Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM
z 9 września 2020 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 czerwca 2020 r. (data wpływu 30 czerwca 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 17 sierpnia 2020 r. (data wpływu 19 sierpnia 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 7 sierpnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.1.PRM (doręczone Stronie w dniu 11 sierpnia 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących oraz dokumentów zrównanych z fakturami otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego na nich wykazanego - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 czerwca 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 17 sierpnia 2020 r. (data wpływu 19 sierpnia 2020 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 7 sierpnia 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.1.PRM (doręczone Stronie w dniu 11 sierpnia 2020 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących oraz dokumentów zrównanych z fakturami otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego na nich wykazanego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka A (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest spółką kapitałową mającą siedzibę na terytorium Polski oraz jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Spółka prowadzi działalność w zakresie telefonicznej i pisemnej obsługi klientów oraz telesprzedaży. Działalność ta stanowi czynności opodatkowane, niekorzystające ze zwolnienia z podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ponosi ona wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Obecnie wszystkie dokumenty źródłowe m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. (dalej łącznie: Dokumenty), Wnioskodawca przechowuje w ich oryginalnej formie, tj. Dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, Dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów papierowa forma archiwizacji Dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi m.in. w zakresie konieczności zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych Dokumentów, a także z czasochłonnym ich wyszukiwaniem. W związku z zaistniałą sytuacją Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu centralnego systemu informatycznego obiegu oraz elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych we współpracy z programem księgowym.

W ramach systemu, wszystkie Dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym, bez możliwości jego zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego). Wytworzone kopie elektroniczne Dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów lub systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej. Format zapisu Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści.

Obowiązkiem osoby wprowadzającej Dokument do systemu będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie Dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania Dokumentów. Po wprowadzeniu Dokumentów do systemu, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce (będą niszczone).

Dzięki systemowi, weryfikacja Dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywane będzie w całości elektronicznie. W zależności od rodzaju transakcji Dokumenty podlegać będą dodatkowo kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami m.in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru, delegacją pracownika, itp. Jakiekolwiek rozbieżności względem ilości, ceny, itp. będą wyjaśniane i potwierdzane przez uprawnione osoby przed zatwierdzeniem rozliczenia danego Dokumentu.

Dostęp do Dokumentów archiwizowanych elektronicznie będzie ograniczony tylko do wybranych osób, a same pliki będą chronione hasłem przed ich modyfikacją i usunięciem. Ponadto archiwizowane pliki będą odpowiednio opisywane i indeksowane, co umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych w Spółce kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłoczne przekazanie w formie elektronicznej.

Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. Serwery komputerowe, na których będą przechowywane Dokumenty mogą być zlokalizowane zarówno poza terytorium Polski, jak i na terytorium Polski. Będzie to uzależnione m.in. od uwarunkowań technicznych, w tym zapewnienia bezpieczeństwa i integralności przechowywanych danych. W przypadku przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski, naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej oraz Szefowi KAS umożliwiony będzie - za pomocą środków elektronicznych - dostęp on-line do tych Dokumentów.

System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych. Zapewniona zostanie również autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj.:

• Dokumenty przechowywane będą w formie nieedytowalnej jako odrębne pliki dla każdego otrzymanego Dokumentu, co skutkować będzie niemożnością modyfikacji ich zawartości. Treści zamieszczone na obrazie (skanie) będą tożsame z treściami zawartymi na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zarchiwizowane elektronicznie Dokumenty będą dostępne w Spółce co najmniej przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych),
  

• sposób archiwizacji Dokumentów przewiduje przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do tych Dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.
  
  
  

W przypadku rozliczeń delegacji służbowych planowany proces wyglądać będzie następująco:

1. pracownik dokonujący zakupu samodzielnie przetwarzałby uzyskany od sprzedawcy Dokument papierowy (fakturę/paragon) na formę elektronicznego skanu/zdjęcia o jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku,
2. następnie pracownik, dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków, załącza wersje elektroniczne otrzymanych przez siebie Dokumentów,
3. upoważnione osoby (głównie przełożeni pracowników) będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej Dokumentów załączonych przez pracownika,
4. po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały Dokumentów,
5. system informatyczny Spółki będzie archiwizował wersje elektroniczne Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (co do zasady łatwiejsze i szybsze niż w obecnym systemie papierowym), integralność treści oraz czytelność (Dokument elektroniczny nie zmienia swoich właściwości z upływem czasu, np. w porównaniu do paragonów, które blakną), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

W piśmie nadanym dnia 17 sierpnia 2020 r. Wnioskodawca wskazał, że w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami oraz fakturami korygującymi Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność opisanych we wniosku Dokumentów źródłowych, tj. faktur związanych z rozliczaniem podatku VAT, w szczególności faktur i faktur korygujących, w tym faktur/biletów/paragonów dotyczących rozliczenia delegacji służbowych, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy Wnioskodawca będzie miał prawo przechowywać otrzymane w formie papierowej Dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w szczególności faktury i faktury korygujące, jedynie w formie elektronicznej i niszczyć ich papierowe egzemplarze?
2. Czy przy założeniu spełnienia ogólnych warunków uprawniających do odliczenia, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach i fakturach korygujących, w przypadku, gdy faktury te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Spółka będzie miała prawo przechowywać otrzymane w formie papierowej Dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w szczególności faktury i faktury korygujące, jedynie w formie elektronicznej i niszczyć ich papierowe egzemplarze.
2. Przy założeniu spełnienia ogólnych warunków uprawniających do odliczenia, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach i fakturach korygujących w przypadku, gdy faktury te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W myśl pkt 32 tego artykułu, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Stosownie do art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zatem zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury, jednakże zdaniem Spółki pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych w fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Przez integralność treści faktury natomiast rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej jednak zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (wyrażonym przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN z dnia 24 maja 2017 r.) termin „kontrola biznesowa” należy intepretować jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury, od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania”. Wskazana kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury z transakcją stanowiącą podstawę do jej wystawienia. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1AP z dnia 14 kwietnia 2017 r.) oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów) i zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może powyższy związek wykazać pozostawia się uznaniu podatnika”. Na potrzeby rozliczeń podatku VAT wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT), przy czym przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Analiza powyższych przepisów wskazuje, że ustawa o VAT nie zabrania stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

1. podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),
2. faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
3. podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),
4. w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku, sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych Dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT, tj.:

1. w zakresie przechowywania i dostępu do dokumentów:

Otrzymywane przez Wnioskodawcę Dokumenty będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie. Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka będzie w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych faktur (lub ich duplikatów) - dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz umożliwić im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

2. w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia:

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do skanów/zdjęć Dokumentów źródłowych wynika ona bezpośrednio z faktu, że elektroniczna wersja takiego Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu źródłowego, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument oraz jego treści.

3. w zakresie integralności treści i czytelności faktury:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. W ramach procedury, Dokumentom źródłowym nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów spowoduje, że elektroniczny zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (pracownicy Spółki otrzymają odpowiednie instrukcje na temat technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie). W rezultacie, Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana będzie czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

4. w zakresie kontroli biznesowych i ścieżki audytu:

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli. W odniesieniu do Dokumentów źródłowych przykładami takiej kontroli będzie: gromadzenie dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą, itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy planowany sposób obiegu i przechowywania Dokumentów źródłowych w formie elektronicznej zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność oraz czytelność zawartych w nich treści. Ponadto, jak zostało wskazane powyżej, sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów źródłowych odbywać się będzie z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający wyszukanie wybranych dokumentów oraz bezzwłoczny do nich dostęp. Reasumując, w ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest, aby obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Prezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe potwierdzających dopuszczalność elektronicznego przechowywania dokumentów otrzymanych w wersji papierowej i niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych, m.in.:

• w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN z dnia 24 maja 2017 r., w której Organ uznał, że: „Wnioskodawca będzie mógł przechowywać dokumenty (faktury, rachunki i paragony), potwierdzające koszty podróży służbowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), rezygnując z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Ponadto ww. dokumenty w formie elektronicznej Wnioskodawca będzie mógł przechowywać poza terytorium Polski”,
  

• w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.1.RD z dnia 8 maja 2017 r., w której Organ stanął na stanowisku, że: „W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca przy wypełnieniu warunków przechowywania dokumentów określonych w art. 112a ustawy tj. przechowując elektroniczne obrazy dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu on-line do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wymienionym wyżej Organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej dokumentów spełniający określone wyżej warunki, będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji”,
  

• w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP z dnia 14 kwietnia 2017 r., w której Organ wyraził pogląd, iż: „Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy należy stwierdzić, że jego postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. W efekcie podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów będzie podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym”,
  

• w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz z dnia 3 kwietnia 2017 r., w której Organ stwierdził, „że przechowywanie (...), faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów”.
  
  
  

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej, przy czym Ordynacja nie reguluje w jakiej formie ma to nastąpić (elektronicznej czy papierowej). Również przepisy wykonawcze do Ordynacji nie wskazują na formę archiwizowania dokumentów otrzymanych od kontrahentów. W konsekwencji, zdaniem Spółki, także przepisy Ordynacji nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury, rachunki jak również pozostałe Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej były przez nią archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej, gdzie wersja papierowa będzie niszczona.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma zatem miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

1. w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
2. faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
3. odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
4. towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
5. w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VA T naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu i nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 88 tej ustawy.

Z powyższego wynika, że forma w jakiej przechowywane są faktury (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur. Przy założeniu, że spełnione zostaną ogólne warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak otrzymania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VA T.

Uznać zatem należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących dotyczących podróży służbowych oraz rozliczeń służbowych wydatków pracowniczych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz spełnione są ogólne warunki odliczenia podatku VAT) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego, natomiast ich wersje papierowe zostaną zniszczone.

Pogląd zbieżny z powyższym znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

• nr 0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT z 7 stycznia 2019 r,
  

• nr 0112-KDIL1-3.4012.643.2018.3.PR z 2 stycznia 2019 r.,
  

• nr 0113-KDIPT1-3.4012.830.2018.1.ALN z 10 grudnia 2018 r.,
  

• nr 0114-KDIP1-3.4012.577.2018.2.JF z 6 grudnia 2018 r.
  
  
  

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ustawy.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1. numer i datę wystawienia,
2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5. kwotę podatku,
6. kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie telefonicznej i pisemnej obsługi klientów oraz telesprzedaży. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT i prowadzi działalności opodatkowaną, niekorzystającą ze zwolnienia od podatku VAT.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi zarówno od kontrahentów polskich jak i zagranicznych. W związku z dużą ilością otrzymywanych Dokumentów (tj. faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, biletów) w formie papierowej Spółka rozważa wprowadzenie centralnego systemu informatycznego obiegu oraz elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych we współpracy z programem księgowym.

W ramach ww. systemu wszelkie Dokumenty oraz ich załączniki otrzymane przez Wnioskodawcę w wersji papierowej będą zapisywane przez osoby uprawnione w nieedytowalnym formacie (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego) i umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów lub systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej.

Osoba wprowadzająca Dokument do systemu będzie odpowiedzialna za potwierdzenie jego zgodności z oryginałem. Weryfikacja pod względem formalno-rachunkowym oraz zatwierdzanie Dokumentu przez autoryzowane osoby odbywać się będzie w sposób elektroniczny. W zależności od rodzaju transakcji Dokumenty podlegać będą dodatkowej kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami m.in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru, delegacją pracownika itp.

Dostęp do Dokumentów, ich usunięcie lub zmiana w systemie będzie możliwa wyłącznie po autoryzacji hasłem ze strony osób upoważnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania Dokumentów.

Po wprowadzeniu Dokumentów do systemu ich oryginalne, papierowe wersje będą niszczone.

Pliki archiwizowane będą w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłoczne ich przekazanie w formie elektronicznej.

Spółka będzie mogła przechowywać Dokumenty na serwerach zlokalizowanych zarówno na terytorium Polski jak i poza nim, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca w stosunku do Dokumentów przechowywanych poza terytorium Polski umożliwi odpowiednim organom dostęp on-line do tych Dokumentów.

W przypadku rozliczeń delegacji służbowych, pracownik dokonujący zakupu towaru lub usługi będzie przetwarzał otrzymany od sprzedawcy Dokument na wysokiej jakości skan lub zdjęcie. Dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków pracownik będzie załączał ww. skan/zdjęcie. Dokument taki będzie weryfikowany pod względem merytorycznym i formalnym przez osobę upoważnioną (głównie przełożeni pracowników). Po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków pracownik będzie mógł zniszczyć oryginalny Dokument. System informatyczny Spółki będzie archiwizował ww. wersje elektroniczne Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Wnioskodawca wskazał, że w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami oraz fakturami korygującymi Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność opisanych we wniosku Dokumentów źródłowych, tj. faktur związanych z rozliczaniem podatku VAT, w szczególności faktur i faktur korygujących, w tym faktur/biletów/paragonów dotyczących rozliczenia delegacji służbowych, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Ad 1

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania w formie elektronicznej Dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów prawa, aby Spółka miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług należy przeanalizować sposób:

1. prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującą ustawą oraz
2. wykorzystywania nabycia towarów i usług do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT przez podatnika podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej Dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w szczególności faktury i faktury korygujące otrzymane w formie papierowej. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. Dokumentów. Pewność co do tożsamości dostawcy towaru lub usługodawcy albo wystawcy faktury Spółka zapewni poprzez powiązanie danego Dokumentu z innymi dostępnymi informacjami m.in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru, delegacją pracownika, itp. Integralność treści Dokumentu zostanie zapewniona poprzez zapisanie go w centralnym systemie informatycznym w nieedytowalnym formacie (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego). Wnioskodawca zamierza również zastosować ustawienia systemowe uniemożliwiające usunięcie oraz zmianę Dokumentu bez autoryzacji ze strony osób uprawnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania Dokumentów. Osoba wprowadzająca Dokument do systemu będzie odpowiadać za czytelność oraz zgodność elektronicznej wersji z wersją papierową. Po wprowadzeniu Dokumentów do systemu ich wersje oryginalne zostaną zniszczone. Przechowanie otrzymanych w formie papierowej ww. Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób opisany powyżej spełni przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Spółka zamierza także przechowywać i archiwizować wyłącznie w formie elektronicznej Dokumenty dotyczące rozliczeń delegacji służbowych. Każdy Pracownik dokonujący zakupu towaru lub usługi będzie zobowiązany do zapisania w systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej otrzymanego Dokumentu o jakości pozwalającej na pełną czytelność. Kontroli merytorycznej i formalnej załączonego Dokumentu będzie dokonywać osoba upoważniona tj. głównie przełożony pracownika. Po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatku pracownik będzie mógł zniszczyć papierową wersję Dokumentu. Zatem Spółka postępując zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego, spełni przesłanki wskazane w art. 106m ust. 1-4 ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami (np. biletów) związanych z rozliczeniem delegacji służbowych, które będą przechowywane w formie elektronicznej.

Odnosząc się do podniesionej w treści wniosku kwestii paragonów, wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika.

Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Spółkę paragon, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów lub usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie. Wówczas z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zamierza przechowywać elektroniczne wersje faktur i dokumentów zrównanych z fakturami w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych z nich zawartych od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System wykorzystywany przez Spółkę będzie umożliwiać przyporządkowanie faktur do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, możliwość ich wydruku oraz zapisanie kopii danych na zewnętrznych nośnikach danych. Faktury mogą być przechowywane zarówno na serwerach znajdujących się na terytorium Polski jak i poza nim. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium Polski Spółka umożliwi za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line do faktur odpowiednim organom podatkowym. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy.

Podsumowując, korzystanie przez Spółkę z centralnego systemu informatycznego obiegu ww. dokumentów oraz elektronicznej archiwizacji, pozwoli spełnić warunki określone w art. 112, art. 112a i art. 106m ustawy, dzięki czemu Spółka będzie miała prawo do przechowywania faktur i dokumentów z zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania ich papierowych wersji.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 należało uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą również prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach i fakturach korygujących przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Ponadto należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1. (uchylona),
2. nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Jak wynika z wniosku, Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie telefonicznej i pisemnej obsługi klientów oraz telesprzedaży i jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka nabywa towary i usługi, udokumentowane fakturami i fakturami korygującymi, które służą czynnościom opodatkowanym, niekorzystającym ze zwolnienia od podatku VAT.

Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które zostaną przez Spółkę otrzymane w formie papierowej a następnie po ich zapisaniu w nieedytowalnym formacie i archiwizowaniu w sposób elektroniczny Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej faktur, faktur korygujących oraz dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.