2021.08.06 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0111-KDIB3-3.4012.254.2021.1.PJ
z 6 sierpnia 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r., poz. 1325), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 6 maja 2021 r. (data wpływu 14 maja 2021 r.) uzupełnionego pismem z 28 czerwca 2021 r. (data wpływu: 2 lipca 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie:

przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia papierowych oryginałów po ich zeskanowaniu – jest prawidłowe,
prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

14 maja 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia papierowych oryginałów po ich zeskanowaniu oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Wniosek został uzupełniony pismem z 28 czerwca 2021 r. w zakresie wskazania liczby zdarzeń przyszłych będących przedmiotem wniosku.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe:

Sp. z o.o. (zwana dalej: Wnioskodawcą) jest spółką prawa handlowego, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług, zobowiązaną do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 217 z późn zm.) Wnioskodawca wystawia faktury jako sprzedawca. W ramach prowadzonej działalności nabywa towary (w tym materiały do produkcji) oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Wciągu miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą liczbę faktur, które przechowywane są w ich oryginalnej formie - papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Wnioskodawca zlecił prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotowi zewnętrznemu. Proces archiwizacji i księgowania odbywa się w biurze rachunkowym, w ramach świadczonych przez ten podmiot usług księgowych na rzecz Wnioskodawcy oraz u Wnioskodawcy.

Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz faktur korygujących - ogólnie wszelkich faktur zakupowych. Zmiana ta dotyczyłaby również innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku, które Wnioskodawca otrzymywałaby w formie papierowej, tzn. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd. Rozważana zmiana polegałaby na przechowywaniu tych faktur i dokumentów w formie elektronicznej. Dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania. W tym celu planowane jest utworzenie archiwum elektronicznego. Faktury zostałyby zeskanowane i przechowywane w postaci elektronicznej (w formacie PDF) na serwerze w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Dokumenty przechowywane w opisanym archiwum nie będą mogły zostać zmodyfikowane, dostęp do nich będą miały tylko wyznaczone osoby. Powyższe umożliwi zapewnienie organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do dokumentów znajdujących się na serwerze. Zakłada się, że po wgraniu na serwer skanów otrzymanych faktur papierowych dokumenty papierowe będą niszczone zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą u Wnioskodawcy.

Przechowywanie dużej ilości dokumentów w formie papierowej generuje wysokie koszty związane z urządzeniem odpowiednich pomieszczeń, zakupem materiałów biurowych, czy też personalną obsługą dokumentacji. Ponadto przechowywanie faktur w formie papierowej rodzi także ryzyko związane z możliwością ich utracenia, np. wskutek pożaru czy zalania. Archiwizowanie otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej wyklucza takie ryzyko oraz ma wymierny wpływ na wysokość kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przedmiotowe rozwiązanie wpisuje się także w trend wzrostu ilości dokumentów przetwarzanych wyłącznie elektronicznie.

Wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający udostępnienie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, bądź też na odpowiednich nośnikach danych zapewniających dostęp do tych faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania w zakresie podatku od towarów i usług:

Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT), wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie papierowych oryginałów?
W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Wnioskodawca przedstawił następujące stanowisko w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług:

Ad. 1. W ocenie Wnioskodawcy w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

UZASADNIENIE:

Ad. 1. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2020 r. poz. 106 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Wskazuje się, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z powyższego, warunki określone w obowiązujących przepisach prawnych w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Warunki te zostaną spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym. Jak wskazano powyżej, wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Wnioskodawca nadal będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający udostępnienie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, tych faktur (w formie skanów oryginalnej wersji papierowej)

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci (ustawodawca nie ograniczył formy przechowywania faktur, pomimo, iż miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej) Odnosząc się do dokumentów niestanowiących faktury w rozumieniu art. 106a ustawy o VAT, dających prawo do odliczenia, które Wnioskodawca otrzymywałaby w formie papierowej, np. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, należy wskazać, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie. Wobec powyższego z punktu widzenia przepisów ustawy o VAT nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. To samo dotyczy innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura czy inny dokument w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT nie zostaje naruszona.

Ad. 2. Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku wdrożenia opisanej procedury - przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.

faktura została otrzymana,
odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i
towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

-oraz nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Forma przechowywania faktur nie jest warunkiem posiadania, realizacji ani też pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów tzn. dokumentów celnych (papierowych) decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd., należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Nawiązując do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z przechowywanych dokumentów - faktur otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane w wyżej opisanej formie elektronicznej, należy zauważyć, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych - podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego) Obowiązujące przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od fermy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Należy zatem stwierdzić, że faktury zakupowe i inne dokumenty, z których wynika kwota podatku naliczonego do odliczenia - przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to obniżenie było dopuszczalne jest po pierwsze - zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, po drugie - nabyte towary i usługi będą wykorzystywane - przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT - do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w takich samych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, iż przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje: Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNr; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/0S; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASz; Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 września 2019 r., nr 0112-KDIL1-3 4012.320.2019.2.KS., Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 września 2019 r. nr 0112 KDIL4.4012.542.2019.1.EB . Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 grudnia 2020 r. nr 0111 KDIB3-3.4012.636.2020.2.MAZ, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 kwietnia 2021 r. nr 0113-KDIPT1-2.4012.54.2021.3.AM.

Jak wskazano w tych interpretacjach, przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur, w tym faktur dokumentujących dokonane przez podatnika zakupy, w takiej samej formie, w jakiej zostały one wysłane lub udostępnione. Ustawodawca, regulując obowiązek przechowywania faktur, nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres przechowywania faktur. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma Jeżeli otrzymane przez podatnika faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej (skanów), będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych, to będą dawały prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług jest w zakresie:

przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia papierowych oryginałów po ich zeskanowaniu – prawidłowe,
prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – prawidłowe.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
1. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2. czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
3. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz faktur korygujących - ogólnie wszelkich faktur zakupowych. Zmiana ta dotyczyłaby również innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku, które Wnioskodawca otrzymywałaby w formie papierowej, tzn. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd. Rozważana zmiana polegałaby na przechowywaniu tych faktur i dokumentów w formie elektronicznej.

Dowody w formie papierowej podlegałyby wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania. W tym celu planowane jest utworzenie archiwum elektronicznego. Faktury zostałyby zeskanowane i przechowywane w postaci elektronicznej (w formacie PDF) na serwerze w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Dokumenty przechowywane w opisanym archiwum nie będą mogły zostać zmodyfikowane, dostęp do nich będą miały tylko wyznaczone osoby. Powyższe umożliwi zapewnienie organom podatkowym lub organom kontroli dostępu do dokumentów znajdujących się na serwerze za pomocą środków elektronicznych, bądź też na odpowiednich nośnikach danych zapewniających dostęp do tych faktur. Zakłada się, że po wgraniu na serwer skanów otrzymanych faktur papierowych dokumenty papierowe będą niszczone zgodnie z polityką przechowywania dokumentów przyjętą u Wnioskodawcy.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy wyrażonych w pytaniu nr 1 jest zgodność z przepisami podatkowymi planowanego przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia papierowych oryginałów po ich zeskanowaniu.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że Spółka co do zasady wypełni, wymienione w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur: podaje bowiem, że zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. Również organy podatkowe będą miały zapewniony dostęp do wskazanych faktur przechowywanych w wersji elektronicznej za pomocą środków elektronicznych, bądź też na odpowiednich nośnikach danych zapewniających dostęp do tych faktur.

Tak więc, ze względu na wskazane przez Spółkę okoliczności, w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT, należy stwierdzić, że przechowywanie w formie elektronicznej, otrzymanych w formie papierowej faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych (import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) oraz faktur korygujących (ogólnie wszelkich faktur zakupowych) - w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cytowanymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych otrzymanych w wersji papierowej).

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę innych dokumentów (dających prawo do odliczenia podatku, które Wnioskodawca otrzymywałaby w formie papierowej, tzn. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd.) tj. innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 1 jest prawidłowe.

Wątpliwości Wnioskodawcy, wyrażone w pytaniu nr 2 związane są z odliczeniem podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1, 2 (w brzmieniu obowiązującym od 1 czerwca 2021 r.) i 4 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi

suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
w przypadku importu towarów - kwota podatku:
1. wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
2. należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
3. wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,
4. wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;
kwota podatku należnego z tytułu:
1. świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
2. dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
3. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,
4. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Ten ostatni przepis określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zatem warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego). Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności nabywa towary (w tym materiały do produkcji) oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych oraz faktur korygujących a także innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku.

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT tj. w zakresie w jakim nabyte na ich podstawie towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego pierwotnie w fakturach i innych dokumentach dających prawo do odliczenia otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 2 jest prawidłowe.

Podsumowując należy stwierdzić, że stanowisko Wnioskodawcy w zakresie:

przechowywania otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia papierowych oryginałów po ich zeskanowaniu – jest prawidłowe,
prawa do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy przedstawionych przez Wnioskodawcę zagadnień w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcą i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, że Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę. Organ informuje, że nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanych okoliczności.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

POUCZENIE

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin