Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1--3.4012.286.2021.4.KF
z 9 lipca 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 kwietnia 2021 r. (data wpływu 4 maja 2021 r.) uzupełnione pismem z 24 czerwca 2021 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 24 czerwca 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie Organu z 14 czerwca 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.286.2021.3.KF (doręczone Stronie 17 czerwca 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 maja 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z 24 czerwca 2021 r. (data wpływu 24 czerwca 2021 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z 14 czerwca 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.286.2021.3.KF (doręczonym 17 czerwca 2021 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest Spółką z siedzibą w Polsce i jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka należy do międzynarodowej grupy (…). Podmioty należące do tej grupy zapewniają rozwiązania w zakresie przygotowania i ochrony powierzchni metalowych lub kompozytowych oraz materiałów na rynku w zakresie transportu lotniczego i energii. Oferowane przez grupę (…) produkty, tj. smary, barwniki oraz płyny służą do ochrony, odtłuszczania, reaktywacji i smarowania powierzchni.

Przedmiotem działalności gospodarczej Spółki jest świadczenie na rzecz lidera grupy (…), tj. (…), usług związanych z promocją sprzedaży towarów na terytorium Polski, w tym przede wszystkim wsparcie marketingowe (…), reprezentacja przed nabywcami produktów, prowadzenie emisji reklam, kampanii i działań promocyjnych, badań rynku lokalnego.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

W chwili obecnej Spółka w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od dostawców faktury, które mają postać zarówno papierową, jak i w przeważającej części elektroniczną. Spółka jako odbiorca faktur elektronicznych wyraża oraz będzie wyrażała zgodę na ich stosowanie.

Spółka otrzymuje bądź pobiera w formacie plików elektronicznych PDF cykliczne faktury zakupowe w tym faktury za opłaty z tytułu leasingu samochodu osobowego, z tytułu usług medycznych zakupionych na rzecz pracowników Spółki, usług telekomunikacyjnych, z tytułu najmu powierzchni biurowej oraz faktury za usługi księgowe.

Niezależnie od powyższego, Spółka rozlicza okazjonalnie także faktury zakupowe z tytułu innych nabyć usług lub towarów. W związku z profilem działalności Spółka zleca cyklicznie zatrudnionym pracownikom podróże służbowe do potencjalnych klientów, co wiąże się m.in. z nabywaniem usług hotelarskich oraz paliwa samochodowego. Co do zasady, faktury z tytułu powyżej wskazanych nabyć są wystawiane w formie papierowej i przekazywane bezpośrednio pracownikom Spółki.

W odniesieniu do faktur otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej obecnie obowiązuje procedura polegająca na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF. Spółka korzysta z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów, zwanego dalej „Systemem”.

W przyszłości Spółka chciałaby, aby faktury źródłowe (uprzednio zeskanowane) były przekazywane do zniszczenia. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających z dokumentacji na co dzień, co ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i źródłowych.

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej wyglądałaby w następujący sposób:

• Dokumenty będą skanowane po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej (tj. po sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy) oraz weryfikacji merytorycznej (tj. po sprawdzeniu, czy informacje zamieszczone na dokumencie są rzetelne).
  

• Skany faktur oraz faktury elektroniczne będą wysyłane do Spółki w formie plików PDF. Czytelność faktury będzie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów.
  

• Proces przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne będzie dotyczył wszystkich dokumentów, które Spółka otrzymuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług, czyli faktur, faktur korygujących, not korygujących, paragonów.
  

• Każdy dokument będzie skanowany oddzielnie tak, aby zachować jego autentyczność, a plik zawierający zeskanowany dokument nazwany będzie zgodnie z oryginalnym numerem tego dokumentu.
  

• Treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu oryginalnego otrzymanego w formie papierowej.
  

• Autentyczność pochodzenia faktur będzie zapewniona przez Wnioskodawcę na podstawie przyjętej u niego procedury akceptacji wydatków, dzięki której każdorazowo będzie miał on pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować wykonanie świadczenia przez wystawcę faktury.
  

• Otrzymane w formie papierowej dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
  

• System będzie pozwalał na wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach, takich jak np. nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data wystawienia dokumentu. Dodatkowo wykorzystywane oprogramowanie będzie pozwalać na wyszukiwanie dokumentów po okresach do celów rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych.
  

• Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu ich otrzymania co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
  
  
  

Spółka będzie przechowywać otrzymane faktury w systemie przechowywania i archiwizowania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zapewnia i będzie zapewniała organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz możliwość ich wydrukowania, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nim zawartych.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że:

• Faktury zakupowe mogą dotyczyć także wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, tj. usług noclegowych oraz gastronomicznych.
  

