Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.274.2021.1.MT
z 19 lipca 2021 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 kwietnia 2021 r. (data wpływu 28 kwietnia 2021 r.), uzupełnionym pismem z 23 czerwca 2021 r., o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania dokumentacji podatkowej (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 kwietnia 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełnionym pismem z 23 czerwca 2021 r., dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania dokumentacji podatkowej (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe:

(…) Sp. z o.o. (dalej: Spółka) posiada siedzibę w Polsce i jest zarejestrowana na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynny podatnik VAT w Polsce. Działalność Spółki polega na świadczeniu usług informatycznych i rozwoju oprogramowania. W związku z zaistniałą sytuacją epidemiologiczną oraz w celu minimalizacji kosztów związanych z archiwizacją wystawianych i otrzymywanych faktur, a także skrócenia procesu obiegu dokumentów, Spółka planuje zmianę sposobu wystawiania i przechowywania dokumentów poprzez stosowanie elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: elektroniczny obieg dokumentów). Elektroniczny obieg dokumentów będzie obejmował przesyłanie i przechowywanie w formie elektronicznej faktur wysyłanych do kontrahentów oraz przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych od dostawców w formie papierowej i elektronicznej, a także faktur dokumentujących wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji. Elektroniczny obieg dokumentów będzie zgodny z poniższymi procedurami.

Wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej

Spółka dokumentuje sprzedaż na rzecz swoich kontrahentów wystawiając w systemie informatycznym obsługującym procesy finansowo-księgowe (dalej: System) w module (…) ((…)) faktury w postaci elektronicznej (dalej: faktury elektroniczne).

Wystawiane przez Spółkę faktury elektroniczne będą zawierały wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT. W celu wystawienia/wglądu lub pobrania faktur elektronicznych upoważnione osoby logują się do Systemu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła. Wystawiona faktura elektroniczna jest automatycznie zapisywana w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie. Format faktury elektronicznej zapewnia niezmienność danych i uniemożliwia ingerencję w treść faktury.

Faktury elektroniczne będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, które się w nich znajdują. Informacje te będą porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu lub umowie. Bez podpisanej umowy lub zamówienia, z którego wynika świadczenie na rzecz danego kontrahenta Spółka nie wystawi faktur dokumentujących wykonane usługi.

Spółka otrzymała od części nabywców zgody na elektroniczne fakturowanie. Wystąpiła także o akceptację otrzymywania faktur w formie elektronicznej do pozostałych nabywców. Akceptacja takiego sposobu otrzymywania faktur wyrażona została lub zostanie w formie mailowego potwierdzenia nabywcy, bądź podpisanej umowy lub porozumienia w tym zakresie.

Przesyłanie faktur elektronicznych do nabywców opiera się na następujących zasadach. Faktury elektroniczne:

• przesyłane są wyłącznie do tych nabywców, którzy wyrazili pisemną zgodę na taki sposób fakturowania oraz wskazali adresy e-mail, na które faktury elektroniczne mają być przesyłane przez Spółkę,
  

• przesyłane są wyłącznie z adresów e-mail upoważnionych pracowników Spółki z działu billingowego, stanowiących grupę imiennie wskazanych osób, którym przypisana zostanie odpowiedzialność w przedmiotowym zakresie,
  

• przesyłane są do nabywców w załączniku wiadomości e-mail.
  
  
  

Kontrahentom, którzy nie wyrazili zgody na elektroniczne fakturowane Spółka dostarcza faktury w formie papierowej, drukując elektroniczną fakturę i przesyłając ją do kontrahenta za pośrednictwem podmiotu pocztowego. Nieznacznej ilości kontrahentów, Spółka przesyła faktury elektroniczne poprzez załączenie faktury do systemu informatycznego kontrahenta przez upoważnione do tego osoby. Faktury elektroniczne archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych) są na zewnętrznym dedykowanym serwerze, który znajduje się na terytorium USA. Dodatkowo faktury elektroniczne zapisywane są na zewnętrznym dysku Spółki, który znajduje się na terytorium Polski. Faktury w formie elektronicznej są archiwizowane pod specjalnie nadanymi sekwencjami numerów w podziale na poszczególne miesiące. Taki sposób przechowywania zapewnia łatwe i szybkie odszukanie faktur. Dostęp do zewnętrznego dedykowanego serwera oraz zewnętrznego dysku, jak również faktur elektronicznych na nim zapisanych będą miały jedynie osoby upoważnione przez Spółkę - odpowiednio z działu księgowości i finansów. Osoby te będą mogły je wyświetlić jedynie w trybie do odczytu.

Wszystkie faktury elektroniczne będą archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, w formacie w jakim zostały wystawione, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka będzie mogła wydrukować faktury elektroniczne oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur elektronicznych (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Przechowywanie w formie elektronicznej otrzymanych faktur

Faktury otrzymane w formie papierowej

Otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej, będą skanowane przez wyznaczone do tego celu osoby do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i pełną czytelność, uniemożliwiającego ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury zapisanej we wskazanym formacie będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Następnie zeskanowane faktury (dalej: e-faktury zakupowe) zostaną wprowadzone do Systemu w celu ich księgowania. Format zapisu elektronicznej faktury zakupowej będzie umożliwiał wyłącznie jej drukowanie lub wyświetlenie w trybie do odczytu, bez jakiejkolwiek zmiany jej treści.

E-faktury zakupowe będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, które się w nich znajdują, np. ilości, ceny, wartości, danych dot. nabywcy i dostawcy. Informacje te będą porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą zakupową a zrealizowaną na rzecz danej Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. Faktury otrzymane w formie papierowej po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do Systemu będą niszczone. W Systemie odnotowana będzie data wpływu do Spółki faktury otrzymanej w formie papierowej.

Faktury otrzymane w formie elektronicznej jako załącznik do e-maila

Spółka udzieliła bądź udzieli akceptacji na stosowanie faktur elektronicznych w odniesieniu do każdego dostawcy wystawiającego na Jej rzecz faktury zakupowe, który stosuje bądź stosować będzie elektroniczne fakturowanie. Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej będą dołączane do wiadomości e¬mail (e-faktury mailowe). Dla e-faktur mailowych, utworzone zostały trzy (docelowo dwa) dedykowane adresy e-mail, na które obecnie wpływają faktury od części kontrahentów Spółki. Spółka poinformowała osoby, które otrzymują faktury od kontrahentów w formie elektronicznej, że faktury powinny wpływać jedynie na wskazane dedykowane adresy e-mail. Dostęp do skrzynek pocztowych, na które wpływają e-faktury mailowe przypisany jest pracownikom recepcji oraz pracownikom działu zakupu.

E-faktury mailowe będą przechowywane w Systemie w takim formacie, w jakim zostały otrzymane. Spółka będzie również przechowywała e-mail, do którego została załączona e-faktura mailowa, w formie skanu/kopii przechowywanej wraz z fakturą, której dotyczy lub e-mail będzie archiwizowany osobno w programie poczty e-mail. E-faktury mailowe będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, które się w nich znajdują, np. ilości, ceny, wartości, danych dot. nabywcy i dostawcy. Informacje te będą porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu.

Data otrzymania maila z fakturą elektroniczną = data odbioru e-faktury mailowej. Pracownicy recepcji oraz pracownicy działu zakupu będą mieli możliwość każdorazowej weryfikacji adresu e-mail osoby, która przesyła fakturę elektroniczną w imieniu dostawcy. W Systemie odnotowana będzie data wpływu do Spółki e-faktury mailowej, otrzymanej w formie elektronicznej.

Faktury pobierane bezpośrednio z systemu kontrahenta

Część kontrahentów dysponuje systemem, z którego Spółka bezpośrednio pobiera wystawione przez kontrahentów faktury zakupowe (e-faktury systemowe). Pobrane z systemu kontrahenta e-faktury systemowe będą zapisywane i przechowywane w Systemie w tym formacie, w jakim zostały wystawione. Data pobrania faktury z systemu kontrahenta = data odbioru e-faktury systemowej. W Systemie odnotowana będzie data wpływu do Spółki e-faktury systemowej.

Faktury dokumentujące wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji

Faktury dokumentujące wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji, wpływają obecnie do Spółki w formie papierowej za pośrednictwem pracowników. Zasadniczo wszystkie faktury otrzymane w ramach wydatków pracowniczych i delegacji przed zaksięgowaniem są zaakceptowane przez tzw. właściciela budżetu (lub osoby wyznaczonej przez właściciela budżetu). W szczególnych sytuacjach przy uwzględnieniu znanych pracownikowi warunków, zgoda na wydatek może zostać udzielona już po jego poniesieniu. W ramach procedury elektronicznego obiegu dokumentów cały proces akceptacji faktur dokumentujących wydatki pracownicze zostanie przeniesiony do Systemu.

W celu zaksięgowania i zarchiwizowania faktur w formie elektronicznej, każdy pracownik zobowiązany będzie do:

• uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera/ aparatu) zapewniającego wysoką jakość skanu/ fotografii i pełną czytelność, oraz
  

• zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym), uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF).
  
  
  

Pracownik, który poniósł wydatek pracowniczy lub w ramach delegacji zobowiązany będzie do zrobienia skanu/fotografii i przesłania lub zapisania dokumentu w formacie elektronicznym (cyfrowym) w Systemie w określonym czasie wraz z podaniem rzeczywistej daty otrzymania przez niego faktury.

Część faktur dokumentujących wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji, pobierana jest z systemu podmiotu będącego wystawcą faktury. Pobranie takiej faktury następuje bezpośrednio przez pracownika. Pobrane z systemu wystawcy faktury dokumentujące wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji będą zapisywane przez pracownika w tym formacie, w jakim zostały wystawione, a następnie przesłane lub zapisane w formacie elektronicznym (cyfrowym) w Systemie w określonym czasie wraz z podaniem rzeczywistej daty pobrania przez niego faktury.

Format zapisu elektronicznej faktury pracowniczej (dalej: e-faktura pracownicza) będzie umożliwiał wyłącznie jego drukowanie, bez jakiejkolwiek ingerencji w treść. Dalsza akceptacja pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie przesłanych e-faktur pracowniczych będzie następować w Systemie drogą elektroniczną. Faktury w formie papierowej po otrzymaniu przez pracownika informacji o ich akceptacji, będą niszczone. Data otrzymania e-faktury pracowniczej = data wskazana przez pracownika ponoszącego wydatek pracowniczy i wydatek poniesiony w ramach delegacji. W Systemie odnotowana będzie data wpływu do Spółki e-faktury pracowniczej, otrzymanej w formie elektronicznej.

W ramach elektronicznego obiegu dokumentów wszystkie otrzymane przez Spółkę faktury (dalej razem: e-faktury) będą archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych):

• wyłącznie w sposób elektroniczny, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  

• pod specjalnie nadanymi sekwencjami numerów w podziale na poszczególne miesiące. Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie faktur.
  
  
  

System, w którym księgowane i przechowywane są otrzymane przez Spółkę e-faktury umiejscowiony jest na serwerze, znajdującym się na terytorium USA. Funkcjonalność Systemu gwarantuje, że żaden z pracowników Spółki nie będzie miał możliwości ingerencji w treść otrzymywanych przez Spółkę e-faktur, ani zmiany danych w nich zawartych. Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka będzie mogła wydrukować otrzymane e-faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur elektronicznych (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Wszystkie otrzymane i zaksięgowane przez Spółkę e-faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Spółkę. Spółka, stosując mechanizmy opisane w stanie faktycznym, wprowadziła kontrole biznesowe pozwalające ustalić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Takie kontrole zapewniają autentycznośc pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Dopiero po zastosowaniu wspomnianych kontroli i zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur następuje ich niszczenie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania oraz przesyłania faktur elektronicznych spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m oraz art. 106n ustawy o VAT?
2. Czy opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT?
3. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w niniejszym wniosku?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania oraz przesyłania faktur elektronicznych w formacie PDF spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m oraz art. 106n ustawy o VAT.
2. Opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.
3. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych faktur zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym.

Ad 1

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż oraz wewnątrzwspólnotową dostawę i eksport towarów (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Przepisy ustawy o VAT definiują pojęcie „faktury”. W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przepisy ustawy o VAT zawierają również definicję „faktury elektronicznej”. Zgodnie z przepisem art. 2 pkt 32 ustawy o VAT przez fakturę elektroniczną rozumie się, cyt.: „fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.

W związku z powyższym, fakturę elektroniczną stanowi dokument spełniający łącznie następujące warunki:

1. jest dokumentem w formie elektronicznej,
2. zawiera dane wymagane dla faktur wskazane w przepisach ustawy o VAT,
3. został wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym.

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują, jaki dokument należy rozumieć przez dokument w formie elektronicznej. Ponadto, przepisy ustawy o VAT wskazują, że taki dokument może zostać wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Ustawodawca pozostawia zatem podatnikom dowolność w zakresie stosowania w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Oznacza to, że każdy dokument elektroniczny wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, który zawiera dane wymagane dla faktur, stanowi fakturę elektroniczną.

W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym:

• Spółka dokumentuje sprzedaż na rzecz swoich kontrahentów wystawiając w module (…) ((…)) faktury elektroniczne w formacie dokumentu PDF.
  

• Format PDF wystawianych przez Spółkę faktur elektronicznych zapewnia niezmienność danych i uniemożliwia ingerencję w treść faktury.
  

• Wystawiane przez Spółkę faktury elektroniczne zawierają wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.
  

• Faktury elektroniczne wystawione przez Spółkę są wysyłane do nabywcy na wskazany przez niego adres mailowy lub załączane do systemu kontrahenta.
  
  
  

W konsekwencji, faktury elektroniczne dokumentujące sprzedaż wystawiane przez Spółkę na zasadach wskazanych w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym spełniają warunki do uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu przepisu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.

Przepisy ustawy o VAT zawierają następujące warunki dotyczące wystawiania, przesyłania i zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur elektronicznych:

1. stosowanie elektronicznych faktur wymaga uzyskania przez podatnika akceptacji takiej formy przesyłania faktur przez ich odbiorcę (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT),
2. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT),
3. podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT).

Zgodnie z opisanym stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym:

1. Spółka otrzymała już od części nabywców zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Spółka wystąpiła także o akceptację na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej od pozostałych nabywców. Akceptacja takiego sposobu otrzymywania faktur wyrażona została lub zostanie w formie mailowego potwierdzenia nabywcy, bądź podpisanej umowy lub porozumienia w tym zakresie.
2. Faktury wystawione przez Spółkę zapisywane są w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie i:
   • wysyłane do nabywcy na wskazany przez niego dedykowany do tego adres e¬mail wyłącznie z adresów e-mail upoważnionych pracowników Spółki z działu billingowego, stanowiących określoną imiennie grupę osób, którym przypisana zostanie odpowiedzialność w przedmiotowym zakresie, lub
     
   • udostępniane poprzez ich załączenie do systemu kontrahenta wyłącznie przez upoważnionych pracowników Spółki z działu billingowego, stanowiących określoną imiennie grupę osób, którym przypisana zostanie odpowiedzialność w przedmiotowym zakresie.
     
   Ponadto, faktury będą archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
   
3. Spółka określiła następujący sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur sprzedaży wystawianych przez Spółkę:
   • Wystawianie faktur sprzedaży przez upoważnione osoby, które logują się do Systemu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła.
     
   • Zapisywanie wystawianych faktur w formacie PDF. Format PDF zapewnia niezmienność danych i uniemożliwia ingerencję w treść faktury, jak również zapewnia czytelność wygenerowanego obrazu faktury, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie w każdym systemie komputerowym.
     
   • Wysyłanie faktur do nabywcy na wskazany przez niego adres mailowy wyłącznie z dedykowanych adresów e-mail upoważnionych pracowników Spółki, stanowiących określoną imiennie grupę osób, którym przypisana zostanie odpowiedzialność w przedmiotowym zakresie, zapewniając tym samym wiarygodną ścieżkę audytu
     
   • Załączanie faktur do systemu nabywcy wyłącznie przez upoważnionych pracowników Spółki, stanowiących określoną imiennie grupę osób, którym przypisana zostanie odpowiedzialność w przedmiotowym zapewniając tym samym wiarygodną ścieżkę audytu
     
   
   

Biorąc pod uwagę powyższe należy uznać, że opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania oraz przesyłania faktur elektronicznych spełniają warunki, o których mowa w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m oraz art. 106n ustawy o VAT.

Ad 2

Przepisy art. 112 oraz 112a ustawy z dnia 11 marca 2014 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 poz. 106), dalej: ustawa o VAT, zawierają następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszelkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
   

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112 ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112 ust. 3 ustawy o VAT).

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego,
dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112 ust. 4 ustawy o VAT).

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują jakiej formy (papierowej czy elektronicznej) przechowywania dokumentów dotyczą powyższe warunki. Nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad dla faktur przechowywanych elektronicznie, z wyjątkiem sytuacji przechowywania faktur elektronicznie poza terytorium kraju.

Oznacza to, że powyższe warunki dotyczące przechowywania faktur muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej jak i elektronicznej.

W świetle powyższych przepisów, aby uznać, że faktury elektroniczne są przechowywane w sposób zgodny z treścią przepisów art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania faktur elektronicznych powinny być spełnione łącznie:

1. podatnicy przechowują faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zgodnie bowiem z przepisem art. 70 § 1 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325) dalej: Ordynacja podatkowa, cyt:
   „ Art. 70 § 1 Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.”
2. podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
3. podatnicy zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,
4. podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju przechowują faktury na terytorium kraju,
5. podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur - jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju,
6. podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki opisana w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, które są w przypadku Spółki wymagane.

Ad a)

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, wszystkie wystawiane faktury elektroniczne i otrzymane e-faktury będą archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, w formacie w jakim zostały wystawione/otrzymane, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Należy zatem uznać, że w przypadku zastosowania procedury elektronicznego obiegu dokumentów warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.

Ad b)

Faktury elektroniczne i e-faktury będą archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych) pod specjalnie nadanymi sekwencjami numerów w podziale na poszczególne miesiące. Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie faktur. Każdej fakturze elektronicznej i e-fakturze zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę elektroniczną oraz e-fakturę.

W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki dot. przechowywania faktur:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,
  

• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
  
  
  

Ad c)

Zgodnie z przepisem art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

• autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury,
  

• integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
  
  
  

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie natomiast z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza:

1. «łatwy do odczytania»,
2. «zrozumiały» (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny).

W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT).

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać. Są to m.in. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).

Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego:

• każdorazowo Spółka będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała e-fakturę lub któremu przesłała fakturę elektroniczną. Będzie mogła zweryfikować ten fakt poprzez sprawdzenie:
  
  • czy Faktura elektroniczna została wysłana na adres e-mail należący do nabywcy oraz czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania Faktur elektronicznych,
    
  • czy e-faktura została wysłana z adresu e-mail należącego do dostawcy/osoby upoważnionej (pracownik rozliczający wydatek) oraz czy została przesłana lub zapisana przez osobę upoważnioną do przesyłania/odbioru e-faktur,
    
• bez podpisanej umowy lub zamówienia, z którego wynika świadczenie na rzecz danego kontrahenta Spółka nie wystawi faktur dokumentujących wykonane świadczenie,
  
• wystawione faktury będą weryfikowane przez wyznaczone i upoważnione osoby w Spółce, pod kątem prawidłowości danych nabywcy usług lub towarów z danymi wskazanymi w zamówieniu/umowie - co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą elektroniczną, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług - Spółka ma pewność co do tożsamości nabywcy,
  
• otrzymane e-faktury będą weryfikowane przez wyznaczone i upoważnione osoby w Spółce, pod kątem prawidłowości danych dostawcy usług lub towarów - co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług - Spółka ma pewność co do tożsamości dostawcy,
  
• do dedykowanych adresów e-mail, z których wysyłane będą i na które wpływać będą Faktury elektroniczne, Spółka udzieli dostępu tylko wskazanym osobom. Krąg osób w Spółce mających dostęp do przechowanych Faktur elektronicznych będzie zatem ograniczony,
  
• sposób zapisu danych przez Spółkę w Systemie na zewnętrznym dedykowanym serwerze poprzez ograniczenia w dostępie oraz poziomie uprawnień zapewniać będzie wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane,
  
• stosowany przez Spółkę nieedytowalny format PDF uniemożliwi modyfikację informacji na fakturach elektronicznych, co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych na fakturach elektronicznych. Format PDF (skan) prezentuje treść faktury elektronicznej w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewniając jednocześnie czytelność obrazu faktury elektronicznej, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym,
  
• czytelność faktur elektronicznych zostanie zapewniona poprzez zapis w formacie PDF, zaś w odniesieniu do e-faktur czytelność zapewniona zostanie poprzez wykorzystywanie wysokiej jakości skanera do skanowania faktur gwarantującego wysoką jakość obrazu,
  
• przechowywanie otrzymanych/wystawionych w wersji papierowej faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.
  
  
  

Wskazana powyżej procedura elektronicznego obiegu dokumentów, którą Spółka wprowadzi, gwarantująca m.in.:

• autoryzację dostępu do przechowywanych faktur elektronicznych i e-faktur,
  

• dostęp do faktur elektronicznych i e-faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,
  

• ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z fakturami elektronicznymi,
  

• stosowanie w elektronicznym fakturowaniu nieedytowalnego i czytelnego formatu PDF,
  

- pozwoli Spółce zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur elektronicznych i e-faktur zgodnie z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ad d), e) i f)

Zgodnie z przepisami art. 112a ust 2-4:

• podatnicy mający siedzibę na terytorium kraju mają obowiązek przechowywania faktur na terytorium kraju (w Polsce),
  

• dokumenty mogą również być przechowywane w innych miejscach w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej zapewnienia dostępu on-line do faktur elektronicznych i e-faktur, a także ich pobór i przetwarzanie.
  
  

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju. Również w Polsce znajduje się dysk zewnętrzny na którym dodatkowo zapisywane są faktury sprzedażowe. Z kolei wszystkie faktury zapisywane są w Systemie znajdującym się na serwerze w tzw. „chmurze”, który zlokalizowany jest w USA.

W razie konieczności (na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami), naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celno-skarbowego, dyrektor izby administracji skarbowej lub Szef Krajowej Administracji Skarbowej będzie miał możliwość dostępu do faktur elektronicznych i e-faktur, wydrukowania ich oraz zapisania (pobrania) plików zawierających obrazy faktur elektronicznych na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur elektronicznych i e-faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur).

W świetle powyższego należy uznać, że warunek zapewnienia dostępu naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej do faktur elektronicznych i e-faktur, a także ich poboru i przetwarzania będzie spełniony w ramach wprowadzenia przez Spółkę procedury elektronicznego obiegu dokumentów.

Powyższe stanowisko w zakresie uznania procedury gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdza jednolita linia interpretacyjna organów podatkowych, przykładowo:

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 października 2019 r. sygn. 0114- KDIP1-3.4012.344.2019.1.JF
  „(...) należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.”

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 października 2019 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.444.2019.1.PR, cyt.:
  „Faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane, a następnie ich obraz w formacie PDF umieszczany w systemie wraz z wprowadzonymi danymi. Jakość techniki skanowania będzie gwarantować pełne i wierne odwzorowanie obrazu oraz czytelności danych zawartych na fakturze otrzymanej w formie papierowej. Następnie, dane wynikające z faktur wprowadzone do systemu A oraz elektroniczne postaci faktur otrzymanych w formie papierowej wraz z fakturami otrzymanymi w formie elektronicznej, dostarczane będą do Działu KRD za pomocą informatycznego systemu A. Dział KRD podda weryfikacji wprowadzone dane z obrazami faktur zawartymi w systemie (...). Faktury otrzymane elektronicznie przez Wnioskodawcę zostaną zamieszczone w systemie A, w formie w jakiej je otrzymał, a archiwizacja będzie się odbywać przy wykorzystaniu technologii przetwarzania danych w chmurze, czyli na wynajętej przestrzeni na serwerze.”

• interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 kwietnia 2017 r. sygn. 0112- KDIL1-3.4012.17.2017.1.PR, cyt.:
  „Procedura przechowywania faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądała następująco: faktury PDF są zamieszczane w A w formie, w jakiej zostały wystawione; faktury otrzymane w formie elektronicznej są zamieszczane w A w formie, w jakiej zostały wystawione; faktury papierowe otrzymane od dostawców oraz faktury wystawione przez Spółkę w formie papierowej są skanowane w Spółce do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej, (...); e-faktury będą archiwizowane w A - w specjalnie przeznaczonych do tego folderach z podziałem na okresy rozliczeniowe, którego dana e-faktura będzie dotyczyć. Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie e-faktur; otrzymanych/wystawionych faktur papierowych Spółka po zeskanowaniu nie będzie już archiwizować w formie papierowej. Faktury te zostaną zniszczone przez Spółkę, po zeskanowaniu i umieszczeniu w A.”

• interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa, cyt.:
  „Procedura przechowywania obejmowała będzie przesłanie w formacie PDF Zeskanowanych dokumentów do usługodawcy, który wprowadzi je do systemu DFM Wnioskodawcy (wraz z kluczowymi informacjami stanowiącymi „metrykę” np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.). Następnie wprowadzone do systemu DFM Zeskanowane dokumenty poddane zostaną, określonym przez Wnioskodawcę, procedurom weryfikacji a zatwierdzenie Skanu równoznaczne będzie z zaksięgowaniem i ujęciem dokumentu w stosowanym przez Spółkę systemie finansowo-księgowym SAP. Odpowiedzialni będą za to wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, odpowiadający numerowi transakcji ujętej w systemie SAP. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone (...). Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej (...). Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

• interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 września 2016 r. sygn. IBPP2/4512-402/16-1/ICz, cyt.:
  „Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu(…). Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi, jak w szczególności: data faktury (...). Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe (...). Przechowywanie faktur w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (…) jest zgodne z powyższymi przepisami.”
  
  

Podsumowanie:

Mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT, uzasadnienie oraz stanowisko organów podatkowych należy uznać, że opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur elektronicznych oraz e-faktur.

Ad 3

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie w jakim są one wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT).

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, cyt.:

„Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.”

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, cyt.:

„10b. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1. ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.”

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę.

Ponadto, przepis art. 88 ustawy o VAT wskazuje czynności/faktury, w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT.

W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

• nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
  

• w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,
  

• nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,
  

• czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.
  
  
  

Z powyższych przepisów wynika, iż ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur.

Należy zatem uznać, że faktury przechowywane w formie elektronicznej dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są powyższe warunki.

Mając na uwadze, że w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym:

• faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej dokumentują nabycie towarów i usług, które będą przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
  

• w Systemie Spółki zostanie odnotowana i zachowana informacja dotycząca daty wpływu do Spółki:
  
  • faktury otrzymanej w formie papierowej lub w formie elektronicznej (data wpływu faktury na adres e-mail pracowników Spółki przesłanych od dostawców),
  • faktury dokumentującej wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji (rzeczywista data otrzymania przez pracownika faktury),

• elektroniczny obieg dokumentów, zapewnia spełnienie warunków określonych w art. 106m ustawy o VAT w stosunku do wszystkich archiwizowanych dokumentów, w szczególności autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur:
  
  • wersja elektroniczna otrzymanej faktury zapisanej we właściwym formacie będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
  • faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane przez wyznaczoną do tego celu osobę PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i pełną czytelność, uniemożliwiającego ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego,
  • faktury dokumentujące wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji będą skanowane/fotografowane przez delegowanego pracownika przy wykorzystaniu sprzętu (skanera/aparatu) zapewniającego wysoką jakość skanu/fotografii i pełną czytelność oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym), uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF),
  • e-faktury będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, które się w nich znajdują, np. ilości, ceny, wartości, danych dot. nabywcy i dostawcy.
  • dostęp do Systemu oraz przechowywanych w nim e-faktur w formie elektronicznej będą miały jedynie osoby upoważnione przez Spółkę - odpowiednio z działu księgowości i finansów. Osoby te będą mogły je wyświetlić jedynie w trybie do odczytu.
  • żaden z pracowników Spółki nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur w formie elektronicznej, ani zmiany danych w nich zawartych.
  • każdej fakturze, e-fakturze przechowywanej w formie elektronicznej zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę elektroniczną

• faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej nie należą/nie będą należały do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,
  
  
  

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawców w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) - zwanej dalej „ustawą o VAT” - stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy o VAT - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
   
2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
   
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
   
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
   1. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      
   2. czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
      
   3. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b
      
   
   

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy o VAT - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT - w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W świetle art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy o VAT - faktura powinna zawierać m.in:

1. datę wystawienia;
   
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
   
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
   
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
   
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
   
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
   
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
   
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
   
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
   
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
    
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
    
12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
    
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
    
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
    
15. kwotę należności ogółem.
    
    
    

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy o VAT - minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1. konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2. niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Natomiast - stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy o VAT - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT obowiązującym do dnia 30 czerwca 2021 r., podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT obowiązującym od dnia 1 lipca 2021 r. podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT - podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT - podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Ad 1

Wnioskodawca ma wątpliwości, czy zasady wystawiania oraz przesyłania faktur elektronicznych, spełniają warunki zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m oraz art. 106n ustawy o VAT.

Wnioskodawca wskazał, że faktury elektroniczne przesyłane są wyłącznie do tych nabywców, którzy wyrazili pisemną zgodę na taki sposób fakturowania oraz wskazali adresy e-mail, na które faktury elektroniczne mają być przesyłane przez Spółkę; przesyłane są do nabywców w załączniku wiadomości e-mail wyłącznie z adresów e-mail upoważnionych pracowników Spółki. Kontrahentom, którzy nie wyrazili zgody na elektroniczne fakturowane Spółka dostarcza faktury w formie papierowej, nieznacznej ilości kontrahentów, Spółka przesyła faktury elektroniczne poprzez załączenie faktury do systemu informatycznego kontrahenta przez upoważnione do tego osoby. Faktury elektroniczne archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych) są na zewnętrznym dedykowanym serwerze, który znajduje się na terytorium USA. Dodatkowo faktury elektroniczne zapisywane są na zewnętrznym dysku Spółki, który znajduje się na terytorium Polski. Faktury w formie elektronicznej są archiwizowane pod specjalnie nadanymi sekwencjami numerów w podziale na poszczególne miesiące. Taki sposób przechowywania zapewnia łatwe i szybkie odszukanie faktur. Dostęp do zewnętrznego dedykowanego serwera oraz zewnętrznego dysku, jak również faktur elektronicznych na nim zapisanych będą miały jedynie osoby upoważnione przez Spółkę - odpowiednio z działu księgowości i finansów. Wszystkie faktury elektroniczne będą archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, w formacie w jakim zostały wystawione, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka będzie mogła wydrukować faktury elektroniczne oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur elektronicznych (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy ustawy o VAT, należy stwierdzić, że wystawianie w formie elektronicznej, przesyłanie i przechowywanie faktur elektronicznych w sposób opisany w złożonym wniosku uwzględniając, że jak wskazuje Wnioskodawca, zapewnia On autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także umożliwia do nich dostęp na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodny z przepisami ustawy o VAT. Sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie opisanej we wniosku procedury.

Zatem, opisane zasady wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych przez Wnioskodawcę spełniają warunki przewidziane w art. 106g ust. 3 pkt 1, art. 106m oraz 106n ustawy o VAT.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ad 2

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii, czy przedstawiony w opisie sprawy obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Wnioskodawca wskazał, że otrzymuje faktury w formie papierowej, w formie elektronicznej jako załącznik do e-maila, pobiera faktury bezpośrednio z systemu kontrahenta oraz otrzymuje faktury dokumentujące wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji.

Z opisu sprawy wynika, że otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej, będą skanowane przez wyznaczone do tego celu osoby do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu, uniemożliwiającego ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury zapisanej we wskazanym formacie będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Następnie zeskanowane faktury (e-faktury zakupowe) zostaną wprowadzone do Systemu w celu ich księgowania. E-faktury zakupowe będą podlegały weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, która pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą zakupową a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. Faktury otrzymane w formie papierowej po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do Systemu będą niszczone.

Faktury, które Spółka otrzyma w formie elektronicznej będą dołączane do wiadomości e¬mail (e-faktury mailowe). Spółka poinformowała osoby, które otrzymują faktury od kontrahentów w formie elektronicznej, że faktury powinny wpływać jedynie na wskazane dedykowane adresy e-mail. Dostęp do skrzynek pocztowych, na które wpływają e-faktury mailowe przypisany jest pracownikom recepcji oraz pracownikom działu zakupu. E-faktury mailowe będą przechowywane w Systemie w takim formacie, w jakim zostały otrzymane. Spółka będzie również przechowywała e-mail, do którego została załączona e-faktura mailowa, w formie skanu/kopii przechowywanej wraz z fakturą, której dotyczy lub e-mail będzie archiwizowany osobno w programie poczty e-mail. E-faktury mailowe będą podlegały weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółki. Pracownicy recepcji oraz pracownicy działu zakupu będą mieli możliwość każdorazowej weryfikacji adresu e-mail osoby, która przesyła fakturę elektroniczną w imieniu dostawcy. W Systemie odnotowana będzie data wpływu do Spółki e-faktury mailowej, otrzymanej w formie elektronicznej.

Wnioskodawca wskazał, że część kontrahentów dysponuje systemem, z którego Spółka bezpośrednio pobiera wystawione przez kontrahentów faktury zakupowe (e-faktury systemowe). Pobrane z systemu kontrahenta e-faktury systemowe będą zapisywane i przechowywane w Systemie w tym formacie, w jakim zostały wystawione. W Systemie odnotowana będzie data wpływu do Spółki e-faktury systemowej.

Wnioskodawca otrzymuje również faktury dokumentujące wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji, które wpływają o Spółki w formie papierowej za pośrednictwem pracowników. W ramach procedury elektronicznego obiegu dokumentów cały proces akceptacji faktur dokumentujących wydatki pracownicze zostanie przeniesiony do Systemu. Pracownik, który poniósł wydatek pracowniczy lub w ramach delegacji zobowiązany będzie do zrobienia skanu/fotografii i przesłania lub zapisania dokumentu w formacie elektronicznym (cyfrowym) w Systemie w określonym czasie wraz z podaniem rzeczywistej daty otrzymania przez niego faktury. Pobrane z systemu wystawcy faktury dokumentujące wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji będą zapisywane przez pracownika w tym formacie, w jakim zostały wystawione, a następnie przesłane lub zapisane w formacie elektronicznym (cyfrowym) w Systemie w określonym czasie wraz z podaniem rzeczywistej daty pobrania przez niego faktury. Format zapisu elektronicznej faktury pracowniczej (e-faktura pracownicza) będzie umożliwiał wyłącznie jego drukowanie, bez jakiejkolwiek ingerencji w treść. Dalsza akceptacja pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie przesłanych e-faktur pracowniczych będzie następować w Systemie drogą elektroniczną. Faktury w formie papierowej po otrzymaniu przez pracownika informacji o ich akceptacji, będą niszczone. Ponadto w Systemie odnotowana będzie data wpływu do Spółki e-faktury pracowniczej, otrzymanej w formie elektronicznej.

W ramach elektronicznego obiegu dokumentów wszystkie otrzymane przez Spółkę faktury (będą archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych) wyłącznie w sposób elektroniczny, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz pod specjalnie nadanymi sekwencjami numerów w podziale na poszczególne miesiące. Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie faktur. Spółka, stosując mechanizmy opisane w stanie faktycznym, wprowadziła kontrole biznesowe pozwalające ustalić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Takie kontrole zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur. Dopiero po zastosowaniu wspomnianych kontroli i zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur następuje ich niszczenie. System, w którym księgowane i przechowywane są otrzymane przez Spółkę e-faktury umiejscowiony jest na serwerze, znajdującym się na terytorium USA. Funkcjonalność Systemu gwarantuje, że żaden z pracowników Spółki nie będzie miał możliwości ingerencji w treść otrzymywanych przez Spółkę e-faktur, ani zmiany danych w nich zawartych. Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka będzie mogła wydrukować otrzymane e-faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur elektronicznych (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że elektroniczny obieg wskazanych dokumentów (faktur) w sposób opisany przez Spółkę, przy zastosowaniu kontroli biznesowych, które uwiarygodnią ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu on-line do nich odpowiednim organom – jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Ad 3

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą także prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie otrzymanych faktur zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Należy wskazać, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1. (uchylona),
2. nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób;
3. usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W myśl art. 88 ust. 4 ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie o VAT.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy o VAT, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc oceniana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Natomiast w odniesieniu do faktur dokumentujących wydatki wymienione w art. 88 ustawy (z zastrzeżeniem wyjątków wymienionych w tym przepisie) Wnioskodawca nie będzie posiadał takiego prawa.

Należy zatem stwierdzić, że Wnioskodawcy na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych e-fakturach, które Wnioskodawca przechowywuje zgodnie z przedstawionym w opisie sprawy elekronicznym obiegiem dokumentów.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym,
  

• zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
  
  
  

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
   
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Wnioskodawcy przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.