2021.04.30 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-3.4012.39.2021.2.PK
z 30 kwietnia 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 29 stycznia 2021 r. (data wpływu 30 stycznia 2021 r.), uzupełnionym (data wpływu 26 lutego 2021 r.), uzupełnionym pismem z 6 kwietnia 2021 r. (data wpływu 6 kwietnia 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura VAT - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 stycznia 20201r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura VAT. Ww. wniosek został uzupełniony pismem, które wpłynęło do Organu 26 lutego 2021 r. ww. wniosek został uzupełniony pismem z 6 kwietnia 2021 r., stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z 1 kwietnia 2021 r. znak: 0111-KDIB3-3.4012.39.2021.1.PK.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (Spółka) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej również jako „podatek VAT”). Spółka prowadzi sprzedaż pojazdów samochodowych oraz części samochodowych jak również świadczy usługi na rzecz użytkowników pojazdów. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca dokonuje zarówno dostawy towarów jak i świadczenia usług. Odbiorcami towarów i usług są zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako „ustawa o VAT”), jak również podmioty taką działalność prowadzące (dalej jako „odbiorcy”).

Spółka dysponuje kasą rejestrującą online tj. drukarka fiskalna podłączona do komputera zintegrowanego z odpowiednim programem sprzedażowo-księgowym z elektronicznym zapisem kopii paragonów tj. takich, w których treść paragonów jest zapisywana w formie online.

Wnioskodawca zamierza wprowadzić zmiany w systemie ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji sprzedaży towarów lub usług dotyczące następujących dwóch sytuacji:

w odniesieniu do sytuacji, w której nabywca towarów lub usług będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT, która już przed zaewidencjonowaniem sprzedaży, występuje z żądaniem wystawienia faktury VAT
w odniesieniu do sytuacji, w której nabywca towarów lub usług będący podatnikiem czynnym podatku VAT podaje Wnioskodawcy numer, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, zgłaszając chęć otrzymania faktury VAT, zaś sprzedaż nie jest ewidencjonowana na kasie rejestrującej.

W sytuacji opisanej w pkt 1 sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie rejestrującej i wystawiana jest faktura VAT bez numeru NIP, która pozwalać będzie na identyfikację, do którego paragonu została wystawiona (poprzez powołanie numeru paragonu). Faktura VAT, o której mowa, będzie drukowana w jednym egzemplarzu, który - jako oryginał - będzie wręczany nabywcy. Egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym (np. w formie pliku PDF), z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniona zostanie oczywiście możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych.

Oryginał paragonu fiskalnego będzie - po wręczeniu nabywcy wystawionej faktury - niezwłocznie niszczony. Kopia paragonu fiskalnego zostaje po zaewidencjonowaniu sprzedaży zapisana w pamięci kasy rejestrującej w formie online.

W sytuacji opisanej w pkt 2 Wnioskodawca nie zamierza ewidencjonować sprzedaży towarów lub usług za pomocą kasy rejestrującej, lecz jedynie przekazywać klientowi fakturę VAT w formie papierowej albo w formie elektronicznej. Jednocześnie, niezależnie od tego czy faktura została przekazana klientowi w formie papierowej albo w formie elektronicznej, egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym (np. w formie pliku PDF), z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniona zostanie oczywiście możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy Wnioskodawca, postępując zgodnie z procedurą opisaną w pkt 1 i pkt 2 wniosku:

w części dotyczącej przechowywania egzemplarza faktury VAT przeznaczonej dla Wnioskodawcy, będzie postępował prawidłowo biorąc pod uwagę treść art. 106g i 112a ustawy o VAT?
w części dotyczącej niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura VAT, będzie postępował prawidłowo biorąc pod uwagę treść art. 106h ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, postępując zgodnie z procedurą opisaną w pkt 1 i pkt 2 Spółka będzie działała prawidłowo:

w części dotyczącej przechowywania egzemplarza faktury VAT przeznaczonej dla Wnioskodawcy - biorąc pod uwagę treść art. 106g i art. 112a ustawy o VAT.
w części dotyczącej niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura VAT - biorąc pod uwagę treść art. 106h ustawy o VAT.

Uzasadnienie

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Analizując aspekt dotyczący przechowywania egzemplarza faktury VAT przeznaczonej dla Spółki, przytoczyć należy brzmienie art. 106g oraz art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106) [dalej ustawa VAT].

Artykuł 106g ustawy VAT, wystawianie faktur: 1. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach. Z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży (...).

Artykuł 112a ustawy VAT określa sposób przechowywania faktur: 1. Podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...)

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób. Przepisy te nie nakładają obowiązku przechowywania faktur, bez względu na to czy są to faktury tradycyjne czy elektroniczne, w formie papierowej. Sposób stosowany przez podatnika, ma przede wszystkim zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W opisie sprawy, zgodnie z procedurą opisaną w pkt 1 i pkt 2 Spółka będzie wręczała nabywcy fakturę w wersji papierowej. Egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla Spółki nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniona zostanie oczywiście możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych.

Na gruncie interpretacji indywidualnej z dnia 17 grudnia 2015 r., znak IPPP2/4512-1107/15-2/BH, rozpatrywano analogiczne zagadnienie i uznano, że nie ma przeszkód, aby egzemplarz faktury przeznaczony dla sprzedawcy był przechowywany w formie elektronicznej w sytuacji, gdy oryginał faktury wręczony nabywcy miał postać papierową. W interpretacji o której mowa, odwołano się do treści wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 maja 2012 r., sygn. akt I FSK 1228/11, wskazując, że: „...Podatnik może wystawiać faktury, faktury korygujące oraz drukować oryginał dokumentu w celu przesłania nabywcy i jednocześnie przechowywać kopie faktur w formie PDF na serwerze Spółki, w sytuacji gdy nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści dokumentu oraz zapewniona jest możliwość wydruku kopii faktury w dowolnym momencie”.

Stanowisko, o którym mowa, zostało ponadto zaakceptowane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 23 maja 2017 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNA, jak również w licznych innych interpretacjach indywidualnych: Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 sierpnia 2014 r., znak IBPP1/443-456/14/MS, w obrębie której wskazano: „Mając na uwadze fakt, że informatyczny system księgowy Wnioskodawcy będzie umożliwiał przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przechowywanie egzemplarzy faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp dla uprawnionego organu na żądanie oraz bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach, a także możliwość wydrukowania zarchiwizowanych w systemie informatycznym faktur na każde żądanie uprawnionego organu, ponadto elektroniczne zapisy danych będą chronione przed modyfikacją oraz wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w ich strukturze tak więc po wystawieniu faktury nie będzie możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do jej treści - należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym przechowywanie faktur w formie elektronicznej, będzie zgodne z powyższymi przepisami”.

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 czerwca 2014 r., znak IPPP1/443-559/14-2/IGo, w obrębie której wskazano: „z uwagi na powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obecne regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 listopada 2014 r., znak IPPPL/443-959/14-2/MPE, w obrębie której wskazano: „...Planowane działania Spółki zawarte w opisie zdarzenia przyszłego dotyczące przechowywania w formie plików PDF wszystkich faktur sklepów internetowych, niezależnie od tego czy będą to faktury elektroniczne tj. wystawione i przekazane do klientów w formie elektronicznej, czy też będą to faktury wystawione elektronicznie, ale przekazane do klientów w formie papierowej, spełniają kryteria art. 112a oraz art. 106h ust. 3 ustawy o VAT”.

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 10 marca 2015 r., znak ITPP3/443-731/14/MD, w obrębie której wskazano „...przechowywanie egzemplarzy faktur, faktur korygujących, duplikatów, przesłanych do odbiorców w formie papierowej, wyłącznie na nośniku elektronicznym z możliwością w dowolnym momencie na żądanie organów ich poboru i/lub wydrukowania, nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 grudnia 2015 r., znak IPPP2/4512-1107/15-2/BH, w obrębie której wskazano, że: „....możliwe jest i zgodne z przepisami art. 106b, 106g i 112a ustawy o podatku od towarów i usług przechowywanie egzemplarza faktur przeznaczonych dla Spółki wysyłanych kontrahentowi w formie papierowej tylko i wyłącznie w formie PDF”.

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r., znak IPPP3/4512-497/16-3/RD, w obrębie której wskazano, że „przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne)”.

Analizując aspekt dotyczący niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura VAT, w pierwszej kolejności należy wskazać na treść art. 106h ustawy o VAT. Przepis ten stanowi:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

W sytuacjach opisanych w pkt 1 zdarzenia przyszłego, zdaniem Wnioskodawcy zastosowanie znajdzie art. 106h ust. 3 ustawy o VAT.

W kontekście dopuszczalności zastosowania do sytuacji opisanych w pkt 1 zdarzenia przyszłego, przepisu z art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, brać należy pod uwagę możliwości zaistnienia sytuacji, w której oryginał faktury VAT wręczany nabywcy posiada formę papierową, zaś egzemplarz przeznaczony dla sprzedawcy ma formę elektroniczną.

W tym miejscu należy również zwrócić uwagę na różnicę pojęć jakimi posługuje się ustawodawca na gruncie art. 106h ust. 1 i 3 ustawy o VAT. W ust. 1 przepisu, o którym mowa, ustawodawca mówi o obowiązku „dołączenia”, z kolei ust. 3 stanowi o „zostawieniu”.

Na przedmiotowe rozróżnienie zwrócił uwagę Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 21 czerwca 2018 r., znak 0111-KDIB3-2.4012.255.2018.2.ASZ, wskazując: „przepis art. 106h ust. 3 nakłada natomiast obowiązek „zostawienia” w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi te fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na „dołączeniu” oryginału paragonu”. Na gruncie interpretacji, o której mowa zadane pytanie również dotyczyło możliwości niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura elektroniczna.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stanął na stanowisku, że „...odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych, należy stwierdzić, że nie ma przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej. Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Spółkę paragonów fiskalnych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych, będzie prawidłowe”.

W związku z powyższym należy dojść do wniosku, że art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, umożliwia Wnioskodawcy zniszczenie paragonu fiskalnego w sytuacji, w której:

sprzedaż będzie zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej,
w pamięci kasy rejestrującej zapisana będzie kopia paragonu fiskalnego dotyczącego sprzedaży, zawierająca dane pozwalające na identyfikację faktury VAT,
egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy będzie miał formę elektroniczną (np. plik PDF).

Podobne stanowisko zostało wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 20 maja 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.209.2020.1.JG.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Według art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1-4 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W przypadku, o którym mowa w art. 106c, faktura jest wystawiana w trzech egzemplarzach, z których jeden jest wydawany nabywcy, drugi - podmiot ją wystawiający pozostawia w swojej dokumentacji, a trzeci - przekazuje dłużnikowi.
W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
1. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3. nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4. podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi
- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 4, podatnik, w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy, przesyła kopię wystawionej faktury lub dane w niej zawarte do wyznaczonej jednostki, o której mowa w art. 97 ust. 17.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 1-4 ustawy:

Podatnicy przechowują:
1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju,
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej -również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Sposób stosowany przez podatnika, ma przede wszystkim zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca dokonuje zarówno dostawy towarów jak i świadczenia usług. Odbiorcami towarów i usług są zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako „ustawa o VAT”), jak również podmioty taką działalność prowadzące

Wnioskodawca zamierza wprowadzić zmiany w systemie ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji sprzedaży towarów lub usług dotyczące następujących dwóch sytuacji:

w odniesieniu do sytuacji, w której nabywca towarów lub usług będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT, która już przed zaewidencjonowaniem sprzedaży, występuje z żądaniem wystawienia faktury VAT
w odniesieniu do sytuacji, w której nabywca towarów lub usług będący podatnikiem czynnym podatku VAT podaje Wnioskodawcy numer, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, zgłaszając chęć otrzymania faktury VAT, zaś sprzedaż nie jest ewidencjonowana na kasie rejestrującej.

W związku z powyższym Wnioskodawca ma wątpliwości, czy opisany sposób przechowywania faktur przeznaczonych dla Wnioskodawcy, spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

W świetle powyższego, przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywanie faktur, wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej), dotyczących sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jak i tych które nie dotyczą sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej - do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy zapewnieniu:

autentyczności pochodzenia,
integralności treści i czytelności tych faktur,
a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu, pod warunkiem zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu

-będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ponadto wątpliwości Wnioskodawcy ze względu na treść art. 106h ustawy budzi kwestia dotycząca niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura.

Analizując aspekt dotyczący niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura, w pierwszej kolejności należy wskazać na treść art. 106h ustawy. Przepis ten stanowi:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Należy zaznaczyć, że zarówno w przypadku faktury papierowej jak i elektronicznej - podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz dokonania wydruku paragonu.

Jednak w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl powołanego art. 106h ust. 1 ustawy do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tą sprzedaż, (co stanowi odmienną regulację niż przypadek, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturą w formie elektronicznej). Obowiązek „dołączenia” niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu w formie papierowej, na co wskazuje literalne brzmienie art. 106h ust. 3 ustawy. W tym przypadku bowiem istnieje konieczność „zostawienia” wydrukowanego paragonu.

W przedmiotowej sprawie mamy do czynienia m.in. ze sytuacją, w której nabywca towarów lub usług będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT, przed zaewidencjonowaniem sprzedaży, występuje z żądaniem wystawienia faktury VAT, w takim przypadku oryginał paragonu zostaje zniszczony, a kopia paragonu fiskalnego zostaje po zaewidencjonowaniu sprzedaży zapisana w pamięci kasy rejestrującej w formie online.

Do powyższej sytuacji zastosowanie znajdzie przepis art. 106h ust. 3, który nakłada obowiązek „zostawienia” w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na „dołączeniu” oryginału paragonu.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że dokonując zniszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura, a kopia paragonu zostanie w pamięci kasy rejestrującej w formie online, Wnioskodawca spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Podsumowując:

dopuszczalne jest przechowywanie faktur, wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej), dotyczących sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jak i tych które nie dotyczą sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej;
dopuszczalne jest niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin