2021.04.21 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.113.2021.2.KK
z 21 kwietnia 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 19 lutego 2021 r. (data wpływu 23 luty 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z nimi wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 23 lutego 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z nimi wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

(…) Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”), w tym również dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Wnioskodawca wchodzi w skład międzynarodowej Grupy (…) (dalej: „Grupa”). Grupa jest (…) w branży nowych technologii - dostawcą usług i urządzeń dla konsumentów oraz klientów instytucjonalnych i komercyjnych. Oferuje usługi i produkty pod szeroko rozpoznawalną marką „(…)”.

Spółka odpowiada za całokształt działalności marketingowej oraz budowę wizerunku marki (…) w Polsce - w szczególności wspomaga proces pozyskiwania klientów poprzez promowanie i sprzedaż produktów i usług Grupy.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe (w tym wydatki ponoszone w trakcie krajowych i zagranicznych podróży służbowych), podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką zwrotu kosztów. Wydatki służbowe są dokumentowane fakturami, rachunkami, paragonami i innymi („Dokumenty”).

Faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur, potwierdzające nabycie przez Spółkę towarów i usług służą czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

W zakresie rozliczeń wydatków pracowniczych, pracownicy tworzą i wypełniają w systemie (…) (dalej: „System”) odpowiedni raport (dalej: „Raport Wydatków”, „Raport”). System umożliwia przeprowadzenie rozliczenia różnego rodzaju wydatków pracowniczych, udokumentowanych różnego rodzaju Dokumentami.

Zgodnie z obowiązującymi w Spółce zasadami, w przypadku wydatków służbowych udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, nabywcą wskazanym na fakturze (rachunku) powinna być Spółka. Faktura (rachunek) może również pomocniczo wskazywać na dane pracownika dokonującego danego zakupu.

Pracownicy tworząc Raport Wydatków gromadzą odpowiednie Dokumenty i przekazują je w formie papierowej do archiwizacji odpowiednim osobom. Z uwagi na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Wnioskodawcy z wysokimi kosztami administracyjnymi. Z uwagi na zalecenia dotyczące pracy zdalnej, wynikające z sytuacji epidemiologicznej w Polsce (SARS-CoV-2), Wnioskodawca wprowadził tymczasowe rozwiązanie umożliwiające rozliczanie wydatków elektronicznie. Ze względu na ogólnoświatowe trendy w zakresie cyfryzacji, jak również w celu ograniczenia kosztów, Spółka ma zamiar wprowadzić trwałe zmiany w zakresie rozliczeń wydatków pracowniczych, poprzez zastąpienie gromadzenia Dokumentów w formie papierowej ich elektroniczną archiwizacją.

Dokumenty elektroniczne zapisywane będą w systemie elektronicznym, zaś dokumenty papierowe są do tego systemu skanowane w formacie pdf, gwarantującym autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Działania te polegałyby na wyeliminowaniu praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej, w odniesieniu do rozliczenia wydatków pracowniczych. W tym celu, dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, podlegałyby digitalizacji, tj. wprowadzeniu do systemu w postaci danych cyfrowych (tj. w formie skanu/zdjęcia).

W celu właściwego udokumentowania danego wydatku, pracownik wgra do Systemu skan lub zdjęcie Dokumentu w formacie PDF, JPG, PNG, JPEG, HTML, TIF lub TIFF i dołączy go do tworzonego w Systemie Raportu Wydatków. Następnie Raport będzie akceptowany przez pracownika i przesyłany do zatwierdzenia przez przełożonego (przełożonych) lub przez wyznaczoną do tego przez Spółkę osobę. Po przesłaniu Raportu do zatwierdzenia, pracownik ani inne osoby nie będą miały możliwości usunięcia Dokumentu z Systemu ani ingerowania w jego treść. Dokumenty będą przechowywane w Systemie w formie elektronicznej, w formacie, który uniemożliwi ich modyfikację. Dokumenty będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium kraju.

Osoba zatwierdzająca Raport będzie przeprowadzać kontrolę formalną (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku) i merytoryczną (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku/związku z działalnością Spółki) Dokumentów zamieszczonych w Systemie. Warunkiem zatwierdzenia wydatku będzie jego związek z działalnością Spółki (w tym objęcie danego wydatku polityką kosztów Wnioskodawcy), a także pozytywny wynik weryfikacji dotyczącej właściwego udokumentowania wydatku, tj. uzyskanie Dokumentu (podlegającego przesłaniu do Systemu) w odpowiedniej (akceptowanej przez Spółkę) formie.

Wnioskodawca nie wyklucza, że dla celów wewnętrznej kontroli pracownicy Spółki będą zobowiązani do przechowywania Dokumentów w formie papierowej przez pewien okres od dnia zatwierdzenia Raportu. Po upływie powyższego okresu, Dokumenty będą mogły zostać zniszczone.

Spółka jest w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy.

Spółka zapewni za pomocą nośników danych w siedzibie lub za pośrednictwem uprawnionych osób przy użyciu środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów zakupowych, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, a także wydruku tych dokumentów.

W przyszłości Spółka chciałaby przekazać Dokumenty związane z rozliczeniami pracowniczymi do zniszczenia, uprzednio poddając je procesowi archiwizacji elektronicznej. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających z dokumentacji na co dzień, ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej oraz ryzyko utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych.

Dokumenty delegacji służbowych (w tym faktury zakupowe) przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego – co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych z tytułu CIT oraz VAT.

Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż system przechowywania zeskanowanych faktur zapewni światowej jakości standardy bezpieczeństwa przyjęte w grupie (…) oraz przewidziane przez system informatyczny.

Dodatkowo Spółka wskazuje, iż będzie gromadziła dokumentację potwierdzającą związek pomiędzy Dokumentami a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, które dokumentują (zamówienia od kontrahentów, korespondencję handlową i wewnętrzną, umowy handlowe, itp.). Dokumentacja ta będzie również archiwizowana w formie elektronicznej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (pytanie nr 1 i 2 we wniosku):

Czy korzystając z opisanego powyżej w stanie faktycznym elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów firmy, Spółka spełnia warunki określone w przepisach art. 106m i art. 112, art. 112a ustawy o VAT i w związku z tym może prowadzić archiwum faktur oraz dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowej wersji ww. dokumentów?
Czy Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego, zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeśli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej po spełnieniu ogólnych warunków, z wyłączeniem wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Opisane przechowywanie zeskanowanych faktur oraz dokumentów związanych z nabyciem towarów lub usług przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej, jest zgodne z art. 112a ust. 1 i z art. 106m ustawy o VAT, a także zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur, a także zapewnia wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca uważa, iż opisane podejście do archiwizowania zeskanowanych dokumentów oraz niszczenia przedmiotowych dokumentów w formie papierowej po upływie okresu umownego (przy zachowaniu zasad wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości), jest prawidłowe.

Ad. 2

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur, Spółka jest zdania, że jeśli będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia w odpowiednich terminach wynikających z ustawy o VAT kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach (zakładając, że dokumentują one nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych i dają prawo do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT oraz faktury te zostały poprawnie wystawione).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Ad. 1

Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji ustawy o VAT.

W myśl art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stosownie do art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury (w tym ich duplikaty) od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

w podziale na okresy rozliczeniowe,

w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz,

autentyczność pochodzenia,

integralność treści,

czytelność tych faktur.

Co więcej, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże w świetle ust. 3 ww. regulacji wymogu tego się nie stosuje, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, iż podatnicy, zobowiązani są do przechowania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, w sytuacji, gdy dokumenty te są archiwizowane w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp on-line do nich, mogą być przechowywane poza granicami Polski.

Definicje pojęć takich jak autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zawarte w art. 106m ustawy o VAT. Jak wynika z ust. 1 powołanego przepisu, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”. W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT o integralności treści faktury natomiast można mówić wtedy, gdy „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”. Mając to na uwadze, należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Przy czym, w ocenie Spółki, przykładowo zmiana formatu pliku (w tym zmiana sposobu przechowywania z formy papierowej na elektroniczną), w którym faktura została zapisana, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowego wymogu.

Wnioskodawca pragnie zauważyć, iż ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże, zdaniem Spółki pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Należy również zaznaczyć, iż w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić, za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT.

Niemniej jednak, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 r., sygn. nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK), termin „kontroli biznesowej” należy intepretować, jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą”.

Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Jako przykład kontroli biznesowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 24 maja 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF wskazał „posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 maja 2018 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT) oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Tym samym, przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania dokumentów źródłowych w ich oryginalnej postaci. Co prawda, art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej daje możliwość państwom członkowskim UE nałożenia obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niemniej jednak polski ustawodawca z przedmiotowej możliwości nie skorzystał.

Nie ma bowiem w ustawie o VAT ani w innym powszechnie obowiązującym akcie normatywnym (w szczególności w Ordynacji podatkowej) przepisu, który ograniczałby możliwość elektronicznej archiwizacji wyłącznie do tych faktur, które podatnik otrzymał od dostawcy w formie elektronicznej.

Nie ma również przepisu, który obligowałby podatnika do przechowywania otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w archiwum w formie papierowej. W ocenie Spółki, podatnik zachowuje w takiej sytuacji prawo wyboru pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją.

Podsumowując należy uznać, że przepisy ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie;

podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą);

podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych);

w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

W tym miejscu Wnioskodawca pragnie wskazać, iż w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo noty księgowe, rachunki) przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. W konsekwencji zdaniem Spółki nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe dokumenty otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

Analiza sposobu przechowywania Dokumentów.

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowany we wniosku sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych Dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT.

Przechowywanie i dostęp do Dokumentów.

Otrzymywane przez Wnioskodawcę Dokumenty, zgodnie z wnioskiem, będą przechowywane od momentu ich uzyskania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie.

Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka jest w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych Dokumentów (lub ich duplikatów) w formie elektronicznej lub udostępnić wydruk dokumentów z elektronicznego archiwum, umożliwiając ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz pełna czytelność.

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku Dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej autentyczność pochodzenia wynika bezpośrednio z faktu, że wersja elektroniczna Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej. Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany dokument oraz jego treści.

Dodatkowo, Spółka będzie posiadać dokumenty uzupełniające (m.in. zamówienia, umowy) do otrzymywanych Dokumentów, co będzie świadczyło o pewności autentyczności pochodzenia Dokumentów.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. W ramach procedury, Dokumentom nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca pragnie wskazać także, iż elektroniczny zapis obrazu dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego odpowiednika. Czytelność zdigitalizowanych Dokumentów zapewniona będzie poprzez wykorzystanie specjalistycznego sprzętu i oprogramowania do skanowania. W rezultacie, Dokumenty zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana będzie czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów wspomagane będzie poprzez wewnętrzne systemy kontroli kontrahentów. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do Dokumentów będzie: weryfikacja kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp. Ponadto, każdy Dokument, poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez osoby zajmujące się procesami księgowymi Spółki. Dodatkowo dana transakcja potwierdzona Dokumentem, będzie zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie składania formalnego zamówienia, a w przypadku jego braku na etapie księgowania Dokumentu. Tylko Dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji, będą mogły stanowić podstawę do rozpoznania ich dla celów rachunkowych i podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy, zapewniona będzie zatem „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, od momentu uzyskania faktur do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, sposób obiegu i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów źródłowych, ich integralność oraz czytelność zawartych treści. Ponadto, jak zostało wskazane powyżej, sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów będzie odbywał się z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający wyszukanie wybranych dokumentów oraz bezzwłoczny do nich dostęp.

W ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Wnioskodawca, pragnie wskazać, że prezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe potwierdzających dopuszczalność wyłącznie elektronicznego przechowywania dokumentów otrzymanych zarówno w wersji elektronicznej jak i w wersji papierowej i niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych, m.in. w:

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2018 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, w której organ stwierdził, że „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”;

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF, w której organ uznał, że „W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy.”;

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 maja 2017 r., sygn. nr 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.1.RD, w której organ stanął na stanowisku, iż „W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca przy wypełnieniu warunków przechowywania dokumentów określonych w art. 112a ustawy tj. przechowując elektroniczne obrazy Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu online do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wymienionym wyżej Organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej Dokumentów spełniający określone wyżej warunki, będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania Dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.”;

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP, w której organ wyraził pogląd, iż „Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy należy stwierdzić, że jego postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. W efekcie podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów będzie podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym.”;

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r., sygn. nr 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz, w której organ stwierdził, „że przechowywanie (...), faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.”

Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zatem zgodnie z treścią przywołanej regulacji, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Konieczne jest więc, aby Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym ustawa nie reguluje w jakiej formie to ma nastąpić (elektronicznej czy papierowej).

Co więcej, przepisy Ordynacji podatkowej oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r. Nr 165, poz. 1373), regulujące kwestie wystawiania rachunków również nie wskazują na formę archiwizowania tych dokumentów otrzymanych od kontrahentów.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, także przepisy Ordynacji podatkowej jak i rozporządzeń wykonawczych do niej nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury, rachunki jak również pozostałe dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez podatnika zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej były przez niego archiwizowane w wersji elektronicznej.

Mając powyższe na uwadze, Spółka wnioskuje o potwierdzenie prawidłowości, że stosownie do przepisów (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów odbywał się w formie elektronicznej (w tym na serwerach znajdujących się poza Polską) na zasadach przedstawionych w opisie wniosku.

Ad 2.

Zdaniem Spółki, będzie przysługiwało jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentować one będą wydatki dające jej prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT „w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (...)”. Zgodnie zaś z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT „kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi”.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Mając na uwadze powyższe przepisy podmiot jest uprawniony do odliczenia VAT naliczonego, gdy spełnione są łącznie następujące przesłanki:

odliczenia dokonuje podatnik VAT;

w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy;

towary lub usługi, w związku z nabyciem których podatek VAT został naliczony, są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT;

podatnik otrzymał fakturę/dokument celny dokumentującą tę transakcję.

Ponadto, konieczne jest również wystąpienie braku przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe, regulacje ustawy o VAT nie warunkują prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) otrzymana została faktura ani też w jaki sposób jest archiwizowana. W konsekwencji, forma w jakiej Spółka przechowuje faktury, w związku z którymi przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego, dokumentujące nabywane towary i usługi, nie powinna mieć wpływu na powstanie, realizację czy też zachowanie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

W świetle powyższego, Spółka pragnie wskazać, że prawo do odliczenia VAT naliczonego uzależnione powinno być od tego czy:

w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę (czynnego podatnika VAT) towarów i usług powstał obowiązek podatkowy;

Spółka otrzymała fakturę VAT/dokument celny dokumentującą tę transakcję;

nabyte towary lub usługi, w związku z nabyciem których VAT został naliczony, służą Spółce do wykonywania czynności opodatkowanych VAT;

w analizowanej sytuacji nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT.

Natomiast forma archiwizowania faktur przez Spółkę nie powinna mieć wpływu dla celów powstania, realizacji oraz zachowania prawa do odliczenia VAT.

W konsekwencji, archiwizowanie w formie elektronicznej faktur, na zasadach opisanych we wniosku, będzie dawało Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanych faktur (przy założeniu spełnienia powyższych przesłanek).

Stanowisko Spółki zostało potwierdzone w licznych interpretacjach prawa podatkowego, przykładowo w:

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 r., sygn. nr 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ, w której organ wyraził pogląd, iż „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.”;

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 kwietnia 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF, w której organ stwierdził, że „Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej Faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to Faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy. Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.”;

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 kwietnia 2017 r., sygn. nr 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ, w której organ wyraził pogląd, iż „faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę. W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.”;

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP w której organ uznał, że „należy stwierdzić, że (...) postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. (...) Podatek naliczony wynikający z dokumentów zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej będzie podatkiem prawidłowo i należycie udokumentowanym, a Wnioskodawcy - przy założeniu spełnienia innych wymogów nałożonych ustawą VAT w odniesieniu do odliczenia VAT - będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie elektronicznie.”

Mając powyższe na uwadze, Spółka wnioskuje o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska wskazanego wyżej, tj. że przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentują one nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych i dają prawo do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT oraz faktury te zostały poprawnie wystawione), w sytuacji, gdy są one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie wniosku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485), faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury, rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT, powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, działający w branży nowych technologii - dostawca usług i urządzeń dla konsumentów oraz klientów instytucjonalnych i komercyjnych. Oferuje usługi i produkty pod szeroko rozpoznawalną marką „(…)”. W ramach podróży służbowych pracownicy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe dokumentowane fakturami, rachunkami, paragonami.

Faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur potwierdzające nabycie przez Spółkę towarów i usług, służą czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Spółka planuje wdrożenie w pełni elektronicznego systemu rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników, zmieniającego sposób archiwizacji omawianych dokumentów. Dokumenty elektroniczne zapisywane będą w systemie elektronicznym, zaś dokumenty papierowe będą do tego systemu skanowane w formacie pdf, gwarantującym autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Działania te polegałyby na wyeliminowaniu praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej w odniesieniu do rozliczenia wydatków pracowniczych. W tym celu, dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do systemu w postaci danych cyfrowych (tj. w formie skanu/zdjęcia). Dokumenty będą przechowywane w Systemie w formie elektronicznej, w formacie, który uniemożliwi ich modyfikację. Dokumenty będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium kraju.

Wnioskodawca nie wyklucza, że dla celów wewnętrznej kontroli, pracownicy Spółki będą zobowiązani do przechowywania Dokumentów w formie papierowej przez pewien okres od dnia zatwierdzenia Raportu. Po upływie powyższego okresu, Dokumenty będą mogły zostać zniszczone.

Stosowane przez Spółkę kontrole biznesowe, zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka jest w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju, dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy.

Dokumenty delegacji służbowych (w tym faktury zakupowe) przechowywane będą w wersji elektronicznej co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku VAT.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy, dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i dokumentów zrównanych z nimi w formie elektronicznej, w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca, Dokumenty będą przechowywane w Systemie w formie elektronicznej, w formacie, który uniemożliwi ich modyfikację. Faktury i dokumenty zrównane z nimi przechowywane będą w wersji elektronicznej co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku VAT. W ramach nowego systemu Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie określonych kontroli biznesowych, które zapewnią wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, Spółka zapewni możliwość dostępu on-line do systemu, w którym archiwizowane są obrazy faktur, organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT i zapewni za pomocą nośników danych w siedzibie lub za pośrednictwem uprawnionych osób przy użyciu środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów zakupowych, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych a także wydruk tych dokumentów.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur oraz dokumentów stanowiących faktury zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów zrównanych z nimi wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

(uchylona),
nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur, w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi oraz duplikatami tych faktur wykorzystywanymi do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Dokumenty te nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy, na tle przedstawionych przepisów prawa, wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach i dokumentach z nimi zrównanych, dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Natomiast w odniesieniu do faktur dokumentujących wydatki wymienione w art. 88 ustawy (z zastrzeżeniem wyjątków wymienionych w tym przepisie), Wnioskodawca nie będzie posiadał takiego prawa.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury i dokumenty z nimi zrównane mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur, pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy kwestii przechowywania faktur i dokumentów zrównanymi z nimi wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Tut. Organ nadmienia, że nie ma przeciwskazań do przechowywania pozostałych dokumentów w tożsamy sposób jak faktury. Zatem niniejsza interpretacja została wydana wyłącznie w zakresie objętymi we wniosku pytaniami.

Ponadto, tut. Organ informuje, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin