2020.08.24 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.255.2020.2.JK
z 24 sierpnia 2020 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 23 czerwca 2020 r. (data wpływu 25 czerwca 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

sposobu przechowywania dokumentów dotyczących Delegacji wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe
przysługiwania prawa do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe
przysługiwania prawa do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z paragonów i innych dokumentów źródłowych nie będących fakturami, dotyczących Delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 25 czerwca 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w ww. zakresie.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka) jest osobą prawną z siedzibą na terytorium Polski, podlegającą opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w całości od swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania i jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług (dalej również zwany jako „podatek VAT”). Spółka zajmuje się przede wszystkim produkcją, modernizacją oraz naprawami pojazdów szynowych przeznaczonych dla transportu kolejowego (m.in. wagony, zespoły trakcyjne, lokomotywy) oraz dla transportu miejskiego (tramwaje).

W ramach prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe (dalej: Delegacje). Rejestracja Delegacji, jak również ich rozliczenie odbywa się przy wykorzystaniu zintegrowanego systemu informatycznego XX (dalej: System).

Pracownik Spółki, który otrzymał polecenie wyjazdu służbowego dokonuje rejestracji Delegacji w Systemie. Następnie jego przełożony dokonuje w Systemie akceptacji polecenia wyjazdu służbowego.

Podczas Delegacji pracownicy Spółki ponoszą wydatki udokumentowane m.in.:

fakturami, rachunkami, paragonami fiskalnymi, biletami za przejazdy/przeloty, biletami parkingowymi,
dokumentami sporządzanymi przez pracowników Spółki np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) lub w postaci pisemnych oświadczeń pracowników o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku nie jest możliwe),
innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie przez pracowników Spółki wydatków w trakcie Delegacji

(dalej łącznie zwane jako: Dokumenty).

Dokumenty stanowiące podstawę do obniżenia przez Spółkę kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego dokumentują wydatki związane z wykonywaniem przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Po zakończeniu Delegacji pracownik Spółki dokonuje rozliczenia Delegacji w Systemie załączając do rozliczenia Delegacji (do poniesionych wydatków) zeskanowane lub sfotografowane oryginały Dokumentów potwierdzających koszty poniesione podczas Delegacji w formacie elektronicznym. Zeskanowane lub sfotografowane oryginały Dokumentów zamieszczone są w Systemie pod określoną „klasą dokumentu” dzięki czemu możliwe jest szybkie wylistowanie Dokumentów dotyczących Delegacji dotyczących np. danego okresu rozliczeniowego.

Po dokonaniu rozliczenia Delegacji przez pracownika Spółki, jego przełożony dokonuje kontroli merytorycznej rozliczenia Delegacji (co do wykonania zadania zgodnie z treścią polecenia wyjazdu służbowego). Przełożony może mieć wgląd w informacje zawarte w rozliczeniu Delegacji pracownika, razem z załącznikami. W przypadku akceptacji rozliczenia Delegacji przełożony dokonuje jego potwierdzenia w Systemie, na skutek czego rozliczenie Delegacji uzyskuje status „Potwierdzona”. W razie braku w Dokumentach, nieczytelności Dokumentów lub innych nieprawidłowości, pracownik zostaje wezwany do wyjaśnienia i poprawy rozliczenia.

Po dokonaniu akceptacji rozliczenia Delegacji przez przełożonego, pracownik Spółki:

załącza w Systemie skan rozliczenia Delegacji ze statusem „Potwierdzona” do rozliczenia określonej Delegacji, a następnie
dostarcza wydruk rozliczenia Delegacji ze statusem „Potwierdzona” wraz z oryginałami Dokumentów dotyczącymi określonej Delegacji do Działu Księgowości.

W dalszej kolejności następuje weryfikacja formalno-rachunkowa rozliczenia Delegacji i oryginałów Dokumentów dotyczących określonej Delegacji przez pracownika Działu Księgowości. W przypadku akceptacji rozliczenia Delegacji pracownik Działu Księgowości dokonuje jego potwierdzenia w Systemie, na skutek czego rozliczenie Delegacji uzyskuje status „Zatwierdzony”, w konsekwencji następuje księgowanie i rozliczenie wydatków poniesionych w trakcie Delegacji w Systemie. W razie braku w Dokumentach, nieczytelności Dokumentów lub innych nieprawidłowości, pracownik Spółki zostaje wezwany do wyjaśnienia i poprawy rozliczenia.

Obecnie poza wersją elektroniczną Dokumentów dotyczących rozliczenia Delegacji w Spółce przechowywane są również oryginalne Dokumenty w wersji papierowej.

Celem minimalizacji kosztów przechowywania Dokumentów, Spółka planuje zmianę praktyki przechowywania Dokumentów poprzez ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

Planowana procedura przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad:

Elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć wszystkich Dokumentów stanowiących podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki z tytułu odbytej Delegacji.
Treść zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciu Dokumentów przechowywana będzie w formacie uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (np. PDF, JPG, PNG, JPEG, TIF lub TIFF).
Po dokonanej przez przełożonego pracownika Spółki kontroli merytorycznej Delegacji rozliczonej przez pracownika Spółki pracownik Działu Księgowości będzie dokonywał kontroli formalno-rachunkowej na podstawie podłączonych w Systemie pod rozliczenie Delegacji zeskanowanych/uwidocznionych na zdjęciach Dokumentów.
Pracownik Działu Księgowości będzie dokonywał ostatecznej weryfikacji zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciach Dokumentów poprzez ich zatwierdzenie w Systemie co spowoduje zablokowanie Dokumentów do dalszej edycji (w zakresie m.in. zmiany, wykasowania, dodania, podmiany).
W przypadku, gdy podczas kontroli formalno-rachunkowej przeprowadzonej przez pracownika Działu Księgowości zostaną zidentyfikowane w Systemie braki w zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciach Dokumentach lub zeskanowane /uwidocznione na zdjęciach Dokumenty będą nieczytelne lub zostaną zidentyfikowane inne nieprawidłowości, pracownik Spółki będzie wezwany do wyjaśnienia i poprawy rozliczenia (np. do ponownego podłączenia prawidłowo zeskanowanych Dokumentów).
Pracownik Spółki rozliczający Delegację będzie zobowiązany posiadać oryginały Dokumentów dla określonej Delegacji do czasu jej rozliczenia przez pracownika Działu Księgowości (do czasu kiedy rozliczenie Delegacji uzyska w Systemie status „Zatwierdzony”).
Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę przez określony okres, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Dokumenty będą przechowywane w Systemie, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i odczytanie w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie. Zeskanowane/uwidocznione na zdjęciach Dokumenty będą mogły być wyszukiwane według „klasy dokumentów” dotyczących Delegacji, po numerze referencyjnym określonej Delegacji lub według numeru pracownika Spółki.
Dostęp do zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciach Dokumentów będzie zapewniony, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (zwane dalej łącznie jako „Organy skarbowe”) poprzez System. W przypadku żądania Organów skarbowych Spółka będzie w stanie zapewnić dostęp do Dokumentów związanych z Delegacjami, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych. Dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i bezpośrednio z Systemu za pomocą nadania pracownikom Organów skarbowych odpowiednich uprawnień w Systemie.
Dostęp do zeskanowanych/uwidocznionych na zdjęciach Dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika Spółki, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby – osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Księgowości).
W odniesieniu do formy elektronicznej Dokumentów, zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej, poprzez fakt, iż:
- Dokumenty stanowią wierne odzwierciedlenie ich papierowej wersji otrzymanej przez Spółkę, co zapewnia możliwość zidentyfikowania tożsamości sprzedawcy (autentyczność),
- żadne dane na Dokumentach nie będą mogły być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność),
- zeskanowane Dokumenty muszą posiadać jakość zapewniającą czytelność załączanych Dokumentów (czytelność),
- Spółka stosować będzie procedury z zakresu kontroli biznesowej zapewniające zachowanie autentyczności pochodzenia, integralność i czytelność treści Dokumentów, jak również ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między Dokumentami a odbytą Delegacją. Wybrani pracownicy Spółki dokonują kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej Dokumentów. Wyłącznie pozytywna weryfikacja Dokumentów i ich akceptacja pozwala na ich zaksięgowanie i rozliczenie. Istnieje możliwość kontroli związku powstającego pomiędzy faktem odbycia Delegacji przez pracownika Spółki, w tym otrzymania Dokumentów, a konkretnym zapotrzebowaniem Spółki na takie działania. Przypisanie Delegacji, do których odnoszą się Dokumenty, do konkretnego działu i przełożonego (akceptującego rozliczenie Delegacji) zapewnia zgodność odbytej Delegacji z celem biznesowym, jaki ma być w związku z nią osiągnięty.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania Dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), będzie zgodny z przepisami Ustawy o VAT?
Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych), jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że dokumentują one wydatki dające prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 Ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.
Sposób przechowywania Dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć) jest zgodny z przepisami Ustawy o VAT.

Ad.2
Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych), jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że dokumentują one wydatki dające prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 Ustawy o VAT.

Uzasadnienie do pyt. 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 Ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 Ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 Ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej przedstawionym w interpretacji indywidualnej z dnia 14.12.2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.444.2017. 1.JF):

Pojęcie „kontrole biznesowe”, użyte w art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
Pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 Ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Stosownie do art. 112 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT).

W myśl art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W odniesieniu do Dokumentów, do których stosuje się przepisy dotyczące faktur zawarte w Ustawie o VAT, w ocenie Spółki, opisany sposób przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej jest zgodny z przepisami Ustawy o VAT poprzez zapewnienie przez Spółkę:

Autentyczności pochodzenia Dokumentów
Dokumenty stanowią wierne odzwierciedlenie ich papierowej wersji otrzymanej przez Spółkę, co zapewnia możliwość zidentyfikowania tożsamości sprzedawcy.
Integralności treści Dokumentów
Treść zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciach Dokumentów przechowywana będzie w formacie uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (np. PDF, JPG, PNG, JPEG, TIF lub TIFF). Pracownik Działu Księgowości będzie dokonywał ostatecznej weryfikacji zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciach Dokumentów poprzez ich zatwierdzenie w Systemie co spowoduje zablokowanie Dokumentów do dalszej edycji (w zakresie m. in. zmiany, wykasowania, dodania, podmiany).
Czytelności treści Dokumentów
Zeskanowane/uwiecznione na zdjęciach Dokumenty będą miały jakość zapewniającą odczyt danych na Dokumentach. W przypadku gdy podczas kontroli formalno -rachunkowej pracownik Działu Księgowości zidentyfikuje, że podłączone w Systemie pod rozliczenie Delegacji zeskanowane/uwidocznione na zdjęciach Dokumenty są nieczytelne, pracownik Spółki będzie wezwany do wyjaśnienia i poprawy rozliczenia (np. do ponownego podłączenia prawidłowo zeskanowanych Dokumentów).
Kontroli biznesowej i wiarygodnej ścieżki audytu.
Spółka stosować będzie opisane powyżej procedury z zakresu kontroli biznesowej zapewniające zachowanie autentyczności pochodzenia, integralność i czytelność treści Dokumentów, jak również ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między Dokumentami a odbytą Delegacją. Wybrani pracownicy Spółki dokonują kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej Dokumentów. Wyłącznie pozytywna weryfikacja Dokumentów i ich akceptacja pozwala na ich zaksięgowanie i rozliczenie. Istnieje możliwość kontroli związku powstającego pomiędzy faktem odbycia Delegacji przez pracownika Spółki, w tym otrzymania Dokumentów, a konkretnym zapotrzebowaniem Spółki na takie działania. Przypisanie Delegacji, do których odnoszą się Dokumenty, do konkretnego działu i przełożonego (akceptującego rozliczenie Delegacji) zapewnia zgodność odbytej podróży służbowej z celem biznesowym, jaki ma być w związku z nią osiągnięty.
Przechowywania Dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego
Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę przez określony okres, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przechowywania Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Dokumenty będą przechowywane w Systemie, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i odczytanie w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie, jak również w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnień zobowiązania podatkowego. Zeskanowane/uwidocznione na zdjęciach Dokumenty będą mogły być wyszukiwane według „klasy dokumentów” dotyczących Delegacji, po numerze referencyjnym określonej Delegacji lub według numeru pracownika.
Organom skarbowym na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, a także bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania, danych w nich zawartych.
Dostęp do zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciach Dokumentów będzie zapewniony, na każde żądanie Organów skarbowych poprzez System. W przypadku żądania Organów skarbowych Spółka będzie w stanie zapewnić dostęp do Dokumentów związanych z Delegacjami, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych. Dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i bezpośrednio z Systemu za pomocą nadania pracownikom Organów skarbowych odpowiednich uprawnień w Systemie.

W odniesieniu natomiast do pozostałych Dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w Ustawie o VAT, w ocenie Spółki, opisany sposób przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej jest zgodny z przepisami Ustawy o VAT. Przepisy Ustawy o VAT nie nakładają żadnych dodatkowych warunków dotyczących ich przechowywania i nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Konieczne jest jedynie, aby dokumenty związane z rozliczeniami VAT przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podsumowując, Zdaniem Spółki, sposób przechowywania Dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć) jest zgodny z przepisami o Ustawy o VAT.

Stanowisko Spółki zaprezentowane powyżej, znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych, przykładowo w:

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r., sygn. 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, iż:
„...należy stwierdzić, że przechowywanie, spośród dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych dotyczących rozliczeń pracowniczych, faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów”.
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 grudnia 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.444.2017.1.JF, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, iż:
„...należy stwierdzić, że przechowywanie faktur zakupowych przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego – jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na przechowywanie faktur zakupowych dotyczących podróży służbowych w elektronicznej formie archiwizacji tych faktur przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
Zatem opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów oryginalnych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur”.
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, iż:
„Wnioskodawca będzie mógł przechowywać dokumenty (faktury, rachunki i paragony), potwierdzające koszty podróży służbowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), rezygnując z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej”.

Uzasadnienie do pyt. 2

Jak zostało wskazane przez Spółkę w uzasadnieniu do pytania 1 (na podstawie przywołanych powyżej przepisów Ustawy o VAT), zdaniem Spółki, sposób przechowywania Dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć) jest zgodny z przepisami o Ustawy o VAT.

Odnosząc się do pytania, czy Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych), jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Art. 88 Ustawy o VAT, określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Wskazane powyżej przepisy Ustawy o VAT, nie uzależniają prawa podatnika do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego ani od rodzaju dokumentu (papierowy/elektroniczny), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje dokumenty.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych), jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że dokumentują one wydatki dające prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 Ustawy o VAT.

Stanowisko Spółki zaprezentowane powyżej, znajduje potwierdzenie także w interpretacjach podatkowych, przykładowo w:

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27 czerwca 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.311.2018.2.ASZ, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, iż:
„Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach wynikających z ustawy o VAT, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie zajdą wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy”.
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 grudnia 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.444.2017.1.JF, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, iż:
„Wobec tego należy stwierdzić, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.
Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej”.
interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r., sygn. 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, iż:
„...fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie:

sposobu przechowywania dokumentów dotyczących Delegacji wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe
przysługiwania prawa do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe
przysługiwania prawa do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z paragonów i innych dokumentów źródłowych nie będących fakturami, dotyczących Delegacji jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:

datę wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem;
w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
– wyrazy „metoda kasowa”;
w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;

18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy ,,mechanizm podzielonej płatności”;

w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
1. przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy wskazano, że faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Na mocy art. 106h ust. 2 ustawy, przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy – przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

W tym miejscu należy wskazać, że na podstawie art. 1 pkt 21 ustawy z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2019 r. poz. 1520) do art. 106b dodano ust. 5-7, które obowiązują od 1 stycznia 2020 r.

W myśl art. 106b ust. 5 ustawy w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Stosownie do art. 106b ust. 6 ustawy w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.

W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Ww. przepis art. 106b ust. 5 ustawy wprowadza zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP lub numerem, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej, wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

Należy podkreślić, że przepis art. 106b ust. 5 ustawy, wymusza pewną konsekwencję podatnika oraz reguluje szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które zostały uprzednio zewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Oznacza to, że, jeżeli klient dokonuje zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, to powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu.

Ponadto, jak stanowi art. 106o ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest osobą prawną z siedzibą na terytorium Polski, i jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. Zajmuje się przede wszystkim produkcją, modernizacją oraz naprawami pojazdów szynowych przeznaczonych dla transportu kolejowego (m.in. wagony, zespoły trakcyjne, lokomotywy) oraz dla transportu miejskiego (tramwaje).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, pracownicy Wnioskodawcy odbywają podróże służbowe (Delegacje). Rejestracja Delegacji, jak również ich rozliczenie odbywa się przy wykorzystaniu zintegrowanego systemu informatycznego.

Podczas Delegacji pracownicy Spółki ponoszą wydatki udokumentowane m.in.:

fakturami, rachunkami, paragonami fiskalnymi, biletami za przejazdy/przeloty, biletami parkingowymi,
dokumentami sporządzanymi przez pracowników Spółki np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) lub w postaci pisemnych oświadczeń pracowników o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku nie jest możliwe),
innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie przez pracowników Spółki wydatków w trakcie Delegacji.

Po zakończeniu Delegacji pracownik Spółki dokonuje rozliczenia jej w systemie załączając do rozliczenia Delegacji zeskanowane lub sfotografowane oryginały dokumentów potwierdzających koszty poniesione podczas Delegacji w formacie elektronicznym. Zeskanowane lub sfotografowane oryginały dokumentów zamieszczone są w systemie pod określoną „klasą dokumentu” dzięki czemu możliwe jest szybkie wylistowanie dokumentów dotyczących Delegacji dotyczących np. danego okresu rozliczeniowego.

Po dokonaniu akceptacji rozliczenia Delegacji przez przełożonego, pracownik Spółki:

załącza w Systemie skan rozliczenia Delegacji ze statusem „Potwierdzona” do rozliczenia określonej Delegacji, a następnie
dostarcza wydruk rozliczenia Delegacji ze statusem „Potwierdzona” wraz z oryginałami dokumentów dotyczącymi określonej Delegacji do Działu Księgowości.

W dalszej kolejności następuje weryfikacja formalno-rachunkowa rozliczenia Delegacji i oryginałów dokumentów dotyczących określonej Delegacji przez pracownika Działu Księgowości. W przypadku akceptacji rozliczenia Delegacji pracownik Działu Księgowości dokonuje jego potwierdzenia w systemie, na skutek czego rozliczenie Delegacji uzyskuje status „Zatwierdzony”, w konsekwencji następuje księgowanie i rozliczenie wydatków poniesionych w trakcie Delegacji w systemie. W razie braku w dokumentach, nieczytelności Dokumentów lub innych nieprawidłowości, pracownik zostaje wezwany do wyjaśnienia i poprawy rozliczenia.

Wnioskodawca planuje zmianę praktyki przechowywania dokumentów poprzez ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

Planowana procedura przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad:

Elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć wszystkich dokumentów stanowiących podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki z tytułu odbytej Delegacji.
Treść zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciu Dokumentów przechowywana będzie w formacie uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (np. PDF, JPG, PNG, JPEG, TIF lub TIFF).
Po dokonanej przez przełożonego pracownika Spółki kontroli merytorycznej Delegacji rozliczonej przez pracownika Spółki pracownik Działu Księgowości będzie dokonywał kontroli formalno-rachunkowej na podstawie podłączonych w Systemie pod rozliczenie Delegacji zeskanowanych/uwidocznionych na zdjęciach Dokumentów.
Pracownik Działu Księgowości będzie dokonywał ostatecznej weryfikacji zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciach Dokumentów poprzez ich zatwierdzenie w Systemie co spowoduje zablokowanie Dokumentów do dalszej edycji.
W przypadku, gdy podczas kontroli formalno-rachunkowej przeprowadzonej przez pracownika Działu Księgowości zostaną zidentyfikowane w Systemie braki w zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciach Dokumentach lub zeskanowane /uwidocznione na zdjęciach Dokumenty będą nieczytelne lub zostaną zidentyfikowane inne nieprawidłowości, pracownik Spółki będzie wezwany do wyjaśnienia i poprawy rozliczenia.
Pracownik Spółki rozliczający Delegację będzie zobowiązany posiadać oryginały dokumentów dla określonej Delegacji do czasu jej rozliczenia przez pracownika Działu Księgowości (do czasu kiedy rozliczenie Delegacji uzyska w Systemie status „Zatwierdzony”).
Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę przez określony okres, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Dokumenty będą przechowywane w Systemie, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i odczytanie w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie. Zeskanowane/uwidocznione na zdjęciach dokumenty będą mogły być wyszukiwane według „klasy dokumentów” dotyczących Delegacji, po numerze referencyjnym określonej Delegacji lub według numeru pracownika Spółki.
Dostęp do zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciach dokumentów będzie zapewniony, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej poprzez System. W przypadku żądania organów skarbowych Spółka będzie w stanie zapewnić dostęp do Dokumentów związanych z Delegacjami, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych. Dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i bezpośrednio z Systemu za pomocą nadania pracownikom Organów skarbowych odpowiednich uprawnień w Systemie.
Dostęp do zeskanowanych/uwidocznionych na zdjęciach dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika Spółki, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby – osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Księgowości).
W odniesieniu do formy elektronicznej Dokumentów, zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej, poprzez fakt, iż:
- dokumenty stanowią wierne odzwierciedlenie ich papierowej wersji otrzymanej przez Spółkę, co zapewnia możliwość zidentyfikowania tożsamości sprzedawcy (autentyczność),
- żadne dane na dokumentach nie będą mogły być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność),
- zeskanowane dokumenty muszą posiadać jakość zapewniającą czytelność załączanych dokumentów (czytelność),
- Spółka stosować będzie procedury z zakresu kontroli biznesowej zapewniające zachowanie autentyczności pochodzenia, integralność i czytelność treści dokumentów, jak również ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między dokumentami a odbytą Delegacją. Wybrani pracownicy Spółki dokonują kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej dokumentów. Wyłącznie pozytywna weryfikacja dokumentów i ich akceptacja pozwala na ich zaksięgowanie i rozliczenie. Istnieje możliwość kontroli związku powstającego pomiędzy faktem odbycia Delegacji przez pracownika Spółki, w tym otrzymania dokumentów, a konkretnym zapotrzebowaniem Spółki na takie działania. Przypisanie Delegacji, do których odnoszą się dokumenty, do konkretnego działu i przełożonego (akceptującego rozliczenie Delegacji) zapewnia zgodność odbytej Delegacji z celem biznesowym, jaki ma być w związku z nią osiągnięty.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą w pierwszej kolejności ustalenia, czy przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), będzie zgodny z przepisami ustawy.

W rozpatrywanej sprawie Wnioskodawca wskazał, że stosować będzie procedury z zakresu kontroli biznesowej zapewniające zachowanie autentyczności pochodzenia, integralność i czytelność treści dokumentów, jak również ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między dokumentami a odbytą Delegacją. Ponadto zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Treść zeskanowanych/uwiecznionych na zdjęciu Dokumentów przechowywana będzie w formacie uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (np. PDF, JPG, PNG, JPEG, TIF lub TIFF). Dokumenty będą przechowywane w Systemie, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i odczytanie w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie Faktur zakupowych (które Wnioskodawca otrzyma w formie papierowej, a następnie dokumenty te będą skanowane, zapisywane w bazie danych, wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów i niszczone) – w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie sprawy – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Faktur oraz przechowywanie Faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, nie będących fakturą o której mowa w art. 106e ustawy, przepisy ustawy nie nakładają żadnych dodatkowych warunków dotyczących ich przechowywania i nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Konieczne jest jedynie, aby dokumenty związane z rozliczeniami kwoty podatku VAT przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Podsumowując, przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych) wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), będzie zgodny z przepisami o ustawy o podatku od towarów i usług na podstawie art. 112 i art. 112a ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 jest prawidłowe.

W dalszej kolejności wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą określenia, czy będzie mu przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z dokumentów dotyczących Delegacji (w tym m.in. faktur VAT, paragonów i innych dokumentów źródłowych), jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że dokumentują wydatki dające prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy. W świetle tego przepisu, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na mocy art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi:

suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
w przypadku importu towarów - kwota podatku:
1. wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
2. należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
3. wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b;
zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
kwota podatku należnego z tytułu:
1. świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
2. dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
3. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,
4. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;
(uchylony);
różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2 i art. 37;
u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Nie ma również możliwości obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich dokumentów jak paragony bądź inne dokumenty źródłowe dotyczące delegacji, nie będące fakturą o której mowa w art. 106e ustawy

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca wskazał, że dokumenty stanowiące podstawę do obniżenia przez Spółkę kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego dokumentują wydatki związane z wykonywaniem przez Spółkę czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Podczas Delegacji pracownicy Spółki ponoszą wydatki udokumentowane m.in.:

fakturami, rachunkami, paragonami fiskalnymi, biletami za przejazdy/przeloty, biletami parkingowymi,
dokumentami sporządzanymi przez pracowników Spółki np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) lub w postaci pisemnych oświadczeń pracowników o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku nie jest możliwe),
innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie przez pracowników Spółki wydatków w trakcie Delegacji.

Przepisy w zakresie podatku VAT określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takie szczególne przypadki określa § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) dalej rozporządzenie dot. faktur.

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia dot. faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem.

Jeśli posiadane przez Wnioskodawcę bilety za przejazdy dotyczą przejazdów na odległość co najmniej 50 km będą zawierały elementy określone w cytowanym wyżej § 3 pkt 4 rozporządzenia dotyczącego faktur, będą one uznawane za fakturę.

Ponadto, wskazać w tym miejscu należy, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę, pod warunkiem że zawierają dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Wskazać należy, że w przypadku wystawienia takiej faktury – paragonu dokumentującego sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierającego numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, tj. danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że taka faktura zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku – sprzedawca nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu (faktury standardowej). Brak jest w tym przypadku uzasadnienia na dodatkowe potwierdzenie sprzedaży zwykłą fakturą.

Zatem, z uwagi na fakt, iż Wnioskodawca ponosi wydatki udokumentowane m.in.: fakturami, rachunkami, paragonami fiskalnymi, biletami za przejazdy/przeloty, biletami parkingowymi, dokumentami sporządzanymi przez pracowników Spółki np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) lub w postaci pisemnych oświadczeń pracowników o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku nie jest możliwe) bądź innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie przez swoich pracowników wydatków w trakcie Delegacji, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego będzie miał wyłącznie od wydatków udokumentowanych fakturą oraz paragonami zawierającymi numer NIP. Pozostałe dokumenty (rachunki, paragony fiskalne, bilety za przejazdy/przeloty nie będące fakturą, bilety parkingowe, dokumenty sporządzane przez pracowników Spółki np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu lub w postaci pisemnych oświadczeń pracowników o dokonanym wydatku nie stanowią kwoty podatku naliczonego, która daje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W konsekwencji należy stwierdzić, że w świetle przepisów podatkowych Wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z dokumentów dotyczących Delegacji wyłącznie stanowiących fakturę VAT lub paragonów dokumentujących nabycie do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierających numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowiących faktury uproszczone, traktowane jako zwykłe faktury, jeżeli będą one przechowywane tylko w formie elektronicznej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Kwoty podatku wynikające z pozostałych dokumentów nie będących fakturą o której mowa w art. 106e ustawy nie dają prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania dotyczącego prawa do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dotyczących Delegacji jest prawidłowe, natomiast stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania dotyczącego prawa do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z paragonów i innych dokumentów źródłowych nie będących fakturami dotyczących Delegacji należy całościowo ocenić jako nieprawidłowe.

Tutejszy organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy bądź własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin