2021.04.07 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - 0114-KDIP1-2.4012.551.2020.2.ŁN

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-2.4012.551.2020.2.ŁN
z 7 kwietnia 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 grudnia 2020 r. (data wpływu 24 grudnia 2020 r.), uzupełnionym w dniu 29 marca 2021 r. (data wpływu 2 kwietnia 2021 r.), na wezwanie Organu z dnia 18 marca 2021 r. (skutecznie doręczone 23 marca 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 grudnia 2020 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony w dniu 29 marca 2021 r. (data wpływu 2 kwietnia 2021 r.), na wezwanie Organu z dnia 18 marca 2021 r., skutecznie doręczone 23 marca 2021 r.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej także: Spółka) jest spółką z siedzibą w Niemczech podlegającą nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Niemiec. Wnioskodawca jest zarejestrowany w Polsce dla celów VAT. Stosowany przez Wnioskodawcę model sprzedaży zakłada zakup towarów od producentów w celu ich dalszej odsprzedaży do klientów z Unii Europejskiej oraz państw trzecich (spoza Unii Europejskiej).

Znaczącą część transakcji dokonywanych przez Spółkę stanowią wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (dalej WDT) i eksport towarów. W celu zastosowania stawki VAT 0% dla tych transakcji, Spółka, poza wystawianymi fakturami, gromadzi dokumenty potwierdzające wywóz towarów z terytorium Polski, odpowiednio na terytorium innego państwa członkowskiego lub poza terytorium Unii Europejskiej - dalej dokumenty potwierdzające wywóz).

W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów faktury dotyczące nabycia towarów i usług.

Spółka planuje wdrożyć rozwiązanie, które zakłada całkowite odstąpienie od papierowej formy archiwizowania faktur (sprzedażowych i zakupowych) oraz dokumentów potwierdzających wywóz, a tym samym całkowite przejście na rzecz archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej.

W przypadku wdrożenia rozważanego przez Wnioskodawcę rozwiązania, otrzymane/posiadane oryginały faktur i dokumentów potwierdzających wywóz byłyby:

skanowane:
- z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej;
- na etapie skanowania faktury zostaną zapisane w odpowiednim formacie (PDF), a po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści;
archiwizowane jedynie w formie elektronicznej (skany dokumentów);
forma papierowa faktur i dokumentów potwierdzających wywóz (oryginały) byłaby niszczona po zeskanowaniu i archiwizacji w formie elektronicznej.

Należy wskazać, że w przypadku wdrożenia systemu:

nie będzie możliwości ręcznego modyfikowania danych;

po zeskanowaniu faktury i dokumenty potwierdzające wywóz będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp;

faktury i dokumenty potwierdzające wywóz zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe;

faktury i dokumenty potwierdzające wywóz będą przechowywane przez Spółkę, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

sposób przechowywania faktur i dokumentów potwierdzających wywóz będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie, możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie);

eliminowane jest ryzyko uszkodzenia faktur i dokumentów potwierdzających wywóz potwierdzające wywóz poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania w formie papierowej.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku na pytania Organu:

czy zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami służą/będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki na terytorium Polski oraz czy nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.),

czy Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków ponoszonych przez Wnioskodawcę,

czy otrzymane faktury są/będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu,

czy Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:
1. poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy,
2. na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy.
Wnioskodawca wskazał, że w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej, Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.; dalej ustawa o VAT).

W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji skarbowej na żądanie bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, zgodnie z art. 112a ust, 4 ustawy o VAT.
czy faktury, o których mowa w opisie sprawy spełniają/spełniać będą wszystkie wymogi opisane w art. 106e ust. 1 ustawy

Wnioskodawca wskazał, że Faktury sprzedażowe, wystawiane przez Spółkę, o których mowa w opisie sprawy spełniają/spełniać będą wszystkie wymogi opisane w art. 106e. ust 1 ustawy o VAT.
W zakresie faktur zakupowych otrzymywanych od kontrahentów:
- w przypadku kontrahentów, których obowiązują polskie przepisy - Spółka będzie dążyć do tego, aby faktura posiadała niezbędne elementy, a w przypadku ich braku Spółka wystąpi do kontrahenta o dokonanie stosownej korekty. W przypadku posiadania ewentualnej faktury korygującej będzie ona również archiwizowana w sposób przewidziany dla faktur tj. w sposób elektroniczny z zachowaniem kontroli biznesowej,
- w przypadku kontrahentów, których nie obowiązują polskie przepisy - Spółka będzie weryfikować faktury z zachowaniem kontroli biznesowej oraz pod kątem danych niezbędnych do ewidencji faktury w odpowiednich rejestrach i ich rozliczenia. W przypadku braku tych danych - Spółka będzie występować do kontrahenta o dokonanie stosownej korekty. W przypadku posiadania ewentualnej faktury korygującej (odpowiednika faktury korygującej) będzie ona również archiwizowana w sposób przewidziany dla faktur tj. w sposób elektroniczny z zachowaniem kontroli biznesowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (oznaczone nr 1 we wniosku):

Czy Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego, przy spełnieniu innych warunków, na podstawie faktur archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, niezależnie od formy ich otrzymania i na zasadach opisanych w stanie faktycznym?

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego, przy spełnieniu innych warunków, na podstawie faktur archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, niezależnie od formy ich otrzymania i na zasadach opisanych w stanie faktycznym.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020, poz. 106; dalej: ustawa o VAT): „Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Powyższa regulacja jest implementacją prawa unijnego, gdyż stosownie do art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, s. 1, ze zm.; dalej: Dyrektywa): „Dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale”.

Natomiast zgodnie z art. 244 Dyrektywy obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur: „Każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał”.

W tym miejscu należy także przywołać normę wyrażoną w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą:

aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury;

państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polski ustawodawca nie wprowadził przepisów w zakresie wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne ustawy o VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten ma zapewniać:

przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;

autentyczność pochodzenia;

integralność treści i czytelność tych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka wykonując skany papierowych faktur i dokonując ich elektronicznej archiwizacji wypełni ustawowe przesłanki w zakresie przechowywanie faktur, gdyż:

nastąpi zachowanie oryginalnej postaci otrzymywanych faktur, gwarantując ich autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność;

zapewni dostęp do archiwizowanych/przechowywanych faktur.

W opinii Wnioskodawcy w odniesieniu do formy elektronicznej (skan papierowej faktury) zostanie zachowana taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Spółka wskazuje, iż możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych (wystawionych) pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wydanych np. przez:

Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 lipca 2016 r., nr 1061-IPTPP3.4512.286.2016.2.MJ;

Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 listopada 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.5872018.1AK;

Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG;

Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 sierpnia 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.251.2017.1.KM.

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz stanowiska organów podatkowych należy uznać, że:

Wnioskodawca ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w systemie, natomiast;

ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich organom podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej.

W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”. Przepis ten nie uzależnia prawa do odliczenia podatku naliczonego od sposobu przechowywania faktur.

W związku z powyższym należy uznać, że:

faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (skan wersji papierowej) będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług;

w konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które wcześniej zostaną zeskanowane i zapisane/zarchiwizowane w formie elektronicznej nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać m.in:

datę wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest zakup towarów od producentów w celu ich dalszej odsprzedaży do klientów z Unii Europejskiej oraz państw trzecich. Znacząca część transakcji dostaw Wnioskodawcy stanowi wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz eksport towarów. Na potrzeby zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0%, Spółka gromadzi faktury zakupowe, dokumentujące nabycie towarów i usług służących czynnościom opodatkowanym, a także faktury sprzedażowe oraz dokumenty potwierdzające wywóz towarów z terytorium Polski. Spółka planuje wdrożyć rozwiązanie, które zakłada całkowite odstąpienie od papierowej formy archiwizowania faktur oraz dokumentów potwierdzających wywóz na rzecz archiwizacji w formie elektronicznej. Przechowując dokumenty w ten sposób, Spółka zapewni zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz ich czytelność. Opisane wersje elektroniczne będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, oraz na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych. Przy tym faktury będą spełniać wszystkie wymogi opisane w art. 106e ust. 1 ustawy. Zakupione towary i usługi udokumentowane otrzymywanymi fakturami zakupowymi będą służyć czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Spółkę i nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, niezależnie od formy ich otrzymania.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca w przypadku faktur przechowywanych elektronicznie na serwerach znajdujących się na terytorium kraju, Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do wskazanego powyżej artykułu. Skan faktury będzie stanowić wierne i wyraźne odzwierciedlenie wersji papierowej. Tak skopiowane faktury będą archiwizowane w systemie Spółki. Nie będzie możliwa modyfikacja ich formy ani treści. Przechowywane w ten sposób faktury będą możliwe do szybkiego odszukania oraz udostępnienia uprawnionemu organowi. Wszystkie faktury zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Zatem biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa należy zgodzić się, że Wnioskodawca ma prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej w opisany sposób.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku – art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z przedstawionego opisu wynika, że sposób w jaki Spółka – w podziale na okresy rozliczeniowe – będzie przechowywać otrzymane faktury papierowe, tj. w postaci zapisanych skanów tych faktur będzie zapewniał łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto – jak podaje Wnioskodawca – forma przechowywania faktur zapewni właściwym organom bezzwłoczny dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Jednocześnie otrzymane faktury papierowe zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Przy tym zakupione towary i usługi udokumentowane otrzymywanymi fakturami zakupowymi będą służyć czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Spółkę i nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej w opisany sposób, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur VAT.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że niniejsza interpretacja dotyczy jedynie prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, natomiast w zakresie zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu towarów w przypadku archiwizowania dokumentów potwierdzających wywóz towarów z terytorium Polski wyłącznie w formie elektronicznej, wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP lub /KIS/wnioski (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin