Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-2.4012.96.2021.2.ST
z 12 maja 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 1 marca 2021 r. (data wpływu 2 marca 2021 r.), uzupełnionym pismem z 22 kwietnia 2021 r. (data wpływu 30 kwietnia 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• możliwości przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, uprawniających do odliczenia podatku VAT i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych – jest prawidłowe,
• prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone – jest prawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

2 marca 2021 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• możliwości przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, uprawniających do odliczenia podatku VAT i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych,
• prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone.
  
  

Wniosek uzupełniono pismem z 22 kwietnia 2021 r. (data wpływu 30 kwietnia 2021 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako: Wnioskodawca, Zainteresowany, Spółka) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.

W toku działalności, z uwagi na skalę prowadzonego biznesu, Wnioskodawca otrzymuje stosunkowo dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków itp., które są wystawiane i przesyłane do Zainteresowanego w wersji papierowej lub elektronicznej.

Obecnie Spółka przechowuje wszystkie te dokumenty w formie papierowej, tzn. dokumenty, które są wystawiane przez dostawców w formie papierowej są przechowywane w oryginale w tej formie, a dokumenty wystawiane w formie elektronicznej (w tym faktury elektroniczne) są przechowywane w oryginalnej postaci elektronicznej (przy czym mogą one być dodatkowo drukowane i przechowywane jako wydruk tego dokumentu).

Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia wewnętrznych procesów, Spółka rozważa zmianę praktyki, w ramach obowiązującego prawa, w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz faktur korygujących, a więc wszelkich faktur po stronie zakupu.

Zmiana miałaby polegać na rezygnacji z przechowywania papierowych dokumentów księgowych i przejściu w całości na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej – dokumenty papierowe po zeskanowaniu (odwzorowaniu) i załączeniu do odpowiedniego systemu informatycznego, zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym wniosku, byłyby niszczone. Zmiana ta dotyczyłaby również innych dokumentów dających prawo do odliczenia, które Spółka otrzymywałaby w formie papierowej, tj. dokumentów celnych oraz paragonów spełniających kryteria uznania ich za faktury uproszczone.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, archiwizowanie dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi (m.in. obsługa procesu, koszty przechowywania dokumentów w Spółce a następnie przechowywanie dokumentacji przez wyspecjalizowanych dostawców, bezpieczne zarządzanie dokumentacją i niszczenie dokumentacji). Obieg papierowych dokumentów ze względu na obecną sytuację epidemiologiczną stwarza także wiele problemów praktycznych ze względu na wprowadzenie systemu pracy zdalnej (np. dokumenty papierowe przekazywane są z opóźnieniem).

W Spółce stosowane są dwie procedury w zakresie otrzymywania, przetwarzania i archiwizowania ww. dokumentów:

1. procedura związana z dokumentami dokumentującymi zakupu usług i towarów przez Wnioskodawcę (dotyczy to sytuacji, w których faktury lub rachunki są przesyłane pocztą tradycyjną na adres korespondencyjny Spółki lub są przesyłane pocztą elektroniczną i dokumentują wydatki związane z bieżącą działalnością Spółki) oraz
2. procedura związana z dokumentami dokumentującymi wydatki służbowe pracowników (dotyczy to sytuacji, w której wydatek opłacany jest bezpośrednio przez pracownika gotówką lub służbową kartą kredytową i to pracownik otrzymuje fakturę lub rachunek dokumentujące poniesienie wydatku).
   
   

1. Dokumenty dokumentujące zakupy usług i towarów przez Wnioskodawcę
   
   

Spółka przechowuje wszystkie wyżej wymienione dokumenty w systemie elektronicznym (dalej: System Elektroniczny 1) oraz w systemie finansowo-księgowym (dalej: System Księgowy).

Dostęp do Systemu Elektronicznego 1 mają tylko uprawnieni pracownicy Spółki.

Przechowywanie dokumentów odbywa się na zabezpieczonych, chronionych serwerach znajdujących się w Polsce lub poza granicami kraju, w sposób zapewniający bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych na tych fakturach za pomocą środków elektronicznych.

Kolejność czynności w ramach obecnej procedury w Spółce wygląda następująco:

1. Dostawcy towarów i usług wystawiają i przesyłają do Zainteresowanego faktury elektroniczne lub tradycyjne (papierowe).
2. Faktury w wersji elektronicznej i papierowej są odbierane przez uprawnionego pracownika, w przypadku otrzymania faktury papierowej uprawniony pracownik skanuje fakturę i wysyła ją do odpowiedniego.
3. Uprawnieni pracownicy Wnioskodawcy dokonują opisu faktur w Systemie Elektronicznym 1 oraz załączają obraz dokumentu lub dokument elektroniczny (w przypadku dokumentów wystawionych elektronicznie).
   
