Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL3.4012.77.2021.2.AW
z 23 czerwca 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 9 kwietnia 2021 r. (data wpływu 12 kwietnia 2021 r.), uzupełnionym pismem z 21 maja 2021 r. (data wpływu 25 maja 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• ustalenia, czy korzystanie z elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów jest zgodny z wymogami określonymi w art. 112a i art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług oraz
• prawa, o którym mowa w art. 86 ustawy, do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach i innych dokumentach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej

– jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 kwietnia 2021 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w ww. zakresie. Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem w dniu 25 maja 2021 r. o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

X SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, KRS (…), NIP: (…), REGON: (…) z siedzibą w miejscowości (…). (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie przetwarzania i konserwowania mięsa, (...).

Spółka jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą (data rejestracji do VAT dnia (…)).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu dostawców i usługodawców będących podatnikami VAT (dalej: Kontrahenci). Realizowane dostawy oraz świadczone przez Kontrahentów usługi są dokumentowane fakturami VAT. W przeważającej mierze Spółka otrzymuje faktury zakupowe w formie papierowej. Aktualnie Spółka otrzymuje znaczne ilości faktur zakupowych dających prawo do odliczenia w danym miesiącu, wskazać w tym miejscu należy, iż średnio jest to ok. (…) faktur miesięcznie.

Celem ekonomicznie uzasadnionej minimalizacji kosztów oraz wprowadzania nowoczesnych standardów zarządczych, w ramach obowiązujących przepisów prawa podatkowego, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług dających prawo do odliczenia podatku.

Faktury zakupowe otrzymane w postaci papierowej przechowywane są w formie elektronicznej, w bazie danych systemu do obiegu i archiwizacji dokumentów. Dostęp do systemu mają wyłącznie upoważnione osoby. Przy pomocy systemu obiegu dokumentów faktury są weryfikowane pod względem jakości skanu, autentyczności, integralności treści, a także pod względem zasadności (weryfikacja zdarzenia gospodarczego).

Następnie przekazywane są do działu księgowości, gdzie po weryfikacji pod względem księgowym, tj. merytorycznym oraz rachunkowym następnie są eksportowane do systemu księgowego.

Na podstawie danych przesłanych z systemu obiegu dokumentów następuje księgowanie dokumentu, tj. utworzenie dokumentu księgowego. Otrzymywane przez Spółkę faktury zakupowe są księgowane z wykorzystaniem specjalistycznego programu księgowego – (….).

Data zamieszczenia skanu w odpowiednim systemie elektronicznym jest co do zasady tożsama z datą otrzymania faktury zakupowej przez Spółkę. Jeżeli faktura zakupowa zostanie otrzymana w dniu wolnym od pracy, Pracownicy są zobowiązani do wprowadzenia faktury do systemu w kolejnym dniu roboczym. Ponadto, Systemy wymuszają manualne wprowadzenie daty otrzymania faktury zakupowej, a więc następuje w istocie podwójna weryfikacja tych danych.

Niezależnie od sposobu otrzymania faktury zakupowej, po jej zaksięgowaniu, dokument przechowywany jest w systemie. Co ważne, możliwe jest szybkie odnalezienie i wyświetlenie faktur. Dokumenty są przechowywane w sposób uwzględniający poszczególne okresy rozliczeniowe (odpowiednie filtry w systemie). Systemy umożliwiają niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, dokumentów oraz raportów, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organ podatkowym oraz wszelkim innym organom upoważnionym do żądania tychże dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także pobór i analizę danych w nich zawartych.

W przypadku faktur zakupowych, a także ich załączników skanowanych przez pracowników, istotnym jest, że zachowywana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu jest wiernym oraz wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Pracownicy zobowiązania są do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu. Na etapie skanowania faktury zakupowej i załączników, a także po ich wprowadzeniu do systemu jakakolwiek modyfikacja treści dokumentu nie jest możliwa. Po zeskanowaniu dokumenty są w niezmienionej formie archiwizowane w systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp.

Faktury zakupowe, jak również raporty są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnodostępne oprogramowanie).

Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwala także na zapobieganie degradacji faktur zakupowych oraz raportów poprzez zacieranie ich elementów, czy też blaknięcie co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania ich w formie papierowej, co jest przejawem transparentności w prowadzonej działalności gospodarczej przez Spółkę.

Spółka zamierza w przyszłości całkowicie zrezygnować z przechowywania faktur zakupowych oraz raportów w formie papierowej (obecnie faktury zakupowej są w formie papierowej i elektronicznej).

W tym kontekście Spółka planuje wdrożyć schemat organizacyjny polegający na tym, że wszystkie faktury zakupowe oraz raporty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w systemie komputerowym, a papierowe zostaną w całości zniszczone.

Reasumując, w wyniku planowanej zmiany praktyki przechowywania wskazanej dokumentacji księgowej cały proces składałby się z kilku etapów, a mianowicie:

1. Po otrzymaniu faktury dającej prawo do odliczenia podatku pracownicy Wnioskodawcy wprowadzają do systemu księgowego otrzymane od kontrahenta dokumenty przy pomocy skanowania.
2. Proces skanowania otrzymanej dokumentacji odbywa się na bieżąco, z zachowaniem wymogów czytelności, autentyczności, wierności odwzorowania skanowanego dokumentu.
3. Przekazanie w systemie dokumentacji księgowej do działu księgowości celem weryfikacji pod względem księgowym tj. rachunkowym oraz merytorycznym.
4. Eksportowanie sprawdzonych pod względem księgowym faktur dających prawo do odliczenia.
5. Niszczenie po wprowadzeniu do systemu księgowego (elektronicznego) faktur oraz innych dokumentów uprzednio wprowadzonych (planowany do wdrożenia element praktyki przechowywania dokumentacji).
   
   

Co za tym idzie zasadnicza część planowanej zmiany praktyki przechowywania dokumentacji księgowej sprowadza się do nieprzechowywania faktur zakupowych oraz raportów w formie papierowej. Z jednoczesnym przechowywaniem tychże dokumentów w wersji elektronicznej, z zastrzeżeniem powyższego opisu działania.

Końcowo zaznaczyć należy, iż system księgowy, w którym przechowywane będą faktury w formie elektronicznej, pozwala na szybkie oraz łatwe odnalezienie konkretnej faktury. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama:

• autentyczność pochodzenia – Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy,
• integralność treści,
• czytelność,

– żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną usunięte, zmienione w jakimkolwiek zakresie.

Tak jak w przypadku faktur dotychczas przechowywanych w formie papierowej.

W uzupełnieniu do wniosku z 21 maja 2021 r. wskazano, że:

1. zakupione towary oraz usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki, w myśl przepisów ustaw z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. 2021 r. poz. 685 ze zm., dalej: ustawa VAT). Jednocześnie Spółka wskazuje, że nie będą dotyczyć wydatków wymienionych odpowiednio w art. 88 ustawy VAT czyli co do których Spółce jako podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony ani prawo do zwrotu różnicy podatku.
2. Spółka wskazuje, iż mając na względzie treść przedstawionego pytania nr 1, a mianowicie:
   „Czy dopuszczalne jest na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób szczegółowo opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie otrzymanych od kontrahentów papierowych oryginałów?",
   a także treść pytania nr 2:
   „W razie twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?".
   Spółka precyzuje, iż w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą otrzymuje na dzień dzisiejszy faktury VAT dotyczące zakupionych towarów i usług. Jednakże Spółka opisując zdarzenie przyszłe, wskazując w pytaniach także na „inne dokumenty” ma na względzie różnorodność transakcji gospodarczych oraz specyfikę poszczególnych zdarzeń gospodarczych w wyniku, których to niemożliwym będzie uzyskanie faktury VAT w myśl przepisów ustawy o VAT (zakres danych na fakturze VAT stosownie do art. 106e ustawy VAT).
   W związku z powyższym pod pojęciem „innych dokumentów” Spółka wskazuje, iż chodzi o dokumenty, które dla celów podatku od towarów i usług dają prawo do odliczenia, lecz zawierają węższy zakres danych niż w art. 106e ustawy VAT.
   Celem przedstawienia Spółka wskazuje, iż pod pojęciem „innych dokumentów” Spółka rozumie dokumenty wystawione w związku z:
   • przejazdem autostradą płatną,
   • przejazdem na odległość nie mniejszą niż 50 km wystawiony w formie biletu jednorazowego przez podatnika,
   – dające podatnikowi prawo do odliczenia zgodnie z ustawą VAT.
   Jednocześnie Spółka zapewnia, iż na podstawie powyżej wskazanych dowodów każdorazowo będzie możliwe:
   • określenie rodzaju dokumentu,
   • określenie numeru identyfikacyjnego dokumentu,
   • wiarygodne określenie wystawcy bądź wskazanie nazwy i adresów stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   • data zajścia/dokonania operacji,
   • dokładne określenie przedmiotu operacji gospodarczej, jego wartość a także jeżeli to moż¬liwe) ilościowe określenie,
3. Wskazane przez spółkę „inne dokumenty” dające prawo do odliczenia podatku zawierają dane wskazane w art. 106o ustawy VAT, tj. stosownie do wydanego na podstawie wskazanego przepisu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013 r. poz. 1485; dalej: Rozporządzenie).
   To znaczy stosownie do przepisów Rozporządzenia „inne dokumenty” będą zawierały odpowiednio:
   • numer i datę wystawienia,
   • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
   • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
   • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
   kwotę podatku, kwotę należności ogółem;
4. Spółka zapewni odpowiednie funkcjonowanie kontroli biznesowych, których istota sprowadza się do zapewnienia procedury, która ma umożliwić weryfikację i potwierdzenie, iż nie doszło do ingerencji w treść pierwotnej faktury. Kontrole biznesowe wprowadzone przez Spółkę są dostosowane do realiów prowadzonej działalności gospodarczej, które pozwalają ustalić wiarygodną drogę audytu faktury. Począwszy od momentu otrzymania faktury VAT, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w przypadku wydatków dokumentowanych fakturami dokumentującymi odpowiednio zakup towarów oraz usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
5. Jak zostało wskazane w treści wniosku proces praktyki przechowywania dokumentacji będzie wyglądał w następujący sposób:
   „(...) w wyniku planowanej zmiany praktyki przechowywania wskazanej dokumentacji księgowej cały proces składałby się z kilku etapów, a mianowicie:
   1. Po otrzymaniu faktury dającej prawo do odliczenia podatku pracownicy Wnioskodawcy wprowadzają do systemu księgowego otrzymane od kontrahenta dokumenty przy pomocy skanowania.
   2. Proces skanowania otrzymanej dokumentacji odbywa się na bieżąco, z zachowaniem wymogów czytelności, autentyczności, wierności odwzorowania skanowanego dokumentu.
   3. Przekazanie w systemie dokumentacji księgowej do działu księgowości celem weryfikacji pod względem księgowym tj. rachunkowym oraz merytorycznym.
   4. Eksportowanie sprawdzonych pod względem księgowym faktur dojących prawo do odliczenia
   5. Niszczenie po wprowadzeniu do systemu księgowego (elektronicznego) faktur oraz innych dokumentów uprzednio wprowadzonych (planowany do wdrożenia element praktyki przechowywania dokumentacji)".
   Co za tym idzie faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu całego szeregu działań składających się na stosowane standardy kontroli biznesowych w Spółce, a więc precyzując i odnosząc się wprost do przedstawionego pytania faktury będą niszczone dopiero po sprawdzeniu ich:
   • poprawności,
   • autentyczności pochodzenia,
   • integralności treści,
   • czytelności,
   oraz po zaewidencjonowaniu ich w księgach rachunkowych Spółki.
6. Mając na względzie konieczność współpracy z organami administracji podatkowej Spółka na żądanie przedstawione przez:
   • naczelnika urzędu skarbowego,
   • naczelnika urzędu celno-skarbowego,
   • dyrektora izby administracji skarbowej,
   • Szefa Krajowej Administracji,
   – umożliwi bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie zgromadzonych danych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy VAT.
   Jednocześnie Spółka wskazuje, iż posiada siedzibę na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z powyższym przechowuje dokumentacje na terenie kraju, stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy VAT. Elektroniczny system przechowywania dokumentacji wraz z całą infrastrukturą techniczną znajduje się także na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
   Ponadto celem pełnej klasyfikacji i wyczerpującego przedstawienia zdarzenia przyszłego, Spółka jednoznacznie wskazuje, iż na żądanie wyżej wymienionych organów podatkowych umożliwi bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie żądanych danych we wskazanej formie przez organ podatkowy.
   
