Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-3.4012.111.2021.3.MAZ
z 14 maja 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r., poz. 1325, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 4 marca 2021 r. (data wpływu – 8 marca 2021 r.), uzupełnionym pismem z 30 kwietnia 2021 r. (data wpływu – 4 maja 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości przechowywania dokumentacji podatkowej (faktur VAT) wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie papierowych dokumentów (faktur VAT) po ich zeskanowaniu, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymywanych w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 8 marca 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości przechowywania dokumentacji podatkowej (faktur VAT) wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie papierowych dokumentów (faktur VAT) po ich zeskanowaniu, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymywanych w formie papierowej. Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 30 kwietnia 2021 r. (data wpływu – 4 maja 2021 r.), stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z 27 kwietnia 2021 r., znak: 0111-KDIB3-3.4012.111.2021.2.MAZ i 0111-KDIB1-2. 4017.3.2021.3.MZA.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

AB Sp. z o.o. (dalej jako: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży hurtowej surowców chemicznych na rynku krajowym i zagranicznym oraz w zakresie kompleksowych usług logistycznych. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

Z uwagi na dużą skalę działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków (dalej jako: „dokumenty”), zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Obecnie otrzymane dokumenty są przechowywane i archiwizowane w dwojaki sposób, tj. w formie papierowej – te otrzymane w formie papierowej oraz w formie elektronicznej – te otrzymane w formie elektronicznej. Wiąże to się z wysokimi kosztami utrzymania archiwum oraz dużą pracochłonnością związaną z właściwą formą archiwizacji dokumentów papierowych i elektronicznych.

W celu minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych (dokumenty są wysyłane z krajów trzecich i wewnątrzwspólnotowych), Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznych plików w formacie PDF. Dokumenty w formie papierowej, po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zostałyby oficjalnie niszczone.

Zarówno zeskanowane dokumenty otrzymane w formie papierowej, jak i te przesłane bez-pośrednio w formie elektronicznej, będą księgowane i archiwizowane w systemie informatycznym klasy ERP. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zgodnie z wymaganiami stawianymi w art. 71-73 ustawy o rachunkowości. Ponadto Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej na dedykowany adres e-mail, aby otrzymywać jak najwięcej dokumentów w formie elektronicznej.

W uzupełnieniu wniosku z 30 kwietnia 2021 r., odpowiadając na zadane pytania, Spółka wskazała, że:

1. Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, które będą przechowywane tylko w formie elektronicznej, będzie zapewniona za pomocą kontroli, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
2. Takie kontrole [biznesowe – przypis Organu] zostaną wdrożone. Obecnie Wnioskodawca przeprowadza audyty wewnętrzne skupiające się na weryfikacji zgodności z wymaganiami standardów ISO 9001 i 14001, które zostaną rozszerzone o zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych. Poza audytami ISO, Spółka ma przeprowadzane coroczne obligatoryjne badanie biegłego rewidenta, który poza badaniem sprawozdań finansowych bada łańcuchy dostaw oraz procedury IT, audyty klientów, audyty dostawców, audyty finansowe zewnętrzne, audyty IT, audyty AEO – każdy z nich weryfikuje inne obszary.
3. Faktury będą przechowywane od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
4. Faktury elektroniczne będą przechowywane na terytorium kraju.
5. Wnioskodawca ma możliwość zapewnienia bezzwłocznego dostępu i pobrania faktur elektronicznych „e-faktur” poprzez założenie dedykowanego użytkownika w systemie Spółki i dostępu przez system VPN. Alternatywnym rozwiązaniem jest dostęp przez OneDrive, ale to wymagałoby wcześniej przygotowania i wysłania stosownych danych przez naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej oraz szefa KAS.

Do uzupełnienia wniosku Wnioskodawca dołączył dodatkową opłatę 40 zł, mając na uwadze treść sformułowanych pytań.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej, w szczególności niszczenie papierowych dokumentów (faktur VAT) po ich zeskanowaniu i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami podatkowymi, tj. przepisami Ordynacji podatkowej, ustawy o VAT, ustawy o CIT, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych?
2. Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (faktur VAT), zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymywanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej?
   
   

W ocenie Wnioskodawcy:

Ad 1.

1. Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji ustawy o VAT

Stosownie do przepisów (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie otrzymanych dokumentów odbywał się w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

W myśl art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, iż podatnicy zobowiązani są do przechowania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wynika z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik. Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, o integralności treści faktury natomiast można mówić wtedy, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Mając to na uwadze należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Przy czym, w ocenie Spółki, przykładowo zmiana formatu pliku (w tym zmiana sposobu przechowywania z formy papierowej na elektroniczną), w którym faktura została zapisana, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowemu wymogowi.

Ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże, zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Należy również zaznaczyć, iż w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lipca 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-3. 4012.101.2018.3.PK), termin „kontrola biznesowa” należy intepretować jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury, od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą”.

Jako przykład kontroli biznesowych, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 24 maja 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF, wskazał [na] „posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu”, w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z 14 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT) oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywista transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Tym samym przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania dokumentów źródłowych w ich oryginalnej postaci. Co prawda art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej daje możliwość państwom członkowskim UE nałożenia obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niemniej jednak polski ustawodawca z przedmiotowej możliwości nie skorzystał. Nie ma bowiem w ustawie o VAT ani w innym powszechnie obowiązującym akcie normatywnym (w szczególności w Ordynacji podatkowej) przepisu, który ograniczałby możliwość elektronicznej archiwizacji wyłącznie do tych faktur, które podatnik otrzymał od dostawcy w formie elektronicznej. Nie ma również przepisu, który obligowałby podatnika do przechowywania otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w archiwum w formie papierowej. W ocenie Spółki podatnik zachowuje w takiej sytuacji prawo wyboru pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją.

Podsumowując należy uznać, że przepisy ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przestanki, w tym w szczególności:

• faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie;
• podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur, od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą);
• podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur.
  
  

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo noty księgowe, rachunki), przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. W konsekwencji, zdaniem Spółki, nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe dokumenty otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

2. Analiza wdrażanego przez Wnioskodawcę sposobu przechowywania dokumentów

a. Przechowywanie i dostęp do dokumentów

Otrzymywane przez Wnioskodawcę dokumenty, zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie. Jednocześnie w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów, Spółka jest w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, niezwłoczny dostęp do otrzymanych dokumentów (lub ich duplikatów) w formie elektronicznej lub udostępnić wydruk dokumentów z elektronicznego archiwum oraz umożliwić im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

b. Autentyczność pochodzenia

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W przypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, autentyczność pochodzenia wynika bezpośrednio z faktu, że wersja elektroniczna dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej. Tym samym w odniesieniu do każdego dokumentu Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany dokument oraz jego treści. Dodatkowo Spółka będzie posiadać dokumenty uzupełniające (m.in. zamówienia, umowy) do otrzymywanych dokumentów, co będzie świadczyło o pewności autentyczności pochodzenia dokumentów.

c. Integralność treści i czytelność faktury

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. W ramach procedury dokumentom nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji dokumentów spowoduje, że elektroniczny zapis obrazu dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego odpowiednika. Czytelność dokumentów będzie zapewniona poprzez wykorzystanie specjalistycznego sprzętu i oprogramowania do skanowania. W rezultacie dokumenty zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu, w ocenie Wnioskodawcy, zachowana będzie czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

c. Kontrole biznesowe i ścieżka audytu

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentów będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli kontrahentów. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do dokumentów będzie: weryfikacja kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających, takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonania usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp.

Ponadto każdy dokument poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym, przez osoby zajmujące się procesami księgowymi Spółki. Dodatkowo dana transakcja potwierdzona dokumentem jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur, na etapie księgowania dokumentu. Tylko dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

d. Praktyka organów podatkowych

W ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przecho-wywanie dokumentów odbywało się w formie elektronicznej, zgodnie z wymaganiami stawianymi w art. 71-73 ustawy o rachunkowości, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Prezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych, wydawanych przez organy podatkowe, potwierdzających dopuszczalność wyłącznie elektronicznego przechowywania dokumentów, otrzymanych zarówno w wersji elektronicznej, jak i w wersji papierowej, i niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych, m.in. w:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, w której organ stwierdził, że: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 marca 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF, w której organ uznał, że: „W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego, będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywane faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1 -4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy”.
  
  

Zgodne z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zatem zgodnie z treścią przywołanej regulacji, przechowywane ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Konieczne jest więc, aby dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym ustawa nie reguluje w jakiej formie to ma nastąpić (elektronicznej czy papierowej).

Co więcej, przepisy Ordynacji podatkowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. z 2005 r., Nr 165, poz. 1373), regulujące kwestie wystawiania rachunków, również nie wskazują na formę archiwizowania tych dokumentów otrzymanych od kontrahentów.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, także przepisy Ordynacji podatkowej, jak i rozporządzeń wykonawczych do niej, nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury, rachunki, jak również pozostałe dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez podatnika zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, były przez niego archiwizowane w wersji elektronicznej.

Mając powyższe na uwadze, Spółka wnioskuje o potwierdzenie prawidłowości, że stosownie do przepisów (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest, by obieg i przecho-wywanie otrzymanych dokumentów odbywał się w formie elektronicznej.

Ad 2.

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego, wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego. Zdaniem Spółki, przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentują one wydatki dające jej prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy są one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, „w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (...)”.

Zgodnie zaś z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 10, w zw. z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Mając na uwadze powyższe przepisy podmiot jest uprawniony do odliczenia VAT naliczonego, gdy spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• odliczenia dokonuje podatnik VAT,
• w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
• towary lub usługi, w związku z nabyciem których podatek VAT został naliczony, są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT,
• podatnik otrzymał fakturę/dokument celny dokumentującą tę transakcję.

Biorąc pod uwagę powyższe, regulacje ustawy o VAT nie warunkują prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) otrzymana została faktura ani też w jaki sposób jest archiwizowana. W konsekwencji forma w jakiej Spółka przechowuje faktury, w związku z którymi przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego, dokumentujące nabywane towary i usługi, nie powinna mieć wpływu na powstanie, realizację czy też zachowanie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

W świetle powyższego Spółka pragnie wskazać, że prawo do odliczenia VAT naliczonego uzależnione powinno być od tego czy:

• w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę (czynnego podatnika VAT) towarów i usług powstał obowiązek podatkowy;
• Spółka otrzymała fakturę VAT/dokument celny dokumentującą tę transakcję, nabyte towary lub usługi, w związku z nabyciem których VAT został naliczony, służą Spółce do wykonywania czynności opodatkowanych VAT;
• w analizowanej sytuacji nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT.
  
  

Natomiast forma archiwizowania faktur przez Spółkę nie powinna mieć wpływu dla celów powstania, realizacji oraz zachowania prawa do odliczenia VAT W konsekwencji archiwizowanie w formie elektronicznej faktur, na zasadach opisanych w zdarzeniu przyszłym, daje Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanych faktur (przy założeniu spełnienia powyższych przesłanek).

Stanowisko Spółki zostało potwierdzone w licznych interpretacjach prawa podatkowego, przykładowo w:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lipca 2018 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ, w której organ wyraził pogląd, iż „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT”;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z 14 kwietnia 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP, w której organ uznał, że „należy stwierdzić, że (...) postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. (…) Podatek naliczony wynikający z dokumentów zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej będzie podatkiem prawidłowo i należycie udokumentowanym, a Wnioskodawcy - przy założeniu spełnienia innych wymogów nałożonych ustawą VAT w odniesieniu do odliczenia VAT - będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie elektronicznie”.

Mając powyższe na uwadze, Spółka wnioskuje o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska wskazanego wyżej, tj. że będzie przysługiwało jej prawo do odliczenia VAT naliczonego, wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, w zakresie podatku od towarów i usług, jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r., poz. 685, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – art. 106m ust. 3 ustawy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – art. 106m ust. 4 ustawy.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca planuje wprowadzenie procedury polegające na zeskanowaniu treści dokumentów otrzymywanych w formie papierowej i ich archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznych plików w formacie PDF. Dokumenty w formie papierowej, po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zostałyby oficjalnie niszczone. Dokumenty otrzymane w formie papierowej, jak i te przesłane bezpośrednio w formie elektronicznej, będą księgowane i archiwizowane w systemie informatycznym. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, które będą przechowywane tylko w formie elektronicznej, będzie zapewniona za pomocą kontroli, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zostaną wdrożone kontrole biznesowe. Obecnie Wnioskodawca przeprowadza audyty wewnętrzne skupiające się na weryfikacji zgodności z wymaganiami standardów ISO 9001 i 14001, które zostaną rozszerzone o zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych. Spółka ma przeprowadzane coroczne obligatoryjne badanie biegłego rewidenta, który poza badaniem sprawozdań finansowych bada łańcuchy dostaw, procedury i audyty równych obszarów działalności. Faktury będą przechowywane od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury elektroniczne będą przechowywane na terytorium kraju.

Wnioskodawca ma możliwość zapewnienia – naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej oraz szefowi KAS – bezzwłocznego dostępu i pobrania faktur elektronicznych „e-faktur” poprzez założenie odpowiedniego profilu użytkownika w systemie Spółki.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania dokumentacji podatkowej (faktur VAT) wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie papierowych dokumentów (faktur VAT) po zeskanowaniu, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymywanych w formie papierowej.

W przypadku wersji papierowej otrzymywanych przez Spółkę dokumentów (faktur), które będą następnie archiwizowane wyłącznie w formacie plików elektronicznych PDF, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Opisane wersje elektroniczne będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie. Wnioskodawca zapewni organom podatkowym dostęp do wersji elektronicznych faktur. Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje zatem, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Natomiast w odniesieniu do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów (w tym dokumentów celnych), należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie o VAT.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz gdy nie zaistnieją przesłanki negatywne, wymienione w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę – otrzymanych w formie papierowej – faktur VAT lub innych dokumentów, będących fakturą w rozumieniu ustawy.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur lub innych dokumentów będących fakturami – otrzymanych w formie papierowej – w ramach przedstawionego w opisie zdarzenia przyszłego procedur, będzie zgodne z przepisami ustawy. Tym samym Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur lub dokumentów będących fakturami, archiwizowanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych, papierowych wersji tych faktur i dokumentów.

Tym samym, oceniając całościowo, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie podatku od towarów i usług należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie Organ pragnie wskazać, że w zakresie przepisów Ordynacji podatkowej oraz podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidulane nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.