4. Następnie wydatek zostaje poddany merytorycznej weryfikacji i zatwierdzeniu przez uprawnionego/ych pracownika/ów.
5. Zatwierdzona faktura jest weryfikowana i zatwierdzana pod względem formalnym przez dział księgowości Spółki.
6. Po procesie autoryzacji, wszystkie faktury w postaci elektronicznej (tj. oryginalne dokumenty wystawione w postaci elektronicznej oraz skany lub odwzorowania faktur papierowych) są transferowane do Systemu Księgowego, gdzie przechowywane są wersje elektroniczne wszystkich dowodów księgowych.
7. Skany faktur przechowywane są finalnie zarówno w Systemie Elektronicznym 1, jak i w Systemie Księgowym, do których dostęp mają tylko upoważnieni pracownicy Spółki.
   
8. Oryginały papierowych faktur przechowywane są w Spółce, a w przypadku wyczerpania się miejsca w biurze, przekazywane są i przechowywane na podstawie umowy przez zewnętrznego dostawcę, specjalizującego się w administrowaniu i przechowywaniu zapisów i danych.
9. Skany faktur i dokumenty elektroniczne przechowywane są na serwerach znajdujących się w Polsce lub poza terytorium kraju, niemniej w każdym przypadku możliwy jest bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej.
   
   

Procesowanie faktur i innych dokumentów przy pomocy Systemu Elektronicznego 1 można podzielić na następujące etapy:

1. Wprowadzenie danych (takich jak kategoria wydatku, kwota, dostawca, metoda płatności, opis transakcji) oraz załączenie dokumentu elektronicznego lub zdjęcia faktury, rachunku etc.
2. Weryfikacja oraz zatwierdzenie wydatku pod względem merytorycznym przez uprawnionych pracowników.
3. Weryfikacja oraz zatwierdzenie dokumentu księgowego przez dział księgowości Spółki.
4. Po procesie autoryzacji przez dział księgowości, wszystkie dowody księgowe są transferowane do Systemu Księgowego, weryfikowane i księgowane.
   
   

Spółka planuje zmienić sposób przechowywania dokumentów w taki sposób, że wszelkie otrzymywane dokumenty – zarówno otrzymywane w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej – zamierza przechowywać jedynie w formie elektronicznej.

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i skan będzie załączany do właściwego systemu elektronicznego i tylko w tej formie będą one przechowywane na zabezpieczonych i chronionych serwerach – wersje papierowe dokumentów będą niszczone.

System Elektroniczny 1 uniemożliwia ingerowanie w treść zapisywanych w nim skanów lub zdjęć dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym 1 skany lub zdjęcia dokumentów muszą mieć odpowiednią jakość zapewniającą ich pełną czytelność. Dodatkowo, jakość sprawdzana jest w trakcie procesu kontroli biznesowej. W konsekwencji, w Systemie Elektronicznym 1 zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych oraz dokumenty elektroniczne.

2. Dokumenty dokumentujące wydatki służbowe pracowników
   
   

Pracownicy Spółki często ponoszą wydatki w związku z realizacją obowiązków służbowych, projektów, współpracy ze spółkami zależnymi Wnioskodawcy. Płatność za omawiane wydatki dokonywana jest gotówką ze środków własnych pracowników lub przy użyciu firmowych kart kredytowych wydanych na rzecz Zainteresowanego, przekazanych do użytku pracownikom i dotyczy to m.in. odbywanych podróży służbowych, szkoleń, kosztów subskrypcji, składek członkowskich, posiłków w trakcie podróży służbowych oraz kosztów dojazdów w ramach podróży służbowych.

Wszystkie wydatki i wyjazdy służbowe mają związek z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i z pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Podczas podróży służbowych pracownicy Spółki częstokroć nabywają towary i usługi w Jej imieniu, na przykład usługi noclegowe lub usługi transportowe (bilety lotnicze, przejazd pociągami, taksówkami itp.). Pracownicy Zainteresowanego otrzymują od dostawców i usługodawców dokumenty (w szczególności faktury, rachunki, paragony i bilety) potwierdzające nabycie towarów lub usług.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników, w Spółce funkcjonuje zintegrowany system rozliczający delegacje oraz wydatki pracownicze, tj. System Elektroniczny 2.

System Elektroniczny 2 ma na celu m.in. zautomatyzowanie procesu obiegu dokumentów, zapewnienie właściwego funkcjonowania kontroli biznesowych, ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu oraz archiwizację transakcji w formie elektronicznej.

Obecnie przedkładane przez pracowników dokumenty księgowe dotyczące podróży służbowych archiwizowane są zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Skany lub zdjęcia dokumentów zapisywane są w Systemie Elektronicznym 2, ale jednocześnie ich oryginały (wersje papierowe) są dostarczane przez pracowników do pracodawcy i przechowywane przez Spółkę.

Jak wskazano we wcześniejszej części wniosku, wszystkie dowody księgowe są automatycznie transferowane z właściwego systemu elektronicznego (w przypadku wydatków służbowych z Systemu Elektronicznego 2) do Systemu Księgowego. Tym samym, Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w imieniu Spółki w celach służbowych, Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej i przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej.

System Elektroniczny 2 pozwala na raportowanie wydatków służbowych, załączanie dokumentów, elektroniczną akceptację wydatków i rozliczanie kosztów delegacji.

W Systemie Elektronicznym 2 przechowywane są skany lub zdjęcia dokumentów źródłowych oraz dokumenty wystawione jedynie w formie elektronicznej. Pracownik, który np. podczas podróży służbowej otrzymał paragon lub fakturę, zobligowany jest do zeskanowania lub sfotografowania tej faktury i do zapisania jej zdjęcia lub skanu w Systemie Elektronicznym 2 w obsługiwanym przez ten system formacie. System Elektroniczny 2 uniemożliwia ingerowanie w treść zapisywanych w nim skanów lub zdjęć dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym 2 skany lub zdjęcia dokumentów muszą mieć odpowiednią jakość zapewniającą ich pełną czytelność. Dodatkowo, jakość sprawdzana jest w trakcie procesu kontroli biznesowej. W konsekwencji, w Systemie Elektronicznym 2 zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych oraz dokumenty elektroniczne.

W celu rozliczenia wydatków poniesionych podczas podróży służbowych, w Systemie Elektronicznym 2 zostaje utworzony raport, który jest przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez uprawnione osoby. W ramach weryfikacji sprawdzana jest m.in czytelność załączonych dokumentów. Po zakończeniu procesu weryfikacji i autoryzacji, raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów są archiwizowane, z uwzględnieniem m.in. informacji o tym, który pracownik wprowadził dokument do systemu, przy zachowaniu chronologii zdarzeń i bez możliwości edycji załączonych dokumentów.

Proces rozliczania wydatków służbowych w Spółce przy pomocy Systemu Elektronicznego 2 można podzielić na następujące etapy:

1. Wprowadzenie danych (takich jak: kategoria wydatku, kwota, dostawca, metoda płatności, opis transakcji) oraz załączenie dokumentu elektronicznego lub zdjęcia faktury lub rachunku.
2. Weryfikacja oraz zatwierdzenie wydatku pod względem merytorycznym przez uprawnionego menedżera.
3. Weryfikacja oraz zatwierdzenie dokumentu księgowego przez dział księgowości Spółki.
4. Po procesie autoryzacji przez dział księgowości Spółki, wszystkie zapisy księgowe wydatków są transferowane do Systemu Księgowego.
   
   

System Elektroniczny 2 uniemożliwia zmianę danych widocznych na umieszczonych w nim dokumentach (tj. na zdjęciach lub skanach faktur, paragonów itp.). System gwarantuje, że integralność obrazów nie zostanie zmieniona po ich przesłaniu. System Elektroniczny 2 zapewnia także czytelność zarchiwizowanych dokumentów, jako że skany lub zdjęcia mają odpowiednią rozdzielczość.

Dane zgromadzone w Systemie Elektronicznym 2 są przechowywane na serwerach oraz tworzone są kopie zapasowe baz danych. System Elektroniczny 2 umożliwia bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe jest niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej. Faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe.

Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje dokumentów zawierają dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty są zabezpieczone przed jakimikolwiek zmianami. System Elektroniczny 2 zapewnia przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa.

Kontrola biznesowa stosowana przez Wnioskodawcę zapewnia ścieżkę audytu, dzięki której można powiązać otrzymaną fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Wydatki udokumentowane analizowanymi fakturami podlegają akceptacji przez uprawnione osoby.

System Elektroniczny 2 umożliwia identyfikację pochodzenia dokumentów, w tym faktur, w szczególności pozwala na sprawdzenie danych wystawcy widocznych na dokumencie. Możliwe jest także powiązanie danej faktury z konkretną transakcją.

Należy pamiętać, że dokumenty wprowadzone do Systemu Elektronicznego 2 dotyczą m.in. wydatków służbowych ponoszonych przez pracowników, opłacanych gotówką lub firmową kartą kredytową. Dane zawarte w Systemie Elektronicznym 2 pozwalają na ustalenie, który pracownik wprowadził daną fakturę do systemu. Z treści faktury zakupowej, której skan lub zdjęcie zostaje wprowadzone do Systemu Elektronicznego 2 wynika, kiedy dana usługa została nabyta. Ponadto, dysponując danymi adresowymi wystawcy takiej faktury możliwe jest, co do zasady, ustalenie miejsca, w którym usługa została wykonana.

Podsumowując, okoliczności dostawy towarów lub świadczenia usługi udokumentowanych fakturą zakupową, której obraz został wprowadzony do Systemu Elektronicznego 2 mogą zostać zbadane i przeanalizowane poprzez powiązanie danych z tego systemu z fakturami sprzedażowymi oraz z innymi dokumentami Spółki dotyczącymi realizacji poszczególnych projektów. Możliwe jest więc odtworzenie istotnych okoliczności związanych z nabyciem towaru lub usługi.

W celu usprawnienia procesu rozliczania kosztów Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie papierowej i przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej. W rezultacie dokumenty w wersji papierowej będą niszczone.

Wersje papierowe dokumentów otrzymywanych przez pracowników, dokumentujących wydatki ponoszone w ramach podróży służbowych lub realizacji innych obowiązków służbowych, po ich wprowadzeniu do Systemu Elektronicznego 2 nie będą przez Spółkę gromadzone. Pracownik wprowadzający obraz faktury do Systemu Elektronicznego 2 zobowiązany jest zadbać o odpowiednią jakość skanu (zdjęcia) w celu zapewnienia jej czytelności. Pracownik nie może oczywiście dokonywać żadnych zmian ani dopisków w wersji papierowej dokumentów. Czytelność faktury weryfikowana jest także na późniejszym etapie, w związku z ewidencjonowaniem faktury (księgowaniem).

Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Tym samym, nie są to wydatki ponoszone w związku z działalnością zwolnioną z opodatkowania podatkiem VAT, bądź z działalnością niepodlegającą opodatkowaniu tym podatkiem.

Przedmiotem niniejszego wniosku są kwestie dokumentowania związane wyłącznie z wydatkami, co do których Spółce obiektywnie na podstawie przepisów Ustawy VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W piśmie z 22 kwietnia 2021 r., stanowiącym uzupełnienie do wniosku, wskazano następujące informacje dotyczące procedury przechowywania dokumentów dotyczących zakupu towarów i usług:

• Wnioskodawca będzie zapewniał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju jak i poza terytorium kraju, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
• Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych dokumentów.
• Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
• W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami oraz innymi dokumentami (co do których przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będą wynikały z wprowadzonej przez Spółkę ścisłej procedury weryfikacji każdego dokumentu otrzymywanego zarówno od razu w wersji elektronicznej jak i otrzymywanego w wersji papierowej. Jak już było to opisane we wniosku, System Elektroniczny uniemożliwia ingerowanie w treść zapisywanych w nim skanów lub zdjęć dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym skany lub zdjęcia dokumentów muszą mieć odpowiednią jakość zapewniającą ich pełną czytelność. Dodatkowo, jakość sprawdzana jest w trakcie procesu kontroli biznesowej. Żaden dokument o nieodpowiedniej jakości nie zostanie zatwierdzony przez uprawnionego pracownika odpowiedzialnego w Spółce za sprawdzenie jakości dokumentu. W konsekwencji, w Systemie Elektronicznym zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych oraz dokumenty elektroniczne.
• Decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej będzie podejmowana dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.
  
  

W ww. piśmie udzielono także poniższych informacji dotyczących planowanej procedury przechowywania dokumentów dotyczących wydatków służbowych pracowników:

• Wnioskodawca będzie zapewniał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju jak i poza terytorium kraju, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
• Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych dokumentów.
• Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
• W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami oraz innymi dokumentami (co do których przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System Elektroniczny uniemożliwia ingerowanie w treść zapisywanych w nim skanów lub zdjęć dokumentów. Zapisywane w Systemie Elektronicznym skany lub zdjęcia dokumentów muszą mieć odpowiednią jakość zapewniającą ich pełną czytelność. Dodatkowo, jakość sprawdzana jest w trakcie procesu kontroli biznesowej. W konsekwencji, w Systemie Elektronicznym zapisywane są wierne kopie elektroniczne dokumentów papierowych oraz dokumenty elektroniczne. Jak już Spółka opisywała we wniosku, kontrola biznesowa stosowana przez Spółkę zapewnia ścieżkę audytu, dzięki której można powiązać otrzymaną fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Wydatki udokumentowane analizowanymi fakturami podlegają akceptacji przez uprawnione osoby Dane zawarte w Systemie Elektronicznym pozwalają na ustalenie, który pracownik wprowadził daną fakturę do systemu. Pracownik wprowadzający obraz faktury do Systemu Elektronicznego zobowiązany jest zadbać o odpowiednią jakość skanu (zdjęcia) w celu zapewnienia jej czytelności. Pracownik nie może oczywiście dokonywać żadnych zmian ani dopisków w wersji papierowej dokumentów. Czytelność faktury weryfikowana jest także na późniejszym etapie, w związku z ewidencjonowaniem faktury (księgowaniem). Przechowywane przez Spółkę elektroniczne wersje dokumentów zawierają dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty są zabezpieczone przed jakimikolwiek zmianami.
• Decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej będzie podejmowana dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.
  
  

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i innych dokumentów uprawniających do odliczenia VAT, w tym dokumentów celnych, paragonów stanowiących faktury uproszczone, dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych?
2. Czy w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania oznaczonego we wniosku nr 1, w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Zainteresowany będzie uprawniony do przechowywania faktur i innych dokumentów uprawniających do odliczenia VAT, w tym dokumentów celnych, paragonów stanowiących faktury uproszczone, dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Natomiast w odniesieniu do pytania oznaczonego we wniosku nr 2, Zainteresowany uważa, że w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1

Zgodnie z art. 112 Ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Ponadto, w myśl art. 112a ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 Ustawy VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy VAT).

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 Ustawy VAT).

W odniesieniu do faktur otrzymywanych przez podatników ustawodawca wymaga, aby takie faktury były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W rozdziale Ustawy VAT dotyczącym fakturowania ustawodawca definiuje m.in. pojęcia autentyczności pochodzenia faktury i integralności treści faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 Ustawy VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Autentyczność pochodzenia to nic innego jak stworzenie procedur umożliwiających identyfikację towaru, sprzedawcy i nabywcy. Procedury te mają potwierdzać autentyczność transakcji, co ma istotne znaczenie w kontekście wykazania przez podatnika istnienia dobrej wiary i jego prawa do odliczenia VAT naliczonego (por. J. Matarewicz [w:] Ustawa o podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany, Gdańsk 2020, art. 106m, dostęp: LEX).

Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Faktura, której autentyczność pochodzenia zapewniono, to faktura, co do której nie ma wątpliwości, że podmiot widniejący na niej jako sprzedawca (i najczęściej będący także wystawcą faktury) zrealizował transakcję dokumentowaną fakturą (por. A. Bartosiewicz [w:] VAT. Komentarz, wyd. XIV, Warszawa 2020, art. 106m, dostęp: LEX).

Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur poprzez wskazaną w opisie zdarzenia przyszłego procedurę weryfikacji merytorycznej i formalnej dokumentów. Każda faktura, która wpływa do Spółki, niezależnie od sposobu dostarczenia, tj. tradycyjnie w formie papierowej czy elektronicznie, z wykorzystaniem poczty elektronicznej, jest weryfikowana pod względem merytorycznym celem sprawdzenia, czy zakup dokumentowany fakturą faktycznie miał miejsce, z jakim projektem był związany, czy odpowiada zamówieniu, a więc czy faktura odzwierciedla w sposób prawidłowy faktyczną transakcję, która miała miejsce.

W ocenie Spółki, przyjęte rozwiązania obejmujące weryfikację dokumentów zakupowych pozwalają na stwierdzenie, że Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia otrzymywanych faktur.

Z kolei w myśl art. 106m ust. 3 Ustawy VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W literaturze wskazuje się, że integralność treści oznacza brak możliwości ingerencji w treść dokumentu po jego wprowadzeniu do obrotu (por. J. Matarewicz [w:] Ustawa o podatku od towarów i usług. Komentarz aktualizowany, Gdańsk 2020, art. 106m, dostęp: LEX).

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, sposób archiwizacji dokumentów w Systemie Elektronicznym 1 i Systemie Elektronicznym 2 uniemożliwia wprowadzanie jakichkolwiek zmian do skanu dokumentu papierowego, który jest wiernym odwzorowaniem dokumentu oryginalnego. Modyfikacja obrazu dokumentu pozostaje niemożliwa od momentu wytworzenia skanu przez cały okres archiwizacji dokumentu, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiona w opisie zdarzenia przyszłego i obowiązująca w Spółce procedura skanowania dokumentów papierowych celem ich elektronicznego przechowania wypełnia wymogi ustawodawcy co do zapewnienia przez podatnika integralności treści otrzymywanych faktur.

W myśl zacytowanych powyżej przepisów, podatnik ma również obowiązek zachowania czytelności faktury. Należy przez to rozumieć, że zapewniona jest możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń (A. Bartosiewicz [w:] VAT. Komentarz, wyd. XIV, Warszawa 2020, art. 106m, dostęp: LEX). Procedura archiwizacji dokumentów obowiązująca w Spółce przewiduje kontrolę czytelności elektronicznego odwzorowania faktur otrzymywanych w tradycyjnej formie papierowej. Dokument, którego odwzorowanie miałoby być nieczytelne nie zostanie zaakceptowany w toku weryfikacji merytorycznej i formalnej. To powoduje, że dokumenty przechowywane w Systemie Elektronicznym 1 oraz w Systemie Elektronicznym 2 są czytelne. Spełniona pozostaje zatem przesłanka czytelności otrzymywanych faktur, o której mowa w art. 112a ust. 1 Ustawy VAT.

Z analizy powyższych przepisów należy wysunąć wniosek, że ustawodawca nie wymaga, aby podatnik przechowywał otrzymywane faktury (ale także np. dokumenty celne) w postaci, w jakiej zostały oryginalnie wystawione. Nie stawia się zatem wymogu, aby papierowo wystawione dokumenty były przechowywane w tej samej postaci.

W świetle art. 112a ust. 1 Ustawy VAT dopuszczalnym jest przechowywanie przez podatnika faktur wystawionych w postaci tradycyjnej, papierowej, w formie ich odwzorowania elektronicznego (np. skanu), pod warunkiem, że zachowana zostaje autentyczność pochodzenia takiego dokumentu, integralność jego treści i czytelność.

Jak wskazano powyżej, Spółka zapewnia wypełnienie tych przesłanek poprzez wprowadzenie odpowiednich procedur postępowania, przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Nie ma zatem przeszkód, aby po odpowiednim zdigitalizowaniu, wgraniu na serwer i elektronicznym zarchiwizowaniu faktury papierowej, była ona niszczona. Przechowywane elektronicznie dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, a przede wszystkim będą dostępne na żądanie odpowiednich organów podatkowych.

Takie stanowisko akceptują organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) z dnia 15 czerwca 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.104.2020.2.JF wskazano: „należy zgodzić się ze Spółką, że wskazane w stanie faktycznym dokumenty mogą być przechowywane wyłącznie w sposób elektroniczny bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy”.

Podobne stanowisko odnajdujemy w następujących interpretacjach indywidualnych:

• interpretacja indywidualna DKIS z dnia 13 maja 2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.158.2020.2.MJ;
• interpretacja indywidualna DKIS z dnia 16 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.495.2020.1.JF;
• interpretacja indywidualna DKIS z dnia 17 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2020.1.KK;
• interpretacja indywidualna DKIS z dnia 13 grudnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL4.4012.542.2019.1.EB;
• interpretacja indywidualna DKIS z dnia 1 czerwca 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.228.2018.1.AP.
  
  

Podsumowując należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i innych dokumentów uprawniających do odliczenia VAT, w tym dokumentów celnych, paragonów stanowiących faktury uproszczone, dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4. art. 120 ust 17 i 19 oraz art. 124.

Kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 Ustawy VAT, stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

W przypadku importu towarów kwotę podatku naliczonego stanowi kwota podatku wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego (art. 86 ust. 2 pkt 2 Ustawy VAT).

Zgodnie z art. 86 ust. 10 Ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma) fakturę lub dokument celny.

Negatywny katalog przesłanek do odliczenia podatku VAT został zawarty w art. 88 Ustawy VAT, który wskazuje, że nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący (art. 88 ust. 3a pkt 1 lit. a Ustawy VAT), transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku (art. 88 ust. 3a pkt 2 Ustawy VAT), wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a Ustawy VAT), wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. b Ustawy VAT) lub wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. c Ustawy VAT).

Przepisy Ustawy VAT nie uzależniają zatem powstania i przysługiwania prawa do odliczenia VAT naliczonego od postaci, w której przechowywane są faktury dokumentujące zakup towarów i usług.

W szczególności, przepisy Ustawy VAT nie uzależniają prawa do odliczenia VAT od przechowywania faktury w postaci, w jakiej została wystawiona.

Podobnie bowiem jak brak jest przeszkód aby w formie tradycyjnej przechowywać faktury wystawione elektroniczne, tj. w formie wydruku fizycznego dokumentu elektronicznego, nie ma przeszkód by faktury papierowe przechowywać w formie elektronicznej, tj. w postaci skanu, czyli ich wiernego odwzorowania elektronicznego.

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy dotyczące dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT zawarte w art. 86 Ustawy VAT należy interpretować przez pryzmat uregulowań zawartych m.in. w art. 112a Ustawy VAT.

W konsekwencji należałoby dojść do wniosku, że o ile otrzymywane faktury i dokumenty celne są przechowywane z zachowaniem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności, nawet jeśli mowa o dokumentach, które zostały wystawione w formie tradycyjnej (papierowej), a przechowywane są w formie elektronicznej (w postaci wiernego skanu lub zdjęcia), wówczas nie ma przeszkód dla odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur lub dokumentów celnych, przy założeniu, że nie zachodzą inne okoliczności uniemożliwiające odliczenie podatku, o których mowa w art. 88 Ustawy VAT.

Przedmiotem niniejszego wniosku jest jednak kwestia ewentualnego wpływu sposobu przechowywania faktur na prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego – sposób przechowywania faktur, jeżeli pozostaje w zgodzie z regulacjami art. 112a Ustawy VAT, nie ma jednak wpływu na przysługujące podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, także w sytuacji, gdy dokumenty (faktury i dokumenty celne) otrzymywane oryginalnie w formie papierowej są przechowywane w postaci elektronicznej, a papierowe oryginały będą niszczone.

Zdaniem Wnioskodawcy, planowana zmiana sposobu archiwizacji otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci pliku elektronicznego (skanu), w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego.

Zdaniem Spółki realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przechowywane są dokumenty (faktury) dające prawo do odliczenia VAT.

Takie stanowisko akceptują organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo, interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS) z dnia 19 marca 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.121.2020.2.PRM (…), w której wymieniono szereg wcześniejszych pism organów podatkowych potwierdzających takie stanowisko, np.: Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 lutego 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JO: „W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną zdigitalizowane (przeniesienie ich treści do wersji elektronicznej) nie będzie miał wpływu na możliwość (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych”.

Podsumowując, w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone. Dotyczy to przy tym zarówno tych dokumentów, które już zostały przez Spółkę przed złożeniem niniejszego wniosku otrzymane i w przyszłości w wyniku realizacji zamierzenia Spółki przejścia na pełną digitalizację dokumentacji, ich wersje papierowe zostaną zniszczone (w związku z czym pozostaną tylko ich wersje elektroniczne), jak i dotyczy to przyszłych dokumentów papierowych, które Spółka po wdrożeniu nowego rozwiązania dopiero będzie otrzymywać i stosując przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizowania będzie dysponowała tylko wersjami elektronicznymi tych dokumentów (albowiem oryginały papierowe zostaną zniszczone).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w zakresie:

• możliwości przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, uprawniających do odliczenia podatku VAT i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych – jest prawidłowe,
• prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone – jest prawidłowe.
  
  

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) – zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Powyższy przepis odnosi się do przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów, wskazując wyłącznie termin ich przechowywania (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) i nie odnosząc się do formy ich przechowywania. Ponadto zauważyć należy, że jest to przepis ogólny i odsyłający do ustaw podatkowych, które mogą w inny sposób regulować tę materię.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
   
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;
16. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – wyrazy „metoda kasowa”;
17. w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;

• 18a)w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
  

19. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20. w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22. w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1. przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23. w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24. w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

W myśl art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Z kolei stosownie do art. 106h ust. 3 ustawy, w przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy, przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

W tym miejscu należy wskazać, że na podstawie art. 1 pkt 21 ustawy z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2019 r. poz. 1520) do art. 106b dodano ust. 5-7, które obowiązują od 1 stycznia 2020 r.

W myśl art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Wskazać należy, że art. 106b ust. 5 ustawy nie ogranicza prawa do wystawienia faktury, a jedynie reguluje szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które uprzednio zostały zaewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Ustawodawca w przepisie art. 106b ust. 5 ustawy wprowadza zasadę, że w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się numerem identyfikującym wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer. Przedmiotowe przepisy mają na celu zachowanie pewnej konsekwencji podatnika, który dokonując zakupu powinien poinformować sprzedawcę czy występuje w tej transakcji w charakterze podatnika czy konsumenta.

Z powyższych przepisów wynika, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W praktyce oznacza to, że nabywca otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż, stanowiący jednocześnie fakturę uproszczoną. Paragon w takim przypadku zawiera bowiem wszystkie dane wymagane zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących oraz dodatkowo NIP nabywcy.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.
   
   

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r.
poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi
w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Za zapewnienie powyższych wymogów odpowiada podatnik. Sposób tego zapewnienia jest dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z treści wniosku wynika, że Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, z uwagi na skalę prowadzonego biznesu otrzymuje stosunkowo dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków itp., które są wystawiane i przesyłane do Zainteresowanego w wersji papierowej lub elektronicznej. Obecnie Spółka przechowuje wszystkie te dokumenty w formie papierowej. W Spółce stosowane są dwie procedury w zakresie otrzymywania, przetwarzania i archiwizowania ww. dokumentów:

1. procedura związana z dokumentami dokumentującymi zakupu usług i towarów przez Wnioskodawcę oraz
2. procedura związana z dokumentami dokumentującymi wydatki służbowe pracowników.
   
   

Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia wewnętrznych procesów, Spółka rozważa zmianę praktyki, w ramach obowiązującego prawa, w zakresie przechowywania wszelkich faktur po stronie zakupu. Zmiana miałaby polegać na rezygnacji z przechowywania papierowych dokumentów księgowych i przejściu w całości na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej – dokumenty papierowe po zeskanowaniu (odwzorowaniu) i załączeniu do odpowiedniego systemu informatycznego, zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym wniosku, byłyby niszczone. Zmiana ta dotyczyłaby również innych dokumentów dających prawo do odliczenia, które Spółka otrzymywałaby w formie papierowej, tj. dokumentów celnych oraz paragonów spełniających kryteria uznania ich za faktury uproszczone.

Wnioskodawca wskazał, że w stosunku do przechowywania dokumentów dotyczących zakupu towarów i usług oraz dokumentów dotyczących wydatków służbowych pracowników w formie elektronicznej:

• będzie zapewniał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju jak i poza terytorium kraju, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,
• będzie przechowywał dokumenty w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych dokumentów,
• będzie przechowywał dokumenty w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami oraz innymi dokumentami (co do których przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej będzie podejmowana dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.
  
  

Pierwsza z wątpliwości Wnioskodawcy dotyczy możliwości przechowywania faktur i innych dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT, w tym dokumentów celnych, paragonów stanowiących faktury uproszczone, dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Uwzględniając opis sprawy i powołane przepisy należy stwierdzić, że opisany sposób przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Z wniosku wynika m.in., że faktury uprawniające do odliczenia podatku VAT będą przechowywane przez Zainteresowanego w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto Wnioskodawca będzie zapewniał wskazanym organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej zarówno na terytorium kraju jak i poza terytorium kraju, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dodatkowo Zainteresowany umożliwi ww. organom dostęp online do tych dokumentów, przy czym w celu ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu będzie przeprowadzać kontrole biznesowe.

Wskazać w tym miejscu należy, że ustawa o podatku od towarów i usług reguluje kwestie związane z przechowywaniem faktur. Ponadto, jak wskazano we wcześniej przytoczonych przepisach, paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura.

Tym samym z uwagi na fakt, że w odniesieniu do paragonów stanowiących faktury uproszczone stosuje się wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur, to opisany sposób przechowywania będzie odpowiedni także w ich przypadku. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał prawo do przechowywania w wersji elektronicznej również paragonów stanowiących faktury uproszczone.

Ponadto należy wskazać, że przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT, podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy przechowywać wyłącznie faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku. Jak wcześniej wskazano przez fakturę, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że regulacje ustawy o podatku od towarów i usług odnoszą się wyłącznie do sposobu przechowywania faktur. Jednakże nie ma przeciwskazań do przechowywania pozostałych dokumentów w tożsamy sposób jak faktury.

Reasumując, w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i innych dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT, w tym dokumentów celnych, paragonów stanowiących faktury uproszczone, dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Wątpliwości Spółki dotyczą także prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Z kolei, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi w przypadku importu towarów – kwota podatku:

1. wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
2. należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
3. wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b.
   
   

Wskazać należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1. (uchylona),
2. nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3. usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
   
   

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT, z uwagi na skalę prowadzonego biznesu otrzymuje stosunkowo dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków itp. Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Przedmiotem niniejszego wniosku są kwestie dokumentowania związane wyłącznie z wydatkami, co do których Spółce obiektywnie na podstawie przepisów ustawy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone.

Spółka będzie mieć prawo do odliczenia również z tytułu importu towarów, gdyż u Wnioskodawcy powstaje podatek naliczony z tytułu importu, stanowiący kwotę podatku wynikającego z otrzymanego dokumentu celnego, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy. W tym miejscu wskazać należy, że sposób przechowywania innych dokumentów takich jak dokumenty celne, czy decyzje określające kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów nie ma wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT z tych dokumentów.

Podsumowując, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 również należało uznać za prawidłowe.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie przedstawione w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego bądź we własnym stanowisku w sprawie, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy:

• zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia;
• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
  
  

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.