• Wnioskodawca będzie przechowywać przedmiotowe faktury na terytorium kraju.
  

• Spółka zapewni dostęp on-line do faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, także w sytuacji, gdyby faktury miały być przechowywane poza terytorium kraju.
  

• W odniesieniu do ww. faktur, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Autentyczność pochodzenia faktur będzie zapewniona przez Wnioskodawcę na podstawie przyjętej u niego procedury akceptacji wydatków, dzięki której każdorazowo będzie miał on pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować wykonanie świadczenia przez wystawcę faktur. Każda faktura będzie sprawdzana przez wyznaczoną osobę pod kątem autentyczności pochodzenia, prawidłowości oraz integralności treści na niej zawartych zanim dojdzie do jej cyfrowej archiwizacji. Otrzymane w formie papierowej dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu takich kontroli biznesowych. Natomiast tak zarchiwizowane faktury będą przechowywane co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego przez nie udokumentowanego.
  
  
  

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w świetle art. 112a ust. 1 i art. 106m ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, przechowywanie dokumentacji w postaci faktur jedynie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 powyższej ustawy, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu dokonanych przez Spółkę nabyć?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki, na gruncie art. 112a ust. 1 i art. 106m ustawy o VAT przechowywanie otrzymywanych i wystawianych dokumentów księgowych, podatkowych, rozliczeniowych i innych wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów jest prawidłowe. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego, nie wskazują bowiem jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych dokumentów, a przede wszystkim, nie zawierają zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Według art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Z kolei zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Równocześnie, zgodnie z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy o VAT.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z kolei art. 112 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie, co wynika z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie zaś z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Z kolei wg art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. W świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zauważa, że procedura, jaką zamierza wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zapewni dopełnienie wyżej wskazanych wymogów. Procedura opisana w zdarzeniu przyszłym pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia faktur będzie zrealizowana poprzez to, że Wnioskodawca każdorazowo będzie miał pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie spełniony.

Na potwierdzenie powyższego należy również przytoczyć treść art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zgodnie z tym przepisem: „Aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 [dotyczących autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury], państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. (...)”.

W związku z tym skoro przepisy ustawy o VAT wprost nie przewidują obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, należy uznać, że Polska nie skorzystała z możliwości przewidzianej w przedmiotowej dyrektywie i dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur, które zostały przesłane lub udostępnione w formie papierowej. Zatem przyjęcie na gruncie prawa podatkowego założenia, że przechowywanie dokumentów w postaci oryginalnej dotyczy tylko dokumentów w postaci papierowej stanowiłoby nieuzasadnione obostrzenie, dodatkowo nieznajdujące potwierdzenia w przepisach podatkowych. Ponadto należy zauważyć, że sformułowania „oryginalna postać” nie należy utożsamiać tylko z pojęciem formy papierowej. Oryginalna postać powinna być utożsamiania z oryginalną treścią dokumentu zawartą na dokumencie, a nie z formą, w jakiej ten dokument występuje.

W ocenie Spółki, przechowywanie dokumentów w formie niemodyfikowanego pliku, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci jest dopuszczalne, co więcej taki sposób przechowywania jeszcze lepiej zabezpiecza dokumentację podatkową przed ryzykiem utraty i uszkodzenia.

Przytoczony na początku wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane powyżej w ustawie, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nr 0112- KDIL1-3.4012.776.2018.3.KB z dnia 22 lutego 2019 r. podniósł, że: „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych(...)Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność(...). Należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury. Odpowiadając na pytanie Wnioskodawcy należy wskazać, że opisane w zdarzeniu przyszłym zastąpienie papierowego archiwum faktur ich elektronicznym odpowiednikiem będzie zgodne z zasadami wynikającymi z art. 112, art. 112a oraz art. 106m ustawy oraz wystarczające do zachowania przez Wnioskodawcę określonego w przepisie art. 86 ustawy prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na dokumentach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.”

Również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2018 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.390.2018.2.JS0, organ przyznał, że: „Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.”

Podobnie za słuszne uznano także stanowisko przedstawione w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.158.2017.2.ASZ: „Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione dokumenty (faktury VAT) jedynie w formie elektronicznej, co pozwała zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT” oraz „Odnosząc się natomiast do ustalenia kwestii czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej, należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Reasumując, w świetle powołanych powyżej przepisów faktury zakupowe i zrównane z nimi dokumenty, przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685), zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
   
2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
   
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
   
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
   1. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
   2. czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
   3. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
   
   

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1. numer i datę wystawienia,
2. imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5. kwotę podatku,
6. kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest Spółką z siedzibą w Polsce i jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka należy do międzynarodowej grupy (…). Podmioty należące do tej grupy zapewniają rozwiązania w zakresie przygotowania i ochrony powierzchni metalowych lub kompozytowych oraz materiałów na rynku w zakresie transportu lotniczego i energii. Oferowane przez grupę (…) produkty, tj. smary, barwniki oraz płyny służą do ochrony, odtłuszczania, reaktywacji i smarowania powierzchni. Przedmiotem działalności gospodarczej Spółki jest świadczenie na rzecz lidera grupy (…), tj. (…), usług związanych z promocją sprzedaży towarów na terytorium Polski, w tym przede wszystkim wsparcie marketingowe (…), reprezentacja przed nabywcami produktów, prowadzenie emisji reklam, kampanii i działań promocyjnych, badań rynku lokalnego. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy. W chwili obecnej Spółka w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od dostawców faktury, które mają postać zarówno papierową, jak i w przeważającej części elektroniczną. Spółka jako odbiorca faktur elektronicznych wyraża oraz będzie wyrażała zgodę na ich stosowanie. Spółka otrzymuje bądź pobiera w formacie plików elektronicznych PDF cykliczne faktury zakupowe w tym faktury za opłaty z tytułu leasingu samochodu osobowego, z tytułu usług medycznych zakupionych na rzecz pracowników Spółki, usług telekomunikacyjnych, z tytułu najmu powierzchni biurowej oraz faktury za usługi księgowe. Spółka rozlicza okazjonalnie także faktury zakupowe z tytułu innych nabyć usług lub towarów. W związku z profilem działalności Spółka zleca cyklicznie zatrudnionym pracownikom podróże służbowe do potencjalnych klientów, co wiąże się m.in z nabywaniem usług hotelarskich oraz paliwa samochodowego. Co do zasady, faktury z tytułu powyżej wskazanych nabyć są wystawiane w formie papierowej i przekazywane bezpośrednio pracownikom Spółki. W odniesieniu do faktur otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej obecnie obowiązuje procedura polegająca na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF. Spółka korzysta z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów. W przyszłości Spółka chciałaby, aby faktury źródłowe (uprzednio zeskanowane) były przekazywane do zniszczenia. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających z dokumentacji na co dzień. Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej wyglądałaby w następujący sposób: dokumenty będą skanowane po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej oraz weryfikacji merytorycznej, skany faktur oraz faktury elektroniczne będą wysyłane do Spółki w formie plików PDF. Każda faktura będzie skanowana oddzielnie tak, aby zachować jej autentyczność, a plik zawierający zeskanowany dokument nazwany będzie zgodnie z oryginalnym numerem tego dokumentu, treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu oryginalnego otrzymanego w formie papierowej. Autentyczność pochodzenia faktur będzie zapewniona przez Wnioskodawcę na podstawie przyjętej u niego procedury akceptacji wydatków, dzięki której każdorazowo będzie miał on pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować wykonanie świadczenia przez wystawcę faktury. Otrzymane w formie papierowej dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. System będzie pozwalał na wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach, takich jak np. nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data wystawienia dokumentu. Spółka będzie przechowywać otrzymane faktury w systemie przechowywania i archiwizowania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewnia i będzie zapewniała organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz możliwość ich wydrukowania, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nim zawartych. Faktury zakupowe mogą dotyczyć także wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tj. usług noclegowych oraz gastronomicznych. Faktury będą przechowywane na terytorium kraju. Spółka zapewni dostęp on-line do faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, także w sytuacji, gdyby faktury miały być przechowywane poza terytorium kraju. W odniesieniu do ww. faktur, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Każda faktura będzie sprawdzana przez wyznaczoną osobę pod kątem autentyczności pochodzenia, prawidłowości oraz integralności treści na niej zawartych zanim dojdzie do jej cyfrowej archiwizacji. Otrzymane w formie papierowej dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu takich kontroli biznesowych.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca zarchiwizowane faktury będą mogły być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie odpowiedniego organu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak z wniosku wynika, papierowe faktury przeznaczone do archiwum elektronicznego będą skanowane i zapisywane w formatach PDF. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że żadne dane na dokumentach nie mogą być zmienione. W odniesieniu do faktur otrzymywanych od klientów Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z nimi, zarówno wystawionych jak i otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1. (uchylona),
2. nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3. usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
   
   

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa towary i usługi, które wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady daje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Natomiast w odniesieniu do faktur dokumentujących wydatki wymienione w art. 88 ustawy (z zastrzeżeniem wyjątków wymienionych w tym przepisie) Wnioskodawca nie będzie posiadał takiego prawa.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej przez Spółkę w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Nadmienia się, że w odniesieniu do podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.