2020.11.23 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-3.4012.513.2020.2.PK
z 23 listopada 2020 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 27 sierpnia 2020 r. (data wpływu 3 września 2020 r.), uzupełnionym pismem z 10 listopada 2020 r. (data wpływu 13 listopada 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z tak przechowywanych faktur - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 września 2020 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywani faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z tak przechowywanych faktur. Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 10 listopada 2020 r. będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z 22 października 2020 r. znak: 0111-KDIB3-3.4012.513.2020.1.PK.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (Spółka) jest zarejestrowana jako czynny podatnik od towarów i usług oraz jako podatnik VAT UE. Spółka utrzymuje stosunki handlowe z kontrahentami prowadzącymi działalność na terenie innych niż Polska państw Unii Europejskiej i poza Unią.

Przeważająca część transakcji dokonywanych przez Spółkę stanowią wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów w rozumieniu art. 13 ust. 1 ustawy o VAT (ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.)), które opodatkowane są stawką podatku w wysokości 0%, przy spełnieniu warunków określonych w art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, oraz świadczenie usług. Spółka gromadzi w formie papierowej niezbędne dokumenty potwierdzające zrealizowanie transakcji WDT i wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług m.in. dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR) lub specyfikacje poszczególnych sztuk ładunku, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Faktury, które Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów są przechowywane w formie papierowej, za wyjątkiem faktur otrzymywanych w formie elektronicznej zgodnie z art. 106n ustawy o VAT. W tym przypadku faktury są przechowywane w formie elektronicznej.

Ze względu na skalę działalności i w związku z dużymi nakładami ponoszonymi na przesyłkę, gromadzenie i przechowywanie przedmiotowych dokumentów w postaci papierowej, Spółka rozważa odstąpienie od tej formy gromadzenia i przechowywania dokumentów potwierdzających zrealizowanie powyższych transakcji, na rzecz ich gromadzenia i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej, bez jednoczesnego przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

Powyższe dotyczy również faktur dokumentujących transakcje wewnątrzwspólnotowe, które są wystawiane w formie elektronicznej, za uprzednią zgodą odbiorcy oraz spełniają wymogi określone w art. l06m ustawy o VAT.

Zgodnie z rozważanym przez Spółkę modelem archiwizacji dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcji wewnątrzwspólnotowych i poza Unię tj. dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR), specyfikacje poszczególnych sztuk ładunku oraz dokumenty uzupełniające, wskazane w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, odbierane będą przez Spółkę w formie elektronicznej, jako skan dokumentu oryginalnego, załączony do wiadomości e-mail, otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta Spółki (dalej jako: dokumenty elektroniczne).

Dokumenty elektroniczne przesyłane będą na specjalnie utworzony w tym celu adres poczty elektronicznej Spółki. Po odebraniu dokumentu elektronicznego Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści (format pliku, w którym przechowywany będzie zeskanowany dokument, będzie uniemożliwiał ingerencję w jego treść). Tym samym zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia dokumentów elektronicznych oraz integralność ich treści.

Dokumenty, będące przedmiotem wniosku, będą zatem przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku przechowywania dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji wewnątrzwspólnotowych i poza Unię w formie elektronicznej, uprawnionym organom podatkowym umożliwiony będzie na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, dostęp do tak przechowywanych dokumentów. Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, w tym ich pobierania, przechowywania i przetwarzania danych w nich zawartych, odbywał się będzie na warunkach określonych w przepisach prawa.

Spółka zamierza wprowadzić kompleksowy system elektronicznego archiwizowania dokumentów z wykorzystaniem specjalistycznego systemu.

W uzupełnieniu do wniosku Spółka wskazała, że:

Spółka zamierza wprowadzić kompleksowy systemem elektronicznego archiwizowania dokumentów i jest zainteresowana uzyskaniem interpretacji w zakresie prawa do odliczenia od faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymanych w formie papierowe, jak i w formie elektronicznej;

Wnioskodawca wyraził zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną poprzez brak sprzeciwu.

istnieje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury które Spółka otrzymuje. Faktury odbierane są w formie elektronicznej jako skan faktury oryginalnej, załączonego do wiadomości e-mail;
w fakturach które otrzymuje Spółka w formie elektronicznej nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w ich treści;
z faktur które otrzymuje Spółka jest zapewniony wyraźny odczyt danych;
faktury elektroniczne przesyłane będę na specjalnie utworzony w tym celu adres poczty elektronicznej Spółki. Po odebraniu faktur elektronicznych Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w treści (format pliku w którym przechowywany będzie zeskanowana faktura, będzie uniemożliwiał ingerencję w jego treść). Tym samym zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych oraz integralność ich treści od momentu wystawienia aż do końca okresu przechowywania;
otrzymane faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność);
system księgowy w którym przechowywane będą faktury w formie elektronicznej, będzie pozwalać na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze księgowym). Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie papierowych oryginałów?
W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wynika z powyższego, warunki stawiane przez przepisy w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Warunki te będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). System księgowy, w którym przechowywane będą faktury w formie elektronicznej, będzie pozwalać na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze faktury, numerze księgowym). Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. To samo dotyczy innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura czy inny dokument w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej.

Spółka stoi na stanowisku, iż zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. 1) faktura została otrzymana, 2) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i 3) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury i będą oczywiście dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia, niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Stosownie do treści art. 106e pkt 1-15 ustawy, faktura powinna zawierać:

datę wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem (...).

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Należy wskazać, że dokumenty można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane, dla faktur, elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Na podstawie art. 106n ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy przeważająca część transakcji dokonywanych przez Spółkę stanowią wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (opodatkowane są stawką podatku w wysokości 0%, przy spełnieniu warunków określonych w art. 42 ust. 1 ustawy o VAT). Spółka gromadzi w formie papierowej niezbędne dokumenty potwierdzające zrealizowanie transakcji WDT i wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług m.in. dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR) lub specyfikacje poszczególnych sztuk ładunku, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Faktury, które Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów są przechowywane w formie papierowej, za wyjątkiem faktur otrzymywanych w formie elektronicznej zgodnie z art. 106n ustawy o VAT. W tym przypadku faktury są przechowywane w formie elektronicznej.

Spółka wskazała, że:

wyraziła zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną przez brak sprzeciwu.
istnieje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury które Spółka otrzymuje. Faktury odbierane są w formie elektronicznej jako skan faktury oryginalnej, załączonego do wiadomości e-mail;
w fakturach, które otrzymuje Spółka w formie elektronicznej nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w ich treści;
z faktur, które otrzymuje Spółka jest zapewniony wyraźny odczyt danych;
faktury elektroniczne przesyłane będę na specjalnie utworzony w tym celu adres poczty elektronicznej Spółki. Po odebraniu faktur elektronicznych Spółka nie będzie miała możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w treści (format pliku w którym przechowywany będzie zeskanowana faktura, będzie uniemożliwiał ingerencję w jego treść). Tym samym zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych oraz integralność ich treści od momentu wystawienia aż do końca okresu przechowywania;
otrzymane faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność);
system księgowy w którym przechowywane będą faktury w formie elektronicznej, będzie pozwalać na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze księgowym). Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy, a także warunki określone w art. 106m ustawy.

Co się natomiast tyczy przechowywania w formie elektronicznej pozostałych dokumentów - wymienionych przez Wnioskodawcę - należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania. Należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów niezbędnych dokumentów potwierdzających zrealizowanie transakcji, w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania pierwszego jest prawidłowe.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów oraz zgodnie z opisem sprawy należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Podsumowując, przechowywanie faktur w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy, będzie powodowało, że Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem stanowisko Spółki w zakresie pytania drugiego, jest prawidłowe.

Podsumowując:

dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.
Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Jednocześnie zaznaczyć należy, że to czy posiadane przez Wnioskodawcę dokumenty rzeczywiście potwierdzają dokonanie wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, może być stwierdzone jedynie w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej przeprowadzonej przez właściwy organ pierwszej instancji.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin