2021.07.08 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.280.2021.2.KP
z 8 lipca 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 26 kwietnia 2021 r. (data wpływu 30 kwietnia 2021 r.) uzupełnionym pismem z 22 czerwca 2021 r. (data wpływu 30 czerwca 2021 r.) na wezwanie tut. Organu z 14 czerwca 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.280.2021.1.KP (doręczone Stronie 18 czerwca 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 kwietnia 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej paragonów fiskalnych. Wniosek został uzupełniony pismem z 22 czerwca 2021 r. (data wpływu 30 czerwca 2021 r.) na wezwanie tut. Organu z 14 czerwca 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.280.2021.1.KP (doręczone Stronie 18 czerwca 2021 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

(…) sp. z o.o. (dalej „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Przedmiotem działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę jest sprzedaż towarów i usług. Sprzedaż realizowana jest za pośrednictwem strony internetowej (…). Transakcje realizowane przez Wnioskodawcę podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (dalej „podatek VAT”) na podstawie ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej „Ustawa VAT”).

Klientami dokonujących zakupów w sklepie Wnioskodawcy są zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej występujące w roli konsumenta (dalej „Konsumenci”), jak i podmioty będące podatnikami VAT (dalej „Przedsiębiorcy”).

Ze względu na funkcjonalności stosowanych przez Wnioskodawcę systemów, w tym systemów magazynowych, co do zasady wszystkie transakcje sprzedaży realizowane przez Wnioskodawcę (zarówno te realizowane na rzecz Konsumentów, jak i te realizowane na rzecz Przedsiębiorców) są ewidencjonowane za pomocą kas rejestrujących.

Dodatkowo sprzedaż dokumentowana jest wystawianymi przez Wnioskodawcę fakturami VAT. Faktury wystawiane są w formie elektronicznej - klient otrzymuje mail z linkiem do faktury VAT, za pomocą którego może pobrać dokument. Wnioskodawca przechowuje wystawione faktury w formie elektronicznej oraz zostawia w swojej dokumentacji wydrukowane paragony.

Wskazać należy, że Wnioskodawca stosuje kasy rejestrujące w postaci drukarek fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii, co oznacza, że treść paragonów zapisywana jest na informatycznych nośnikach danych - kartach MicroSD. Stosowane przez Spółkę drukarki fiskalne spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy (dalej „Rozporządzenie”).

Wnioskodawca przechowuje elektroniczny zapis paragonów przez okres wskazany przepisami Ustawy VAT.

Obecnie w dokumentacji Wnioskodawcy znajduje się:

wydrukowany paragon (tzw. oryginał dla klienta) przechowywany w formie papierowej;
wystawiona przez Wnioskodawcę faktura (egzemplarz, jaki zgodnie z przepisami Ustawy VAT Wnioskodawca zobowiązany jest zachować w swojej dokumentacji) przechowywana w formie elektronicznej;
kopia paragonu przechowywana w formie elektronicznej - treść paragonu zapisana na karcie MicroSD.

Faktury przechowywane są w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Na fakturach widnieją numery paragonów, co pozwała na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję. W każdej chwili możliwe jest odnalezienie w systemie faktury wystawionej do danego paragonu. Stosowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji faktur i paragonów pozwala w łatwy sposób zidentyfikować i odnaleźć paragon i fakturę dokumentujące tę samą transakcję.

Wnioskodawca rozważa zmianę lokalizacji kas rejestrujących (kasy zlokalizowane byłyby w dedykowanym centrum producenta kas) oraz związaną z tym modyfikację procesu archiwizacji dokumentów kasowych poprzez dematerializację drukowanych paragonów.

Zgodnie z rozważanym przez Spółkę procesem nadal wszystkie transakcje (zarówno te na rzecz Konsumentów, jak i Przedsiębiorców) ewidencjonowane będą za pomocą kas rejestrujących - drukowane będą paragony w formie papierowej, a treść paragonu zapisywana będzie na kartach MicroSD. Jednocześnie wystawiane będą faktury VAT, które otrzymywać będą klienci. Bez zmian pozostanie stosowany przez Spółkę system oznaczania dokumentów pozwalający na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję. Planowana zmiana polegałaby na rezygnacji z przechowywania wydrukowanych paragonów w formie papierowej. Wydrukowane paragony poddawane byłyby procesowi dematerializacji (dematerializacja dokonywana byłaby z zachowaniem procedur uniemożliwiających wprowadzenie paragonów do obrotu). W dokumentacji Wnioskodawcy pozostawałyby elektroniczne kopie paragonów.

W konsekwencji w dokumentacji Spółki znajdować się będą następujące dokumenty:

wystawiona przez Wnioskodawcę faktura (egzemplarz, jaki zgodnie z przepisami Ustawy VAT Wnioskodawca zobowiązany jest zachować w swojej dokumentacji) przechowywana w formie elektronicznej;
kopia paragonu przechowywana w formie elektronicznej - treść paragonu zapisana na karcie MicroSD.

Dokumenty te przechowywane będą w formie elektronicznej przez okres wskazany przepisami Ustawy VAT.

Zgodnie z homologacją drukarki fiskalnej dostęp do kopii elektronicznej realizowany będzie za pomocą oprogramowania dołączonego do drukarki fiskalnej „ej viewer” - z zastosowaniem przedmiotowego oprogramowania w każdym momencie możliwy będzie odczyt danych z kopii elektronicznej paragonu, czy wydrukowanie jego papierowej kopii.

Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji dokumentów fiskalnych obejmując przechowywanie treści paragonów w postaci elektronicznych zapisów na karcie MicroSD gwarantować będzie łatwe ich odszukanie, łatwy dostęp do treści paragonów zapisanych na karcie MicroSD, oraz możliwość ich odczytu i wydrukowania w dowolnym momencie.

Podobnie jak w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również treści paragonów zapisane na karcie MicroSD przechowywane będą w sposób zapewniający ich autentyczność i integralność treści rozumiane jako pewność, że zostały one wystawione przez Spółkę, a dane zawarte w dokumentach nie zostały zmienione.

W odpowiedzi na wezwanie Wnioskodawca wskazał, że w Spółce istnieją systemy informatyczne pozwalające na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwalające na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego proces, w ramach którego Wnioskodawca przechowywał będzie wyłącznie treści paragonów zapisanych formie elektronicznej (zapis na karcie MicroSD) dematerializując wydrukowane paragony (tzw. oryginały dla klienta) zgodny będzie z przepisami Ustawy VAT, w tym w szczególności z art. 106h Ustawy VAT wprowadzającym szczególne obowiązki w przypadku transakcji dokumentowanych za pomocą kas rejestrujących, dla których dodatkowo wystawiane są faktury VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego proces, w ramach którego Wnioskodawca przechowywał będzie wyłącznie treści paragonów zapisanych formie elektronicznej (zapis na karcie MicroSD) dematerializując/niszcząc wydrukowane paragony (tzw. oryginały dla klienta) stanowił będzie realizację obowiązku wynikającego z art. 106h Ustawy VAT i zgodny będzie z wymogami zdefiniowanymi w Ustawie VAT.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 Ustawy VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży

w postaci papierowej lub
za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

W myśl art. 112 Ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

Jednocześnie w myśl z art. 106h Ustawy VAT:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.
Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Jak wskazano w przedstawionym we wniosku opisie zdarzenia przyszłego, sprzedaż realizowana przez Spółkę dokumentowana będzie fakturami wystawianymi i przechowywanymi w formie elektronicznej. W konsekwencji w analizowanym przypadku zastosowanie będzie miał art. 106h ust. 3 Ustawy VAT - Spółka zobowiązana będzie zostawić w dokumentacji paragon dotyczący realizowanych przez nią transakcji sprzedaży.

Ustawodawca nie wskazuje, w jakiej postaci paragon powinien zostać „zostawiony” w dokumentacji Spółki. Co więcej, w przeciwieństwie do przypadków objętych hipotezą art. 106h ust. 1 Ustawy VAT Spółka nie ma obowiązku „dołączać” paragonu do faktury.

Zdaniem Wnioskodawcy o ile wskazane w art. 106h ust. 1 Ustawy VAT „dołączanie” paragonu do faktury mogłoby być odczytywane jako ewentualny obowiązek przechowywania paragonu w formie papierowej, o tyle w przypadku sytuacji objętych przepisem art. 106h ust. 3 Ustawy VAT treść przepisu nie generuje takich wątpliwości. Podatnik zobowiązany jest do „zostawienia” paragonu w swojej dokumentacji. Ustawodawca nie zdefiniował w jakiej postaci paragon taki ma zostać zostawiony w dokumentacji podatnika, co, zdaniem Wnioskodawcy, oznacza pozostawienie podatnikowi możliwości decyzji odnośnie formy realizacji przedmiotowego zobowiązania.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych na wniosek podatników. Analiza interpretacji indywidualnych prowadzi do wniosku, że organy podatkowe nie mają wątpliwości, co do odmiennego zakresu obowiązków ewidencyjnych nałożonych na podatników w sytuacji, gdzie podatnik zobowiązany jest „dołączyć” paragon do faktury oraz w sytuacji, gdzie paragon powinien zostać „zostawiony” w dokumentacji podatnika, i bazując na tym rozróżnieniu akceptują możliwość przechowywania paragonów w formie elektronicznej, czy niszczenia wydrukowanych paragonów i zostawiania w dokumentacji treści paragonu w przypadku transakcji dokumentowanych fakturami elektronicznymi.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

z dnia 21 czerwca 2018 r. (znak: 0111-KDIB3-2.4012.255.2018.2.ASZ) - „(...) odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych, należy stwierdzić, że nie ma przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznaczny formy przechowywania paragonów, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej.”;
z dnia 23 lutego 2018 r. (znak: 0114-KDIP1-3.4012.13.2018.1), w której za prawidłowe uznano stanowisko podatnika zgodnie, z którym przechowywanie treści paragonów wyłącznie w formie elektronicznej w przypadku gdy doszło do wystawienia i otrzymania przez nabywcę faktury w formie elektronicznej (tj. w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych) jest zgodne z unormowaniem art. 106h ust. 3 ustany o VAT, bowiem spełniona jest dyspozycja wskazanego przepisu, zgodnie z którą podatnik „zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.”;
z dnia 20 maja 2020 r. (znak: 0114-KDIP1-3.4012.209.2020.1.JG), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiadając na pytanie podatnika dotyczące możliwości niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, do której wystawiona zostanie faktura VAT przechowywana w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur przy jednoczesnym zachowaniu kopii paragonu fiskalnego w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej podatnika dokonującego sprzedaży uznał, że zniszczenie paragonu spełnia warunki przewidziane w art. 106h Ustawy VAT;
z dnia 26 marca 2021 r. (znak: 0111-KDIB3-2.4012.66.2021.1.AZ), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził możliwość zniszczenia paragonu fiskalnego w przypadku zapisania w pamięci kasy rejestrującej kopii paragonu fiskalnego dotyczącego sprzedaży i przechowywania w formie elektronicznej przeznaczonego dla sprzedającego egzemplarza faktury VAT dokumentującej sprzedaż - „W przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl powołanego art. 106h ust. 1 ustany do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tą sprzedaż (co stanowi odmienną regulację niż przypadek, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturą w formie elektronicznej). Obowiązek „dołączenia” niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu w formie papierowej, na co wskazuje literalne brzmienie art. 106h ust. 3 ustany. W tym przypadku bowiem istnieje konieczność „zostawienia” wydrukowanego paragonu.

W rozpatrywanej sprawie, Wnioskodawca po wystawieniu uprzednio paragonu fiskalnego, wystawiać będzie w programie księgowym fakturę VAT, która pozwalać będzie na identyfikację, do którego paragonu została wystawiona (przez powołanie numeru paragonu). Kopia paragonu fiskalnego zostanie po zaewidencjonowaniu sprzedaży zapisana w pamięci kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży towaru lub usługi, a także kwota podatku - uwidocznione na paragonie fiskalnym zostaną zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy rejestrującej Wnioskodawcy. Wystawiona faktura elektroniczna jako oryginał - będzie wysyłana elektronicznie na wskazany adres e-mail nabywcy (specyfika działalności sprzedaż wysyłkowa). Oryginał paragonu fiskalnego, do którego zostanie wystawiona faktura VAT będzie niezwłocznie niszczony.

Do powyższej sytuacji zastosowanie znajdzie przepis art. 106h ust. 3, który nakłada obowiązek „zostawienia” w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na „dołączeniu” oryginału paragonu.

W związku z powyższym należy zgodzić się z wnioskodawcą, że art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, umożliwia Wnioskodawcy zniszczenie paragonu fiskalnego”.

Biorąc powyższe pod uwagę nie ulega wątpliwości, iż również w przypadku realizowanych przez Wnioskodawcę transakcji wskazany w opisie zdarzenia przyszłego proces, w ramach którego Wnioskodawca przechowywał będzie wyłącznie treści paragonów zapisanych formie elektronicznej (zapis na karcie MicroSD) dematerializując/niszcząc wydrukowane paragony (tzw. oryginały dla klienta) zgodny będzie z wymogami zdefiniowanymi w Ustawie VAT w tym w szczególności z art. 106h Ustawy VAT.

Wskazać należy, że:

zgodnie z rozważanym przez Spółkę procesem wszystkie transakcje (zarówno te na rzecz Konsumentów, jak i Przedsiębiorców) ewidencjonowane będą za pomocą kas rejestrujących - drukowane będą paragony w formie papierowej, a treść paragonu zapisywana będzie na kartach MicroSD,
transakcje dokumentowane będą dodatkowo fakturami VAT, które udostępniane klientom w formie elektronicznej,
egzemplarze faktur przeznaczone dla Wnioskodawcy przechowywane będą w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność,
stosowany przez Spółkę system oznaczania dokumentów pozwalał będzie na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję,
przechowywanie treści paragonów w postaci elektronicznych zapisów na karcie MicroSD gwarantować będzie łatwe ich odszukanie, łatwy dostęp do treści paragonów zapisanych na karcie MicroSD, oraz możliwość ich odczytu i wydrukowania w dowolnym momencie,
podobnie jak w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również treści paragonów zapisane na karcie MicroSD przechowywane będą w sposób zapewniający ich autentyczność i integralność treści rozumiane jako pewność, że zostały one wystawione przez Spółkę, a dane zawarte w dokumentach nie zostały zmienione.

Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego proces obejmujący zachowywanie paragonów w dokumentacji Wnioskodawcy w postaci treści paragonów zapisanych na karcie MicroSD spełniał będzie zatem wszystkie wymogi wynikające z przepisów Ustawy VAT, w tym również obowiązku wskazanego w art. 106h Ustawy VAT. Stąd, za prawidłowe należy uznać stanowisko Spółki, zgodnie z którym w przedstawionym we wniosku opisie zdarzenia przyszłego Spółka będzie mogła dematerializować wydrukowane paragony zachowując ich treść w postaci zapisów na karcie MikroSD.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.), zwana dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Zaś przez fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650 i 1629).

Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy – podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia, przez dokument fiskalny rozumie się wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy - w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.

Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (§ 2 pkt 14 rozporządzenia).

Natomiast przez pamięć operacyjną – zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia - rozumie się pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.

Program archiwizujący – zgodnie z § 2 pkt 25 rozporządzenia – to zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, przedstawienie i sprawdzenie danych z kas z elektronicznym zapisem kopii zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Zgodnie z § 2 pkt 27 rozporządzenia przez raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, raport fiskalny rozliczeniowy, łączny raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i łączny raport fiskalny rozliczeniowy - rozumie się odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję:

wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12 (§ 6 ust. 1 pkt 1);

wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym (§ 6 ust. 1 pkt 3);

wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) (§ 6 ust. 1 pkt 4);

przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.), i zapewniają do nich dostęp (§ 6 ust. 1 pkt 7).

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217) dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Z kolei zgodnie z § 29 rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Przepis § 22 ust. 4 stosuje się.

Fiskalizacja jest potwierdzana wystawieniem raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego jest dołączany do książki kasy (§ 22 ust. 4 rozporządzenia).

Natomiast w myśl § 30 rozporządzenia, podatnicy używający kasy z elektronicznym zapisem kopii:

prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przesyłania danych do archiwizowania;
stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta;
stosują autoryzowany przez producenta program archiwizujący, zgodny z kartą kasy.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Przedmiotem działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę jest sprzedaż towarów i usług. Sprzedaż realizowana jest za pośrednictwem strony internetowej. Transakcje realizowane przez Wnioskodawcę podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Klientami dokonującymi zakupów w sklepie Wnioskodawcy są zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej występujące w roli konsumenta („Konsumenci”), jak i podmioty będące podatnikami VAT („Przedsiębiorcy”). Ze względu na funkcjonalności stosowanych przez Wnioskodawcę systemów, w tym systemów magazynowych, co do zasady wszystkie transakcje sprzedaży realizowane przez Wnioskodawcę (zarówno te realizowane na rzecz Konsumentów, jak i te realizowane na rzecz Przedsiębiorców) są ewidencjonowane za pomocą kas rejestrujących. Dodatkowo sprzedaż dokumentowana jest wystawianymi przez Wnioskodawcę fakturami VAT. Faktury wystawiane są w formie elektronicznej - klient otrzymuje mail z linkiem do faktury VAT, za pomocą którego może pobrać dokument. Wnioskodawca przechowuje wystawione faktury w formie elektronicznej oraz zostawia w swojej dokumentacji wydrukowane paragony. Wnioskodawca stosuje kasy rejestrujące w postaci drukarek fiskalnych z elektronicznym zapisem kopii, co oznacza, że treść paragonów zapisywana jest na informatycznych nośnikach danych - kartach MicroSD. Stosowane przez Spółkę drukarki fiskalne spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy. Wnioskodawca przechowuje elektroniczny zapis paragonów przez okres wskazany przepisami Ustawy VAT. Obecnie w dokumentacji Wnioskodawcy znajduje się: wydrukowany paragon (tzw. oryginał dla klienta) przechowywany w formie papierowej; wystawiona przez Wnioskodawcę faktura (egzemplarz, jaki zgodnie z przepisami Ustawy VAT Wnioskodawca zobowiązany jest zachować w swojej dokumentacji) przechowywana w formie elektronicznej; kopia paragonu przechowywana w formie elektronicznej - treść paragonu zapisana na karcie MicroSD. Faktury przechowywane są w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Na fakturach widnieją numery paragonów, co pozwała na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję. W każdej chwili możliwe jest odnalezienie w systemie faktury wystawionej do danego paragonu. Stosowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji faktur i paragonów pozwala w łatwy sposób zidentyfikować i odnaleźć paragon i fakturę dokumentujące tę samą transakcję. Wnioskodawca rozważa modyfikację procesu archiwizacji dokumentów kasowych poprzez dematerializację drukowanych paragonów. Zgodnie z rozważanym przez Spółkę procesem nadal wszystkie transakcje (zarówno te na rzecz Konsumentów, jak i Przedsiębiorców) ewidencjonowane będą za pomocą kas rejestrujących - drukowane będą paragony w formie papierowej, a treść paragonu zapisywana będzie na kartach MicroSD. Jednocześnie wystawiane będą faktury VAT, które otrzymywać będą klienci. Bez zmian pozostanie stosowany przez Spółkę system oznaczania dokumentów pozwalający na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury i paragonu dokumentujących tę samą transakcję. Planowana zmiana polegałaby na rezygnacji z przechowywania wydrukowanych paragonów w formie papierowej. W konsekwencji w dokumentacji Spółki znajdować się będą następujące dokumenty: wystawiona przez Wnioskodawcę faktura (egzemplarz, jaki zgodnie z przepisami Ustawy VAT Wnioskodawca zobowiązany jest zachować w swojej dokumentacji) przechowywana w formie elektronicznej; kopia paragonu przechowywana w formie elektronicznej - treść paragonu zapisana na karcie MicroSD. Dokumenty te przechowywane będą w formie elektronicznej przez okres wskazany przepisami Ustawy VAT. Zgodnie z homologacją drukarki fiskalnej dostęp do kopii elektronicznej realizowany będzie za pomocą oprogramowania dołączonego do drukarki fiskalnej „ej viewer” - z zastosowaniem przedmiotowego oprogramowania w każdym momencie możliwy będzie odczyt danych z kopii elektronicznej paragonu, czy wydrukowanie jego papierowej kopii. Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji dokumentów fiskalnych obejmując przechowywanie treści paragonów w postaci elektronicznych zapisów na karcie MicroSD gwarantować będzie łatwe ich odszukanie, łatwy dostęp do treści paragonów zapisanych na karcie MicroSD, oraz możliwość ich odczytu i wydrukowania w dowolnym momencie. Podobnie jak w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również treści paragonów zapisane na karcie MicroSD przechowywane będą w sposób zapewniający ich autentyczność i integralność treści rozumiane jako pewność, że zostały one wystawione przez Spółkę, a dane zawarte w dokumentach nie zostały zmienione. Ponadto istnieją w Spółce systemy informatyczne pozwalające na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwalające na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego.

Wnioskodawca ma wątpliwości, czy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego proces, w ramach którego Wnioskodawca przechowywał będzie wyłącznie treści paragonów zapisanych formie elektronicznej (zapis na karcie MicroSD) dematerializując wydrukowane paragony (tzw. oryginały dla klienta) zgodny będzie z przepisami Ustawy VAT, w tym w szczególności z art. 106h ustawy VAT wprowadzającym szczególne obowiązki w przypadku transakcji dokumentowanych za pomocą kas rejestrujących, dla których dodatkowo wystawiane są faktury VAT.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że skoro Wnioskodawca dokonaną sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii, to stosownie do regulacji zawartych w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 29 rozporządzenia Wnioskodawca ma obowiązek dokonania wydruku paragonów z dokonanej sprzedaży, jak również miesięcznych raportów fiskalnych. Wnioskodawca – w myśl § 29 rozporządzenia - nie będzie miał natomiast obowiązku drukowania kopii paragonów fiskalnych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych.

Jak wynika z opisu sprawy, istniejące w Spółce systemy informatyczne pozwalają na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwalają na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego oraz będą zapisane na informatycznym nośniku danych.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy prawa stwierdzić należy, że skoro Wnioskodawca posiada/będzie posiadał kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów fiskalnych będą zapisane na informatycznym nośniku danych, a sposób archiwizowania paragonów i innych dokumentów fiskalnych w formie elektronicznej spełnia cechy integralności i czytelności danych, to Wnioskodawca będzie miał możliwość przechowywania paragonów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych. Zatem, nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie paragonów fiskalnych generowanych przez te kasy w formie papierowych wydruków.

Tym samym należy się zgodzić z Wnioskodawcą, że wskazany w opisie zdarzenia przyszłego proces, w ramach którego Wnioskodawca przechowywał będzie wyłącznie treści paragonów zapisanych formie elektronicznej (zapis na karcie MicroSD) dematerializując/niszcząc wydrukowane paragony (tzw. oryginały dla klienta) stanowił będzie realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ustawy VAT i zgodny będzie z wymogami zdefiniowanymi w ustawie o VAT.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin