Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-2.4012.573.2020.3.ST
z 9 lutego 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 listopada 2020 r. (data wpływu 20 listopada 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 stycznia 2021 r. (data wpływu 19 stycznia 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• możliwości przechowywania przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skany) Dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług, dotyczących Jej własnych rozliczeń, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej (część pytania oznaczonego we wniosku nr 1) – jest prawidłowe,
• zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących własnych rozliczeń Spółki, jeżeli ww. Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) – jest prawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 20 listopada 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• możliwości przechowywania przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skany) Dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług, dotyczących Jej własnych rozliczeń, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej,
• zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących własnych rozliczeń Spółki, jeżeli ww. Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.
  
  

Wniosek uzupełniono pismem z dnia 5 stycznia 2021 r. (data wpływu 19 stycznia 2021 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka (dalej: Spółka, Wnioskodawca) jest podmiotem z siedzibą w Polsce, prowadzi działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami wykonywanego na zlecenie na rzecz różnych podmiotów (wspólnot mieszkaniowych, nieruchomości będących we współwłasności, a także spółek).

W ramach usługi zarządzania Spółka świadczy między innymi usługę przechowywania dokumentów.

W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, paragony, rachunki, noty korygujące, noty księgowe, noty odsetkowe, bilety, polisy, dokumentujące zakup towarów bądź usług (dalej: Dokumenty) – w formie papierowej lub elektronicznej.

Ponadto, Spółka otrzymuje także dokumenty podmiotów, dla których świadczy usługi zarządzania, obejmujące także przechowywanie dokumentów (w dalszej części wniosku przez Dokumenty należy rozumieć zarówno dokumenty dotyczące rozliczeń Spółki, jak i dokumenty dotyczące rozliczeń innych podmiotów, które Wnioskodawca zobowiązał się przechowywać).

Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum – obecnie Dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Spółka otrzymuje część Dokumentów (przesyłanych pocztą lub dostarczanych osobiście przez kontrahentów) w formie papierowej, jednakże znaczna część wpływa drogą mailową w formie elektronicznej (przeważnie w formacie PDF) na dedykowany do tego celu adres e-mail.

W celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Dokumentów w formie papierowej, a także umożliwienia wszystkim pracownikom pracy zdalnej w dobie pandemii Spółka zakupiła program umożliwiający elektroniczny obieg dokumentów (dalej: „A”).

W związku z powyższym Spółka planuje przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, tj. skanów w formie plików PDF.

Planowany sposób archiwizacji będzie przebiegał w następujący sposób:

1. Dokumenty (i ich załączniki) otrzymane na dedykowany adres e-mail w formie elektronicznej będą wprowadzane w „A”.
2. Dokumenty (i ich załączniki) otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany, stanowiącym wierną kopię dokumentu źródłowego (dokument pdf, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, png, tiff), a następnie zostaną wprowadzone do „A”. Po wprowadzeniu Dokumentów do „A” ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce – będą niszczone.
3. Po zadekretowaniu i zatwierdzeniu pod kątem merytorycznym w „A”, Dokumenty będą przekazane do pracowników działu księgowego (dalej: „Księgowość”). Księgowość może się składać z pracowników Spółki lub pracowników wyspecjalizowanego podmiotu trzeciego, świadczącego obsługę księgowo-podatkową na zlecenie Spółki.
4. Finalnie, zapisy będą eksportowane do programu księgowego, gdzie będą zatwierdzane pod kątem rachunkowym i podatkowym przez Księgowość.
5. Pozostałe dokumenty, które nie będą wprowadzane w „A” (np. wygenerowane przez Księgowość dokumenty PK – „polecenie księgowania”), będą digitalizowane i staną się częścią elektronicznego archiwum (PK wraz z dokumentami źródłowymi).
   
   

Dokumenty będą wprowadzane w „A” przez upoważnionych, przeszkolonych w tymże zakresie pracowników.

Obowiązkiem osoby wprowadzającej dany Dokument do systemu będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych – dzięki temu zapewniona zostanie czytelność dokumentu.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy, tak jak w przypadku dokumentów papierowych, żadne dane na Dokumencie, wymagane przepisami prawa nie będą mogły być zmienione.

Stosowane w Spółce procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych po archiwizacji Dokumentu – zapewniona zostanie tym samym ich autentyczność pochodzenia.

Skany papierowych wersji Dokumentów zakupowych będą zawierały treść identyczną z tą, która była zawarta na formie papierowej tych Dokumentów.

Dokument zakupowy zapisany jako skan nie będzie mógł być w żaden sposób zmodyfikowany.

Spółka będzie mogła w każdej chwili odczytać zarchiwizowaną w formie skanu fakturę oraz ją wydrukować.

Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych Dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność.

Użytkownikiem „A” będzie wyłącznie upoważniony pracownik.

Każdy użytkownik „A” będzie posiadał unikalny login i hasło, które umożliwią mu dostęp do „A”.

Po przeniesieniu dokumentów do elektronicznego archiwum, ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie Dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych.

Każda czynność wpływająca na zmianę w wartościach opisujących dany Dokument jest zapamiętywana i można odtworzyć jej przebieg.

Skany Dokumentów będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Dokumentów i będzie mogła udostępnić ich skany kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki.

Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Dokumentów, jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych (np. płyta CD, pamięć USB) albo drogą mailową.

Spółka stosuje dostępne na rynku zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do „A”.

Skany Dokumentów będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną, która zapewnia ich bezpieczeństwo.

Dostawca oprogramowania „A” korzysta ze wsparcia usług serwisowych w modelu hostowanym poprzez współpracę z innymi dostawcami oraz przestrzega zbioru zasad ochrony prywatności – zasad ramowych Tarczy Prywatności UE-USA zgodnych z decyzją Komisji Europejskiej 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA, przez co gwarantuje odpowiedni stopień ochrony danych.

Kontrahenci dostawcy oprogramowania posiadają zaś certyfikaty: ISO (…) oraz ISO (...).

W piśmie z dnia 5 stycznia 2021 r. będącym uzupełnieniem do wniosku Wnioskodawca poinformował, że:

• Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT.
• Nabywane przez Spółkę towary i usługi są wykorzystywane do czynności, w związku z którymi przysługuje Spółce prawo do obniżenia podatku VAT oraz są wykorzystywane do czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje. Reasumując, do odliczenia VAT naliczonego Spółka stosuje współczynnik proporcji. Współczynnik stosowany w roku 2020 wynosił 63%.
  
  

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy dopuszczalne jest, aby Spółka przechowywała wyłącznie w formie elektronicznej (skany) Dokumenty potwierdzające nabycie towarów i usług, zarówno dotyczące własnych rozliczeń, jak i powierzone jej przez podmioty, którym świadczy usługi przechowywania, otrzymane pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej?
2. W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących jej własnych rozliczeń, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest on uprawniony do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Dokumentów zakupowych, które otrzymał w formie papierowej lub elektronicznej.

Uzasadnienie własnego stanowiska Wnioskodawców odnośnie pytania oznaczonego we wniosku nr 1.

Przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiający dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego, jest zgodne z art. 112, 112a i 106m Ustawy o VAT (dalej: Ustawa).

Tym samym Spółka będzie mogła stosować wyłącznie elektroniczną formę archiwizacji tych dokumentów, przy całkowitej rezygnacji z przechowywania Dokumentów w formie papierowej.

Stosownie do art. 112 Ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 Ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający Naczelnikowi Urzędu Skarbowego, Naczelnikowi Urzędu Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy, podatnicy zapewniają Naczelnikowi Urzędu Skarbowego, Naczelnikowi Urzędu Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisani, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 Ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych.

Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W opisanym we wniosku stanie faktycznym, procedura archiwizacji Dokumentów, dokumentujących zakupy, otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego.

Pozwala to na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Wnioskodawca wskazuje, że stosowana przez niego kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu z konkretną dokumentowaną nim transakcją.

Wskazano również, że elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów (w formacie cyfrowym) będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność oraz wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

Ponadto zeskanowane Dokumenty będzie można łatwo odszukać po numerze własnym dokumentu (każdy dokument będzie miał unikalny numer nadany przez program księgowy), numerze dokumentu lub nazwie kontrahenta.

Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółki, a korzystanie z programu będzie możliwe po zalogowaniu do programu i autoryzacji hasłem.

Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa.

Procedury jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwia jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność.

Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania Dokumentów, przy wykorzystaniu „A”, będzie zgodny z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej oraz będzie spełniał wymogi określone w art. 112a Ustawy, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej Dokumenty jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej.

Dodać należy, że planowane przez Spółkę rozwiązanie, polegające na przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, jest również akceptowane przez organy podatkowe.

Ponadto w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 sierpnia 2020 r., sygn. 587210/1: „(...) obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Ponadto w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 września 2020 r., sygn. 587915/1: „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on­line do tych faktur”.

Natomiast w odniesieniu do pytania oznaczonego we wniosku nr 2 Spółka uważa, iż zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Dokumentów dotyczących własnych rozliczeń, dających jej prawo do odliczenia VAT, otrzymanych w formie papierowej.

Uzasadnienie własnego stanowiska Wnioskodawców odnośnie pytania oznaczonego we wniosku nr 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne Ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W świetle powyższego należy przyjąć, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione następujące warunki:

1. faktura została otrzymana,
2. odliczenia podatku naliczonego dokonuje podmiot będący podatnikiem podatku od towarów i usług,
3. towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
   
   

Wszystkie te warunki będą spełnione w zdarzeniu przyszłym będącym przedmiotem niniejszego wniosku.

Dodatkowo art. 88 Ustawy określa przesłanki negatywne, których spełnienie uniemożliwia dokonanie odliczenia podatku naliczonego, przesłanki te nie dotyczą jednak formy przechowywania faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia.

W rezultacie odliczenie nie jest zróżnicowane ze względu na to, czy faktury są przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe jednoznacznie wskazuje, że forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym, w opinii Spółki, jeżeli otrzymane przez Spółkę Dokumenty (dotyczące jej rozliczeń) będą przechowywane w formie elektronicznej przy wykorzystaniu „A”, Dokumenty te będą dawały prawo do odliczenia (przy założeniu, że dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych i nie wystąpią negatywne przesłanki z art. 88 Ustawy) niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie przykładowo w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., sygn. IPTPP4/4512-129/15-4/OS, Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., sygn. IPTPP2/443-870/14- 3/JSz, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., sygn. IPPP3/4512-560/15-2/KP.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie:

• możliwości przechowywania przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skany) Dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług, dotyczących Jej własnych rozliczeń, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej (część pytania oznaczonego we wniosku nr 1) – jest prawidłowe,
• zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących własnych rozliczeń Spółki, jeżeli ww. Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) – jest prawidłowe.
  
  

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Powyższy przepis odnosi się do przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów, wskazując wyłącznie termin ich przechowywania (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) i nie odnosząc się do formy ich przechowywania. Ponadto zauważyć należy, że jest to przepis ogólny i odsyłający do ustaw podatkowych, które mogą w inny sposób regulować tę materię.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;
16. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – wyrazy „metoda kasowa”;
17. w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
    18a)w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
19. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20. w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22. w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1. przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23. w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24. w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.
    
    

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.
   
   

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Za zapewnienie powyższych wymogów odpowiada podatnik. Sposób tego zapewnienia jest dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z treści wniosku wynika, że Spółka prowadzi działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami wykonywanego na zlecenie na rzecz różnych podmiotów. W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, paragony, rachunki, noty korygujące, noty księgowe, noty odsetkowe, bilety, polisy, dokumentujące zakup towarów bądź usług – w formie papierowej lub elektronicznej. Ponadto, Spółka otrzymuje także dokumenty podmiotów, dla których świadczy usługi zarządzania, obejmujące także przechowywanie dokumentów. Spółka otrzymuje część Dokumentów w formie papierowej, jednakże znaczna część wpływa drogą mailową w formie elektronicznej na dedykowany do tego celu adres e-mail. W celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Dokumentów w formie papierowej, a także umożliwienia wszystkim pracownikom pracy zdalnej w dobie pandemii Spółka zakupiła program umożliwiający elektroniczny obieg dokumentów („A”). W związku z powyższym Spółka planuje przechowywanie Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, tj. skanów w formie plików PDF. Planowany sposób archiwizacji będzie przebiegał w następujący sposób:

1. Dokumenty (i ich załączniki) otrzymane na dedykowany adres e-mail w formie elektronicznej będą wprowadzane w „A”.
2. Dokumenty (i ich załączniki) otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany, a następnie zostaną wprowadzone do „A”. Po wprowadzeniu Dokumentów do „A” ich papierowa wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce – będą niszczone.
3. Po zadekretowaniu i zatwierdzeniu pod kątem merytorycznym w „A”, Dokumenty będą przekazane do pracowników działu księgowego.
4. Finalnie, zapisy będą eksportowane do programu księgowego, gdzie będą zatwierdzane pod kątem rachunkowym i podatkowym przez Księgowość.
5. Pozostałe dokumenty, które nic będą wprowadzane w „A” (np. wygenerowane przez Księgowość dokumenty PK – „polecenie księgowania”), będą digitalizowane i staną się częścią elektronicznego archiwum (PK wraz z dokumentami źródłowymi).
   
   

Obowiązkiem osoby wprowadzającej dany Dokument do systemu będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych – dzięki temu zapewniona zostanie czytelność dokumentu. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy, tak jak w przypadku dokumentów papierowych, żadne dane na Dokumencie, wymagane przepisami prawa nie będą mogły być zmienione. Stosowane w Spółce procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych po archiwizacji Dokumentu – zapewniona zostanie tym samym ich autentyczność pochodzenia. Skany papierowych wersji Dokumentów zakupowych będą zawierały treść identyczną z tą, która była zawarta na formie papierowej tych Dokumentów. Dokument zakupowy zapisany jako skan nie będzie mógł być w żaden sposób zmodyfikowany. Spółka będzie mogła w każdej chwili odczytać zarchiwizowaną w formie skanu fakturę oraz ją wydrukować. Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych Dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Po przeniesieniu dokumentów do elektronicznego archiwum, ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie Dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych. Skany Dokumentów będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że stosowana przez niego kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu z konkretną dokumentowaną nim transakcją. Skany Dokumentów będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną, która zapewnia ich bezpieczeństwo. Zainteresowany jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabywane przez Spółkę towary i usługi są wykorzystywane do czynności, w związku z którymi przysługuje Spółce prawo do obniżenia podatku VAT oraz są wykorzystywane do czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje. Reasumując, do odliczenia VAT naliczonego Spółka stosuje współczynnik proporcji. Współczynnik stosowany w roku 2020 wynosił 63%.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą m.in. ustalenia możliwości przechowywania przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skany) Dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług, dotyczących Jej własnych rozliczeń (część pytania oznaczonego we wniosku nr 1).

Zainteresowany w treści wniosku poinformował, że „W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, paragony, rachunki, noty korygujące, noty księgowe, noty odsetkowe, bilety, polisy, dokumentujące zakup towarów bądź usług (dalej: Dokumenty).” – odnosząc do tej kwestii wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika.

Jak wskazano wyżej – treść § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur określa przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wobec tego dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie.

Uwzględniając opis sprawy i powołane przepisy należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało ich czytelność, autentyczność pochodzenia oraz integralność, dodatkowo jak wskazał Wnioskodawca – Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Dokumentów i będzie mogła udostępnić ich skany kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki oraz będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Dokumentów, jak również przekazać je organowi podatkowemu na elektronicznym nośniku danych albo drogą mailową, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Reasumując, opisany w zdarzeniu przyszłym planowany przez Wnioskodawcę sposób archiwizacji faktur w „A” – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur oraz przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. W związku z tym jest dopuszczalne, aby Spółka przechowywała wyłącznie w formie elektronicznej (skany) faktur potwierdzających nabycie towarów i usług, dotyczących Jej własnych rozliczeń, otrzymane pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej. Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych, wskazanych przez Wnioskodawcę, innych dokumentów (np. biletów, polis itp.), tj. innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pierwszej części pytania oznaczonego we wniosku nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Wątpliwości Spółki dotyczą także zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących jej własnych rozliczeń, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

Odnosząc się ww. kwestii wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Ww. przepis art. 86 ust. 1 ustawy stanowi generalną zasadę uprawniającą do odliczenia podatku naliczonego i jest uzupełniony regulacjami zawartymi w art. 90 ustawy.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy, w stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, to – na mocy art. 90 ust. 2 ustawy – podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

Na podstawie art. 90 ust. 3 ustawy, proporcję, o której mowa w cyt. wyżej ust. 2, ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy (wykorzystywanie nabytych towarów i usług do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, w żaden sposób nie wpływają na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego.

W konsekwencji należy stwierdzić, że w świetle przepisów podatkowych (Ordynacji podatkowej i ustawy o podatku od towarów i usług) dopuszczalnym jest, by obieg i przechowywanie dokumentów odbywał się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – z zachowaniem praw należnych Spółce, tj. prawa do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Nadmienia się, że niniejsza interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Ponadto tut. Organ informuje, że niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w zakresie możliwości przechowywania przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skany) Dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług, dotyczących Jej własnych rozliczeń, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej (pierwsza część pytania oznaczonego we wniosku nr 1) oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów dotyczących własnych rozliczeń Spółki, jeżeli ww. Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą (pytanie oznaczone we wniosku nr 2). Natomiast w zakresie możliwości przechowywania przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) dokumentów powierzonych Jej przez podmioty, którym świadczy usługi przechowywania, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej (druga część pytania oznaczonego we wniosku nr 1), wydane zostało w dniu 9 lutego 2021 r. postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania nr 0112-KDIL1-2.4012.662.2020.1.ST.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.