   

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy dopuszczalne jest na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób szczegółowo opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie otrzymanych od kontrahentów papierowych oryginałów?
2. W razie twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Przechowywanie faktur.
   W ocenie Spółki dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej, które to zostaną zniszczone po ich uprzednim wprowadzeniu do systemu księgowego (elektronicznego).
   Godzi się bowiem zauważyć, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
   Z kolei na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 wskazanego przepisu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
   Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
   Jak wynika z powyżej przytoczonych przepisów prawa podatkowego, warunki stawiane przez przepisy w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający:
   • łatwe ich odszukanie, oraz zagwarantowanie:
   • autentyczności pochodzenia,
   • integralności treści,
   • czytelności.
   W ocenie Spółki warunki te będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (zeskanowana) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej, która zostanie zniszczona po wprowadzeniu do systemu elektronicznego.
   Co za tym idzie Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione w jakimkolwiek zakresie (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność).
   System księgowy, w którym przechowywane będą faktury w formie elektronicznej, będzie pozwalać na szybkie oraz łatwe odnalezienie konkretnej faktury. Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający organom podatkowym oraz innym upoważnionym organom na podstawie przepisów prawa niezwłoczny dostęp.
   W związku z powyższym, z obecnie obowiązujących przepisów prawa podatkowego regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, w tym faktur zakupowych nie wynika, w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie tradycyjnej (papierowej). Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci.
   Reasumując, w świetle przywołanych przepisów prawa podatkowego, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, które następnie zostaną zniszczone w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego.
   Końcowo zaznaczyć należy, że niedostępność (na skutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura czy inny dokument w sensie materialnym zostaje utracony, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.
2. Prawo do odliczenia.
   Spółka stoi na stanowisku, iż mając na względzie przedstawione zdarzenie zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej, a następnie zniszczonych. Bowiem zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
   Z powyższego wynika, iż elementarne prawo podatnika w postaci prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.:
   • faktura została otrzymana (dokumentuje ona rzeczywiste zdarzenie gospodarcze),
   • odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
   • towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
   Wszystkie te warunki zdaniem Spółki (będą spełnione co zostało przedstawione w opisanym zdarzeniu przyszłym).
   Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej.
   Co za tym idzie, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji prawa do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika.
   Konkludując powyższe, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury (zakupowe) w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury i będą oczywiście dokumentowały (rzeczywiste) nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia, niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna, na skutek tego, iż zostanie ona zniszczona po wprowadzeniu do systemu księgowego.
   Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w takich samych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, iż przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego. Na zasadzie egzemplifikacji wskazać można na szereg interpretacji (uzasadniających stanowisko Wnioskodawcy):
   • Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/ 14-2/UNr,
   • Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/ 15-4/0S,
   • Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/ 14-3/JSz;
   • Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/ 4512-768/15/ASz,
   • Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r„ nr IPPP3/4512-560/ 15-2/k.p.,
   • Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2015 r., nr IPPP1/4512-594/ 15-3/EK,
   • Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 22 grudnia 2015 r., nr IPPP3/ 4512-971/15-2/JF
   • Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 27 listopada 2018 r., nr 0111-KDIB3 -3.4012.272.2018.1.PJ,
   • Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 września 2019 r., nr 0112-KDIL1-3. 4012.320.2019.2.KS.
   • Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 grudnia 2019 r., nr 0112-KDIL4. 4012.542.2019.1.EB
   W szczególności, jak wskazano w tychże interpretacjach podatkowych, przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur, w tym faktur dokumentujących dokonane przez podatnika zakupy, w takiej samej formie, w jakiej zostały one wysłane lub udostępnione. Ustawodawca, regulując obowiązek przechowywania faktur, nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres przechowywania faktur.
   Wskazuje się, iż niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. Jeżeli otrzymane przez podatnika faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej (zeskanowane), będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych, to będą dawały prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.
   Co oczywiste Wnioskodawca ma pełną świadomość, że przytoczone wyżej interpretacje stanowią rozstrzygnięcia w określonych indywidualnych sprawach podatkowych i de facto tylko do nich się zawężają. Jednak godzi się zauważyć, iż mając na względzie postulat spójnego rozumienia prawa podatkowego przez organy podatkowe oraz zasadę zaufania, a także koherentność całego systemu prawa należy zauważyć, że wykładnia przepisów w analogicznych stanach faktycznych winna prowadzić do jednolitych wniosków, co przemawia za zasadnością stanowiska Wnioskodawcy.
   
   

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Według art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;

(…).

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.
   
   

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie przetwarzania i konserwowania mięsa, (…).

Spółka jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą (data rejestracji do VAT dnia (….).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu dostawców i usługodawców będących podatnikami VAT (dalej: Kontrahenci). Realizowane dostawy oraz świadczone przez Kontrahentów usługi są dokumentowane fakturami VAT. W przeważającej mierze Spółka otrzymuje faktury zakupowe w formie papierowej. Aktualnie Spółka otrzymuje znaczne ilości faktur zakupowych dających prawo do odliczenia w danym miesiącu, wskazać w tym miejscu należy, iż średnio jest to ok. (….) faktur miesięcznie.

Celem ekonomicznie uzasadnionej minimalizacji kosztów oraz wprowadzania nowoczesnych standardów zarządczych, w ramach obowiązujących przepisów prawa podatkowego, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług dających prawo do odliczenia podatku.

Faktury zakupowe otrzymane w postaci papierowej przechowywane są w formie elektronicznej, w bazie danych systemu do obiegu i archiwizacji dokumentów. Dostęp do systemu mają wyłącznie upoważnione osoby. Przy pomocy systemu obiegu dokumentów faktury są weryfikowane pod względem jakości skanu, autentyczności, integralności treści, a także pod względem zasadności (weryfikacja zdarzenia gospodarczego).

Następnie przekazywane są do działu księgowości, gdzie po weryfikacji pod względem księgowym, tj. merytorycznym oraz rachunkowym następnie są eksportowane do systemu księgowego.

Na podstawie danych przesłanych z systemu obiegu dokumentów następuje księgowanie dokumentu, tj. utworzenie dokumentu księgowego. Otrzymywane przez Spółkę faktury zakupowe są księgowane z wykorzystaniem specjalistycznego programu księgowego – (….).

Data zamieszczenia skanu w odpowiednim systemie elektronicznym jest co do zasady tożsama z datą otrzymania faktury zakupowej przez Spółkę. Jeżeli faktura zakupowa zostanie otrzymana w dniu wolnym od pracy, Pracownicy są zobowiązani do wprowadzenia faktury do systemu w kolejnym dniu roboczym. Ponadto, Systemy wymuszają manualne wprowadzenie daty otrzymania faktury zakupowej, a więc następuje w istocie podwójna weryfikacja tych danych.

Niezależnie od sposobu otrzymania faktury zakupowej, po jej zaksięgowaniu, dokument przechowywany jest w systemie. Co ważne, możliwe jest szybkie odnalezienie i wyświetlenie faktur. Dokumenty są przechowywane w sposób uwzględniający poszczególne okresy rozliczeniowe (odpowiednie filtry w systemie). Systemy umożliwiają niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, dokumentów oraz raportów, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organ podatkowym oraz wszelkim innym organom upoważnionym do żądania tychże dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a także pobór i analizę danych w nich zawartych.

W przypadku faktur zakupowych, a także ich załączników skanowanych przez pracowników, istotnym jest, że zachowywana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu jest wiernym oraz wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Pracownicy zobowiązania są do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu. Na etapie skanowania faktury zakupowej i załączników, a także po ich wprowadzeniu do systemu jakakolwiek modyfikacja treści dokumentu nie jest możliwa. Po zeskanowaniu dokumenty są w niezmienionej formie archiwizowane w systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp.

Faktury zakupowe, jak również raporty są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnodostępne oprogramowanie).

Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwala także na zapobieganie degradacji faktur zakupowych oraz raportów poprzez zacieranie ich elementów, czy też blaknięcie co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania ich w formie papierowej, co jest przejawem transparentności w prowadzonej działalności gospodarczej przez Spółkę.

Spółka zamierza w przyszłości całkowicie zrezygnować z przechowywania faktur zakupowych oraz raportów w formie papierowej (obecnie faktury zakupowej są w formie papierowej i elektronicznej).

W tym kontekście Spółka planuje wdrożyć schemat organizacyjny polegający na tym, że wszystkie faktury zakupowe oraz raporty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w systemie komputerowym, a papierowe zostaną w całości zniszczone.

Co za tym idzie zasadnicza część planowanej zmiany praktyki przechowywania dokumentacji księgowej sprowadza się do nieprzechowywania faktur zakupowych oraz raportów w formie papierowej. Z jednoczesnym przechowywaniem tychże dokumentów w wersji elektronicznej, z zastrzeżeniem powyższego opisu działania.

Końcowo zaznaczyć należy, iż system księgowy, w którym przechowywane będą faktury w formie elektronicznej, pozwala na szybkie oraz łatwe odnalezienie konkretnej faktury. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama:

• autentyczność pochodzenia – Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy,
• integralność treści,
• czytelność,

– żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną usunięte, zmienione w jakimkolwiek zakresie. Tak jak w przypadku faktur dotychczas przechowywanych w formie papierowej.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy korzystanie z elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów jest zgodny z wymogami określonymi w art. 112a i art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług oraz kwestii prawa, o którym mowa w art. 86 ustawy, do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że – jak wynika z opisu sprawy – Spółka zapewni odpowiednie funkcjonowanie kontroli biznesowych, których istota sprowadza się do zapewnienia procedury, która ma umożliwić weryfikację i potwierdzenie, iż nie doszło do ingerencji w treść pierwotnej faktury. Kontrole biznesowe wprowadzone przez Spółkę są dostosowane do realiów prowadzonej działalności gospodarczej, które pozwalają ustalić wiarygodną drogę audytu faktury. Począwszy od momentu otrzymania faktury VAT, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w przypadku wydatków dokumentowanych fakturami dokumentującymi odpowiednio zakup towarów oraz usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W wyniku planowanej zmiany praktyki przechowywania wskazanej dokumentacji księgowej cały proces składałby się z kilku etapów, a mianowicie:

1. Po otrzymaniu faktury dającej prawo do odliczenia podatku pracownicy Wnioskodawcy wprowadzają do systemu księgowego otrzymane od kontrahenta dokumenty przy pomocy skanowania.
2. Proces skanowania otrzymanej dokumentacji odbywa się na bieżąco, z zachowaniem wymogów czytelności, autentyczności, wierności odwzorowania skanowanego dokumentu.
3. Przekazanie w systemie dokumentacji księgowej do działu księgowości celem weryfikacji pod względem księgowym tj. rachunkowym oraz merytorycznym.
4. Eksportowanie sprawdzonych pod względem księgowym faktur dojących prawo do odliczenia
5. Niszczenie po wprowadzeniu do systemu księgowego (elektronicznego) faktur oraz innych dokumentów uprzednio wprowadzonych (planowany do wdrożenia element praktyki przechowywania dokumentacji).
   
   

Co za tym idzie faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu całego szeregu działań składających się na stosowane standardy kontroli biznesowych w Spółce, a więc precyzując i odnosząc się wprost do przedstawionego pytania faktury będą niszczone dopiero po sprawdzeniu ich:

• poprawności,
• autentyczności pochodzenia,
• integralności treści,
• czytelności,

oraz po zaewidencjonowaniu ich w księgach rachunkowych Spółki.

Mając na względzie konieczność współpracy z organami administracji podatkowej Spółka na żądanie przedstawione przez:

• naczelnika urzędu skarbowego,
• naczelnika urzędu celno-skarbowego,
• dyrektora izby administracji skarbowej,
• Szefa Krajowej Administracji,

– umożliwi bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie zgromadzonych danych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy VAT. Jednocześnie Spółka wskazuje, iż posiada siedzibę na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w związku z powyższym przechowuje dokumentacje na terenie kraju, stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy VAT. Elektroniczny system przechowywania dokumentacji wraz z całą infrastrukturą techniczną znajduje się także na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Ponadto celem pełnej klasyfikacji i wyczerpującego przedstawienia zdarzenia przyszłego, Spółka jednoznacznie wskazuje, iż na żądanie wyżej wymienionych organów podatkowych umożliwi bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie żądanych danych we wskazanej formie przez organ podatkowy. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Natomiast, Wnioskodawca również chce przechowywać w formie elektronicznej „inne dokumenty”. Pod pojęciem „innych dokumentów” Spółka rozumie dokumenty wystawione w związku z:

• przejazdem autostradą płatną,
• przejazdem na odległość nie mniejszą niż 50 km wystawiony w formie biletu jednorazowego przez podatnika,

– dające podatnikowi prawo do odliczenia zgodnie z ustawą VAT.

Jednocześnie Spółka zapewnia, iż na podstawie powyżej wskazanych dowodów każdorazowo będzie możliwe:

• określenie rodzaju dokumentu,
• określenie numeru identyfikacyjnego dokumentu,
• wiarygodne określenie wystawcy bądź wskazanie nazwy i adresów stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• data zajścia/dokonania operacji,
• dokładne określenie przedmiotu operacji gospodarczej, jego wartość a także jeżeli to moż-liwe) ilościowe określenie,

Wskazane przez spółkę „inne dokumenty” dające prawo do odliczenia podatku zawierają dane wskazane w art. 106o ustawy VAT, tj. stosownie do wydanego na podstawie wskazanego przepisu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. To znaczy stosownie do przepisów Rozporządzenia „inne dokumenty” będą zawierały odpowiednio:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku, kwotę należności ogółem;
  
  

Biorąc powyższe pod uwagę należy wskazać, że stosownie do § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1. numer i datę wystawienia,
2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5. kwotę podatku,
6. kwotę należności ogółem.
   
   

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego.

Zatem, odnosząc się do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę „innych dokumentów”, tj. dokumentów, które dla celów podatku od towarów i usług dają prawo do odliczenia, lecz zawierają węższy zakres danych niż w art. 106e ustawy VAT ale spełniają warunki określone w § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów to dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami jednak tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Zatem, w odniesieniu do ww. „innych dokumentów” stanowiących dokumenty wymienione w § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów stosuje się wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. W konsekwencji opisany sposób przechowywania będzie odpowiedni także w ich przypadku.

W świetle powyższego stwierdzić należy, że dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur i „innych dokumentów” wymienionych w rozporządzeniu dających prawo do odliczenia, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do kwestii zachowania prawa, o którym mowa w art. 86 ustawy, do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach i innych dokumentach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany we wniosku wskazać należy, co następuje.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy (wykorzystywanie nabytych towarów i usług do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Natomiast na podstawie przepisu art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Zatem, aby podmiot mógł skorzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony związany z dokonanym nabyciem towarów i usług, w pierwszej kolejności winien spełnić przesłanki umożliwiające uznanie go – dla tej czynności – za podatnika podatku od towarów i usług, działającego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury i inne dokumenty, z których wynika kwota podatku naliczonego do odliczenia – przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to obniżenie było dopuszczalne jest po pierwsze – zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, po drugie – nabyte towary i usługi będą wykorzystywane – przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT – do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W konsekwencji wskazać należy, że Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami i „innymi dokumentami” wymienionymi w rozporządzeniu dającymi prawo do odliczenia, gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Zatem, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i „innych dokumentów” wymienionych w rozporządzeniu przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (oraz z opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnośnie natomiast powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.