu zdefiniowanych celów lub podanie zindywidualizowanego celu. Wnioskodawca zakłada prowadzenie Ewidencji w formie elektronicznej, zaś na koniec danego okresu rozliczeniowego (miesiąca) autentyczność wpisów w Ewidencji zostanie potwierdzona (w formie elektronicznej lub pisemnej) przez osobę upoważnioną przez Wnioskodawcę do weryfikacji wpisów.

Spółka przygotuje regulamin wewnętrzny dotyczący korzystania przez pracowników z pojazdów dla celów służbowych. Regulamin będzie zawierał między innymi zasady i sposób korzystania z pojazdów, wskazanie osób uprawnionych do korzystania z pojazdów, określać nadzór nad używaniem samochodów, zasady odpowiedzialności prawnej i materialnej. Wielostopniowa weryfikacja przejazdów pozwala zidentyfikować każdą pojedynczą jazdę służbową i odróżnić ją od jazdy komercyjnej, przypisując do konkretnej osoby, pozwala zweryfikować dokładną trasę przejazdu wraz z jej szczegółowym przebiegiem, pozwala generować szczegółowe raporty jazd, udostępniane przełożonym w celu weryfikacji zasadności odbycia podróży służbowej, zabezpiecza integralność i trwałość danych powielając zapisy w systemach wzajemnie się weryfikujących.

Jak wskazała Spółka, nadzór nad przestrzeganiem wprowadzonego regulaminu w zakresie korzystania z pojazdów dla celów służbowych to m.in. potwierdzanie przez osobę upoważnioną autentyczności wpisów w Ewidencji na koniec danego okresu rozliczeniowego (miesiąca), przesyłanie Ewidencji przebiegu pojazdu dotyczącej danego pracownika do jego przełożonego/osoby upoważnionej celem potwierdzenia celu służbowego.

Natomiast w zakresie odpłatnego świadczenia usług najmu krótkoterminowego, ewidencja będzie zawierała: numer kolejny wpisu; datę i cel udostępnienia Pojazdu - celem będzie w każdym przypadku świadczenie usług najmu krótkoterminowego; stan licznika na dzień udostępnienia Pojazdu oraz na dzień zwrotu Pojazdu; liczbę przejechanych kilometrów; imię i nazwisko osoby (użytkownika), której został udostępniony Pojazd.

Z uwagi na schemat udostępniania samochodu nie występuje fizyczne udostępnienie lub odebranie przedmiotu najmu przez pracownika Spółki. Z tego powodu wpis jest dokonywany automatycznie za pośrednictwem oprogramowania służącego świadczeniu usług najmu. Potwierdzenie autentyczności wpisów zostanie dokonane w formie elektronicznej lub pisemnej.

Tym samym należy uznać, że zarówno wykorzystywanie samochodu na cele służbowe przez pracowników Wnioskodawcy w godzinach pracy Spółki, jak również przeznaczenie Pojazdów do świadczenia usług najmu krótkoterminowego, będzie związane wyłącznie z działalnością gospodarczą Spółki.

Cele służbowe obejmują np. dojazd na spotkanie z klientem lub przemieszczanie się pomiędzy lokalizacjami. Formalnie wykluczone będzie nieodpłatne korzystanie z Pojazdu w godzinach pracy przez pracowników do innych celów niż służbowe. Kwestia ta będzie wyraźnie ustalona w pisemnych zasadach używania Pojazdu (regulaminie wewnętrznym). Faktyczne wykorzystanie Pojazdu będzie podlegało weryfikacji w ramach danych zawartych w Ewidencji prowadzonej przez Wnioskodawcę (potwierdzanie przez osobę upoważnioną autentyczności wpisów, weryfikacja trasy, potwierdzanie celu służbowego przez przełożonego i in.).

Również w sytuacji wykorzystywania danego pojazdu przez Użytkownika dla celów najmu krótkoterminowego przyjęte rozwiązanie w postaci aplikacji, za pomocą której Użytkownik wybiera i użytkuje konkretny Pojazd, która to aplikacja automatycznie generuje informacje zawierające wszystkie dane konieczne dla prowadzenia ewidencji powoduje, że spełniony będzie zasadniczy cel prowadzenia ewidencji, tj. wykluczenie możliwości skorzystania z Pojazdu dla celów innych niż działalność gospodarcza Wnioskodawcy.

Zatem Spółka ma prawo do odliczenia 100% podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług związanych z danym Pojazdem, w przypadku wykorzystywania Pojazdu zarówno przez pracowników Spółki dla celów wyłącznie służbowych, jak również przez Użytkowników w ramach usługi najmu krótkoterminowego w sytuacji prowadzenia Ewidencji w formie opisanej powyżej.

Stanowisko Wnioskodawcy jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin