Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-3.4012.669.2020.2.MAZ
z 25 stycznia 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r., poz. 1325, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 4 listopada 2020 r. (data wpływu – 16 listopada 2020 r.), uzupełnionym 15 stycznia 2021 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizowania i przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w związku z czym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, przy założeniu spełnienia ogólnych warunków prawa do odliczenia (pytanie nr 3 we wniosku) – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16 listopada 2020 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizowania i przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w związku z czym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, przy założeniu spełnienia ogólnych warunków prawa do odliczenia (pytanie nr 3 we wniosku). Ww. wniosek – w zakresie opłaty od wniosku – został 15 stycznia 2021 r. (uiszczono dodatkową opłatę od wniosku), stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z 8 stycznia 2021 r., znak: 0111-KDIB3-3.4012.669.2020.1.MAZ.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej jako: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka jest podatnikiem, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2020.1406 t.j.; dalej jako: „ustawa o PDOP”), podlegającym obowiązkowi podatkowemu w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest produkcja i sprzedaż …, opodatkowana VAT wg właściwych stawek.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, Wnioskodawcy przysługuje, co do zasady, prawo do odliczenia VAT naliczonego. Równocześnie koszty te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów PDOP.

W niektórych przypadkach wydatki ponoszone są bezpośrednio przez pracowników Spółki, którzy działając w imieniu Spółki, nabywają określone towary i usługi na cele służbowe (dalej jako: „Wydatki pracownicze”). W tym zakresie pracownicy nabywają towary i usługi płacąc własnymi środkami, kartą służbową lub środkami pobranymi wcześniej od Spółki w formie zaliczki. W przypadku sfinansowania zakupów ze środków własnych pracownika, Wydatki pracownicze zatwierdzone przez Spółkę jako związane z jej działalnością są zwracane przelewem na rachunek bankowy pracownika. Jako przykład wydatków ponoszonych przez pracowników można wskazać koszty związane z podróżami służbowymi (m.in. koszty noclegu, wydatki na posiłki, bilety kolejowe).

W związku z ww. transakcjami Spółka otrzymuje szereg dokumentów w formie papierowej (np. takich jak faktury, w tym duplikaty faktur i faktury korygujące, noty księgowe, dokumenty celne, decyzje celne, rachunki, paragony, rozliczenia delegacji pracowniczych; dalej jako: „Dokumenty”), które są przechowywane przez Wnioskodawcę albo wyłącznie w formie papierowej albo zarówno w formie papierowej i elektronicznej.

W ramach stosowanej procedury obieg Dokumentów otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej przedstawia się następująco:

1. Dokumenty dotyczące jedynie delegacji pracowniczych, w formie papierowej trafiają do Spółki i są odpowiednio księgowane (dla celów VAT oraz PDOP);
2. albo Dokumenty w formie papierowej (poza dotyczącymi delegacji pracowniczych) trafiają do Spółki, są skanowane (a więc następuje przeniesienie treści dokumentów do formy elektronicznej, np. do formatu PDF, JPEG), odpowiednio księgowane (dla celów VAT oraz PDOP), a następnie są przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, które spełniają wymogi bezpieczeństwa i ochrony danych (dalej jako: „Archiwum elektroniczne”);
3. Po zaksięgowaniu Dokumenty papierowe, określone w pkt 1 i 2 są przekazywane do „standardowego” archiwum, gdzie ma miejsce ich przechowywanie w formie papierowej, w okresie wymaganym przepisami prawa.
   
   

Oznacza to, że w ramach dotychczas stosowanej procedury Wnioskodawca przechowuje Dokumenty albo wyłącznie w formie papierowej albo zarówno w formie papierowej i elektronicznej.

Obecnie Spółka planuje oraz wdraża następujące zmiany sposobu archiwizacji dokumentacji księgowej:

1.Wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę.

Z uwagi na znaczne ilości Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej i wynikające stąd wysokie koszty ich przechowywania, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, Spółka planuje wprowadzić procedurę, w ramach której Dokumenty otrzymane w formie papierowej będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w Archiwum elektronicznym. Oznacza to, że w ramach planowanej procedury, po zapisaniu Dokumentów w Archiwum elektronicznym, Dokumenty w formie papierowej będą niszczone (a nie – jak to ma miejsce obecnie – przekazywane do archiwum „standardowego”). Tym samym Spółka ma zamiar zrezygnować z przechowywania Dokumentów w formie papierowej.

2.Wydatki ponoszone przez pracowników zwracane przez Spółkę .

Odnosząc się do wydatków ponoszonych przez pracowników Spółki, w celu ograniczenia kosztów wynikających z zarządzania i archiwizacji dokumentacji, Spółka wdraża system informatyczny służący do rozliczania m.in. Wydatków pracowniczych. Spółka planuje skorzystać z dedykowanej aplikacji zintegrowanej z systemem księgowym, wykorzystywanym przez Spółkę (dalej jako: „Aplikacja”), służącej administrowaniu Wydatkami pracowniczymi, ich akceptacji oraz rozliczaniu, a także archiwizacji związanych z nimi informacji i dokumentów.

Aplikacja umożliwi pracownikom raportowanie poniesionych Wydatków pracowniczych, a także rozliczenie delegacji służbowych w formie elektronicznej. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych w formie elektronicznej, każdy pracownik będzie zobligowany do uprzedniego zeskanowania lub sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez Aplikację (m.in. w formacie PDF lub JPEG). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, zapewniającą pełną czytelność dokumentów. Wszystkie Dokumenty wgrane do aplikacji będą przechowywane w Archiwum elektronicznym, a ich papierowe wersje będą niszczone.

Dodatkowo Aplikacja oferuje możliwość wprowadzenia systemu dokumentacji elektronicznej ewidencji przebiegu pojazdów, korzystanie z którego nie powodowałoby konieczności generowania wersji papierowej ewidencji przebiegu pojazdu. Schematyczna procedura prowadzenia i zatwierdzania ewidencji przebiegu pojazdu przebiegałaby następująco:

• pracownik Spółki po odbyciu podróży służbowej wprowadzałby do aplikacji dane dotyczące używania pojazdu, o jakich mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP;
• następnie przełożony danego pracownika, po wprowadzeniu indywidualnie przypisanego hasła/loginu oraz weryfikacji ewidencji przebiegu pojazdu, dokonywałby jej akceptacji, stając się jednocześnie osobą odpowiedzialną za potwierdzanie ewidencji oraz za poprawność danych w tej ewidencji zgromadzonych;
• wybór opcji akceptacji skutkowałby wygenerowaniem ewidencji przebiegu pojazdu, której elementem byłby wygenerowany elektronicznie podpis w postaci imienia i nazwiska osoby odpowiedzialnej. Potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu mógłby zatem dokonać wyłącznie pracownik imiennie do tego upoważniony, posiadający stosowne uprawnienia w Aplikacji.
  
  

Podsumowując, zatwierdzona ewidencja przebiegu pojazdu wygenerowana przez Aplikację będzie zawierać wszystkie elementy przedmiotowej ewidencji, w tym podpis (w postaci imienia i nazwiska) upoważnionego pracownika, który dokonał akceptacji ewidencji przebiegu pojazdu (podpis ten nie będzie wykonany odręcznie). Byłby to podpis generowany automatycznie przez Aplikację, nieedytowalny i przypisany do danego pracownika poprzez indywidualne hasło. Aplikacja uniemożliwiałaby zatem modyfikację zaakceptowanej ewidencji przebiegu pojazdu, w szczególności modyfikację ww. podpisu pracownika dokonującego potwierdzenia ewidencji przebiegu pojazdu byłaby niemożliwa. Zatwierdzone ewidencje przebiegu pojazdu byłyby archiwizowane w Archiwum elektronicznym.

3.Przechowywanie dokumentacji.

Przechowywanie Dokumentów w Archiwum elektronicznym będzie się odbywało przy spełnieniu następujących wymogów:

• Dokumenty będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa;
• Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (np. po nazwie dostawcy, numerze faktury, numerze księgowym);
• elektroniczny zapis Dokumentów będzie miał formę nieedytowalnych plików (m.in. w formie plików PDF, JPEG), dzięki którym zapewniona zostanie integralność Dokumentów, co oznacza, że dane zawarte w Dokumentach nie będą zmieniane;
• elektroniczny zapis Dokumentów będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych zawartych na Dokumentach przez cały okres ich przechowywania w Archiwum elektronicznym;
• Dokumenty będą przechowywane w sposób, który zapewni pewność co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany Dokument (w szczególności dostawcy towarów/usług na rzecz Wnioskodawcy);
• Spółka będzie w stanie zapewnić organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej, na żądanie, bezzwłoczny dostęp, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w Dokumentach (w szczególności fakturach) przechowywanych w Archiwum elektronicznym. Dodatkowo, w razie wystąpienia takiej potrzeby, Dokumenty przechowywane w Archiwum elektronicznym będą mogły zostać wydrukowane w wersji papierowej.
  
  

Podsumowując, w związku z wdrożeniem planowanej procedury, Dokumenty otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej (w Archiwum elektronicznym), przy spełnieniu opisanych powyżej wymogów. Wyeliminowane zostanie natomiast tzw. archiwum „standardowe”, do którego Dokumenty otrzymane w formie papierowej trafiały w tej formie, po ich równoległym zapisaniu w Archiwum elektronicznym.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (pytanie nr 3 we wniosku):

Czy opisany we wniosku sposób archiwizacji i przechowywania Dokumentów, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały zachowane jedynie w formie elektronicznej, jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy o VAT [ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106, ze zm.] oraz czy przy jego zastosowaniu będzie przysługiwało Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych, zakładając że zostaną spełnione ogólne warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego?

W ocenie Wnioskodawcy, opisany we wniosku sposób przechowywania i archiwizacji Dokumentów, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały zachowane jedynie w formie elektronicznej w Archiwum elektronicznym, jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy o VAT. System zapewnia bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty archiwizowane w Systemie będą stanowić dla Spółki podstawę do odliczenia kwoty podatku naliczonego na zasadach ogólnych.

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany we wniosku elektroniczny sposób przechowywania Dokumentów należy uznać za prawidłowy w świetle art. 112 i art. 112a ustawy o VAT. Z obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika zakaz przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Dokumentów wystawionych w formie papierowej, o ile spełnione są przesłanki wymienione w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

Opisany we wniosku sposób przechowywania i archiwizacji Dokumentów, w ocenie Spółki, spełnia warunki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, przez to, że obrazy dokumentów źródłowych będą przechowywane:

• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,
• od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  
  

Podstawową regulacją nakazującą podatnikom VAT przechowywanie dokumentów związanych z jego rozliczeniem jest art. 112 ustawy o VAT, który stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten wprowadza ogólny obowiązek przechowywania ewidencji VAT oraz ujętych w nich dokumentów źródłowych, przez określony czas, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, nie wskazując natomiast szczegółowych warunków, w jakich to przechowywanie ma się odbywać.

Z kolei warunki w jakich mają być przechowywane faktury sprzedaży wystawione przez danego podatnika, jak również otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, zostały wskazane w art. 112a ustawy o VAT. Przepis ten znajdzie zastosowanie w sytuacji przechowywania Dokumentów przez Spółkę.

Art. 112a ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie. Zdaniem Wnioskodawcy sposób archiwizacji dokumentów opisany we wniosku spełnia te wymogi, ponieważ każdy obraz dokumentów dotyczących wydatków będzie odpowiednio opisany (nr księgowy), co umożliwi przyporządkowanie każdego Dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jego identyfikację, jak również jego odszukanie (np. po nazwie dostawcy, numerze faktury, numerze księgowym) oraz odtworzenie jego obrazu, w tym jego wydrukowanie.

Kolejne warunki związane z archiwizacją Dokumentów to przechowywanie ich w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury, według art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Natomiast przez czytelność treści Wnioskodawca rozumie możliwość odczytania zawartych w fakturze danych pomimo upływu czasu. Spółka uważa, że opisany we wniosku proces zapisu Dokumentów ( w formie nieedytowalnych plików np. PDF, JPEG, bez możliwości ich zmiany) oraz przechowywania Dokumentów, spełnia warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentów.

Ponadto – w ocenie Spółki – Archiwum elektroniczne umożliwia udostępnienie Dokumentów organom podatkowym na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i w razie potrzeby poprzez wydruk obrazów Dokumentów, co sprawia, że spełnione zostaną warunki ustawowe w tym zakresie, wynikające z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania faktur ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej, ich archiwizacja może więc odbywać się w dowolnej formie wybranej przez podatnika, w tym w formie elektronicznej, przy założeniu spełnienia określonych w przepisach warunków dotyczących przechowywania dokumentów.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie archiwizacji i przechowywania faktur oraz możliwości zniszczenia faktur papierowych potwierdza organ podatkowy w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

• interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 czerwca 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.154.2020.2.PM;
• interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.25.2020.3.PJ;
• interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 kwietnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.169.2020.1.PRM;
• interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lutego 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.505.2019.1.MAZ;
• interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lutego 2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN.
  
  

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, ze względu na dopuszczalność archiwizowania i przechowywania faktur, w opisany we wniosku sposób, zgodny z wymogami ustawy o VAT, należy uznać, że Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych, na podstawie faktur, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały zachowane jedynie w formie elektronicznej.

Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.

W przypadku zakupów udokumentowanych fakturą, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Prawo to, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminie określonym w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Zatem zdaniem Wnioskodawcy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest uzależnione od spełnienia warunków zdefiniowanych w powyżej wskazanych przepisach, natomiast nie ma wpływu na powstanie i zakres prawa do odliczenia forma przechowywania i archiwizacji faktur.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy faktury, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały zachowane jedynie w formie elektronicznej w Archiwum elektronicznym, zgodnie z warunkami określonymi w art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, stanowią podstawę do odliczenia podatku na zasadach ogólnych, o ile spełniają warunki wskazane w art. 86 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, w zakresie podatku od towarów i usług, jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – art. 106m ust. 3 ustawy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – art. 106m ust. 4 ustawy.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca nabywa towary i usługi wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, w związku z czym Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Spółka otrzymuje w formie papierowej szereg Dokumentów (m.in. faktury, duplikaty faktur, faktury korygujące) i w takiej formie papierowej lub elektronicznej je przechowuje. Wnioskodawca planuje zmianę sposobu archiwizacji dokumentacji, która będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej, a wersje papierowe będą niszczone. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, przez okres wymagany przepisami prawa. Elektroniczny zapis Dokumentów będzie miał formę nieedytowalnych plików, dzięki czemu zapewniona będzie integralność Dokumentów, odpowiednia jakość odczytu zawartych na nich danych i pewność co do ich wystawcy. Zapewniony będzie, na żądanie organów podatkowych, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów, pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości archiwizowania i przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w związku z czym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, przy założeniu spełnienia ogólnych warunków prawa do odliczenia.

W przypadku wersji papierowej otrzymywanych Dokumentów (faktur), które będą następnie archiwizowane wyłącznie w formacie elektronicznym, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Przy tym Wnioskodawca zapewnił, że dane zawarte w Dokumentach (fakturach) nie będą zmieniane – elektroniczny zapis będzie miał formę nieedytowalną. Opisane wersje elektroniczne będą przechowywane w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie (np. po nazwie dostawcy, numerze faktury, numerze księgowym). Wnioskodawca zapewni dostęp do elektronicznego archiwum organowi podatkowemu, na jego żądanie, w sposób umożliwiający pobór, przetwarzanie danych i wydruk Dokumentów (faktur). Przedstawiony opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wskazuje zatem, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur. Ponadto Spółka wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów księgowych, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie o VAT. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych, wymienionych w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej, archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę – otrzymanych w formie papierowej – faktur VAT lub innych Dokumentów, będących fakturą w rozumieniu ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur lub innych Dokumentów będących fakturami – otrzymanych w formie papierowej – w ramach przedstawionych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego procedur, będzie zgodne z przepisami ustawy. Tym samym Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur lub Dokumentów będących fakturami, archiwizowanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych, papierowych wersji dokumentów.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie zadanego pytania nr 3, dotyczącego podatku od towarów i usług, jest prawidłowe.

Jednocześnie Organ pragnie wskazać, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, tj. wątpliwości Wnioskodawcy wyrażonych w pytaniach nr 1 i 2, wydane zostały odrębne rozstrzygnięcia.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidulane nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym;
• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
  
  

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.