Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-3.4012.505.2019.1.MAZ
z 20 lutego 2020 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r., poz. 900, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 24 września 2019 r. (data wpływu – 6 grudnia 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości przechowywania faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 grudnia 2019 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości przechowywania faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka (dalej także jako: „Wnioskodawca”) jest podatnikiem VAT czynnym i prowadzi działalność gospodarczą polegającą na prowadzeniu aptek ogólnodostępnych. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od kontrahentów i wysyła do odbiorców faktury i inne dokumenty, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

W związku z ciągłym rozwojem liczba otrzymywanych w każdym miesiącu dokumentów zwiększa się. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Obecnie ww. dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail.

W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów, zmierzające do zmiany obiegu dokumentów w wersji papierowej na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej (w dedykowanym systemie elektronicznym, tj. aplikacja). Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności:

• faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur,
• faktury oraz faktury korygujące sprzedaż,
• paragony,
• rachunki.
• wyciągi bankowe

oraz wszelkie inne dokumenty, stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad.

Spółka chciałaby zacząć korzystać z systemu elektronicznego archiwum, który pozwala na archiwizowanie dokumentów, wgrywanie ich skanów, plików pdf oraz umożliwia łatwy dostęp on-line do dokumentów. Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać, zarówno po numerze własnym dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. W każdej chwili istnieje możliwość pobrania z systemu całego archiwum lub jego części i zapisania w postaci plików pdf.

Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, przechowywane w systemie elektronicznym dokumenty mogą być bezzwłocznie udostępnione, wraz z możliwością przetwarzania danych w nich zawartych w postaci plików pdf. Spółka może umożliwić dostęp on-line do archiwum lub określonej części archiwum lub też dokumenty mogą zostać wydrukowane.

Elektroniczne dokumenty przechowywane są na serwerach zainstalowanych w … i obsługiwanych przez Spółkę. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzacji hasłem. Dokumenty przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ze względu na optymalizację kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji, wszystkie dokumenty przechowywane są w formie elektronicznej. Dokumenty elektroniczne zapisywane są w systemie elektronicznym, zaś dokumenty papierowe są do tego systemu skanowane w formacie pdf, gwarantującym autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka planuje zniszczenie dokumentów w formie papierowej po zeskanowaniu ich do systemu.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Żadne dane na fakturze czy paragonie, wymagane przepisami prawa, nie będą mogły być zmienione. Stosowane w Spółce procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych. Procedury, jakie będą przez spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików, uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów?

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur) wyłącznie w formie elektronicznej, zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego, jest zgodne z art. 112, 112a i 106m ustawy o vat. Tym samym Spółka będzie mogła stosować wyłącznie elektroniczną formę archiwizacji tych dokumentów, przy całkowitej rezygnacji z przechowywania faktur zakupowych (faktur korygujących, duplikatów faktur) otrzymywanych w formie papierowej.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.; zwanej dalej jako: „ustawa”), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku, gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany (art. 68-71 Ordynacji podatkowej).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W opisanym we wniosku stanie faktycznym, procedura archiwizacji faktur zakupu (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy, dokumentujących zakupy, otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego. Pozwala to na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji. Wnioskodawca wskazuje, że kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wskazano również, że elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów (w formacie pdf lub jpg) będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność oraz wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki. Ponadto zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać po numerze własnym dokumentu (każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer), nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki, a korzystanie z aplikacji będzie możliwe po zalogowaniu do programu i autoryzacji hasłem. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa. Procedury jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (w tym faktur korygujących i duplikatów faktur) oraz innych dokumentów, które mogą być uznane za fakturę, w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy, dokumentujących zakupy, przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów, będzie zgodny z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej oraz będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej faktury (w tym faktury korygujące i duplikaty faktur) oraz inne dokumenty, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy, dokumentujących zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży - art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
   
2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
   
3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
   
4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
   
5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
   
   1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
   2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Również użyte w ww. przepisie pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ustawy o VAT:

1. Podatnicy przechowują:
   
   1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
   • w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
   
3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
   
4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
   
   

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów, potwierdzających zakup towarów i usług, to wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument potwierdzający zakup zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje i wystawia faktury oraz inne dokumenty w formie elektronicznej i papierowej. Wnioskodawca zamierza archiwizować i przechowywać w formie elektronicznej dokumenty otrzymane w wersji papierowej. Dokumenty byłyby skanowane w formacie pdf, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, z możliwością ich wyszukania wg różnych kryteriów. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosowane procedury mają za zadanie uniemożliwienie modyfikacji danych zawartych na zeskanowanych dokumentach. Archiwizacją dokumentów będą zajmować się wyznaczeni pracownicy. Serwer będzie obsługiwany przez Spółkę, a dostęp do aplikacji będzie możliwy po zalogowaniu autoryzowanym hasłem. Wnioskodawca umożliwi organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów oraz przetwarzanie – Spółka może umożliwić dostęp on-line.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.

Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób tworzenia i przechowywania wersji elektronicznych faktur oraz innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami wskazuje, że Wnioskodawca wypełni wymienione w art. 112a ustawy warunki w zakresie przechowywania tych faktur i dokumentów: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwe będzie łatwe odszukiwanie dokumentów wg różnych kryteriów; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały umożliwiony dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, w tym możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

Wnioskodawca stwierdził również, że dostęp do aplikacji z archiwizowanymi dokumentami będzie możliwy przez logowanie i autoryzację hasłem. Zapisane w formie elektronicznej dokumenty będą przechowywane na serwerach obsługiwanych przez Spółkę. Zatem tak postępując, jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami, przechowywanych w wersji elektronicznej.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami (otrzymanych pierwotnie w formie papierowej) będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur, zawarte w art. 112 i art. 112 a ustawy. Nie będzie zatem konieczności przechowywania wersji papierowej faktur oraz innych dokumentów traktowanych na równi z fakturami.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.